Планирование проекта: как составить план

Одной из составляющих каждого проекта является фаза планирования. На этом этапе формируется фундамент, влияющий на успешную работу всей команды и решение поставленных задач. В этой статье обсуждаем, нюансы плана проектов, зачем нужно заниматься его составлением и как упростить себе задачу, используя современные инструменты автоматизации.

Что такое план проекта

Планирование проекта — процесс создания системы, включающей в себя целевые установки, а также пути их успешного достижения в рамках установленных сроков. Установки при планировании влияют на цели. В контексте этого план проекта — это не просто список заданий для членов рабочей команды, а поэтапная схема организации работ и контроля выполнения поручений или задач. В плане проекта отображаются основные темы и задачи по проекту, шаги для достижения целей, трудности, которые с большой вероятностью возникнут, а также способы их преодоления. Подготовка проекта необходима для упорядочения работы всех членов проектной группы, а также минимизации рисков.

При составлении плана ответственный менеджер проводит оценку и определяет основные цели, ставит задачи перед исполнителями, продумывает график их выполнения. Нужно учитывать, что по ходу выполнения работ с большой долей вероятности в плане будут появляться дополнения и корректировки.

Цели проектного планирования

Благодаря плану можно решить и закрыть основные задачи. Без его составления добиться поставленных целей будет практически нереально, как и преодолеть возникающие в процессе сложности.

Основные цели планирования проекта:

• утверждение и согласование проекта с рабочей группой;
• детализация задач в плане;
• установление объема работы;
• определение вероятных рисков и путей решения возникших сложностей;
• определение контрольных точек и состава проектного мероприятия.

Чтобы правильно обозначить цели проекта, необходимо детально проработать его в плане. Как это сделать — рассказываем дальше.

Структура проекта

Важно понимать, что для составления каждого плана важен творческий подход. Это не механическая подготовка списка заданий для участников проектной группы. В приоритете организационные моменты и контроль выполнения задач. В структуре проекта должна четко прослеживаться ключевая тема, задачи, основные шаги, вероятные трудности и способы их преодоления.

Менеджеру необходимо определить первостепенные цели и команду исполнителей, распределить всем задания, продумать график выполнения работ, прописать обязанности каждого.

Зачем нужен такой план? Он закрывает сразу несколько задач:

• Уже на этапе планирования утверждается проектная группа и согласуется сам проект.
• Создаются и уточняются все задачи, ставятся четкие цели, определяется объем работ, контрольные точки.
• Конкретизируется порядок взаимодействия в коллективе, оцениваются вероятные риски, продумываются пути решения сложностей.
• Определяется потребность в ресурсах, рассчитывается реальный бюджет и график выполнения задач (календарные сроки), формат привлечения сторонних исполнителей;
• Обозначаются основные характеристики выполнения запланированных действий.

Проектная структура — это костяк, база, от которой можно дальше отталкиваться.

Методы

При составлении плана стоит учесть несколько факторов:

• сроки выполнения задач;
• прямая и косвенная прибыль, то есть, экономия ресурсов компании;
• вероятные издержки и их стоимость;
• дополнительные выгоды от разработки продукта.

Выбирать стратегию или методику планирования можно, исходя из совокупности этих факторов.

Возможные методы планирования проектов:

1. Все ресурсы компании направляются на создание и реализацию одного крупного и прибыльного проекта. Главная цель — завершить проект успешно и как можно быстрее. Эта стратегия предполагает максимальное взаимодействие всех участников и общую нацеленность на результат. В противном случае мотивация сильно снижается, что замедляет реализацию.
2. Одновременная работа над несколькими проектами, которые равны по значимости для компании. Соответственно ресурсы выделяются в равной степени.

Для наглядности приведем несколько конкретных методов, которые можно использовать в составлении перспективных планов:

• SMART-цели. Это метод или критерий, используемый при создании задач для разных проектов. Суть в том, что цели должны быть четкими и измеримыми, также привязанными к срокам и достижимыми.
• Структура декомпозиции работ. Это инструмент — сокращенно WBS — для управления проектами. Этот метод применяют, чтобы визуализировать результаты проекта в иерархической структуре. WBS может быть эффективным, когда нужно разбить сложную деятельность на отдельные простые и легкоуправляемые задачи.
• Матрица приоритетности. Еще один метод, который используют, чтобы определить, какие действия на текущий момент в приоритете, а какие пока можно не выполнять, чтобы сэкономить время и ресурсы.
• Структура разбивки затрат. Один из эффективных методов планирования, который актуален при распределении затрат по разным частям проекта (по видам деятельности). Этот метод применяют, чтобы сравнить фактические расходы с запланированным на старте бюджетом.
• Динамический анализ ключевых этапов. Метод для отслеживания пошаговой реализации всего задуманного по проекту. Эффективен для определения соответствия графика работ по каждому из запланированных этапов.
• Диаграммы Ганта. Методика для планирования и контроля выполнения задач. Также метод может применяться для отслеживания расходов на каждой из стадий проекта.
• Организационная структура. Это схема, которая помогает с визуализацией проектной команды и распределением ролей. Структура четко показывает иерархию, применяется для распределения задач между задействованными сотрудниками.
• Диаграммы связей. Этот метод еще называют mind maps — эффективный инструмент для структурирования информации. Хорошо работает при мозговых штурмах, помогает фиксировать поток идей и структурировать их.

Выбирая стратегию, по которой начинать планирование, управленцу стоит оценить вышеперечисленные факторы, и понять, какой из сценариев будет наиболее выгодным для компании. Чтобы упростить проведение работ по любому проекту, рекомендуется использовать современные инструменты по планированию и автоматизации бизнес-процессов.

