X

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе последних новостей компании, обновлений продуктов и мероприятий

Bottleneck

Когда задачи накапливаются, на одном из этапов может затормозиться весь рабочий процесс. Такое явление называют bottleneck, что в переводе означает «бутылочное горлышко», более привычное и чаще используемое определение — узкое место. В работе любой команды bottleneck может быть вырасти в серьезное препятствие, поэтому узкие места необходимо расширять или устранять.

В этой статье разбираемся, что такое bottleneck и как обнаружить узкое место в конкретном рабочем процессе.

Что такое бутылочное горлышко и какие есть виды bottleneck

Бутылочное горлышко — один из этапов, когда процесс производства замедляется. Причины могут быть разными, но результат один — возникает огромный дисбаланс между количеством входящих задач и теми задачами, что по факту обрабатываются. 

Основные виды «узких мест»:

  • Системные «бутылочные горлышки». Это повторяющиеся узкие места, приводящие к постоянному торможению скорости работы над задачами. Среди основных причин можно отметить устаревшее оборудование, непродуманное распределение нагрузки, когда один из отделов производства  постоянно перегружен большим количеством задач.
  • Временные «бутылочные горлышки». Это краткосрочные сбои, которые могут возникнуть из-за единичной проблемы. Повлиять на ситуацию могут какие-то непредвиденные обстоятельства, как задержка поставки на производство или выхода из строя оборудования. При временном bottleneck ресурсов не хватает, поэтому возникает простой.

Как временные, так и системные bottleneck могут иметь серьезные последствия.

В чем опасность bottleneck для работы компании

Для большинства компаний «бутылочное горлышко» грозит такими последствиями:

  • Увеличение времени производства. Результат — чрезмерная трата средств и недовольство заказчиков, которые получают продукцию намного позже обещанного срока.
  • Возрастание число не взятых в работу или выполненных не полностью задач — из-за эффекта «бутылочного горлышка» работа копится, и ее постоянно откладывают, из-за чего страдают другие процессы производства.
  • Простои, снижение производительности. На производствах это приводит к большим издержкам. Также это приводит к повышению себестоимости продукции.
  • Снижение мотивации членов команды, стрессовая обстановка в коллективе и невозможности выполнять свою работу в стандартном режиме.

Узкие места — факторы, провоцирующие снижение эффективности производства, рост издержек, неудовлетворенности потребителей и снижение прибыли. 

В некоторых случаях bottleneck может привести к таким серьезным последствиям как блокирование производства, когда у организации нет места для хранения продукции, которая не прошла полный цикл изготовления, линия останавливается. Также может возникнуть голодание процесса — когда шаги, идущие за bottleneck, вынужденно останавливаются в ожидании решения проблемы узкого горлышка. 

Как предупредить такие серьезные последствия для производства? Необходимо регулярно отслеживать все рабочие процессы, чтобы вовремя обнаружить bottleneck.

Как обнаружить bottleneck

Основной шаг — визуализация рабочего процесса с указанием всех этапов производства. Таким образом можно сразу обнаружить появление узкого горлышка. Используя такие инструменты для визуализации как Канбан-доска, на одном из этапов вы сразу заметите большое количество застоявшихся задач. Если вы работаете с программами для проектного управления «КСК ТЕХНОЛОГИИ», вам доступна не только Канбан-доска, но и другие инструменты для отслеживания bottleneck.

Кроме Канбан-доски можно использовать накопительную диаграмму потока. Это график, позволяющий оценить, что на текущем этапе происходит с проектом. Обнаружив узкое место с помощью диаграммы или другого инструмента, придется самостоятельно разбираться, что вызвало такой затор или bottleneck. Как это можно сделать — рассказываем дальше.

Анализ ситуации и метод «5 почему»

Чтобы разобраться с природой возникновения bottleneck, важна не только визуализация с помощью Канбан-досок и других инструментов, но и развернутый анализ проблемы. В этом помогут следующие вопросы:

  1. Что конкретно стопорится в узком месте? Это могут быть информационные данные, продукт, услуга.
  2. Какие факторы спровоцировали к появлению узкого места? Негативную роль могли сыграть неправильные управленческие решение, ошибки персонала.
  3. Связана ли проблема с недостатком определенных информационных данных? Если да, то каких?
  4. Связано ли узкое место с ресурсами? Какого типа ресурсов не хватает для восстановления нормальной пропускной способности производства?
  5. Не мешают ли бюрократические контрольные точки нормальной работе? Если да, то какие из них можно устранить в первую очередь?
  6. Как происходит обработка информации? Если несколькими потоками, то выполняется ли действие последовательно или параллельно?

Также к каждой из обнаруженных проблем задавайте вопрос «Почему?». Так вы сможете дойти до первопричины.

