+7 (495) 280-11-23
Пн - Пт: 9:00 - 19:00
Все больше компаний полностью или частично переходят от формата привычного офиса к дистанционной работе. По многих причинам это удобно, экономически выгодно и практично, но требует правильного подхода к управлению удаленной командой.
В этой статье рассмотрим, как правильно организовать работу удаленной команды дистанционно и какие инструменты использовать, чтобы все работалось комфортно и продуктивно.
Основные принципы удаленного управления командой
Прежде чем мы обсудим практические советы дистанционного управления командой, хочется акцентировать внимание на том, что удаленные сотрудники — не автономные единицы. Да, они работают не в офисе, но от этого не меньше, а порой даже больше, нуждаются в мотивации, поддержке и эффективной организации рабочего процесса.
Дальше рассмотрим несколько советов, которые дают предприниматели, успешно организовавшие работу удаленной команды. Посмотрим, на какие нюансы в организации управления специалистами на удаленке стоит обратить внимание в первую очередь.
1. Организация простой и понятной коммуникации
Для эффективного управления удаленными сотрудниками первым делом решите, как будете поддерживать коммуникацию внутри команды. Почему это важно для управления рабочей группой и конечного результата? Как минимум, по двум причинам:
- хорошо выстроенная коммуникация с удаленными сотрудниками помогает в эффективной постановке задач, в том числе, срочных, когда нужно быстро получить необходимые по проекту документы или решить вопрос с коллегами;
- благодаря открытому общению в команде поддерживается высокий уровень мотивации — удаленные сотрудники быстро получают обратную связь, видят результаты своего труда, реакцию руководителя проекта и других членов команды.
Какие приложения можно использовать для общений команды на удаленке? Telegram, Skypeу, Zoom — хорошие площадки для рабочей переписки. Российский разработчик КСК.ИК предлагает готовое решение для компаний с удаленными сотрудниками — КСК.ЧАТ, где можно:
- обмениваться сообщениями в рамках одного бизнес-процесса;
- организовать личные или групповые обсуждения;
- обмениваться файлами;
- просматривать переписку на мобильном устройстве;
- создавать уведомления и индикаторы;
- разграничивать права доступа;
- приглашать участников в чат с уведомлением на почту;
- сохранять переписку в архив.
Для удаленных сотрудников лучше создать несколько рабочих чатов — отдельно для важных объявлений, для решения срочных вопросов, для флуда. Стоит использовать один менеджер и единое программное обеспечение. Так все сотрудники, независимо от того, работают они в офисе или на удаленке, смогут быстро и эффективно решать вопросы.
Если в команде есть удаленные специалисты из разных стран и часовых поясов, важно, чтобы все понимали, кто и в какие часы работает. Это поможет поддерживать коммуникацию и получать быстрый фидбек, а также ставить задачи с учетом рабочего времени коллег.
Чтобы сблизить членов команды, некоторые руководители создали виртуальную zoom-кухню-кофейню, куда удаленные сотрудники, которые решили сделать перерыв, могут зайти и поболтать за чашечкой кофе. Еще можно организовать комнаты для конференций отдельных проектных команд и регулярно проводить видео-совещания.
2. Четкая постановка рабочих задач
Что делать, как делать, в какой последовательности — прописать важно все моменты. Конечно, можно ставить задачи в переписке, но велики шансы, что кто-то чего-то не поймет, а важное сообщение просто потеряется. Поэтому обязательно используйте специальные сервисы постановки и управления задачами.
На дистанционной работе четкая постановка задач — краеугольный камень успеха и продуктивности. Важно прописать, что конкретно требуется сделать, в каком формате, какие инструменты использовать, какой результат получить на выходе и в какие сроки. На платформе КСК.ИК есть все необходимые инструменты для построения рабочего процесса любой сложности — от самой простой прикладной задачи до сложнейшего сквозного процесса.
