BI-системы — технологии превращения данных в наборы отчетов и дашборды, понятные конечным пользователям. BI-системы или программы упрощают анализ данных, позволяют экономить время и ресурсы, принимать важные решения быстрее и эффективнее.
В этой статье говорим про Business Intelligence и BI-системы — задачи, этапы внедрения таких программ и решения от «КСК ТЕХНОЛОГИИ».
Что такое business intelligence
В переводе с английского business Intelligence — «бизнес-аналитика». Без BI аналитики не обойтись при работе с большими объемами данных, изучении показателей компании, принятия решений, когда нужно вводить улучшения и как это сделать.
Проще говоря, бизнес-аналитика открывает новые возможности — помогает руководителям принимать осмысленные решения, основанные на четких и понятных данных, предоставленных программами.
Можно выделить три задачи business Intelligence:
- Собрать важные данные о работе компании в виде чисел.
- Структурировать, обработать данные для дальнейшего анализа.
- Выполнить анализ полученных данных, обнаружить закономерности, аномалии и тренды. Спрогнозировать пути развития компании в текущих условиях, предложить варианты решения обнаруженных проблем.
BI-системы разработаны на базе основных принципов BI аналитики. Эти системы BI помогают бизнесу, когда отчетов стало слишком много, а структурировать и анализировать информацию становится сложно.
Что такое BI-системы и кому они полезны
Сегодня под понятием BI-система понимается технология превращения данных из различных источников в дашборды и наборы отчетов, наглядных и понятных конечным пользователям. Основными потребителями BI-систем являются крупные и средние организации всех направлений деятельности, включая органы власти. С помощью BI-систем можно упростить и ускорить анализ данных, они помогают пользователям принимать важные решения для развития бизнеса.
Рассмотрим суть действий, происходящих в BI-системе более подробно:
- Сбор данных системой. BI программы извлекают данные из разных источников, к примеру, из таблиц Excel, ERP-систем, CRM-систем. Функционал BI-системы предоставляет возможности для сбора данных, как в автоматическом режиме, так и по конкретному запросу пользователя.
- Обработка данных системой. На следующем этапе платформа или алгоритм BI приводит собранные данные к единому формату, с которым можно работать в дальнейшем. После этого проводится анализ, структуризация, определение зависимостей и закономерностей.
- Визуализация. Последний шаг этого процесса — создание отчетов системой и их визуализация. Есть разные возможности для визуализации — платформа может представить информацию в виде презентации, дашборда, графика.
Схематически этот процесс можно представить следующим образом:
Кому могут быть полезны готовые отчеты, подготовленные BI-системой? Практически всем специалистам в компании — аналитикам, руководителям организации и главным менеджерам отдела. Платформа может подготавливать отчеты для разных целей и создавать в программе дашборды для специалистов, работающих в разных направлениях. Благодаря понятной и простой подаче информации специалисты могут намного быстрее анализировать данные, экономится много времени и ресурсов, так как не нужно собирать и сопоставлять информацию, после этого вручную рассчитывать показатели. Все это сделает BI-система — обработает данные и визуализирует их.
Дальше для понимания важности таких программ и пользы BI-систем рассмотрим, в каких направлениях может использоваться бизнес-аналитика и какие задачи решает эта технология.
Что можно анализировать с помощью BI-системы
- Финансы. Аналитика и анализ движения средств и остатки, кредиторская/дебиторская задолженность, прибыль, рабочий капитал, баланс, доходы/расходы.
- Производство. Платформа может анализировать такие данные, как отправка заказов на производство, скорость производства, загрузка оборудования, брак и отходы, время выполнения/ожидания заказа, сравнение с прошлыми периодами.
- Продажи. Аналитика следующей информации: план, факт, себестоимость, маржа, возвраты, скидки, товарные группы и другие виды анализа.
- Закупки. Возможности оценки информации в деньгах и материальном выражении, статистика, план.
- Self-service аналитика. Возможности для внедрения нестандартных подходов анализа данных для определения неочевидных зависимостей на базе сложных алгоритмов.
- Запасы. Платформа может анализировать достаточность на производственных площадках, запасы сырья и тары, анализ динамики.
- Логистика. Скорость доставки, транспортные расходы, ремонт автопарка/простои, работа курьеров, износ автопарка.
- Товарный запас. Аналитика таких данных: остатки на торговых точках и складах, оборачиваемость, списание, результаты инвентаризации.
- Маркетинг. Возможности для сбора и оценки статистики сайта, оценки системы лояльности, данных из CRM, ROI, расходы на рекламу.
