Проектный комитет

Проектный комитет — важная часть развития любого проекта. Этот механизм помогает руководителям проектов быстро и эффективно принимать решения, что будет способствовать успешной реализации проектов и достижению целей компании.

В этой статье вместе с экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разбираемся, в чем основные функции проектного комитета и как наладить его работу.

Что такое проектный комитет и зачем он нужен

Проектный комитет — совещательный орган, который создается в организации для принятия важных решений по всем текущим проектам. Формировать проектный комитет могут разные специалисты, например, менеджеры проектов, также в составе должно быть высшее руководство компании. 

Заседания проектного комитета можно проводить раз в неделю или раз в месяц — все индивидуально и зависит от специфики конкретного бизнеса. Команда проектного комитета отслеживает и контролирует ход текущих проектов компании, своевременно принимает наиболее важные решения, помогает предупредить или разрешить уже возникшую проблему.

Чем занимается проектный комитет:

• принимает решения относительно стратегий по проектам;
• участвует в управлении проектом;
• решает, как действовать и какие инструменты использовать при возникновении проблем;
• утверждает сроки, бюджеты, подходы;
• принимает решения относительно изменения масштаба проекта или финансирования;
• контролирует задачи по всем проектам и их влияние на портфель проектов компании.

Создание проектного комитета позволяет стабилизировать работу отдельных команд, определить приоритеты между проектами, спланировать распределение ресурсов, правильно рассчитать бюджет. В итоге наличие проектного комитета положительно скажется, как на работе отдельных подразделений, так и на работе компании в целом.

Как построить работу проектного комитета

В работе над проектами много важных составляющих — от обучения проектных менеджеров до настройки программных продуктов под специфику бизнеса и конкретные задачи. Но все эти процессы могут застопориться, если не налажена работа проектного комитета. 

Как настроить работу комитета максимально эффективно? Вот несколько рекомендаций:

1. Организуйте работу с обращениями по принципу «единого окна».
   Что это значит? Например, менеджеру проекта не нужно будет долго запоминать алгоритм действий для принятия решения по конкретному проекту. Достаточно обратиться в исходную точку и получить вводные инструкции. Зачастую роль «единого окна» играет ОУП, сотрудники которого должны четко понимать, что и как делать при поступлении определенных запросов — выдавать четкие шаблоны, регламенты, инструкции, предоставляя только ту информацию, которая нужна в конкретном случае. 
   
   Итак, необходимо организовать «единое окно», как вариант, эти функции на себя может взять ОУП. Что это даст? Такой прием позволит минимизировать количество ошибок, сократит время на оформление запросов, расположит менеджеров как можно чаще обращаться за такой помощью.
   
   
2.  Разработайте простую и доступную форму запроса.
   Как это сделать? Шаблоны обращения должны быть интуитивно понятными и не громоздкими. Особенно это важно на этапе внедрения. Впоследствии естественным образом формы усилятся дополнительными данными, параметрами, какие-то поля и вводные окажутся ненужными и уберутся из шаблонов. Но для старта достаточно будет минимума:
   • все данные снабжаются краткими пояснениями на понятном языке;
   • запрос должен содержать информацию не только по конкретной проблеме, но и те данные, которые могут пригодиться (бюджет, статус, заказчик).
   Итак, для комфорта использования нужна простая и понятная форма. Что это даст? Упростит работу, позволит быстрее сформировать четкий запрос, получить актуальный ответ и решить проблему.
   
   
3. Гарантируйте соблюдение сроков. 
   Компании, работающие с КСУП, знают, что выполнение сроков проектов — является одним из самых важных преимуществ. Для руководителя проекта очень важно спрогнозировать ориентировочное время, которое уйдет на принятие решения, понимать вероятные риски, возможные простои в работе.
   Чтобы соблюсти сроки, важно выдерживать периодичность проведения проектных комитетов (раз в неделю или раз в месяц, как вариант). Также необходимо установить четкие лимиты по времени, которое отведено на все шаги процесса:
   • сколько времени нужно на то, чтобы разослать материалы всем, кто входит в комитет;
   • сколько времени потребуется, чтобы участники комитета ознакомились с информацией;
   • как часто проводятся заседания комитета;
   • с какой периодичностью подписываются протоколы.
   Правильно будет закрепить за кем-то одним ответственность за просрочку принятия решений, например, за председателем комитета. Таким образом комитет будет мотивирован исполнять запросы своевременно и оптимизировать свою работу.
   
   
4. Всеми возможностями способствовать реализации проекта. 
   В чем суть? Решение проектного комитета должно быть направлено на развитие проекта. Поэтому ответы или решения по проблеме не могут выглядеть так: «можно» и «нельзя». Требуется обоснование, развернутые рекомендации. Например, если на заседании решили внести изменения в проект, то к оговоренной дате проектный менеджер обязан подготовить работы по корректировкам и разослать их заинтересованным лицам. Также в результате заседания комитет может решить закрыть проект. В таком случае руководитель передает все документы в ОУП.
   
   То есть на любой запрос должен быть получен конкретный ответ, обязывающий к определенным действиям. Указываются сроки и распределяются роли ответственных. Задействованы могут быть руководители проектов, специалисты, ответственные за распределение ресурсов. Ответственность исполнения фиксируется секретарем проектного комитета, также требуется регулярное отслеживание выполнения действий. На каждом заседании комитета можно рассматривать просрочки по выполнению определенных поручений и соответственно принятые решения. В завершении каждого заседания необходимо зафиксировать поручения, а также ответственных по ним. 
   
