Проектное управления в органах власти и госкорпорациях: проблемы и особенности

Проектное управление в государственном секторе считается одним из главных факторов, способствующих успешной цифровизации предприятий и внедрению инноваций. Для достижения результатов, оно должно быть системным, эффективным и методологически зрелым. В этой статье рассматриваем, как выглядит проектный менеджмент сегодня в государственном управлении.

История и статистика проектного управления в госсекторе

31 октября 2018 года вышло постановление Правительства РФ № 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации". Он определил функциональную структуру проектной деятельности в органах государственной власти, стал стартом создания Проектных офисов во всех ведомствах. А также определил все требования к проектному менеджменту -  инициированию, подготовке, реализации и завершению реализации национальных, муниципальных или региональных государственных проектов.

Однако исследование Аналитического центра при правительстве РФ «Текущее состояние и тенденции развития проектного управления в России», опубликованное в феврале 2024 года показывает не самую позитивную картину.

Например, уровень зрелости проектного менеджмента среди респондентов находится в большинстве в начальных и средних этапах, включая представителей государственного сектора.

Только 22% отметили, что имеют уровень, на котором существуют не только все необходимые стандарты, но и процессы управления проектами в государственном секторе, которые регулярно контролируются руководством.

Отдельно выделен вопрос важности роли «Куратора» или «Управляющего комитета» в структуре всей проектной деятельности в государственном поле. Данные исследования говорят, что при наличии подобной роли или целой структуры, успешность выполнения проектов государственного сектора значительно повышается.

В чем проблема в управлении государственными проектами

Органы власти и госкорпорации при управлении государственными проектами в большинстве из них выступают в роли заказчиков. По нашим оценкам текущая схема взаимодействия в ФОИВ выглядит так:

Данная структура построения команд, и организация управления государственным проектом в целом показывают следующие проблемы:

1. Отсутствует «Управляющий комитет» с высоким уровнем руководства, реально принимающий решения по муниципальному или по государственному проекту. Две главные задачи такого комитета: координация деятельности не подчиненных друг-другу внутренних подразделений и команды проекта через поручения и мониторинг состояния. Фактически в органах государственной власти отсутствует проектное управление со стороны высшего руководства. Также резко отрицательно на проектном управлении сказывается отечественная практика управления через системы делопроизводства, подменяющая реальное управление проектами в государственном секторе на управление документооборотом.
2. Отсутствует так называемое якорное подразделение управления проектами в государственном секторе, встроенное в функциональную структуру органа власти и его вертикаль управления. Проекты относятся к временным мероприятиям как по сути, так и по форме. К сожалению, управление проектами в российском государственном секторе      остается таким же.
3. Отсутствует команда государственного проекта. Фактически команда      на стороне органа власти – это руководитель проекта (зачастую, это координатор без выделения на проект). Такой подход ведет к отсутствию ресурсов по управлению проектами в российском государственном секторе и особенно ведению проекта на стороне заказчика.
4. Дополнительную нагрузку на государственные проекты создают третьи участники, которые фактически становятся дополнительными постановщиками требований.
5. Функциональный заказчик в проектном управлении участия не принимает, сводит свою роль к постановщику и расширителю требований, приемщику готовых работ.

Как построить эффективный проектный менеджмент в органах власти

Комплексная система управления проектами (КСУП) – это комплекс мер, по выстраиванию правильной структуры проектного офиса, подбора методологии управления в государственном поле, выбора корректной информационной системы управления проектами (ИСУП).

Структура проектного офиса

Правильная структура проектного офиса в государственной системе управления      подразумевает обязательное наличие следующих ролей:

• Управляющий комитет – регулярный мониторинг состояния запущенных проектов государственного сектора, выдача поручений не подчиненным друг-другу подразделениям и команде , оценка заявок на изменения.
• Руководитель портфеля - управление портфелем проектов государственного или муниципального сектора, мониторинг текущего состояния государственных инвестиционных проектов , включенных в портфель, подготовка аналитики для Управляющего комитета.
• Руководитель проекта - управление проектом в полном объеме, предоставление данных для Руководителя портфеля.
• Функциональный заказчик - постановка и приемка работ, формирование запросов на изменения.
• Другие подразделения – исполнение задач и поручений в рамках проектов и портфелей.
• Подрядчик (внешний исполнитель по госконтракту) - планирование и ведение проекта, ведение базы знаний по государственному проекту, отработка запросов на изменения, коммуникация с заказчиком.

