Работу над каждым проектом можно разбить на несколько этапов. Успешная реализация и конечный результат во многом зависит от того, как было организовано управление командой и всеми процессами. Под управлением понимают четкую постановку задач, оперативное реагирование на комментарии, ведение календаря рабочего времени и контроль соблюдения установленных сроков.
В этой статье подробно обсудим последний пункт — управление сроками. Рассмотрим главные управленческие процессы, планирование и инструменты для автоматизации управления сроками.
Главные управленческие процессы
Управление проектом — многосложный процесс, состоящий из нескольких компонентов:
- Планирование и составление списка работ. В рамках этого процесса руководитель должен расписать все операции и их последовательность для достижения сформулированных целей. Слаженно работать в условиях многозадачности можно, используя специальные инструменты для автоматизации бизнес-процессов. Например, готовое решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» поможет формировать разные по уровню вложенности списки дел, разбивая их на категории по уровню приоритетности, и назначая исполнителям соответствующие задачи.
- Выстраивание концепции связей между отдельными работами. Такой метод помогает распределять задачи между разными структурными подразделениями. Часто в рамках работы над одним проектом задачи пересекаются и, если использовать такой подход, можно упростить работу.
- Разбивка по времени. Все задачи разбивают на самостоятельные группы — это обеспечить логичность и последовательность выполнения. Чтобы назначенный исполнитель не пропустил сроки сдачи готовой работы, можно установить напоминание.
- Контроль. Когда задачи сформулированы и поставлены, важно обеспечить контроль их исполнения, а также соблюдение сроков. Используя инструменты «КСК ТЕХНОЛОГИИ», можно отслеживать работу над задачами в режиме онлайн. Руководитель проекта и постановщик задачи всегда будет в курсе происходящего и сможет дать объективную оценку эффективности персонала.
Также при реализации проекта важно организовать планирование и подойти к этому вопросу комплексно. Как это сделать — рассматриваем дальше.
Планирование в рамках проекта
Благодаря специальным инструментам автоматизации бизнес-процессов, можно организовать планирование в рамках одного и нескольких проектов. Некоторые из доступных опций:
- Составление списка с задачами на день. Можно создавать чек-листы, а по мере готовности каждого задания вычеркивать его из списка.
- Планирование на неделю. Можно заранее на неделю вперед расписать задачи для каждого исполнителя, а в зависимости от того, как протекает работа над проектом, корректировать их. Также каждую неделю удобно ставить типовые регулярные задачи.
- Долгосрочное планирование. Эта опция позволяет составить список дел и целей, которые нужно достичь за определенный период.
Планирование упрощает работу руководителей и всего персонала. Когда информация по проекту упорядочена, у каждой задачи прописаны дедлайны и цели, легко искать нужные данные и удобно работать, не путаясь в сроках и приоритетности заданий. Но для правильного планирования важен еще один шаг — рассчитать время работы для проекта (в целом и для каждой задачи конкретно). Обсуждаем, как это можно сделать.
Процесс расчета сроков проекта
Три основных шага на этапе подготовки реализации проекта, которые помогут рассчитать сроки:
- Оценка задач. После того как проект принят в разработку, команда во главе с руководителем должна внимательно изучить список требований клиента. На этом этапе нужно разделить весь объем работ на отдельные функциональные части или задачи.
- Расчет сроков. Когда каждый специалист определит, сколько времени ему потребуется для решения своей задачи в рамках проекта, руководителю необходимо просчитать страховку — количество дополнительного времени, которое может потребоваться, если возникнут непредвиденные обстоятельства. В каждой компании есть своей «множитель» или процент, который умножают на фактический срок разработки.
- Определение приоритетности задач. После того как проект разделен на задачи и рассчитаны сроки, важно разобраться с очередностью исполнения отдельных работ. То есть, на начальном этапе параллельно запускается в работу несколько задач, которые являются приоритетными для дальнейшей работы. А после их завершения, когда будет готова необходимая база, другие специалисты смогут приступить к выполнению своих задач.
Управленческие процессы, а также расчеты сроков реализации проекта занимают много времени, если делать это вручную. Вот почему все больше современных компаний переходят на платформы для автоматизации бизнес-процессов. В этом направлении компания «КСК. Технологии» подготовила свое решение.
Автоматизация управления сроков проекта от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Представляем новый инструмент российского разработчика для автоматизации бизнес-процессами в компании, в том числе сроками. Разработка КСК.Service&Teamwork поможет сделать работу над отдельными задачами или над проектом в целом более эффективной. Функционал позволяет подстраивать списки задач под себя, для получения актуальной информацией по текущим задачам настраивать фильтры.
КСК.Service&Teamwork рассчитан на работу с простыми и сложными проектами, последовательное и параллельное выполнение задач с большим количеством подзадач. Встроенные инструменты помогают упростить совместную работу над проектами, отслеживать качество и скорость выполнения задач, получать аналитические данные по каждому проекту и отчеты.
Выбирайте свой тариф КСК.Service&Teamwork на сайте компании-разработчика «КСК ТЕХНОЛОГИИ» и управляйте сроками проекта более эффективно.
Использовать механизмы по управлению рисками проекта и давать оценку вероятности возникновения проблем необходимо постоянно, так как разобраться со всеми проблемами раз и навсегда невозможно. Поскольку задача долгосрочная, на каждом этапе важно организовать:
- сбор информации о рисках и возможность для документирования;
- хранение и передачу информации о реализованных задачах;
- мониторинг статусов рисковых ситуаций;
- контроль процессов проектным менеджером.
Учесть все вышеперечисленные требования поможет процессный подход, благодаря которому выстраивается последовательность задач и контролируется их выполнение в автоматическом режиме.
Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для реализации процессного подхода — инструмент КСК.Service&Teamwork. Функционал инструмента помогает автоматизировать основные бизнес-процессы в компании, повысить эффективность взаимодействия внутри команды проекта, улучшить качество и сроки выполнения каждой задачи.