   В итоге, благодаря такому подходу проектный комитет будет помогать достигать конкретных целей и задач.
   
   
5. Выстроить взаимодействие комитета с проектным офисом (ОУП).
   Чтобы подготовить сам запрос, а затем получить ответ, нужно потратить много времени. Это может тормозить развитие проекта. Как сократить время на весь процесс? 
   
   Руководитель ОУП может взять на себя функции секретаря проектного комитета. Благодаря этому все необходимые вопросы будут собраны, решения отражены в информационной системе, а задачи распределены среди сотрудников. А ответственным за взаимодействие с проектным комитетом может быть ОУП. В чем преимущества? Офис отвечает за поддержку коммуникаций команды и его сотрудники понимают контекст, поэтому легко могут оформить необходимый запрос. 
   
   Таким образом можно связать работу проектного комитета с КСУП и достичь единого понимания сути проекта, единых выгод и ответственности. 
   
   Все вышеперечисленные рекомендации больше ориентированы на то, чтобы облегчить работу менеджера проекта при взаимодействии с проектным комитетом. В следующем пункте затронем несколько принципов, которые важны для повышения качества проектных решений с точки зрения топ-менеджера.

Принципы налаживания работы проектного комитета

При внедрении КСУП важным принципом является высвобождение времени для руководителей, что позволило бы им сосредоточиться на самом важном. Но без совещаний не обойтись, так как зачастую решения по проектам слишком сложные, дорогие и рисковые, поэтому у руководителя проекта просто нет достаточных полномочий для их самостоятельного принятия и необходимо согласование с комитетом. Иногда по одному вопросу приходится обращаться несколько раз, чтобы получить уточнение и согласование.

 Чтобы сэкономить время топ-менеджера и не навредить проекту, необходимо выстроить четкий алгоритм принятия решений. Выделим основные принципы, на которые стоит ориентироваться:

• Создание четкого стандарта обращения с запросами. Изучение чего-то нового расходует много энергии и времени. При встрече проектного комитета его участникам необходимо разобраться в предоставленной информации и принять взвешенное решение. Чтобы упростить им задачу и сэкономить время, нужно определить единый шаблон документа для подачи заявки или рассмотрения вопроса. Также нужно продумать стандарт заседания. Работая по стандарту, проще формулировать вопросы, делать выводы и принимать решения. Возможно, на старте выбранный шаблон окажется не совсем удобным и походящим, но после проведения нескольких заседаний, станет понятно, как его доработать. 
• Предложение решений. Если руководствоваться этим принципом, обсуждение на проектном комитете пройдет в положительном ключе. Важно сформулировать четкое решение и предложить конкретный порядок действий. Здесь многое зависит от руководителя проекта. Хотя у него может быть мало полномочий для принятия решения, но зато он четко понимает контекст, все детали по проекту, может предложить шаги и варианты решения проблемы. В шаблон запроса на проектный комитет руководитель проекта может включить стандарт формулировки желаемого решения и предложить варианты его реализации. Тогда руководство будет работать с конкретными предложениями, что намного упростит задачу.
• Комплексная работа над принятием решений. При поступлении любого запроса ОУП проверяет его соответствие реальным данным, а также проводит при необходимости дополнительную аналитику. Благодаря такой полной информации качество решений комитета возрастает, а времени на их принятие тратится меньше. Если работа комитета только настраивается, потребуется больше времени, чтобы понять, набор каких данных потребуется для принятия правильного решения. В ходе заседания члены комитета выслушивают мнение других участников, предлагают свои варианты, выявляют возможности для повышения качества принятых решений. Отдельно стоит отметить, что для аналитики и работы с информацией требуются специальные инструменты, например, готовые решения компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ». О том, какие программные продукты можно использовать, мы поговорим дальше.
• Поиск возможностей разгрузить проектный комитет. В некоторых случаях, будет правильнее делегировать принятие типовых решений, то есть обработку запросов с определенным набором параметром направляются конкретному топ-менеджеру с наличием требуемых компетенций. Также можно рассматривать некоторые вопросы заочно. Это реально достичь благодаря четкой структурированной системе документооборота в компании, что позволит настроить электронное согласование. Таким образом лучше рассматривать простые вопросы, но по которым у руководителя проекта недостаточно полномочий. Также у ОУП должны быть четкие инструкции: какие вопросы направлять на заочное рассмотрение, а какие — на обычное заседание комитета. 

 Программное обеспечение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Настроить работу проектного комитета вам поможет функционал программного обеспечения нашей компании:

• КСК. Проекты — комплексное решение для управления продуктами, проектами и портфелями проектов. Программное обеспечение содержит функционал для коммуникаций, обмена документами, аналитики. Есть возможность интеграции с другими ИС организации, гарантируем быстрое внедрение, техническую и информационную поддержку.

Система КСК. Проекты доступна в трех вариациях: облачное, коробочное решение и бессрочная лицензия. Запросите консультацию эксперта, чтобы узнать, какой из вариантов идеально подойдет для вашего бизнеса.