- HR-аналитика. ФОТ к объемам продаж/производства, штатная/фактическая численность, дисциплина труда, текучесть.
Во всех этих направлениях business intelligence позволяет решать определенные задачи. Более подробно говорим об этом дальше.
Какие задачи решают BI-системы
BI-системы позволяют наглядно представлять информацию по ключевым показателям организации для выявления проблем в бизнесе (деятельности), находить тенденции, делать прогнозы, улучшать деятельность в целом.
Основной функционал BI-системы:
- возможность обрабатывать и анализировать любые данные, которые нужны бизнесу;
- сбор, структурирование и хранение информации в одном месте;
- обработка больших объемов информации, которые в дальнейшем можно использовать для прогнозирования продаж или пошаговой разработки бизнес-стратегии;
- подготовка отчетности и визуализация;
- моделирование решений и оценка их эффективности;
- обнаружение уязвимых мест;
- систематизация данных, полученных за все время работы компании;
- безопасный доступ со всех устройств.
Если конкретизировать задачи, которые помогает решать BI-система, их очень много. Для примера рассмотрим несколько:
- Управление ресурсами. Система хранит всю информацию о проектах компании, заказах, сделках, договорах. Оперируя этой информацией, можно предположить, какие ресурсы и в каком количестве потребуются в будущем. Это упрощает процесс планирования закупок.
- Понимание запросов клиентов. Применяя BI-систему, можно работать с информацией о том, как пользователи взаимодействовали с продуктом. Такой анализ помогает выявить слабые места, понять, что нужно доработать.
- Поиск закономерностей в продажах. Специалисты по маркетингу могут анализировать данные по продажам, чтобы выявить сезонные колебания или другие особенности. Эта информация может быть полезна для планирования закупок и проведения рекламных кампаний.
- Определение причин снижения прибыли. В BI-системы можно изучить данные о том, что влияет на чистую прибыль компании. Если проанализировать информацию о выручке, постоянных и переменных расходах, можно обнаружить слабые места.
Большому и среднему бизнесу технология бизнес-аналитики помогает стать более эффективным, адаптивным и конкурентным на современном рынке. Но важно понимать, что внедрение BI-системы — сложный процесс, который может занять несколько месяцев. О том, как происходит внедрение — рассказываем дальше.
Как происходит внедрение BI-систем
Внедрением BI-системы занимаются аналитики BI, разработчики программного обеспечения и все специалисты, которые будут использовать этот инструмент в своей работе.
Состав команды для внедрения численно зависит от масштаба проекта. Основные роли, подлежащие обязательному исполнению при реализации BI-проектов, включают: BI аналитик (выполняет бизнес- и системную аналитику), дизайнер интерфейсов, архитектор системы, проектировщик корпоративного хранилища (DWH), специалисты по сбору данных, в том числе разработчики интеграций по API, разработчик дашбордов. И, конечно, руководитель проекта.
Задача BI-аналитика — спроектировать архитектуру системы, запустить ее в работу и контролировать все процессы. Также BI-аналитик отвечает за анализ данных. Разработчики берут на себя техническую часть. Задача пользователей системы BI состоит в том, чтобы корректировать ее работу, вносить замечания.
Процесс внедрения BI-системы можно разбить на несколько основных этапов:
- Определение требований. Специалисты, которые будут использовать функционал системы BI, объясняют, какую информацию нужно анализировать, какие отчеты и таблицы им нужны, насколько детализированной должна быть информация и как часто будут обновляться данные. На этом этапе BI-аналитик собирает требования от всех специалистов, структурирует информацию и продумывает, как будет выглядеть функционал системы.
- Определение данных. Совместно с будущими пользователями системы BI-аналитик прописывает данные, которые потребуются для формирования отчетности. Это та информация, которая будет отображаться на дашбордах.
- Определение источников данных. На этом этапе важно определить, где система будет собирать необходимые данные для расчета показателей. Это могут быть программы для автоматизации продаж, различные таблицы, CRM-системы. Также важно оценить то, насколько корректно источник передает данные. Если с этим есть проблемы, систему необходимо доработать. Более детально вопрос с выбором источников данных мы рассмотрим дальше.
- Выбор BI-системы. Очень важный шаг, на котором, основываясь на требованиях пользователей, выбранных источниках для сбора информации, решается, какая система лучше всего подойдет для компании. Варианта здесь два — купить готовое решение или начать разработку с нуля.
