Что такое BPM/BPMS-системы

Цифровая эпоха меняет правила выхода компании на рынок, снижает барьеры. В результате возрастает конкуренция между компаниями, которая вынуждает их искать, и внедрять инновационные стратегии и процессы в управлении, чтобы занять лидерские позиции в своей отрасли.

ВРМ может служить основой для достижения желаемых результатов и конкурентного преимущества. Каждый бизнес процесс (business process) имеет значение и нуждается в управлении. Программное обеспечение по управлению business process не только решает задачу повышения операционной эффективности компании, а также становится жизненно важным для роста компании получения необходимого вам преимущества.

Описание ВРМ систем

BPM — это инструмент, который позволяет разбить основные элементы бизнеса: задачи и действия. Благодаря ВРМ-системе видно, как продукт или услуга трансформируются по мере прохождения последовательности процессов в компании, часто почти в режиме реального времени.

BPM-системы фокусируются на улучшении корпоративной деятельности за счет контроля бизнес-процессов. Когда business четко понимает, как она производит свою ценность / продукты (в частности бизнес процессы производства), она может стратегически оптимизировать структуру своей деятельности.

Благодаря предметному анализу рабочих алгоритмов компании расширению их структуры становится легче выявлять возможности для улучшения и автоматизации бизнес-процессов, постоянного создания более высокой стоимости, а также устойчивого роста. В основе системы BPM лежит повышение прозрачности, коммуникации и вовлеченности любой организации при выполнении процессов. Конечным результатом внедрения таких систем является оптимизация производительности бизнес-процессов, а также прибыли.

При управлении анализируется каждый шаг, рассматривается по отдельности и включается анализ того, как различные процессы влияют друг на друга. Идея состоит в том, чтобы вначале получить полное представление о текущем состоянии всех process. Следующий шаг в управлении — выявить /определить, где можно улучшить или оптимизировать эти процессы.

Конечная цель — вывести бизнес на новый уровень, повысить эффективность и прибыльность компании.

Из чего состоит BPMS

Система управления бизнес процессами включает в себя четыре базовых компонента:

• Готовый механизм для работы с системой — надежный интерфейс для моделирования и выполнения приложений на основе процессов, включая бизнес-правила.
• Бизнес-аналитика — платформа оптимизирует процесс обнаружения бизнес-проблем, позволяет выявлять тенденции и возможности с помощью отчетов и информационных панелей, соответствующим образом реагировать на получаемые данные.
• Электронный документооборот — предоставляет систему хранения и защиты электронных документов, изображений и других файлов.
• Инструменты BPM-системы для совместной работы — платформа помогает в стирании коммуникационных барьеров с помощью динамических рабочих пространств, чатов и тд.

Кому необходима BPM-система

Использовать системы управления бизнес-процессами могут производственные предприятия, крупный бизнес, поставщики услуг, интернет-магазины. Больше всего продукты BPMS востребованы в банковской отрасли. Платформа может использоваться при организации front-офисных процессов, для управления инцидентами и обращениями, для запуска линий розничного кредитования.

Примеры управления бизнес-процессами с помощью BPM-системы:

• Регистрация обращения и направление пользователя к оператору — автоматическое считывание данных системой, регистрация заявки в системе, назначение ответственного по решению вопроса.
• Заявка на отпуск от сотрудника — регистрация обращения в системе, направление руководителю для визирования, затем — в отдел кадров и бухгалтерию.
• Процесс формирования системой заказа на поставку в сфере логистики.
• Процессы обработки системой обращений в МФЦ и направления результатов по почте.

Это пример типичных бизнес-процессов для большинства компаний, где на ежедневной основе обрабатываются сотни заявок и обращений. Благодаря внедрению BPM-системы и автоматизации БП (business process) работа с обращениями ускоряется и у сотрудников освобождается больше времени на работу с интеллектуальными задачами.