Вот, что можно делать, используя функционал платформы КСК.ИК:
- автоматически назначать задачи на конкретных исполнителей;
- контролировать время выполнения (дедлайны) и просрочки;
- интегрироваться со сторонними системами, почтовым сервером для отправки уведомлений;
- при необходимости запускать подпроцессы, когда необходимо выполнить несколько итераций задачи;
- генерировать документы в разных форматах по готовому шаблону;
- строить разные схемы решений и интерактивные формы задач с любой логикой;
- использовать различные режимы работы пользователей (добавление, просмотр, редактирование документов).
При использовании КСК.ИК на каждую задачу настраивается форма с набором определенных данных — так рождается бизнес-процесс или совокупность данных для последующей обработки. В ходе работы в рамках одного процесса задачи можно собрать в единую историю, а на основании структурированных данных построить различные реестры со своим набором параметров фильтрации. Благодаря этому создается база для анализа и отчетности. Также в работе можно использовать неструктурированные данные или файлы, появившиеся в ходе самих процессов. Они группируются в иерархическую структуру папок. На КСК.ИК реализован сквозной поиск файлов по всем процессам.
Данные, которые в процессе работы над задачами, система собирает и обрабатывает автоматически:
- нагрузка на каждого исполнителя;
- число текущих задач;
- число выполненных процессов;
- просрочки дедлайнов.
Используя платформу КСК.ИК, можно выстроить управление на основе сложных сквозных бизнес-процессов в единой информационной среде.
Также для эффективной работы с задачами пользователям КСК.ИК доступно файловое хранилище:
- расширенный объем пакета документов;
- структурированное хранение информации;
- настройки ограничения доступа;
- пакетная и поштучная загрузка документов;
- просмотр без скачивания документов и подписей;
- сравнение разных pdf-файлов.
Благодаря удобному механизму поиска и фильтрации документов, при решении задач сотрудники могут быстро найти необходимую информацию в файловом хранилище. Поиск реализован по названию документа или папки, номеру бизнес-процесса или дате.
3. Мотивация сотрудников работать на результат
Мотивированный сотрудник вкладывается в процесс, так как понимает свою цель и конечную выгоду. Мотивировать можно по-разному. Например, иногда простая похвала многое решает — позволяет снять напряжение, которое нередко появляется при формате удаленного общения.
Вот идеи, как можно мотивировать удаленных сотрудников:
- считать KPI и радовать премиями тех, кто перевыполнил план;
- каждый месяц премировать лучшего сотрудника;
- оплачивать для сотрудников посещение обучающих семинаров, курсов, конференций;
- предоставлять дополнительные выходные.
Конечно, нельзя забывать, что главная мотивация — уважительное отношение к специалисту и достойная оплата труда. Если платить мало и применять только «метод кнута», специалисты будут разбегаться из компании — удаленные это сотрудники или нет.
Еще один эффективный способ мотивировать удаленных сотрудников делать больше и качественнее — потенциальный карьерный рост. Покажите, какие есть перспективы для развития и что для этого нужно сделать.
4. Контроль работы удаленной команды
В этом вопросе главное — без фанатизма. Сотрудники должны понимать, что далее на дистанционной работе контролируется время или результат их работы, но не должно создаваться ощущения, что за ними постоянно следят, «дышат в спину» и подгоняют.
Руководителям команды можно установить «контрольные точки» и согласовать их с сотрудниками. Так все смогут работать в комфортном для себя темпе и ориентироваться на результат.
Те, кто решаются на тотальную систему контроля, могут использовать учет рабочего времени. Но, как показывает опыт многих компаний, эффективнее отслеживать KPI, а чтобы держать команду в тонусе — устраивать групповые совещания в чатах или созвоны в Zoom. Для удобства отслеживания эффективности работы команды в КСК.ИК автоматически собираются сведения по исполнению отдельных процессов. Можно отслеживать нагрузку на каждого исполнителя, количество задач в работе, соблюдение сроков. На основании этой информации формируется база для отчетности.
5. Форс-мажорные ситуации случаются
В целом, нужно понимать, что удаленно работают такие же люди со своими проблемами. Постарайтесь дать сотрудникам больше свободы, если того требуют обстоятельства. Например, можно заранее договориться, что когда кому-то нужно взять незапланированный выходной, он уведомит об этом руководителя группы, а свои задачи выполнит в другой день. Если происходят непредвиденные обстоятельства, требующие длительного отсутствия, можно передать проект другому специалисту или распределить обязанности между всеми членами команды.
