Как компании организовать удалённую работу

События 2020 года серьезно изменили ситуацию на мировом рынке труда. Если до пандемии дистанционная работа была скорее исключением из правил, то из-за карантинных ограничений многим организациям пришлось адаптироваться к новой реальности и полностью или частично переводить сотрудников из стационарного офиса на удалёнку.

В этой статье обсуждаем, как организовать удаленную работу сотрудников и какие инструменты использовать для ведения бизнеса онлайн.

Удаленная работа 2022

Ситуация с пандемией показала, насколько важен высокий уровень цифровой культуры в работе компании. Сегодня это уже не тренд, а необходимость, но готовыми к таким переменам оказались не все. Стало очевидно, что нужно как можно быстрее задуматься о построении ИТ-архитектуры, которая позволит снизить издержки, предоставлять более качественный сервис и повысить выгоду для организации. В идеале организация удаленной работы — серьезный шаг на пути к цифровой трансформации и созданию гибко масштабируемой ИТ-среды.

С чего начать при переводе сотрудников на удаленную работу? В первую очередь руководству важно четко прописать следующие моменты:

• Какие задачи стоят перед каждым сотрудником, указать сроки и KPI.
• Какие ресурсы нужны для выполнения задач. Необходимо убедиться, что у каждого сотрудника есть необходимое оборудование и все правильно настроено.
• Как сотрудники будут отчитываться о проделанной работе, фиксировать свое рабочее время.
• Как будет организована коммуникация? В каком формате сотрудники смогут связаться с руководителем и коллегами, какие каналы связи будут приоритетными, какие инструменты будет использовать компания.
• К кому сотрудники могут обращаться, если что-то пошло не так.

Уже после послабления карантинных ограничений многие бизнесы поняли, что, продолжая работать в штатном режиме и отправив часть сотрудников на удаленку, можно сократить расходы на содержание ИТ-инфраструктуры. Для этого необходимо внедрить новые практики контроля информационной безопасности и централизованное управление цифровыми сервисами. Дальше рассмотрим техническую сторону вопроса.

Технические особенности удаленной работы

Техническая составляющая имеет колоссальное значение для эффективной организации удаленной работы, особенно, если речь идет о крупной компании, где количество сотрудников более 100 человек. Существует немало технологий, которые можно использовать в комплексе и по отдельности. Выбирать инструменты стоит в зависимости от текущих бизнес-задач организации, требований к информационной безопасности и ресурсов, которыми располагает компания.

Собрали подборку систем, которые можно использовать для старта удаленной работы:

• Цифровое облачное пространство. Для дистанционной работы важно, чтобы все документы сохранялись в едином пространстве, где все сотрудники могут в любое время просмотреть их и скачать. Организовать удаленный доступ можно, используя Google Drive, Яндекс Диск, Dropbox. Но стоит учесть, что уровень защищенности данных при работе с этими сервисами будет невысоким, плюс возможности офисных веб-приложений может не хватить для решения особенно сложных задач. Если вопрос безопасности в приоритете, используя частную сеть VPN, компания может предоставить сотрудникам доступ к корпоративным ресурсам. Для этого потребуется установить дополнительное оборудование — серверы и системы хранения данных. И, наконец, самый популярный, но дорогостоящий, вариант организации удаленного доступа при дистанционной работе — VDI (DaaS). Компания получает защищенные каналы передачи данных, высокую производительность приложений и максимум возможностей для масштабирования.
• Сервисы для общения. Поддерживать коммуникацию с коллегами по работе в текстовом режиме можно в таких сервисах: Telegram, WhatsApp, Facebook Messenger, Slack. Для общения с сотрудниками голосом или видео подойдут: Viber, Skype, Google Hangouts Meet, ZOOM Cloud Meetings. Важно заранее определить, какие сервисы для общения будут приоритетными — где будут проходить срочные коммуникации, а где — длительные запланированные совещания. Обмениваться документами лучше по электронной почте, а мессенджеры использовать для оперативной связи с коллегами. ZOOM и другие платформы, поддерживающие формат видеоконференций, отлично подойдут для обсуждения проектов.
• Сервисы для постановки/контроля задач. Todoist, Microsoft Планировщик, Trello (хороший вариант для небольших групп), Microsoft Teams (корпоративная платформа), Wrike, Tokbox, Gotomeeting — сервисы для совместной разработки проектов, «1С:Документооборот», СБИС — сервисы для работы с электронными документами.
• Сервисы для совместной работы. Даже при хорошем планировании иногда над задачами нужно работать совместно с другими сотрудниками. Здесь пригодятся такие инструменты: Google Документы (для текстов, презентаций и таблиц), Figma (для прототипов и интерфейсов), Miro (для схемам и мудбордов), Netboard (для создания и редактирования тематических страниц, обмена контентом), Twiddla (для совместного обсуждения графики, фото, веб-страниц).

При переходе на удаленную работу главным становится не пребывание сотрудника с утра до вечера в офисе, а конечный результат. Для этого важно правильно продумать контроль задач — сроков и качества выполнения. Как это сделать — рассказываем дальше.