Как выбрать BPM систему

Выбирая BPM-решения для управления бизнес-процессами, необходимо обратить внимание на следующие параметры платформы:

• удобство администрирования, управления и кастомизации;
• инструменты графического моделирования бизнес-процессов;
• преднастроенные шаблоны бизнес-процессов;
• наличие разных типов заданий в системе «человек-человек»;
• удобство интерфейса системы для пользователя;
• возможность корректировки задач и процессов, в том числе оперативное вмешательство в процессы;
• инструменты BPM-сервиса для мониторинга и информирования в режиме реального времени, уведомление о любых отклонениях от стандартных показателей процесса;
• возможность развивать систему при помощи встроенных в архитектуру инструментов;
• современная архитектура системы, поддерживающая высокую производительность и предоставляющая возможности для масштабирования системы;
• функционал BPM-решения для обработки большого количества процессов, в том чисел динамических, длительных, разветвленных.

Для начала определите до пяти ключевых бизнес-процессов и постройте их модели, определив все важные характеристики. После этого проанализируйте, какие из ИТ-систем используются в ходе выполнения описанных бизнес-процессов. Работать с BPM-системами будут многие специалисты  и несколько отделов, поэтому разумно пообщаться с топовыми менеджерами, руководителями подразделений и ИТ-специалистами, чтобы узнать, какие есть запросы и требования к сервису для управления процессами.

Прежде, чем приступите к выбору BPM-системы для автоматизированного управления бизнес-процессами, составьте четкий список требований относительно функционала и различных опций для платформы. На этом этапе поставьте себе вопросы:

• Как решения этой систему будут интегрироваться с уже существующей инфраструктурой в организации и уже внедренными технологиями по управлению БП?
• Кто будет поддерживать работу системы после ее внедрения?
• Будет компания использовать облачную или локальную систему? Какой вариант предпочтительнее для повышения эффективности бизнес-процессов?

Для знакомства с функционалом платформы можно запросить у разработчиков демоверсию BPM-системы. В качестве пилотного образца для тестирования business process management можно использовать один бизнес-процесс. Вы сразу увидите, насколько гибко провайдер учитывает особенности вашей организации.

Системы управления бизнес-процессами отличаются подходом, гибкостью и ценообразованием, но большинство систем поддерживают плюс-минус похожие базовые функции. Поэтому лучше всего искать management для ПБ или платформу, которая будет эффективнее всего взаимодействовать с уже существующими системами в компании, будет удобной для сотрудников и сможет соответствовать специфическим требованиям бизнеса.

В чем разница между BPM и BPMS

Различия очевидны, по сути, BPM — это метод, техника или способ действия, а BPMS — это набор технологий, помогающих создавать программные приложения для управления бизнес-процессами и их автоматизации.

Business Process Management System помогает компаниям определить шаги, необходимые в управлении для выполнения бизнес-задачи, а затем оптимизировать или улучшить, чтобы сделать их более эффективными.

С помощью программного обеспечения BPM, бизнес-процессы компании оцифровываются. Это гарантирует создание точных задач и формирование инструкции по выполнению каждой из них, рекомендации по срокам исполнения и тд. А благодаря работе BPM системы можно гарантировать правильность завершения работ.

Как BPMS помогает управлять бизнес-процессами

В тот момент, когда вы захотите внести изменения в систему, все, что вам нужно сделать, это войти в программное обеспечение и произвести прямо там необходимые действия. Сотрудник, имеющий отношение к этому сегменту работ, уведомляется об изменениях, новый алгоритм применяется автоматически.

Практически в каждом решении BPM систем присутствуют следующие функции:

• Автоматизация процессов. Программное обеспечение автоматизирует обмен данными в системе между различными владельцами задач. Вместо того чтобы отправлять сотни электронных писем вручную, задачи назначаются автоматически.
• Моделирование. Планирование и выстраивание шагов, задач и любой другой важной информации онлайн.
• Отслеживание. Руководитель отдела получает собственную персонализированную панель управления, которая позволяет ему отслеживать сроки выполнения задач, чтобы не пропустить дедлайн или вовремя выявить есть ли какие-либо узкие места.
• Мониторинг KPI. Вместо того чтобы использовать электронную таблицу Excel для мониторинга, система по управлению сделает это за вас.

