Управление ресурсами проекта

Управление ресурсами предполагает четкое планирование, разработку графика, составление бюджета проекта.

Основная задача управления ресурсами проекта — повысить их эффективность. Проще говоря, управление ресурсами позволяет распределять их максимально эффективно, чтобы достигать результата с минимальными затратами насколько это возможно.

В этой статье рассказываем, каких задач позволяет достичь управление материальными ресурсами проекта.

Виды ресурсов проекта

Управление ресурсами — это одно из направлений управленческой деятельности, связанное с реализацией проекта. В контексте этого объектом управления выступают ресурсы в проекте. 

Все задействованные в управлении проектом средства и материалы можно разделить на такие группы:

• Материально-технические. Сюда относится различное сырье, материалы, оборудование, комплектующие. В этом случае управление материальными ресурсами проекта подразумевает контроль закупок и расходов. Под оборудованием понимают не только станки и другое оснащение для производства, но и, например, софт, ПК и программное обеспечение для ведения проектов.
• Финансовые. У проекта обязательно должен быть бюджет. Важно правильно распределить доступные финансы, а часть средств оставить на случай внештатных ситуаций.
• Время. Чтобы реализация проекта была выполнена в определенные сроки, важно правильно распределять временные этапы и планировать загруженность каждого исполнителя.
• Энергетические. В эту группу ресурсов по проекту можно включить расходы на топливо, электроэнергию.
• Трудовые. Сюда относится управление человеческими ресурсами, в том числе наем новых сотрудников и распределение задач по проекту. Также при управлении человеческими ресурсами важным является планирование зоны ответственности и загруженности. 
• Интеллектуальные. Сюда относятся знания, технологии компании, которые применяются для разных проектов. В управление ресурсами может входить дополнительное обучение сотрудников, если это необходимо достижения целей по проекту.

Также все виды ресурсов можно разделить на возобновляемые — задействуются в разных циклах, и те, что не возобновляются, — используются один раз, но могут накапливаться (возобновляются с помощью мероприятий по управлению закупками ресурсов).

Итак, мы разобрались, что в проекте в проекте могут задействоваться различные материалы, средства, технологии. Теперь переходим к обсуждению основных процессов.

Процессы управления

Управление ресурсами проекта осуществляется через ряд процессов, которые можно структурировать следующим образом:

• Планирования. Процессы, нацеленные на составление календарных графиков. Нужны, чтобы обеспечить проект необходимыми ресурсами. Также в управление входит планирование закупок и мероприятия по управлению закупками ресурсов.
• Регулирования. Действия, состоящие из нескольких направлений —  работы по управлению закупками ресурсов, поставки и их распределение между работами по проекту. Также сюда входят запасы, в том числе количество и сроки использования.
• Контроля. Включают контрольные меры, которые принимаются в отношении качества и запасов различных средств и материалов, а также достижения показателей по проекту, запланированных по стоимости и срокам. Кроме того, сюда входит оценка расходов, связанных с обеспечением проекта нужными ресурсами.

Работая с ресурсами в проекте, можно задействовать разные подходы:

• Распределение. Все из доступных средств, материалов, технологий нужно равномерно распределить на каждый из этапов. Обязательным является наличие подтверждающей расходы отчетности.
• Прогнозирование. На основании прогнозов на этом этапе составляется план расхода по проекту. 
• Планирование. Действия по подсчету доступных средств и материалов, которые необходимо задействовать на каждом из этапов для успешной реализации всех планов по проекту.
• Выравнивание. Действия, направленные на определение избытка/дефицита в какой-то из областей. Если это обнаруживается, доступный ресурс перебрасывается на тот, проект или задачи, где обнаружен недостаток.
• Сглаживание. Процессы контроля над соблюдением регламентов и расходования средств и материалов в рамках согласованного лимита. 
• Мероприятия по управлению закупками ресурсов. Действия, направленные на то, чтобы обеспечить проект необходимыми ресурсами. Как и закупками, необходимо управлять поставками. В этом случае управление материальными ресурсами проекта сводится к планированию, организации бухучета, доставке.

Все вышеописанные процессы управления ресурсами проекта применимым не только к материальным ценностям, но также к интеллектуальным и трудовым. 

Какие задачи позволяет решить управление ресурсами проекта

Каких целей управление ресурсами проекта позволяет достичь:

• Полный контроль над проектом. Особенно это актуально при управлении в крупных компаниях, где одновременно ведется управление проектами разного масштаба и сложности. С помощью эффективного управления ресурсами проекта можно контролировать все этапы в реализации бизнес-планов.
• Сокращение рисков. Грамотно распределяя и планируя ресурсы в проекте, можно предупредить проблемы в управлении проектом еще до их появления.
• Предупреждение выгорания. С помощью управления ресурсами и благодаря четкому планированию можно более эффективно распределять нагрузку между всеми участниками проекта. 
• Оценка окупаемости инвестиций. Управление ресурсами и планирование позволяет иметь четкое представление о том, какие материалы понадобятся для ведения и завершения проекта, что позволит заранее оценить рентабельность инвестиций.
• Прозрачность процессов. При управлении ресурсами повышается доверие клиентов, а также улучшается коммуникация между департаментами внутри компании, что позволяет сделать управление проектами более эффективным. 
• Оценка эффективности. Анализируя результаты проекта, в ходе управления ресурсами, можно отследить то, насколько эффективно работает команда. Такой подход к управлению проектами поможет в составлении более точных прогнозов на будущее.

Один из главных условий успешного управления проектами — наличие достаточного количества необходимого оснащения и материальной базы. Важным условием для эффективного управления является наличие предварительно подготовленного плана.

Составление плана ресурсного управления проекта

Обязательным условием для успешного управления ресурсами проекта является составление плана управления. Разработка плана включает такие этапы:

1. Определение с целями. Формируются четкие задачи после первого обсуждения сути проекта и его концепции.
2. Определение объема работ. Лучше всего к этому шагу переходить, когда подготовлено календарное планирование по проекту.
3. Определение видов и количества средств, которые будут задействоваться в проекте.
4. Определение, какими материалами и средствами компания уже располагает на текущий момент и какие из них можно подключить к проекту.
5. Определение и планирование закупки.

Отметим, что план — не строгая инструкция, от которой нельзя отступать. Напротив, важно, чтобы план был гибким, и в него можно было вносить изменения по ходу работы над проектом. В этом поможет регулярный контроль над выполнением работ и отслеживание того, чего  недостает на текущем этапе.

Сервис от «KCK ТЕХНОЛОГИИ»

Для качественного управления ресурсами многие компании используют специализированное ПО, например, КСК. Проекты. Мы разработали продукт, который позволяет управлять проектами в связки с продуктами, планировать и отслеживать их исполнение. Из инструментов доступны: наглядна иерархическая структура, диаграмма Ганта, контроль постановки/выполнения задач, хранение и обмен документами, контрольные точки в проекте.

Продукт представлен в трех вариантах: облачное и коробочное решение, а также бессрочные лицензии. Воспользуйтесь демо-доступом на 14 дней, чтобы бесплатно протестировать КСК. Проекты и выбрать наиболее подходящий формат для вашей компании.