Этапы составления проекта

Как выглядит работа над планом:

1. Разработка и представление плана управления проектом.
   Еще до написания плана проектов менеджер составляет маршрутную карту, в которой даются ответы на следующие вопросы:
   • Какую проблему можно решить этим проектом и почему на него нужно выделить средства?
   • Какие шаги нужно выполнить, чтобы достичь намеченных целей проекта?
   • Кто будет участвовать в проекте, и как будут распределяться обязанности?
   • Какие сроки реализации проекта и ключевые этапы или вехи?

   Расписывать карту проекта подробно не обязательно, но общее понимание, в какую сторону двигаться, должно быть.

2. Составление графика выполнения работ.
   Необходимо изучить сложности, которые могут возникнуть и повлиять на сроки реализации проекта. График должен быть реалистичным.
3. Знакомство с участниками группы.
   Люди — основной ресурс. Поэтому ответственный менеджер знакомится с персоналом, обсуждает рабочие моменты, оценивает сильные стороны сотрудников, которые могут оказаться полезными при разработке, создает комфортную среду для профессиональной деятельности в команде.
   
   
4. Привлечение экспертов.
   Работая с проектом, стоит сотрудничать с экспертами, инвесторами и всеми сторонами, заинтересованными в успехе. Совместная работа помогает повысить эффективность и мобилизировать силы.
5. Определение целей проекта.
   Чтобы вкладываться в работу по проекту, сотрудникам, партнерам и инвесторам, важно четко понимать его нужность и важность.
   
   
6. Определение объема работ.
   Менеджеру необходимо разобраться с планом задач, определить их объем и сроки выполнения. Это поможет понять, сколько в целом уйдет времени на реализацию.
7. Определение ролей и выделение ресурсов.
   Материально-технические средства, оборудование, финансирование, специалисты — все, что потребуется для деятельности группы, необходимо спланировать на старте.
8. Оценка рисков проекта.
   Всегда могут возникнуть внештатные ситуации, например, кто-то из сотрудников заболел, уволился, возникли непредвиденные расходы или требуется привлечь сторонних специалистов. Все это нужно учесть при планировании и продумать шаги для решения проблемы.
   
   
9. Написание плана управления проектом и запуск.
   После подготовки можно приступать к составлению плана с указанием его названия, бюджета, целей, сроков реализации, контрольных точек, исполнителей и вероятных рисков. Чем проще все объяснено в проекте, тем лучше. Желательно избегать сложных формулировок. Теперь с планом можно ознакомить рабочую группу, представить его инвестору, руководителю и стартовать.
    

Советы по планированию, которые помогут снизить уровень стресса

1. Согласно исследованиям, сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор нужной информации. Упростите жизнь команде и используйте единое информационное пространство, где можно хранить и быстро находить нужную для работы информацию. Если коллегам не придется рыться в куче неактуальных электронных сообщений, уровень стресса снизится, а продуктивность возрастет. Кстати, если использовать инструменты для совместной работы и обмена информацией, руководителю будет проще отслеживать ход работ, вносить правки, добавлять актуальные новости.
2. Если разработка планов — ваша постоянная деятельность, попробуйте создавать удобные шаблоны. Для этого можно использовать специальные программы. Так вы сэкономите себе время и каждый новый проект сможете начать с нуля, а с какой-то утвержденной и проверенной базы.
3. При распределении задач всегда учитывайте возможности коллег. Например, многие специалисты работают параллельно над несколькими проектами, а чрезмерная нагрузка приведет только к стрессу. Кстати, это одна из самых распространенных причин, почему хорошие специалисты хотят уволиться и уходят к конкурентам. Сберечь ценные кадры помогает адекватное оценивание рабочего потенциала.
4. По мнению большинства менеджеров, при старте проекта нужно задать себе и команда следующие вопросы:
   • Как новый проект согласуется с глобальными целями нашей компании?
   • Что ожидается от каждого члена рабочей группы, и что каждый из них может ожидать от работы по этому проекту?
   • Какие ресурсы доступны?
   • Как будет измеряться продуктивность и результаты?
   • Что должны получить в конце — продукт, услугу, материал?
5. При настраивании сроков задач, всегда добавляйте буферное время, которое даст возможности для маневра. Все живые люди и возможно, что клиенту нужно будет нужно чуть больше времени для утверждения, а один из ведущих сотрудников неожиданно заболеет. Всегда лучше перестраховаться — сберечь нервы себе и не допустить накала страстей в команде.

Далее рассмотрим, какие методы планирования и готовые инструменты можно использовать для успешной подготовки плана проектов.

Создание плана проекта с «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Российский разработчик программного обеспечения для автоматизации управлением в компании предлагает новое решение — КСК.Service&Teamwork. Это инновационный инструмент, который поможет скоординировать, упросить и сделать более эффективной взаимодействие внутри команды любого проекта.

Продукт состоит из 4 основных модулей, каждый из которых направлен на то, чтобы помочь в формировании единого информационного пространства в компании, управлении задачами, проектами, сервисами и услугами.

Модули:

1. Teamwork— функционал для управления качеством проекта и задачами.  Есть встроенные инструменты для совместной работы, опции для последовательного/параллельного выполнения задач, аналитики и отчетности.
2. Service— функционал для улучшения качества услуг внутри компании. Есть опции для настройки SLA, контроля сроков, сбора аналитических данных и формирования отчетности.
3. Корпоративный портал— единое информационное пространство с лентой новостей и анонсов,  распоряжениями, приказами, удобным чатом для сотрудников.
4. Аналитика— функционал для контроля выполнения задач и формирования отчетности.

Благодаря КСК.Service&Teamwork можно повысить продуктивность исполнителей, улучшить качество и скорость выполнения задач, сократить время на переписку и переговоры.