По нашим оценкам эффективность проекта за счет такой структуры проектного управления увеличивается от 25 до 50%. В критические моменты      только Управляющий комитет может его спасти. Появление Управляющего комитета сильно нивелирует отсутствие якорного подразделения проектного управления, так как статус РП резко поднимается.

ИСУП и его применение в проектном управлении

Не меньшее значение имеет и подбор корректной информационной системы для управления портфелями, программами и проектами. Практика показывает, что на текущий момент работа ведется в разрозненных системах: документооборот, мессенджеры, почта, таблицы, текстовые документы и т.д.

Также в управлении проектами широко стоит вопрос накопления знаний по жизненному циклу проектов и продуктов. Данные хранятся в разных системах, у разных сотрудников, нет заимствования опыта между командами.

Установка выделенной ИСУП решает сразу несколько глобальных задач, если говорить в контексте государственного сектора:

1. Значительно повышает эффективность внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с подрядными организациями, за счёт использования единого пространства и стандартов проектной деятельности в государственном поле.
2. Обеспечивает прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений.
3. Предоставляет возможность эффективного проектного управления на всех уровнях – от стратегического руководства до руководителя проекта
4. Позволяет накапливать знания и позитивный опыт реализации сложных задач    
5. Сокращает время на подготовку отчетов для высшего руководства

Попробуйте КСК.Проекты прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

Попробовать продукт

• Управление жизненным циклом продукта
• Управление проектами и задачами
• Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий
• Аналитика и контроль
• Доступ с любых устройств 24/7

Проектное управление для органов  власти на базе КСК.Проекты

Компания КСК ТЕХНОЛОГИИ предлагает полный комплекс услуг по построению проектного управления под ключ и внедрению ИСУП на базе собственного решения КСК.Проекты.

Система КСК.Проекты состоит из следующих основных функциональных модулей, которые можно применить для проектного управления в органах:

• Портфели – стратегическое управление проектами и программами на верхнем уровне
• Проекты – проектное управление со стороны РП и исполнение со стороны Подрядчика
• Совещания – обсуждение проблем и деталей деятельности на любом из уровней проектного управления
• Поручения – распоряжения в рамках или за рамками конкретного портфеля, проекта
• Запросы на изменения – контроль предложений по внесению изменений в текущий проект, инициация нового
• Отчеты в проектной деятельности – мониторинг текущего состояния проектов по любым параметрам
• Продукты – база знаний жизненного цикла продуктов и проектов
• Задачи – единый центр исполнения задач по процессной модели.
• Чаты – средство коммуникации с привязкой к проектам, портфелям, задачам.

Схема основных используемых при проектном управлении модулей КСУП КСК.Проекты представлена ниже:

Основные участники активно работают со следующими модулями:

• Управляющий комитет в государственном секторе - Отчеты, Поручения, Совещания, Задачи.
• Руководитель портфеля – Портфели, Проекты, Продукты, Задачи, Отчеты, Поручения, Совещания.
• Руководитель проекта – Проекты, Продукты, Чаты, Задачи, Отчеты, Запросы на изменения, Поручения.
• Функциональный заказчик – Запросы на изменения, Задачи, Чаты, Отчеты, Продукты.
• Другие подразделения, задействованные в управлении проектами, в том числе муниципального уровня – Задачи.
• Подрядчик – Проекты, Продукты, Чаты, Задачи, Отчеты, Запросы на изменения.
  Изначально подрядчику закрыт доступ во все моду ли. Затем подрядчику открываются доступы в соответствующих модулях только по конкретному проекту.

Эксперты КСК ТЕХНОЛОГИИ готовы проконсультировать вас по всем аспектам построения эффективного проектного управления в органах государственной власти и госкорпорациях. Оставьте заявку на сайте, и эксперт в сфере проектного менеджмента свяжется с вами в ближайшее время.