Контроль задач на удаленке

Перед сотрудниками в начале дня или в начале каждой недели необходимо ставить четкие задачи, прописывать дедлайны и контролировать процесс выполнения. Во многих компаниях взяли за правило проводить виртуальные планерки с сотрудниками по утрам, что напоминает утреннюю пятиминутку в офисе, а в конце рабочего дня подбивать итоги.

Выше мы уже рассмотрели некоторые сервисы для организации удаленной работы и многие из них позволяют контролировать время начала задачи и ее завершения для каждого сотрудника. Например, платформа Битрикс24. На удаленке работает простое правило: если задача не поставлена в планировщике — ее нет вообще, а если итоги обсуждения нигде не зафиксированы — никаких итогов не было.

Крупные задачи можно разбивать на подзадачи со своими сроками. Важно донести до сотрудников, что все задачи должны выполняться в срок, а в планировщике необходимо отмечать выполненные задачи или подзадачи. Держать сотрудников в тонусе помогают совещания в видеоформате. Это создает ощущение присутствия, позволяет открыто обсудить текущие проекты, обменяться идеями и предложениями.

Для совместного планирования задач и контроля их выполнения можно использовать следующие сервисы:

• Google Task— инструмент для удаленной работы с минималистичным интерфейсом, внизу располагается большая кнопка для создания новых задач. К задаче можно добавить описание, дату и разбить на мелкие подзадачи. Если перейти в дополнительное меню, можно открыть списки задач, а в настройках выбрать ручную или автоматическую сортировку. Гугл «задачи» интегрированы в почтовый клиент Gmail, в мобильном клиенте такие же возможности для работы, что и в браузере.
• Яндекс Трекер — инструмент для эффективной организации сотрудников на удаленке и контроля задач всех подразделений компании. Это универсальная рабочая среда для небольших и крупных команд, подойдет для любых отраслей бизнеса. Из преимущества: данные хранятся на территории РФ, в функционале реализованы лучшие практики Яндекса, русскоязычный интерфейс, устойчивость к повышенным нагрузкам.
• XMind — полнофункциональный инструмент для генерации идей и мозгового штурма. Подойдет для составления карт разума, может использоваться не только в работе для решения бизнес-задач, но и в повседневной жизни.
• Google Календарь — простой и понятный сервис для указания сроков выполнения задач и настраивания напоминаний.
• Планировщик» Microsoft — подойдет для составления планов, формирования групп, постановки задач, обновления сведений о состоянии.
• Slack — сервис для постановки и контроля задач, общения сотрудников и согласования проектов.

Лучше всего, если компания выберет одну платформу, где будут ставиться задачи, прописываться дедлайны, обсуждаться текущие вопросы и фиксироваться результаты решения задач. Для такой цели подходит сервис КСК.ИК. Как работает платформа и какие есть преимущества для бизнеса рассмотрим дальше.

Управление удаленной работы с инструментом от КСК

Многие компании переходят на удаленный формат, скорее всего, в будущем эта тенденция только наберет обороты. Можно предположить, что в ближайшие десять лет большая часть офисной работы станет удаленной, а бизнес-процессы — автоматизированными. Сейчас у российских компаний есть возможность и ресурсы, чтобы подготовиться к такому сценарию.

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для управления проектами — онлайн-продукт КСК.Service&Teamwork. На платформе есть все необходимые инструменты для быстрой интеграции с разными информационными системами, функционал позволяет эффективно автоматизировать бизнес-процессы на удаленке, контролировать выполнение задач и поддерживать коммуникацию сотрудников даже, когда большая часть команды не находится в офисе.

Новая разработка — полностью российское ПО, облачное решение, подходящее для коммуникации команды, как в офисе, так и в режиме удаленной работы. Продукт состоит из четырех модулей, функционал каждого из которых помогает закрывать определенные потребности сотрудников:

1. Teamwork — модуль для автоматизации работы с задачами и проектами. Функционал рассчитан на ведение проектов разной сложности, есть инструменты для совместной работы сотрудников, последовательного и параллельного выполнения задач.
2. Service — модуль с инструментами для улучшения качества услуг в компании. Функционал направлен на автоматизацию работы подразделений. Можно настроить SLA, сбор аналитики, контроль сроков выполнения задач.
3. Корпоративный портал — модуль с инструментами для формирования единого информационного пространства в компании, где все члены команды могут коммуницировать, обмениваться важной информацией по проектам, оперативно узнавать новости.
4. Аналитика — модуль для контроля выполнения задач каждым исполнителем, сбора аналитики и подготовки отчетов.

Внедряя новый продукт КСК.Service&Teamwork в работу компании, вы сможете автоматизировать основные бизнес-процессы, организовать единое информационное поле, создать для сотрудников комфортные условия для коммуникации и работы над задачами.

Выбирайте свой тариф КСК.Service&Teamwork и переходите на новый уровень управления командой на удаленке или в офисе.