Управление командой проекта

Управление командой проекта начинается с ее формирования. Задача руководителя в том, чтобы подобрать специалистов, которые по опыту и навыкам смогут дополнять друг друга и совместно решать поставленные задачи.

Но даже, если собрать вместе прекрасных специалистов, для получения ожидаемого результата необходимо выстроить процесс управления командой проекта — для этого требуются определенные качества управленца и специализированные инструменты. Руководитель должен уметь урегулировать конфликты внутри коллектива, вдохновлять коллег, расширять возможности проектной группы. Когда есть сильный лидер, который использует правильные подходы, потенциал каждого члена команды раскрывается по максимуму.

В этой статье расскажем, как собрать эффективную команду, а также какие методы и инструменты использовать для управления проектной группой.

Определение и понятия

Что такое управление командой проекта? По сути, речь идет о способности руководителя координировать действия команды или же группы людей, занятых работой над одним проектом. Цель такого координирования или управления — решение поставленных стратегических задач.

Управление командой проекта — это:

• постановка целей и задач;
• корпоративная коммуникация;
• оценка деятельности отдельных сотрудников;
• контроль/регулирование распределения задач, рабочей загрузки;
• выявление проблем и разрешение возможных конфликтов внутри проектной группы.

Главная цель в управлении командой — успешная реализация проекта. Но есть и другие цели, которые имеют более глобальное значение для развития компании в целом, например:

• Повышение продуктивности. Правильно управляя, командой, можно мотивировать коллег работать лучше, укладываться в сроки, браться за новые задачи с энтузиазмом. Мотивированные сотрудники — это сильная корпоративная основа любого бизнеса.
• Обучение. Чем опытнее отдельные члены проектной команды, тем быстрее будут решаться рабочие задачи и тем выше будет продуктивность. Команда, состоящая из опытных и креативных исполнителей, является ценным активом для компании.
• Сплоченность. Благодаря правильному управлению командами проектов можно из разрозненных специалистов создать единый механизм.

Все ли менеджеры или руководители достигают поставленных целей при помощи одинаковых методов управления? Конечно, нет. Каждый может найти свой способ или метод. Дальше рассмотрим, как можно собрать эффективную команду и какие подходы в управлении использовать.

Состав команды проекты

Собирать команду для реализации проекта необходимо с учетом опыта, профессиональных навыков исполнителей и их способностей работать сообща для достижения проектных целей.

Кто может входить в команду:

• Специалисты, берущие на себя ответственность в управлении. Это менеджеры и другие руководители, занимающиеся непосредственно управлением. Они отвечают за разработку бюджета, ведение отчетности и ее контроль, составление расписаний, управление рисками, коммуникацию внутри команды проекта, административную поддержку.
• Персонал проекта. Это члены проектной команды, которые отвечают за создание поставляемых результатов.
• Поддерживающие эксперты. Это специалисты, занимающиеся заключением договоров, логистикой, юридической поддержкой и безопасностью, тестированием, контролем качества продуктов.
• Представители заказчика/пользователей. Иногда работы по в рамках конкретного проекта предполагают необходимость привлечения наблюдателей, которые могут консультировать или подтверждать приемлемость текущих результатов.
• Агенты, подрядчики, поставщики. Все это представители сторонних компаний, которые заключили договор на предоставление услуг, требуемых для проекта.
• Деловые партнеры. Как сторонние наблюдатели также могут участвовать в реализации проекта, предоставлять экспертную помощь или выполнять определенную отведенную им роль.

После того, как команда проекта собрана, необходимо выбрать стиль управления. Каждый из них имеет свои особенности — некоторые устарели, другие только начинают набирать популярность.

Стили управления командой проекта

Стиль в управлении — это модель взаимодействия руководителя проекта с другими участниками команды. Важно понимать, что методология определяет поведение лидера, то, какой способ принятия решений он выбирает, как распределяет задачи.

