+7 (495) 280-11-23
Пн - Пт: 9:00 - 19:00
Когда компания растет и масштабируется, число проектов, запускающихся одновременно, увеличивается. Это сопровождается новыми сложностями — нужно согласовать работы по отдельным проектам между собой, исключить противоречия, минимизировать риски, и оптимизировать распределение ресурсов. Для успешного решения этих задач многие выбирают такую модель как управление портфелем проектов.
В этой статье рассказываем, что такое портфель проектов и как собрать все проекты в единое целое и организовать эффективное управление. Также рассмотрим, в чем преимущества такой модели управления.
Что такое портфель проектов
Портфель проектов — набор отдельных проектов компании, связанных между собой единой стратегией и объединенных для повышения эффективности управления и достижения намеченных целей. Как правило, в рамках портфеля собирают проекты, объединенные одной темой. Портфельное управление позволяет:
- параллельно вести несколько проектов;
- определять приоритетность, сокращать вероятные риски;
- распределять ресурсы на реализацию проектов портфеля более эффективно и быстрее достигать намеченных целей.
Если организация имеет несколько стратегических целей, более логично формировать портфели с учетом каждой из них.
Чем отличается портфельное управление проектом от управления проектами
Управление портфелем проектов (УПП) подразумевает управление проектами, связанными единой стратегической целью. Компании переходят на портфельное управление, когда число проектов растет и заниматься ими по отдельности становится проблематично.
Осуществляется управление портфелем проектов на основании таких положений: грамотная оценка рисков, поиск источников и вариантов инвестирования, продуманное распределение ресурсов. Важно учесть, что у каждого из проектов будут свои цели, задачи, ресурсы, своя команда и структура проекта. Б
Благодаря УПП можно видеть, развитие компании в целом, понимать сильные и слабые места, правильно распределять ресурсы, отказываться от проектов, которые оказались неперспективными. Для управления проектами в связке потребуются специальные инструменты, но об этом мы поговорим в последнем пункте статьи.
Команды, которые перешли на управление портфелем проектов, получают немало преимуществ. Например, достигается согласованность и прозрачность, высвобождается больше ресурсов для стратегически важных задач, появляется возможность для отслеживания хода работ по каждому из проектов.
Чтобы модель УПП была действительно эффективной, выстраивать процесс единого управления необходимо, следуя определенным алгоритмам. Как это выглядит на практике — рассматриваем дальше, разбирая каждый из этапов процесса.
Этапы управления портфелем проектов
- Инициализация.
На старте собираются проекты, которые предполагается включить в портфель. Рассматривается их целесообразность и принимается решение. Выделяют такие шаги:- Заявка. Описывается концепция, функционал, задачи и цели. Эта информация нужна, чтобы определить, насколько данный проект отвечает текущей стратегии компании.
- Расчеты. Если заявка утверждена, можно переходить к следующему процессу — оценке эффективности проекта в контексте предполагаемых инвестиций. Необходимо составить бизнес-план, техническое и экономическое обоснование, а также детально прописать организационную структуру. Для более точной оценки может потребоваться провести расчет в двух направлениях: рассчитать работы по проекту на основании финансового потенциала организации и финансирования извне.
- Выбор проектов для портфеля.
Следующий этап процесса предполагает отбор наиболее интересных и перспективных проектов. Учитываются стратегические цели. Шаги на втором этапе:- Определение приоритетов. Все проекты, которые выбраны, необходимо оценить на предмет приоритетности. Ориентир — ценность проектов для компании на текущий момент. Каждая компания устанавливает свои критерии оценки.
- Окончательный выбор проектов. После того как приоритеты определены, те проекты, что имеют наибольшую ценность, включают в портфель.
- Доработка и изменения по необходимости.
На этом этапе необходимо доработать все нюансы, распределить техническое обеспечение, прописать Устав, назначить роли и обязанности в команде. - Реализация.
После завершения всех доработок проекты запускают, внимательно отслеживая результаты. Неудачные проекты замораживают, направляя усилия на более успешные.
Формируя портфель проектов очень важно учесть не только потенциальные выгоды, но и просчитать все возможные риски.
Описывая третий этап, связанный с доработкой проектов, мы упомянули важность распределения обязанностей. Дальше рассмотрим, наличие каких ролей предполагает такая управленческая модель, и как правильно сформировать команду, переходя на управление портфелем проектов.
