WBS (Иерархическая Структура Работ) проекта

WBS — концепция декомпозиции, используемая в проектном менеджменте. Такой подход в управлении проектами позволяет повысить эффективность выполнения работ, улучшить коммуникацию в команде и грамотно управлять рисками.

В этой статье вместе с экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разбираемся, что такое WBS и какие инструменты для декомпозиции можно использовать.

Что такое WBS проекта

Аббревиатура WBS расшифровывается как иерархическая структура работ. Также эту концепцию называют структурной декомпозицией. По сути, речь идет об эффективном и хорошо знакомом всем методе планирования, в основе которого находится один из самых топовых приемов менеджмента — разделение или разбивка на отдельные части. Проект делится на небольшие блоки, которые в свою очередь делят на задачи, а те — на подзадачи. Так выстраивается иерархическая система, отражающая все важные работы по проекту.

Согласно иерархической структуре (полное название — work breakdown structure) проект имеет несколько основных компонентов, без которых не обойтись в процессе оптимизации управления:

• Утверждение концепции.
• Основные этапы (их количество зависит от масштабности проекта).
• Задачи с промежуточными результатами.

Внедряя концепцию WBS команды, важно понимать основные принципы такого подхода или правила, по которым проект «разбирается» на отдельные составляющие. Мы выделили пять основных принципов:

1. В иерархическую систему или вносят этапы работ, напрямую влияющие  на результат. Если посчитать, что какой-то этап «второстепенный» и будет реализовываться по ходу дела параллельно с основными, о нем можно просто забыть.
2. Важное правило — соблюдение иерархии при разбивке крупных блоков на небольшие. При таком планировании  от одного основного пункта идет привязанный к нему подпункт. Также нужно следить, чтобы задачи не дублировались.
3. В иерархической системе все верхние блоки являются независимыми и равными по значимости/приоритетности. То есть, в самом верху схемы находятся основные этапы проектных работ и у каждого из них есть четкие вводные + измеримый результат.
4. Каждый блок работ обязательно детализируется. Все этапы разбирают на составные части до уровня простых задач. Если для выполнения задачи требуется несколько сотрудников, значит, ее также декомпозируют.
5. Недопустимо, чтобы в готовой утвержденной схеме были разночтения. Описание задач, дедлайны, результат, исполнители — вся эта информация должна быть четко прописана и быть понятной без дополнительных уточнений.

Такой подход в планировании и управлении проектами используется в первую очередь для получения четкого представления по объему работ. Это позволяет точно оценить сроки, бюджет и трудозатраты. Но есть и другие преимущества WBS, о которых мы поговорим дальше.

Зачем нужна WBS

Говоря о преимуществах такого подхода, важно отметить гибкость для разных команд независимо от сферы бизнеса. Не так важно, сколько человек в команде, — иерархическая структура работ поможет поддерживать процесс выполнения проекта. Многие используют WBS для привлечения заказчиков, так как четко выстроенная иерархическая структура демонстрирует, как выглядят все процессы изнутри. Кроме того, WBS упрощает создание стратегии проекта.

Также иерархическая структура работ помогает:

• Понять, какое количество исполнителей необходимо привлечь, и равномерно распределить объем нагрузки.
• Предоставить членам команды больше пространства для творчества.
• Выделить контрольные точки проекта.
• Прописать, каких результатов нужно достичь на каждом из основных этапов.
• Визуализировать взаимосвязь всех работ по проекту и четко расставить приоритеты.
• Спрогнозировать дополнительные расходы, которые вероятно возникнут в процессе.
• Назначить ответственных по каждому этапу и задаче.
• Сфокусироваться на конечных целях и минимизировать количество ненужных действий.
• Организовать эффективную коммуникацию в проектной команде.
• Заранее просчитать возможные «подводные камни» и управлять рисками.
• Проводить коллективный brainstorm. Часто такой подход используется для поиска полезных решений и вычеркивания ненужных.

Теперь переходим к обсуждению основного вопроса — как провести структурную декомпозицию и какие инструменты могут помочь.