Рассмотрим типовые стили управления командами проектов:

1. Ультимативные решения администратора проекта. Это авторитарный способ управления, который подойдет далеко не всем. Чаще этот метод используется для взаимодействия с большим количеством сотрудников низкой квалификации.
2. Рыночный тип управления проектными командами. При такой модели решения принимаются по законам рынка, а основная мотивация для членов группы — материальное вознаграждение. Такой вид менеджмента используют для проектов по интеграции новых продуктов на рынок, так как он развивает конкурентный и соревновательный дух среди членов команды.
3. Бюрократический стиль. При таком подходе к управлению командой проекта присутствуют приказы, строгие регламенты, взыскания. Для проектных разработок такой метод абсолютно не годится, но этот способ может использоваться при вводе бюджетного управления на предприятии.
4. Демократический стиль управления командами. При таком подходе коллектив выступает как комьюнити профессионалов, которые работают над одной общей задачей. Все нацелены на результат и повышение своих профессиональных навыков.
5. Диалоговая форма в управлении. Этот стиль управления проектной командой возник относительно недавно, суть в том, что менеджментом занимается не один руководитель, а группа лиц. Здесь важен профессионализм участников руководящей группы, особую ценность приобретает равноправие.

Кроме стилей обсудим также стратегии управления командой проекта или способы коммуникации менеджера и подчиненных.

Какие стратегии управления командой проекта использовать

Что поможет менеджерам стать более эффективными в управлении командой? Вот, несколько основных стратегий:

1. Соблюдение внутреннего баланса. Выбирая членов команды, убедитесь, что их технические навыки и soft skills вписываются в контекст проекта. Опытный управленец сможет подобрать специалистов и помочь им раскрыть свои таланты.
2. Поддержание открытости и свободной коммуникации. Нельзя допускать, чтобы в команде были затяжные конфликты или, чтобы кто-то из сотрудников оставался один на один со сложной задачей. Менеджеру нужно уметь слушать, а также четко транслировать основной посыл всем членам проектной группы.
3. Прозрачность процессов. Для успешной работы необходимо добиться прозрачности всех процессов и открытости передачи данных внутри проектной команды. Так каждый специалист сможет извлечь максимум из навыков других участников группы, что положительно скажется на конечном результате.
4. Развитие культуры сотрудничества. Опытный менеджер найдет способ организовать все так, чтобы члены команды в любой момент могли обсудить проблемы и совместно найти решение для продолжения работы над задачами. Здесь особенно важно правильно выбрать площадки для коммуникации, которые бы помогали собрать всех специалистов группы в едином информационном поле — проводить виртуальные беседы, обсуждать рабочие вопросы, назначать, делегировать, контролировать задачи, формировать отчеты.
5. Четкая постановка целей и утверждение дедлайнов. Каждый член команды должен понимать, какую роль он играет в проекте, какие задачи за ним закреплены, к какой дате нужно решить определенные вопросы. Здесь помогут программы визуализации, а также для назначения и отслеживания сроков выполнения задач.
6. Постановка целей и согласование сроков. Управление временем влияет на управление командой проекта. Ответственный по проекту должен устанавливать конкретные сроки по каждой задаче и отслеживать их.
7. Делегирование. Хороший менеджер помогает другим членам команды проекта раскрыть свои лидерские качества. Для этого нужна определенная свобода в рамках отведенной сотруднику роли и доверие.
8. Постоянная обратная связь. Если обратная связь от клиентов помогает улучшить услугу или продукт, то получать отзывы от сотрудников не менее важно, если вы хотите улучшить свой стиль руководства.

Далее кратко затронем вопрос оценки эффективности работы команды и перейдем к основному — познакомимся с инструментом, который поможет упростить процесс управления командами проектов.

Оценка работы проектной команды

Чтобы оценить эффективность работы членов команды, можно использовать один из следующих критериев:

1. Классический метод оценки, привычный для большинства видов проектной деятельности. Например, соблюдение сроков, соответствие требованиям по результатам и качеству, нахождение в пределах заявленного бюджета.
2. Оценка, исходя из определенных условий, конкретизированных заказчиком или пользователем.
3. Критерии оценки, основанные на выгоде для участников программы.

