X

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе последних новостей компании, обновлений продуктов и мероприятий

Верхние уровни бизнес-процессов

В современном менеджменте успешно используется процессный подход с четкой классификацией и визуализацией бизнес-процессов верхнего уровня.

В контексте процессного подхода компания может рассматриваться как комплекс бизнес-процессов, на входе которых находятся ресурсы, та на выходе — определенные услуги или товары. Чтобы управление при процессном подходе было эффективным, руководителю необходимо назначить ответственного по каждому виду бизнес-процесса.

Эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ» рассказывают, что такое верхний уровень, как выглядят основные категории таких бизнес-процессов и на какие принципы ориентироваться при составлении КПВУ для визуализации деятельности организации.

Как выявить процесс верхнего уровня

Составляя КПВУ, необходимо начать с определения процесса верхнего уровня. Для этого вычисляют главную цепочку приоритетных процессов, которые должны привести к желаемому результату. Например, в производственных компаниях к таким бизнес-процессам верхнего уровня относят закупку сырья, логистику, доставку, производственные процессы. Затем будет продажа, доставка товара, послепродажный сервис. Это один из вариантов, как может выглядеть цепочка процессов в компании. 

Для визуального отражения деятельности фирмы при моделировании процессов важно двигаться сверху вниз. Всего выделяют 3 уровня:

  • Верхний. Еще его называют системным уровнем и сюда относятся основные, управленческие, вспомогательные виды деятельности. На карте процессов верхнего уровня отображают их четкую взаимосвязь.
  • Средний. Это функциональный уровень, описывающий содержание видов деятельности первого уровня производственной компании. Для описания функционального бизнес-процесса используют информацию о том, какие ресурсы задействованы, как осуществляется управление, какие выделены зоны ответственности.
  • Нижний. Процессы операционного уровня производственной компании, описывающие алгоритм выполнения стандартных операционных процедур. Сюда относится только та часть деятельности, которую подвергают стандартизации.

Если сложно определиться с бизнес-процессами, которые стоит отнести к верхнему уровню, необходимо собрать управленческую команду и решить, какие из процессов являются приоритетными в создании ценностей для клиентов. 

Классификация

Для удобства бизнес-процессы верхнего уровня делят на такие категории:

  1. Основные. Напрямую связаны с производственной деятельностью, нацеленной на создание ценности для внешнего потребителя. Например, закупка расходных материалов или сырья, изготовление и продажа товаров. За счет основных бизнес-процессов верхнего уровня по итогу формируется прибыль организации.
  2. Обеспечивающие. На выходе этих процессов компания получает ресурсы, которые нужны для реализации основных бизнес-процессов. Эта категория БП сосредоточена на  формировании ценности для внутреннего потребителя. 
  3. Управления. Это бизнес-процессы, представляющие управленческие действия, формирующие инфраструктуру организации и обеспечивающие работу отдельного бизнес-процесса. 

Данная классификация является условной, так как многое зависит от деятельности компании. Например, в некоторых организациях БП по управлению персоналом классифицируют как обеспечивающие, так как их выходом является человеческий ресурс. В других компаниях этот же тип бизнес-процесса будет классифицироваться как управленческий, поскольку выходом будет не только человеческий ресурс, но и обучающие программы, как вариант.

По большому счету не так важно, к какой из трех категорий будет отнесен БП на верхнем уровне деятельности компании. Главное, что применение такой классификации позволит четко выделить процессы верхнего уровня производственной компании (обычно их около 20), а затем разбить их на меньшие группы. Благодаря такой структуре карта процессов будет более наглядной.

