Жизненный цикл проекта

Период времени между инициацией проекта и его завершением с четкой последовательностью этапов называют жизненным циклом проекта. Несмотря на различие проектов по масштабу, сути и целям, все они имеют схожую структуру и на пути развития проходят через определенные фазы. Другими словами, не важно, какая методология выбрала для управления проектом, у него всегда будет начало, середина и конец.

В этой статье рассматриваем, что такое жизненный цикл проекта — его особенности, основные этапы и методы реализации жизненного цикла проекта (ЖЦП). Также предлагаем готовые решения от КСК ТЕХНОЛОГИИ — цифровые инструменты, призванные помочь в управлении проектом и его реализации.

Особенности жизненного цикла проекта

Хотя в каждом жизненном цикле все индивидуально и выстраивается с учетом специфики, у всех есть схожие особенности:

• Всегда в середине жизненного цикла проектов требуется максимальное количество ресурсов (материальных, финансовых, персонала). На стадиях старта и завершения эти показатели уже не так высоки.
• Максимально высокий уровень риска, как правило, на старте жизненных циклов. У команды могут возникать сомнения, неуверенность по поводу успеха проекта.
• На этапе инициации и запуска проекта всегда больше шансов внести изменения, улучшить методики, чтобы по итогу достичь поставленных целей. С развитием проекта это становится сложнее.

Также стоит отметить, что база жизненных циклов разрабатывается на основании нескольких принципов. Отметим, что составляет ЖЦП:

• Обязателен детальный план, где прописаны периоды и сроки, задачи и ответственные по ним. Необходимо отметить показатели в цифровом отображении, чтобы ожидаемый результат был понятен для всех участников.
• Наличие системы отчетности также обязательно. В соответствии с этой схемой по закрытию очередной стадии текущего проекта можно будет свериться с заявленными целями и достигнутыми по факту результатами.
• Также разрабатывают систему анализа, которая используется для прогнозирования дальнейшего развития проекта и внесения корректив по мере необходимости.
• В компании необходимо разработать четкую схему реагирования в случае форс-мажорных ситуаций — предусмотреть, как могут быть изменены задачи на любом из этапов находящегося в разработке проекта.

Зачем вообще нужен жизненный цикл проекта? Четкая структура помогает:

• создать условия для комфортной и открытой коммуникации между клиентом (заказчиком) и проектной командой;
• выстроить понятные шаги для достижения цели проекта с использованием доступных на текущий период ресурсов;
• управлять рисками проекта и по возможности минимизировать их на каждой из стадий.

Основная особенность любого жизненного цикла проектов — наличие четких и последовательных фаз.

Фазы жизненного цикла проекта

Пять фаз любого жизненного цикла проектов:

1. Инициация.
2. Планирование.
3. Исполнение.
4. Контроль.
5. Завершение.

Обычно стадии жизненного цикла проекта имеют четкую последовательность и идут одна за другой, но бывают и исключения. Например, если в ходе работы потребовалось внести серьезные изменения, можно вернуться на предыдущую фазу, чтобы скорректировать работу команды.

Фаза1. Инициация.

Это первая фаза — старт работы. Команда прорабатывает концепцию, готовится к планированию и реализации проекта. На этом этапе важно поставить перед командой четкую задачу, сформировать ожидаемый результат, подготовить экономическое обоснование и найти партнеров.

В течение этой фазы предполагается много исследований, обсуждений, анализа. Если вы сотрудничаете с партнерами, на старте нужно определить, с какими проектами они уже работали, чего ожидают от этого, каких целей хотят достичь.

Итак, на этапе инициации жизненных циклов важно: определить общие цели и ожидаемый результат. После того как договоренности достигнуты, основные тезисы  нужно прописать в уставе проекта. В дальнейшем устав будет использоваться как базис для планирования и решения спорных вопросов.

Фаза 2. Планирование.

Входя в эту фазу необходимо разработать дорожную карту проекта — документ, к которому каждый участник может обратиться в любое время, чтобы свериться с важными деталями, целями и ожидаемыми результатами.

Для более эффективной работы весь процесс лучше разбить на мелкие задачи. На этой фазе собирают команду и распределяют роли между всеми исполнителями. План с пошаговой последовательностью выполнения задач и четкими сроками помогает выстроить работу всей команды. Также на этапе планирования менеджеру нужно убедиться, что каждому из исполнителей хватает ресурсов для реализации поставленных задач.

Когда руководитель проекта составил график, обозначил роли и зону ответственности исполнителей, определил предполагаемые риски и способы их предупреждения, спланировал бюджет, можно собирать совещание со всей командой:

• представить проект, его цели и задачи;
• обсудить основные этапы и их количество;
• ответить на вопросы команды;
• познакомить с инструментами, которые будут использоваться в ходе работ.