- Настройка. После того, как система выбрана, важно настроить хранилище данных и обеспечить интеграцию с источниками, откуда будет происходить сбор информации. За это ответственны разработчики и аналитики BI. На этом этапе необходимо все требования пользователей преобразовать в ТЗ для разработчиков. В техническом задании долждны быть указаны такие нюансы: из каких источников будут забираться данные, какая информация должна отображаться на дашбордах, каким образом данные будут преобразовываться.
- Тестирование. Очень важный этап, когда происходит проверка корректности отчетов и их детализации до желаемого уровня. Тестирование могут заниматься сами пользователи, но иногда привлекают тестировщиков, чтобы быстрее выявить недочеты и исправить их. Тестировщики помогают обнаружить ошибки в работе, связанные с технической стороной. Пользователи же больше оценивают удобство.
- Обучение. Запустить систему — полдела, нужно провести обучение всех пользователей, чтобы специалистам было комфортно работать, и функционал этого инструмента использовался по максимуму. Для обучения можно провести вебинар, записать обучающие видеоролики или создать пользовательские руководства.
После внедрения системы BI аналитики и разработчики продолжают поддерживать ее работу. В процессе могут возникнуть вопросы по использованию технологии, могут появиться пожелания по доработке или возникнуть проблемы с функционалом, которые нужно решать.
Как правильно выбрать источники данных
В каждой организации набор источников информации является уникальным. Обычно указывают наиболее распространенные системы бизнес-класса: ERP, CRM, SD, бухгалтерия, кадры, биллинговые системы. Очевидно, что у органов власти этот набор будет совершенно другим.
ETL (сокращение от Exact, Transform, Load): эти технологии обеспечивают сбор данных от систем-поставщиков, их преобразование в требуемые структуры и очистку (в реальности «чистые» данные практически не встречаются).
Системы-поставщики данных на технологическом уровне: базы данных, файлы, облачные структуры, API, др. (см. рис.).
Подготовленные данные: очищенные данные, размещенные в корпоративном хранилище (DWH – сокращение от Data WareHouse). Корпоративное хранилище (DWH) имеет специальную структуру, подготовленную для последующего использования в построении дашбордов, а также для построения BI-систем поддержки принятия решений в виде статистических моделей и правил, а также прогнозирования (data mining).
Как организуется работа по созданию дашбордов?
На практике работа организуется ровно наоборот по отношению к технологическому процессу:
- Вначале BI аналитики выявляют потребности конечных потребителей информации и формируют предварительный список дашбордов.
- Затем инженеры выявляют источники данных для визуализации.
- Далее составляется перечень систем-поставщиков и определяются способы интеграции с указанными системами.
- Затем производится проектирование корпоративного хранилища, и начинаются работы по сбору и очистке данных. И только после этого строятся дашборды.
К сожалению, указанный процесс не может быть реализован в один цикл. Прежде всего, по причине первоначального непонимания бизнес-пользователями своих потребностей в дашбордах. Чаще всего, пока бизнес-пользователи не увидели дашборды на экране и не начали ими пользоваться, они не понимают, что же им необходимо. Поэтому в реальности разработка BI-систем выглядит, как циклический челнок или циклический итерационный процесс, в котором происходят непрерывные уточнения до получения конечного результата.
Основные BI-технологии: решения от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Наиболее развитые технологии так называемого полного цикла представляли ушедшие с российского рынка западные производители: Microsoft, Oracle, IBM, Qlik, Tableau. В настоящее время заказчики должны находить решения из числа российских или решений с открытыми кодами.
В этом направлении компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает:
- Полный цикл построения BI-решений под ключ.
- Использование как решений с открытым кодом, так и российских.
Решения с открытым кодом:
- ETL: Apache NiFi.
- СУБД: PostgreSQL.
- Визуализация: Pentaho.
Российские решения:
- СУБД: Postgres Pro.
- Визуализация: Visiology.
Эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ» возьмут на себя полный цикл работ «под ключ» по построению и внедрению BI-системы:
Проведем анализ требований к BI-системе.
- Определим, какие системы сбора информации необходимо использовать.
- Подготовим развернутое ТЗ для специалистов и прототип будущей BI-системы.
- Рассмотрим разные варианты программ BI и поможем определить, какая платформа будет соответствовать определенным требования компании.
- Проведем пилот выбранной BI-системы на данных вашей компании и оценим стоимость внедрения.
- Проведем весь цикл мероприятий по внедрению, настройке, тестированию и обучению.
- Будем сопровождать готовую BI-систему в течение всего жизненного цикла, вносить доработки и корректировать возникшие ошибки.
Чтобы получить больше информации и консультацию эксперта, оставьте заявку через форму обратной связи.