Какие есть роли и обязанности в портфельном управлении проектом
В управлении портфелями проектов выделяют несколько важных ролей, которые необходимо распределить между членами команды. Формирование команды по УПП происходит с привлечением специалистов из разных подразделений и отделов.
Управление портфелем инвестиционных проектов — основные роли:
- Менеджер портфеля проектов. Специалист оценивает риски проекта и оперативно на них реагирует, отслеживает статус каждого проекта в портфеле, контролирует обновление. В целом руководитель занимается всем менеджментом — собирает и контролирует отчетность. От профессионализма и опыта исполнителя этой роли зависит качество управления портфелем проектов.
- Менеджер проекта. Это специалист, который ответственен за один проект. То есть, если в портфеле 10 проектов, необходимо назначить 10 менеджеров. Бывает, что не хватает специалистов с достаточной экспертизой — в таком случае управление частично берет на себя менеджер портфеля.
- Члены проектной группы. Это специалисты, которые распределяются по разным проектам. Сюда могут относиться сотрудники из разных отделов. Собирается проектная группа на определенный период времени и, когда проект завершен, распускается.
- Другие руководители и специалисты. Например, могут быть узкие эксперты, отслеживающие реализацию отдельных направлений.
Итак, мы рассмотрели основные этапы УПП, поговорили о главных ролях и обязанностях. В завершении статьи затронем важный вопрос — проблемы, которые могут возникнуть при портфельном управлении, и инструменты, которые помогают в их решении.
Инструменты от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Переходя на управление портфелем проектов, компания может столкнуться с новыми вызовами. Например:
- Все проекты обеспечиваются за счет одной ресурсной базы, поэтому очень важно распределить ресурсы правильно. Если они совпадают, обеспечение можно разнести по времени или же принять решение о том, чтобы перенаправить инвестирование в более эффективные проекты.
- Необходимо разработать общую сетку стандартов, чтобы обеспечить корректное взаимодействие разных подсистем.
- Важно согласовать сроки и задачи по всем проектам в портфеле так, чтобы в итоге решались ключевые стратегические цели компании.
- Необходимо постоянно проводить селекцию в портфеле — закрывать неэффективные проекты, перераспределять задачи между проектами, менять приоритетность. Все это делается с ориентиром на главную стратегию организации.
- При работе с портфелями важность обнаружения возможных рисков возрастает. Учесть вероятные проблемы нужно еще на операционном и стратегическом уровне.
Чтобы решить все эти задачи и управлять портфелем эффективно, получая максимум пользы от такого подхода, потребуется использовать дополнительные инструменты. Выбирая программное обеспечение, обратите внимание на наличие такого функционала:
- Обновление статусов.
Менеджеру портфеля проектов важно иметь полное представление о том, что на текущий момент происходит с каждым из проектов. Поэтому в используемом инструменте обязательным является функционал для формирования отчетности, как на уровне проекта, так и на уровне портфеля. Это позволяет обновлять статус по каждому проекту, а также видеть статус по портфелю в целом.
- Отслеживание хронологии.
Особенность УПП в том, что в единую систему собраны разные проекты, каждый из которых может быть достаточно сложным и содержать зависимые элементы. Здесь пригодится такой функционал, как диаграмма Ганта, чтобы отслеживать даты по каждому проекту и контролировать ход работ.
- Управление загрузкой.
Этот функционал необходим для разработки и ведения плана распределения ресурсов. Такие инструменты помогают увидеть, какие задачи поставлены на определенных специалистов, какой у них уровень загрузки и есть ли необходимость перераспределить задачи, чтобы не допустить выгорания отдельных членов команды.
Это лишь часть функционала, которая может потребоваться для управления портфелем проектов. Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение — КСК. Проекты для работы с продуктами, проектами и портфелями вашей компании.
Доступные опции для управления портфелями проектов:
- формирование критериев оценки;
- функционал для проведения экспертизы отдельных компонентов;
- управления рисками/возможностями портфеля проектов и каждого компонента в отдельности;
- контроль и реализация процессов;
- подготовка отчетности в карточке портфеля.
Для работы разных компаний мы предлагаем коробочное, облачное решение и бессрочные лицензии. Чтобы получить консультацию эксперта и подобрать программное обеспечение для вашего бизнеса, оставьте на сайте заявку, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.
