Как создать взаимодействие между отделами

Грамотно выстроенное взаимодействие между отделами организации необходимо не меньше, чем слаженная работа внутри каждого подразделения. Только так компания сможет развиваться, а сотрудники будут мотивированы и продуктивны.

В этой статье разбираемся с причинами плохого взаимодействия между отделами и знакомим с инструментами, которые помогут решить эту проблему.

Причины неэффективного взаимодействия отделов компании

Из-за чего чаще всего возникает недопонимание и отсутствует здоровая коммуникация между отделами:

1. Нет договоренностей. Чтобы взаимодействие было, его нужно организовать — рассказать каждому отделу, как и зачем проходит обмен информацией, дать четкие инструкции. Без этого проблемы неизменны.
2. Конфликты начальников отделов. Нездоровая атмосфера сильно усложняет коммуникацию в компании. Сотрудники могут игнорировать запросы коллег из других отделов, не давать обратную связь.
3. Разница поколений. Люди постарше не привыкли обращаться за помощью, молодые специалисты охотнее вовлекаются во взаимодействия.
4. Устаревшие правила. Современный бизнес может успешно развиваться только при одном условии — готовность к переменам. Нельзя допускать, чтобы соблюдение действующего регламента сказывалось на эффективности сотрудников и работе с клиентами. Время от времени следует обновлять регламенты и пересматривать договоренности между подразделениями.
5. Противоречивые цели. У каждого отдела свои задачи — это нормально. Необходимо принимать такие различия как данность и учиться говорить на понятном для коллег языке, объясняя сложное простыми словами.
6. Плохо выстроены бизнес-процессы. Из-за этого они трактуются каждым отделом по-своему, что мешает открытому общению.
7. Нездоровое соперничество. Некоторым сотрудникам сложно делиться опытом и рассказывать о своей работе. Иногда руководители специально поощряют такое соперничество, надеясь повысить эффективность работы отделов. Но в результате растет число конфликтов и продуктивность наоборот снижается. Необходимо поддерживать различные командные активности, показывать, насколько важен обмен опытом и как это положительно скажется на профессиональном развитии.

Если проанализировать ситуацию в компании, каждый руководитель сможет определить, какие конкретно проблемы приводят к тому, что никак не удается наладить взаимодействие специалистов из разных отделов. Дальше остановимся на том, какую атмосферу или условия в коллективе нужно создать, чтобы выстроить коммуникацию.

Какие условия нужны для коммуникаций между структурными подразделениями

В первую очередь важна инициатива генерального директора. Что можно сделать:

• разработать планы по развитию компании и внести туда мероприятия по улучшению взаимодействия;
• поднимать вопросы по коммуникативному взаимодействию на общих собраниях, проводить встречи с руководителями подразделений;
• планировать не только показатели прибыли и привлеченных клиентов, но и ресурсные показатели;
• организовывать для руководителей стратегические сессии, тренинги или практикумы.

Главное в этом вопросе — не останавливаться, так как решить проблему раз и навсегда невозможно. Обстоятельства меняются, к ним нужно подстраиваться, выбирая подходящие инструменты для поддержания обмена мыслями. Об инструментах поговорим чуть позже, а пока остановимся на том, почему так важна вовлеченность директора и его встречи с руководителями подразделений. Во-первых, это прекрасная возможность напрямую обсудить текущие проекты, планы, решить спорные вопросы. Во-вторых, после таких встреч руководители сразу смогут передать информацию своим подразделениям. Так можно поддерживать открытый диалог и инициировать обмен опытом.

Общение отделов компании в офлайн работе

Работая над улучшением взаимодействия в компании, важно убедиться, что менеджеры и руководители подразделений готовы делиться информацией с командой и понимают важность этого. Сосредоточившись всецело на решении задач, легко забыть о работе с командой. Но результаты выполнения задач каждым сотрудником как раз зависят от того, насколько хорошо он понимает ситуацию в компании.

Что можно сделать? Отличный помощник в налаживании взаимодействия — ежедневная утренняя планерка. На обсуждение можно вынести вопросы, связанные с текущими задачами, а также срочные вопросы, требующие мгновенного рассмотрения.

Структуры и схемы взаимодействия подразделений

Все начинается с планирования. Чтобы организация взаимодействия специалистов из разных подразделений вышла на новый уровень, нужно выполнить следующие действия:

• определить цели — зачем это нужно, какая будет польза для каждого отдела и компании в целом;
• определиться с правилами, способами и каналами передачи информации;
• составить четкую структуру или схему взаимодействия.

Когда речь заходит о построении организующей схемы в контексте взаимодействия подразделений, большинство думают о списке должностей. Это не так. Схема взаимодействия — это документ, в котором понятно прописана зона ответственности каждого отдела, а также каждого конкретного специалиста с указанием должности и результата, который от него ожидается.