В свою очередь, упростить выполнение бизнес процессов, позволяет объединение двух подходов, разработка с Low-code и управление отдельными бизнес-процессами (ВРМ). Платформы разработки приложений Low-code используют настраиваемые инструменты на основе графического интерфейса пользователя, что приводит к снижению сложности проектирования BPM систем.

Преимущества и недостатки BPMS

Какие плюсы получает бизнес от использования ВРМ системы:

• Переход к процессному типу управления бизнес процессами и полной автоматизации большинства business process management. Результат — повышение эффективности и скорости работы компании.
• Использование графических нотаций BPMN для детального анализа и улучшений процессов в компании.
• Максимальная детализация действий ИТ-систем и разработчиков для получения наилучшего результата.
• Четкая регламентация всех действий и контроль за исполнением сроков. Результат — снижение влияния человеческого фактора

Минусы ВРМ системы:

• Статичность бизнес-процесса — сложности с корректировкой исполнителем.
• На стадии планирования возможны неточности, которые приводят к ошибкам.
• Внедрение ВРМ систем может негативно сказаться на инициативности сотрудников, так как создается ощущение, что все налажено и ничего не нужно контролировать. Поэтому так важно получать обратную связь от всех участников.

Внедрение BPM системы

Начните со встречи с основными заинтересованными сторонами — руководителями компании. Никакая организационная трансформация не будет эффективной без поддержки основных заинтересованных сторон. Для перехода к автоматизации бизнес-процессов вам понадобится помощь ключевых руководителей.

Следующий шаг, оценка существующих бизнес-процессов в компании, выявление центральных и второстепенных процессов. После внутреннего аудита можно приступать к разработке схемы вашего BPM. Визуально наметьте последовательность событий, необходимых для достижения желаемой цели.

Когда есть четкое понимание структуры бизнеса и взаимосвязь задач, можно приступать к запуску. Используя интеллектуальный конвейер (КСК.ИК) вы можете применять готовые алгоритмы, выбрав из трех различных сценариев подходящий под ваши задачи.

Сценарий А — специализированная ВРМ. Позволяет произвести автоматизацию главных business-процессов компании от А до Я.

Сценарий Б — законченное ВМР-решение класса СУУ (ITSM). В данном сценарии вы сможете построить приложение под систему управления услугами. Эффективно реализовывать услуги с возможностью обработки данных с аналитикой и отчетностью.

Сценарий B — интегрированное ВМР-решение. Позволяет разобрать всю деятельность компании в виде сквозных процессов или автоматизировать только отдельные направления автоматизации. BPM органично встраиваются в имеющуюся ИТ среду компании, не вытесняя компоненты текущей инфраструктуры компании.

Связывает все инструменты управления процессами компании в единое целое, обеспечивает связь, а также передачу данных между имеющимися специализированными системами организации.

Low-code платформа класса BPM Интеллектуальный конвейер (КСК.ИК) это:

• Единая среда для разработки и исполнения приложений.
• Быстрая реализация приложений за счет механизмов Low-code.
• Открытая архитектура, встраивание в среду компании.
• Жесткость и гибкость в управлении бизнес-процессами.
• Коммуникация участников процессов с помощью чата.
• Поддержка мобильных устройств.

Интеллектуальный конвейер (КСК.ИК) может служить идеальным стартовым инструментом, который поможет вам оцифровать свой бизнес и управлять различными бизнес-процессами. Гибкость и адаптируемость продукта делают его пригодным для широкого спектра отраслей. Это может стать отличной инвестицией для получения немедленной и долгосрочной выгоды для компании!

Узнать подробнее об особенностях внедрения BPM систем управления бизнес процессами и подобрать свой сценарий для успешной автоматизации ваших бизнес-процессов вы можете, перейдя по ссылке.

Узнать подробнее об особенностях внедрения BPM систем управления бизнес процессами и подобрать свой сценарий для успешной автоматизации ваших бизнес-процессов вы можете, перейдя по ссылке.