Структурная декомпозиция WBS

Для построения иерархической схемы необходимо пройти 7 шагов:

1. Формулировка задачи. Это обязательный этап в каждом проекте, на котором нужно четко определить желаемый результат, прописать цели.
2. Поиск шагов/этапов, которые нужно пройти для достижения озвученной цели по проекту. Предположим, что перед ИТ-командой стоит задача по разработке сайта. Тогда основными шагами будут такие: сбор информации, подготовка ТЗ, написание кода и создание контента, верстка, тестирование.
3. Разбивка этапов, которые определили на втором шаге, на отдельные блоки. Для каждого из блоков также четко прописываем результат, чтобы всем членам команды было понятно, чего нужно достичь после прохождения конкретного этапа.
4. У нас уже есть готовые блоки, теперь их нужно разбить на отдельные задачи. Этот этап в проекте очень важный, так как он позволяет детализировать все работы. Для каждой задачи определяют дедлайн, затем на основе дедлайнов по задачам определяют сроки по блокам и проекту в целом.
5. Назначение ответственных исполнителей по задачам в уже сформировавшейся структуре. Здесь важно проанализировать экспертность каждого члена команды и его загруженность, чтобы распределение задач в проекте было равномерным и эффективным.
6. Планирование бюджета. Когда все работы распределены и понятно, кто за что отвечает, можно рассчитать стоимость проекта, исходя из суммы на оплаты за услуги специалистов. Если требуется, в расходы по проекту включают непредвиденные затраты.
7. Определение контрольных точек проекта, на которых работы нужно утверждать с клиентом. Обычно это блоки — основные этапы, которые определяют на втором шаге.

Для наглядности и удобства использования результат построения иерархической схемы необходимо визуализировать. Как это сделать — рассказываем дальше.

Инструменты для визуализации WBS

Для визуализации необходимо изобразить схему, демонстрирующую иерархию задач. Визуализировать можно разными способами, но чаще всего используют такие методы:

• Иерархическая таблица. Лучше всего подходит для линейных процессов. В таблице в Excel делается список задач. Например, в одном столбце указывают названия блоков, задач, а также подзадач. В других — даты начала/завершения процессов, исполнителей, затраченное на работу время.
• Древовидная структура WBS. Та же иерархическая таблица, но в форме перевернутого дерева, «корень» которого — это название проекта. «Ветви» — блоки и задачи. Изобразить такую структуру можно, используя разные сервисы для визуализации, некоторые рисуют от руки.
• Диаграмма Ганта. Суть этого подхода визуализации графика работа заключается в разделении временного отрезка на отдельные блоки, размещенные вдоль временной оси. Каждый блок — это отдельная задача. Кто-то использует для построения диаграммы таблицу Excel, но есть и специализированные сервисы.
• Диаграмма PERT. Хорошее решение для декомпозиции отдельных блоков крупного проекта или целого, но небольшого проекта. Если в этой диаграмме прописать слишком много задач, можно запутаться и усложнить процесс.

Какой из инструментов подойдет для работы над вашим проектом? Мы предлагаем рассмотреть комплексное решение не только для декомпозиции и визуализации иерархической схемы с задачами, но и в целом для создания единого информационного пространства.

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Для проектных команд мы разработали эффективный инструмент, благодаря которому совместная работа над проектом становится более эффективной. Речь идет о нашем ПО KCK.Service&Teamwork.

Это готовое решение с функционалом для удобной коммуникации членов команды, обмена документами, работой над задачами и проектами разного масштаба. KCK.Service&Teamwork позволит всем сотрудникам быть в курсе, что происходит в целом с проектом и на какой стадии сейчас находится каждая из задач. Доступно разделение на подзадачи, их последовательное или параллельное выполнение. Задачи можно группировать вне проектов, есть функционал для контроля, аналитики и формирования отчетности.

Чтобы узнать больше, как готовые решения от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» помогут вашему бизнесу выйти на новый уровень, закажите на сайте бесплатную консультацию эксперта.