Бюджет проекта: как составить и управлять

Бюджет проекта подразумевает совокупную стоимость всех работ, которые нужны для реализации проекта. Сюда входят накладные, управленческие, операционные расходы. В этой статье рассказываем, почему так важно провести расчет и составить бюджет проекта правильно и как это сделать. Также даем рекомендации по управлению бюджетом с помощью готового инструмента от «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Что такое бюджета проекта

Бюджет проекта — общая стоимость всех ресурсов, затраченных на его реализацию. Сюда входят материалы, различные мероприятия и задачи. 

На старте проекта бюджет нужно обсудить со всеми заинтересованными сторонами, после чего провести расчет по всем статьям расходов.  На этом этапе все участники оговаривают размер бюджета проекта и договариваются придерживаться его, планируя все виды работ.

Также под бюджетом проекта могут понимать документ, где представлен расчет и четко прописано, какие средства будут выделены на определенные виды задач. Ориентируясь на этот документ или план, главные менеджеры могут контролировать расходы и обеспечивать корректное управление ресурсами.

В реализации проекта бюджет позволяет отслеживать, совпадают ли текущие затраты с запланированными. В случае изменения требований в бюджете строительного проекта или любого другого (в зависимости от специфики бизнеса) необходимо отражать эти изменения, прописывая новые расходы.

Каких еще целей можно добиться благодаря ведению бюджета проекта:

• Эффективнее и реалистичнее планировать расходы в будущем. В бюджете проекта можно отследить, сколько средств было затрачено на уже завершенные части проекта. Бюджет помогает более точно планировать другие расходы и организовать управление ресурсами.
• Отследить прогресс проекта. Бюджет помогает контролировать движение средств. По мере выполнения запланированных работ в бюджете будет видно, какие задачи завершены и сколько финансов на них потрачено.
• Получить дополнительные инвестиции для проекта. Полный бюджет дает потенциальным инвесторам четкое понимание, куда пойдут их деньги, поэтому они охотнее соглашаются принять участие в финансировании.

Важно отметить, что часто бюджет проекта составляют до старта работ по проекту. Уже после запуска проекта бюджет, как правило, остается без особых изменений. Точный расчет расходов с разработкой бюджетов отдельных проектов помогает выстроить эффективные коммуникации между всеми заинтересованными лицами и командой проекта.

Разобравшись с тем, кто такое бюджет проекта и какие преимущества в его ведении, переходим к разбору структуры и методов формирования бюджета проекта.

Методы формирования бюджетов проектов

Существует три основных метода разработки бюджета проекта — снизу-вверх, сверху вниз и итеративный. Рассмотрим особенности каждого метода разработки бюджета проекта:

• Сверху вниз. В этом случае бюджет проекта формируется на основании целевых показателей, установленных руководством. При этом для проекта расчет бюджета выполняется с учетом общей стратегии развития и экономических прогнозов.
• Снизу-вверх. Для проекта полный бюджет формируется на основании информации с планами бизнес-деятельности подразделений и проектов, которая передается руководителю. После анализа этих планов формируются бюджеты отдельных проектов.
• Итеративный. Формирование бюджета проекта разделяют на несколько этапов. Информация передается от главного менеджера к нижестоящим, после чего обобщается в иерархической структуре по принципу снизу-вверх. 

Многие специалисты склоняются к тому, что итеративный метод формирования бюджета проекта наиболее эффективен и позволяет организовать грамотное управление материальными ресурсами.

Структура бюджета проекта

Говоря о структуре, начнем с того, что в основе бюджетов отдельных проектов будут лежать контракты с клиентом (заказчиком) и предполагаемые расходы. Состоит бюджет проекта из доходов и запланированных расходов. Например, чтобы отразить в бюджете строительного проекта все группы необходимых расходов, вначале все расходы распределяют на отдельные категории, а затем каждую из них делят на подкатегории. 

Рассмотрим, как выглядит структура бюджета проекта.

Операционные расходы проекта

В рамках проекта составление бюджета предполагает учет всех затрат на реализацию проекта. Бюджет формируется из затрат на управление ресурсами, например: выплатить зарплату специалистам, заплатить подрядчикам, закупить оборудование.

Накладные расходы

Также для каждого проекта структура бюджета включает расходы, которые не всегда четко прописываются в рамках одного проекта. Во многих компаниях накладные расходы принято распределять между всеми находящимися в производстве проектами, бюджет в этом случае рассчитывается по определенной формуле.

Резерв на непредвиденные расходы

Эта категория расходов планируется на тот случай, если в ходе работ возникнут изменения в конечной стоимости проекта. Бюджет с резервом формируют для всех видов рисков по отдельности. 

Понимая, как выглядит структура бюджета проекта, можно переходить к составлению бюджетов отдельных проектов. 

Этапы составление бюджета проекта

В самом начале формирование бюджета проекта состоит из двух этапов. На первом этапе в рамках проекта предварительный бюджет предполагает планирование определенных затрат, требующих согласования. Далее руководитель по проекту оценивает бюджет и только после того, как проект инициирован, приступают ко второму этапу и проводят более детальное бюджетирование.