Фаза 3. Исполнение.

На этой стадии команда уже сформирована, проект полностью утвержден и можно переходить к работе. Руководитель поддерживает запуск работы всех отделов, ответственных за реализацию проекта, проверяет, все ли исполнители заняты своими задачами и имеют необходимые инструменты для работы.

Фаза 4. Контроль.

Хотя этот из этапов жизненного цикла проекта мы рассматриваем только сейчас, работы по контролю стартуют одновременно с инициаций проекта. Чтобы достичь желаемых результатов, необходимо не просто подготовить и запустить процессы, но и постоянно следить, чтобы все исполнители следовали плану, имели необходимые ресурсы и своевременно выполняли задачи. В случае необходимости вносятся правки. В этом вопросе важна гибкость — вовремя обнаружить проблему, подумать, как ее решить и какие изменения внести.

Также в течение работы над проектом периодически проводятся промежуточные совещания. Руководитель собирает команду, обсуждает успехи, корректировки, решает спорные моменты и рассматривает проблемные ситуации.

Фаза 5. Завершение.

Эта фаза завершает проект. На этой стадии задачи решены, цели достигнуты. При окончании необходимо подготовить всю документацию для клиента, рассмотреть, какие ошибки были допущены, и что сделать, чтобы такого больше не повторилось. Также полезно встретиться со всей командой и обсудить результаты.

Этапы жизненного цикла проекта схожи для разных проектов и проектных команд, но строятся они с использованием различных моделей. Что такое модель, чем отличаются между собой разные модели и как правильно составить структуру жизненного цикла проектов — рассматриваем дальше.

Структура и модели жизненного цикла

Для подробного описания действий, которые планируется совершить в рамках работы над проектом, используют различные модели. Ранее была популярна модель «водопад» или waterfall. Суть такого подхода в установлении четких временных рамок, которые нельзя нарушать, а также в строгом соблюдении всех этапов. Такую модель еще называют каскадной. Она помогает четко спланировать выполнение задач на каждом этапе. Но важно понимать, что если на одной из этих стадий будет допущена ошибка, исправить ситуацию будет сложно. Поэтому сейчас все чаще руководители отдают предпочтение более гибким моделям:

• Спиральная. Суть такой модели в том, что изменения и правки могут вноситься на каждой фазе. Максимум внимания уделяется управлению рисками.
• Инкрементная. Модель, идеально подходящая для масштабных проектных задач. Крупные задачи разбивают на небольшие и делают их друг за другом.
• Итеративная. Модель, увеличивающая расходы на реализацию, но позволяющая обеспечить высокий уровень контроля на каждой фазе. Еще один плюс — минимизация рисков.
• Семиотическая. Модель создания структуры жизненных циклов, которая базируется на изучении смысловой структуры и логики. В этом случае важно оценивать каждый шаг в контексте выгоды.

Также отметим, что для повышения эффективности работы необходимо четко структурировать ЖЦ путем плавного перехода от простого к более сложному. Во всех проектах структура строится на базе матрицы ответственности с использованием таких методов:

1. «Сверху-вниз». Одну крупную задачу делят на небольшие.
2. «Снизу-вверх». Множество мелких задач постепенно сводятся к одной главное.

Руководитель делегирует обязанности и равномерно распределяет нагрузку на всех исполнителей, следит за затратами времени и ресурсов. Большую роль играет прозрачная система отчетности.

Итак, мы рассмотрели, что реализация любых проектов подразумевает наличие нескольких стадий жизненного цикла и разбивку на отдельные задачи. Теперь переходим к финальному вопросу — какие инструменты можно использовать, чтобы упростить этот процесс.

Инструмент для управления проектами от КСК ТЕХНОЛОГИИ

Представляем новую разработку — программное обеспечение КСК. Проекты. Это инструмент, состоящий из четырех модулей, каждый из которых имеет необходимый функционал для управления проектами и рисками, обмена информацией, коммуникации сотрудников. Также вы можете использовать этот инструмент для подготовки каждой фазы жизненного цикла проекта.

Мы создали КСК. Проекты на базе собственной low-code платформы класса BPMS. Это 100% российская разработка, которая облегчает управление продуктами и проектами. Предлагаем несколько вариантов продукта для компаний разного масштаба, удобный интерфейс, быстрое внедрение.

КСК. Проекты — это:

• понятно визуализированная иерархическая структура;
• инструменты для создания плана;
• контрольные точки;
• единое цифровое поле для обмена данными и хранения документов в облаке.

Хотите узнать, как КСК. Проекты поможет вашему бизнесу развиваться и выведет работу над проектами на новый уровень? Оставьте на сайте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию эксперта и подбор лучшего варианта продукта для вашего бизнеса.