Для каждого проекта заказчикам, инвесторам и кураторам нужно выбрать наиболее подходящий метод оценки эффективности. Правильно будет разработать схему критериев оценки результатов, утвердив определенные количественные и качественные показатели, на которые можно ориентироваться, оценивая степень успешности проекта.

В большинстве случаев успешным результатом выполненной работы считают следующие показатели:

• реализация целей/ планов проекта (его жизненного цикла);
• выполнение намеченных задач, достижение желаемого результата в оговоренные сроки и в рамках бюджета, согласованного с заказчиком.

Более конкретные итоги проекта оцениваются индивидуально в контексте проектной группы, организации, заказчика, продукта или услуги.

Какие ресурсы может использовать менеджер или руководитель проекта для коммуникации внутри команды, постановки и контроля задач, а также оценки эффективности работы отдельных исполнителей? Рассказываем о готовых решениях, которые предлагают эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Инструменты управления командой проекта от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Представляем КСК.Service&Teamwork — облачное решение для организации коммуникации внутри команды, работы над задачами и проектами, как в офисе, так и на «удаленке».

Эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разработали инструмент, который поможет организовать работу команды и автоматизировать бизнес-процессы в рамках единого информационного пространства. КСК.Service&Teamwork — это четыре полноценных модуля, в каждом из которых есть функционал, позволяющий настроить внутренние рабочие процессы, включая связанные с управлением, и закрыть все текущие потребности сотрудников.

Как КСК.Service&Teamwork может помочь вашей компании работать над проектами более эффективно:

• Сотрудники смогут быстро находить свои задачи по проекту, расставлять их в порядке приоритетности и сосредотачиваться на том, что более важно.
• Теперь члены команды будут тратить меньше времени на переписку, а совещания станут короткими, емкими и продуктивными.
• Каждый член группы сможет быть доступен из любого места и любого устройства.
• Для всех рабочих задач, файлов, обсуждений по проектам можно использовать единое хранилище данных.

Чтобы понять, почему инструменты КСК.Service&Teamwork действительно нужны вашему бизнесу, рассмотрим каждый модуль по отдельности.

1. Корпоративный портал. Этот модуль разработан как единое информационное пространство для коммуникации членов команды, обмена идеями, мыслями, файлами, новостями по проекту. На портале можно вести общую базу знаний. Есть опция единого окна для поиска доступной информации. Также каждый специалист может увидеть структуру бизнес-процессов компании, найти нужную информацию о ком-то из коллег или подразделений. Удобно, что постоянно обновляется лента актуальных новостей и анонсов, есть чат для быстрого взаимодействия.
2. Аналитика. Этот модуль отвечает за контроль исполнения задач, ведение и сдачу отчетности по проекту в удобном формате. Руководитель группы может контролировать работу специалистов, например, насколько те укладываются в сроки, качественно ли выполняют задачи. Функционал включает в себя наглядные дашборды, опросники для сотрудников, оценку качества выполнения задач, встроенные отчеты для аналитики, возможность импортировать отчеты в любых форматах.
3. Teamwork. Функционал по управлению задачами и проектами любой сложности. Алгоритмы этого модуля помогают отслеживать выполнение отдельных задач, подстраивать списки задач под себя, использовать фильтры. В модуль встроены функции для совместной работы по проектам, предусмотрена возможность последовательного и параллельного выполнения задач и подзадач. Есть функционал для контроля, аналитики и формирования отчетности.
4. Service. Этот модуль разработан для предоставления услуг внутри компании, например, автоматизации работы отдельных подразделений. Благодаря функционалу КСК.Service&Teamwork сотрудники смогут быстрее получать необходимую информацию по проекту. Модуль позволяет автоматизировать услуги и сервисы любого подразделения, настроить SLA, чтобы контролировать качество предоставления услуг, а также управлять конфигурационными единицами.

Эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разработали несколько тарифных планов для пользования новым инструментом по эффективному управлению командой проекта. Выбирайте подходящий и начинайте автоматизацию бизнес-процессов в своей компании.