Для тщательной проработки и детализации бюджета проекта оценивают работу, а также собирают дополнительную информацию. Основные этапы для подготовки бюджетов отдельных проектов:

1. Определение заинтересованных лиц.
   В первую очередь сюда относятся сотрудники, которые как-то связаны с проектом или получат от него выгоду. Чтобы получить представление о заинтересованных сторонах проекта, руководитель проводит интервью с представителями заказчика. Это позволяет понять, кто будет вовлечен в процесс. 
2. Сбор требований по проекту и бюджету.
   На этом этапе нужно собрать требования от всех сторон. Под требованиями понимают те задачи, которые нужно выполнить в рамках этого проекта. Бюджет составляют после того, как определяют, какие этапы, задачи, какой объем работ предстоит. Прежде чем что-то планировать, нужно четко понимать, что нужно сделать в рамках проекта. 
3. Расчет ресурсов.
   Уже на основании требований к проекту руководитель оценивает, какие ресурсы нужно задействовать, чтобы достичь намеченного результата. Ресурсы могут быть материальными, например, серверные мощности или другое оборудование, трудовыми, например, программисты и разработчики, интеллектуальными, как лицензии на ПО, технологии и разработки. 
4. Исследование рынка.
   Для оценки ресурсов нужно изучить разные предложения на рынке и определить средний ценник услуг. Кроме того, потребуется выбрать подрядчиков для выполнения работ, просчитать стоимость их услуг. Также руководителю потребуется привлечь отдел кадров, чтобы рассчитать уровень зарплаты нужных специалистов.
5. Расчет сроков.
   Собрав команду специалистов для работы над проектом, бюджет рассчитывается после оценки сроков. Руководитель обсуждает с ними вероятные сроки реализации проекта. Необходимо, чтобы каждый специалист оценил, сколько времени займет его часть работу. Все расчеты суммируются, и так вычисляется продолжительность проекта и бюджет.
6. Расчет и оценка рисков.
   Чтобы предусмотреть в бюджете проекта непредвиденные расходы, нужно еще на старте оценить вероятные риски. В качестве примера можно привести такую ситуацию: во время реализации проекта, бюджет приходится изменить, так как появляются новые расходы — в силу вступил закон, согласно которому нужно провести аттестацию рабочих мест.

На каждом из этапов и в дальнейшем при реализации проекта с бюджетом могут возникнуть трудности, если не учесть важные детали. О чем речь — рассказываем дальше.

Проблемы при составлении бюджета

Основные трудности, которые могут сопровождать бюджетирование проекта:

• В бюджете проекта не указан ожидаемый уровень прибыльности.
• В рамках проекта предварительный бюджет уже согласован до завершения этапа планирования. Из-за этого бюджет проекта может выступать ограничителем.
• Для проекта расчет бюджета проводится с пренебрежение финансовой классификацией. Важно, чтобы бюджет проекта охватывал предстоящие расходы или расходы, которые принимает в расчет инвестор. 
• Подготовленные счета не соответствуют конечным требованиям проекта. Бюджет в таком случае будет сильно ограничен, и управлять расходами будет намного сложнее. 

Если подойти к формированию и управлению бюджетом проекта правильно, вышеперечисленных ошибок можно избежать.

Как управлять бюджетом проекта

После того, как сформировали бюджет проекта и утвердили его, далее рекомендуется выполнить следующие действия:

• Создать трекер для мониторинга расхода ресурсов. В трекере вести расчет — какие затраты были запланированы на конкретную задачу, и сколько в итоге пришлось потратить. Таким образом удобно оценивать бюджет проекта в реальности, а не на бумаге.
• Разработать алгоритм изменения бюджета проекта. После утверждения бюджета важно точно ему следовать, так как обычно любые изменения можно вносить только в том случае, если меняется объем проекта. Бюджет в таком случае может корректироваться, чтобы было достаточно ресурсов для достижения намеченных целей.
• Проанализировать отчет по бюджету проекта. Проведя расчет и анализ фактических расходов, можно сделать выводы для будущих проектов и бюджетов.
• Контролировать бюджет и окончание проекта. Важно постоянно отслеживать, как текущие затраты соотносятся с теми что были запланированы. Регулярный мониторинг позволит своевременно вносить корректировки в детали проекта и бюджет, чтобы в итоге уложиться в утвержденный план.

Сервис от «KCK ТЕХНОЛОГИИ»

В завершении статьи затронем такой вопрос, как использование специального программного обеспечения с инструментами для планирования и управления бюджетом проекта. Разработка компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ» — КСК. Проекты успешно используется многими компаниями для управления проектами, в том числе в формировании бюджета проекта. Продукт состоит из нескольких модулей, в каждом из которых есть функционал, полностью закрывающий потребности команды проекта. В модуле «Проекты» доступны инструменты для управления проектами в связке с продуктами, их планирования и контроля выполнения. 

КСК. Проекты — рабочий инструмент для крупных предприятий и небольших проектных офисов. Это решение подойдет государственным заказчикам, компаниям с собственным регламентом закупок и компаниям с госучастием. Мы предлагаем несколько вариантов доступа: облачное решение, коробочное решение и бессрочные лицензии.
Чтобы ознакомиться с функционалом и преимуществами продукта, воспользуйтесь демо-периодом и бесплатно протестируйте КСК. Проекты в течение 14 дней.