Рассмотрим на примере, когда «бутылочное горлышко» возникает на этапе передачи задач из отдела разработки в отдел тестирования. Выявляем проблему и всякий раз задаем вопрос «Почему?» Вот, к какому выводу можно прийти таким способом:

  • Потому что тестировщики не успевают в срок закрывать задачи, поступившие из отдела разработки.
  • Оказалось, что в тестирование отправляются задачи с большим количеством ошибок.
  • Разработчики недостаточно внимательно относятся к работе с багами.
  • Приятнее браться за новую задачу, чем возиться с исправлением ошибок.
  • Отсутствует регламент, четко определяющий, что пока не устранил ошибки в текущей задачи, браться за новую нельзя.

Благодаря такому последовательному изучению проблемы получается прийти к первопричине. Решение — составление регламента, по которому программисты должны работать с багами. Это всего лишь пример, но по такому методу «5 почему» можно проанализировать bottleneck в любом процессе, независимо от деятельности компании. 

Попробуйте КСК.Проекты прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

  • Управление жизненным циклом продукта
  • Управление проектами и задачами
  • Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий
  • Аналитика и контроль
  • Доступ с любых устройств 24/7

 

Как можно расширить или устранить bottleneck

Вот несколько советов, которые помогут решить проблему с узким местом:

  • Не пускайте процессы на самотек. Если заметили, что на каком-то из этапов есть «затор», нужно искать причину, а не надеяться, что все само образуется. Количество задач будет только расти, а проблема может стать системной.
  • Делегируйте задачи другим сотрудникам, которые не настолько загружены и могут взять на себя дополнительную ответственность. 
  • Когда находите bottleneck, снизьте на него нагрузку. Минимизируйте количество входящих задач, делая акцент на качество, а не количество.
  • Не закрывайте глаза проблему ради сохранения объемов. В последующем это скажется на качестве конечного продукта. 
  • Обсуждайте с членами команды проблему, советуйтесь и вместе ищите варианты решения. 

Если говорить непосредственно о производстве, то для устранения узкого места можно использовать разные подходы для увеличения мощности узких мест:

  • Организуйте доставку материалов/деталей без перебоев. Контролируйте незавершенное производство перед bottleneck.
  • Добавьте больше ресурсов. Можно прибегнуть к кросс-функциональному обучению персонала, чтобы рабочие могли обслуживать несколько станций и загружали прохождение узких мест.
  • Убедитесь, что на bottleneck подаются только качественные детали, иначе затор будет возникать снова из-за необходимости заниматься обработкой брака. Желательно непосредственно перед точками bottleneck разместить пункты контроля. 
  • Проконтролируйте график производства. Главная цель — уменьшить общий спрос на точки bottleneck.
  • Сократите простои на производстве. Сократите время переналадки оборудования, если в месте bottleneck возникает поломка, отправляйте туда ремонтную бригаду в первую очередь.
  • Совершенствуйте процесс в узком месте. Устраните действие, которое не добавляет ценности, таким образом, сократив время на добавление ценности и избежав потерь.
  • Перераспределяйте нагрузку. Когда есть такая возможность, разбейте одну операцию на отдельные части и распределите их на другие ресурсы. 

Выше мы рассматривали bottleneck на примере производства. Но проблема узкого места характерна и для других направлений и бизнесов. Например, разработчики приложений называют bottleneck элементы кода, на которых программа стопорится и заставляет пользователя долго ждать. Узким местом в любой компании можно назвать недостатки в коммуникации. К примеру, вместо того заниматься своими основными обязанностями специалист тратит больше времени на совещания, а на работу с задачами остается 2-3 часа. Даже в повседневной жизни мы сталкиваемся с узкими местами. Особенно это видно при обращении в государственные инстанции — из-за нехватки определенных бланков может застопориться система выдачи паспортов или водительских прав. 

Но даже если проблема стала системной, bottleneck можно устранить или, как минимум, расширить, что уже хорошо. Главное — не игнорировать проблему и разобраться, в чем причина образования bottleneck. Также важно помнить, что в некоторых случаях узкие места могут стать хорошим толчком к модернизации внутренних процессов. Если использовать правильные инструменты, то узкое место в производстве или менеджменте — это точки потенциальных улучшений и повышения эффективности. 

Инструменты «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает решение для управления продуктами, проектами и портфелями проектов с высокой эффективностью. В программе «КСК. Проекты» представлен функционал для работы по моделям работа по модели Agile/Scrum/Kanban с визуализацией, контролем просрочек по всем проектам, наглядными дашбордами, разноуровневой аналитикой и отчетностью по контрольным точкам проектов. 

По всем проектам доступна наглядная иерархическая структура и интерактивная диаграмма Ганта, функционал для управления ресурсами и бюджетом, контроль поставки/выполнения задач, контрольные точки и наглядные статусы. Сотрудники могут обмениваться информацией и документами в едином информационном поле, что позволяет сэкономить ресурсы и время. Используя эти инструменты, вы сможете быстро выявлять и устранять bottleneck во всех процессах. 

Чтобы вы могли познакомиться с продуктом, мы предлагаем демо-доступ на 14 дней.

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.