Организационная схема исключает хаотичные коммуникации, из-за которых тормозится деятельность компании. Если составить такую схему правильно, она поможет наладить взаимодействие отделов — все будут понимать, кто за что отвечает, какие задачи в приоритете, к кому можно обращаться по конкретному вопросу.

Способы повысить качество работы через общие коммуникации в отделах

Какие подходы можно использовать, чтобы общение между отделами улучшилось? Рассмотрим три эффективных и одновременно простых метода, которые действительно работают.

1. Культура проектной работы.
   Объединяйте сотрудников из разных отделов в работе над общими проектами. Это сближает, помогает понять, как все устроено у других подразделений. Также каждый из специалистов приносит в такой проект свои уникальные компетенции. Происходит естественный обмен опытом не только внутри отделов, но и на уровне компании.
2. Политика «открытых дверей».
   Очень часто наладить взаимодействие мешает отсутствие культуры свободного общения среди специалистов разных уровней. Активно внедряйте политику «открытых дверей». Важно, чтобы каждый сотрудник знал, что он может обратиться к любому специалисту, независимо от его подразделения или должности, чтобы получить необходимую для работы информацию. Также важна высокая скорость коммуникаций. Любой рядовой сотрудник должен быть уверен, что получит ответ по своему запросу даже, если обратился к руководителю.
3. Внутренняя ротация персонала.
   Попробуйте перевести нескольких специалистов из одного отдела в другой. Поддерживайте идею горизонтального карьерного развития, показывайте, как специалисты могут проявить себя в разных подразделениях, какие есть перспективы и возможности. Так вы добьетесь постоянного притока свежий идей, не допустите выгорание сотрудников и побудите больше узнавать о работе других отделов.
   
   Многие руководители практикуют ротацию персонала еще и по той причине, что так не нужно тратиться на адаптацию новых людей в компании. Человек переходит в другой отдел, меняется руководитель, коллеги, задачи — часто это дает мотивацию и помогает повысить свой уровень эффективности.

Выстраивать и сохранять свободную коммуникацию в компании помогут специализированные сетевые ресурсы. Хорошо, если у фирмы есть внутренний информационный портал, где любой сотрудник может быстро получить основную информацию о работе других департаментов, узнать, как в организации распределены обязанности. О том, какие инструменты могут быть полезными при создании информационного портала, поговорим в заключение этой статьи.

Инструменты от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Итак, создание единого информационного поля — вопрос, к которому мы логично подошли, рассматривая важность открытой коммуникации внутри организации. Чтобы сотрудники могли свободно общаться, получать актуальную информацию по проектам, консультироваться с коллегами, нужен эффективный инструмент. Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое облачное решение — КСК.Service&Teamwork.

Некоторые руководители по привычке используют обычные чаты и мессенджеры для общения, но эффективность процессов от этого страдает. В общем потоке актуальные новости быстро теряются, важные сообщения можно просто не заметить. Намного удобнее использовать специальные инструменты, где есть весь необходимый функционал для командного общения.

С помощью КСК.Service&Teamwork вы сможете организовать эффективную коммуникацию внутри одной команды и несколькими подразделениями как офлайн, так и онлайн. Инструмент состоит из 4 модулей, каждый из которых содержит функционал, позволяющий закрыть реальные потребности сотрудников.

1. Модуль для управления проектами Teamwork.
2. Модуль для предоставления услуг внутри организации Service и улучшения взаимодействия.
3. Корпоративный портал — единое информационное поле, где все сотрудники могут общаться, быстро запрашивать и получать необходимую информацию, ставить и брать в работу задачи.
4. Для контроля выполнения задач и подготовки отчетности предусмотрен модуль Аналитика.

КСК.Service&Teamwork — инструмент для формирования единого информационного поля с открытым доступом для всех подразделений. Используя функционал 4-х модулей, специалисты смогут обмениваться быстрыми сообщениями, важными новостями и документами по проектам. Вся доступная информация хранится в облаке.

Публикуйте новости для всех отделов или конкретных групп специалистов, делайте рассылку, собирайте обратную связь от сотрудников — управляйте коммуникативными процессами в компании, повышайте информированность и вовлеченность. Постепенно вы начнете видеть результаты таких преобразований — отделы научатся работать как единая команда, на смену неуместному соперничеству придет здоровая конкуренция. Специалисты разных подразделений охотно будут делиться опытом, что приведет к повышению продуктивности всей организации.

Хотите узнать, как КСК.Service&Teamwork и другие инструменты «КСК ТЕХНОЛОГИИ» могут помочь вашему бизнесу? Оставьте заявку на бесплатную консультацию.