Рекомендации по работе с БП верхнего уровня

Выделяют несколько правил, которые упрощают работу с БП на верхнем уровне деятельности компании:

  • На самом высшем уровне деятельность компании можно разбить на 15-20 бизнес-процессов на верхнем уровне. Обычно этого более чем достаточно, чтобы эффективно контролировать и при необходимости интегрировать новые процессы. Руководитель сможет собирать аналитику и получать отчетность по бизнес-процессам и отслеживать ключевые показатели развития бизнеса. 
  • БП верхнего уровня производственной компании равнозначны в своей ценности и важности для работы компании и достижения стратегических целей. То есть, верхний уровень — это только приоритетные группы бизнес-процессов, менее значимые сюда не относят.
  • Также для эффективной работы руководителю важно уделить внимание оптимизации взаимодействий между бизнес-процессами. Конечно, можно разбить деятельность и на большее число БП, но нужно быть готовыми к тому, что интеграция усложнится, а контроль будет слишком детальным. Это потребует более глубокого погружения руководителя на операционный пласт каждого из процессов.
  • В обработке процессов верхнего уровня производственной компании важно, чтобы была прописана четкая последовательность действий бизнес-процесса. 
  • Весь перечень бизнес-процессов верхнего уровня обязательно проходит согласование и утверждение руководителем компании. Это позволяет проконтролировать ход наиболее важных бизнес-процессов.

После того как процессы верхних уровней определены, важно назначить владельцев каждого бизнес-процесса. Эти специалисты будут отчитываться перед руководителем за достижение результатов. Также может использоваться матрица ответственности, которая помогает наглядно отобразить зону ответственности каждого. 

Алгоритм создания карты

Карта процессов верхнего уровня или КПВУ представляет собой схематическое изображение деятельности компании, где деятельность равно процесс. Благодаря составлению КПВУ вырисовывается процессный скелет, являющийся одни из базовых элементов в процессном управлении. Если карта составлена хорошо, то пролистав ее, можно представить, чем занимается, организация, какие основные подразделения существуют и в каких бизнес-процессах они задействованы.

Рассмотрим основные шаги создания карты:

  1. Определение количества процессных цепочек. Перед тем как приступить к структурированию процессов, важно четко определить, на какие целевые рынки ориентирован бизнес или с какими группами клиентов работает организация. Например, производственная организация занимается изготовлением и реализацией определенного вида продукции. Конечными потребителями могут быть — торговые сети или дистрибьюторы. В зависимости от этого цепочки процессов будут отличаться. Поэтому первый шаг — выявление основных цепочек.
  2. Работа с каждым элементом. На втором этапе к каждому элементу процессной цепочки предлагается задать такие вопросы — что есть на входе и что получаем на выходе. С помощью таких вопросов можно оценить каждый процесс — результативен ли он, насколько он перспективный и важный, нужен ли он в этой цепочке или его можно заменить/исключить.
  3. Определение этапов бизнес-процесса и разбор их на составляющие. Подробно расписываем основные этапы каждого процесса. К примеру, если процесс «продажи», расписать нужно все возможные варианты (обращение клиента через сайт, по телефону). И таким образом прописываются все шаги, включая доставку клиенту и завершение сделки. 
  4. Составление карты. К этому шагу переходим, когда появляется второй уровень описания процессов. Создавая визуальное изображение структуры деятельности организации, следует добавить и те процессы, в которых задействованы внутренние клиенты. Также важно отразить процессы развития (как организация создает активы, развивает другие направления бизнеса). 

Благодаря такому алгоритму можно сформировать визуальное представление о том, из чего состоит деятельность компании. Конечно, описать каждый из процессов будет сложно, но это и не является необходимостью. Главное — определить те процессы, которые являются критически важными для достижения стратегических целей.

Инструменты, которые можно использовать

Предлагаем обратить внимание на разработку нашей компании КСК.Service&Teamwork — это эффективный инструмент для быстрой автоматизации бизнес-процессов верхнего уровня в рамках единого информационного поля. Программа состоит из четырех модулей, функционал которых позволяет быстро организовать рабочие процессы. 

Мы создали этот инструмент для управления проектами, задачами и поручениями, а также бизнес- и ИТ-услугами. Есть функционал для аналитики и контроля, дисковое хранилище для документов, чат и много других опций для продуктивной работы команды.

Чтобы выбрать свой тариф КСК.ST, запросите консультацию эксперта. 

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.