6. Доступ к общему видению процесса
В командной работе важно, чтобы сотрудник чувствовал себя частью коллектива и представлял, в чем заключается работа других — это помогает лучше справляться со своими задачами. Если это возможно, рассказывайте больше о клиенте, проекте, открывайте доступ к документам и отчетам, чтобы все могли быть в курсе, как продвигается работа и какие результаты уже достигнуты — это мотивирует. Но, как и в любом деле, здесь важно не перестараться. Не нужно давать лишние сведения специалисту, если они ему не нужны или непонятны. Также помните о защите конфиденциальной информации, так как утечка данных может навредить компании.
Организуя работу через платформу КСК.ИК, разграничивайте уровни доступа к документам в зависимости от должности. Это поможет быстро открывать необходимый доступ тем специалистам, кому это нужно для работы над проектом.
7. Повышение квалификации сотрудников
Этот пункт перекликается с мотивацией. Если предоставлять возможности для роста, сотрудники будут работать эффективнее, а также быстрее развиваться, что позволит создавать дополнительные отделы и масштабировать бизнес. Если вкладываться в обучение толкового специалиста, можно вырастить настоящего профессионала, который в будущем принесет колоссальную пользу и увеличит прибыль компании.
Конечно, будем честными — есть риск, что, обучившись всему, специалист захочет уйти в другую компанию. Но здесь мы снова возвращаемся к вопросу мотивации — важно не только «выращивать» хороших профессионалов, но и создавать для них комфортные условия труда с достойной оплатой. Тогда самые ценные кадры останутся в компании.
Для повышения квалификации сотрудников можно внедрить систему корпоративного обучения. Для этого можно использовать специальные платформы, где удобно создавать курсы и организовывать тренинги. Например, на базе КСК.ИК можно организовать аттестацию персонала. Для этого предлагается использовать готовое решение КСК.АСА с гибкой настройкой форм и процессов, удобным конструктором тестов, встроенным аналитическим движком для формирования отчетов. Система поддерживает REST-API, интегрируется с системой прокторинга, реализована на открытом ПО, адаптирована для ПК и мобильных устройств.
КСК.ИК — интеллектуальный конвейер для управления работой удаленной команды
Если подытожить пункты, рассмотренные в этой статье, можно прийти к следующему выводу — для эффективной работы на удаленке необходимо организовать коммуникацию, четко ставить задачи и прослеживать их выполнение, мотивировать сотрудников и держать руку на пульсе, контролируя работу специалистов. Также важно помнить, что в команде работают живые люди, у которых случаются форс-мажорные ситуации, которым нужна похвала, поощрения и мотивация для роста.
Многие руководители крупных проектов убедились, что организовать работу удаленных сотрудников, автоматизировать бизнес-процессы, эффективно управлять командой и не растерять человеческий капитал, можно, используя специальные инструменты. Например, интеллектуальный конвейер КСК.ИК. Это пакет готовых решений для цифровизации бизнеса и перехода к процессной модели управления удаленной группой сотрудников.
Вы можете сами определить место платформы КСК.ИК в структуре вашего бизнеса. Так, во многих компаниях уже успешно используются специализированные инструменты управления ресурсами ERP или системы взаимодействия сотрудников и клиентов CRM. Уникальность КСК.ИК в том, что ВРМ-система позволяет адаптироваться под ваши условия и органично встроиться в уже имеющуюся среду — охватить деятельность компании в виде сквозных процессов или взять на себя автоматизацию отдельных направлений.
Мы предлагаем два уровня интеграции в КСК.ИК — с помощью модуля взаимодействия КСК.REST API Gateway и с помощью модуля КСК.Шлюз (принцип интеграционной шины). Какой из вариантов подойдет вашей компании и поможет вывести работу с удаленной командой на новый уровень? Узнайте у вашего персонального консультанта по внедрению интеллектуального конвейера КСК.ИК в структуру вашего бизнеса.
