Управление бизнес-процессами: от определения до внедрения

Управление бизнес-процессами заключается в использовании программных продуктов и других инструментов автоматизации для организации коммерческой деятельности предприятия и достижения максимальной эффективности. Теоретически собственники бизнеса, использующие в работе процессный поход, понимают, как должно выглядеть управление бизнес-процессами, но на практике с внедрением рабочих механизмов иногда возникают сложности.

В этой статье рассказываем про подходы к управлению бизнес-процессами готовые инструменты от «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процесс организации — это совокупность мероприятий/действий с четким регламентом по времени и осуществляемых для получения определенного промежуточного результата. Можно сказать, что бизнес-процесс (БП) — это одна часть работы или участок деятельности фирмы.

Все бизнес-процессы компании желательно систематизировать, разделив на три вида:

1. Управление. Сюда относят планирование, систематизацию, учет, контроль, управленческие функции и другие задачи, связанные с административными действиями руководителей бизнеса и персонала.
2. Производство. К этой категории процессов относят операции, проводимые для создания/запуска продукта/услуги. Они позволяют достичь основной цели, которая ставится перед любым производством, — получить прибыль.
3. Обеспечение. Это кадровые, технические, финансовые процессы компании, обеспечивающие основное производство.

Наиболее эффективно, если за каждый вид бизнес-процессов отвечает определенный менеджер. Предприятия могут применять разные приемы по управлению бизнес-процессами этих трех категорий. Рассмотрим самые популярные.

Подходы к управлению бизнес-процессами

Организации могут использовать разные подходы управления бизнес-процессами, но их цель сводится к одному — повысить качество продукта/услуги и, как результат, увеличить прибыль.

Популярные подходы к управлению бизнес-процессами:

• Принятие стандартов по управлению.
  Стандарты — это четко прописанные нормативы. Все бизнес-процессы предприятия должны выстраиваться, функционировать и контролировать, исходя из принятых стандартов. В этом случае стандарты упрощают процессы адаптации новых сотрудников и вхождение в должность, сокращают производственные риски, гарантируют выполнение работ на высоком уровне.
• Совершенствование бизнес-процессов.
  Речь идет об оптимизации, то есть, снижении расходов, сокращении возможных ошибок. Оптимизацию можно провести одним из способов: кайдзен (неспешное поэтапное улучшение и совершенствование текущей модели) или реинжиниринг (полная реконструкция действующей схемы).
• Использование информационных технологий.
  Задействуя современные технологии на предприятии может быстро обрабатывать данные, защищать их от несанкционированного доступа, упрощать процессы выполнения задач за счет их автоматизации.
• Систематизация.
  Все сферы деятельности предприятий можно систематизировать и отнести к определенному бизнес-процессу.

Приступая к управлению бизнес-процессами, необходимо начать с разделения или разграничения процессов в компании. Важно определить, где заканчивается один процесс и начинается следующий. После этого принимается решение, по каким алгоритмам стоит работать над каждым из процессов.

Больше всего ресурсов уходит на основной этап — разработку бизнес-процессов в организации. Сюда входит их описание, также определяются показатели процессов, которые нужно совершенствовать или оптимизировать.

Следующий шаг — совершенствование процессов. Для этого потребуется собрать команду, которая будет искать возможности для улучшения и проводит аудит бизнес-процессов.

Хотя многие управленцы сегодня следуют трендам и стремятся использовать различные инструменты по управлению БП, не все до конца понимают, нужно ли это их компании и будут ли желаемые результаты.

Дальше рассмотрим, когда нужно управлять БП, а когда можно или даже нужно отказаться от этой идеи.

Когда организации надо управлять бизнес-процессами

Жизненный цикл компании на текущем этапе — то, что будет определять, нужно ли организации переходить на управление бизнес-процессами. Рассмотрим на примере.

Допустим, речь идет о небольшой компании, где от 10 до 30 сотрудников. Целевая аудитория у компании расплывчатая, а БП упрощенные. Такие фирмы обычно быстро и безболезненно адаптируются к переменам — это весомый плюс. Если в такой компании прописать четкие нормативы и насадить жесткие схемы, такая адаптивность пропадет.

Совсем другое дело, если бизнес масштабируется, количество сотрудников увеличивается и то, что в прошлом примере было преимуществом, может стать недостатком. Из-за отсутствия слаженности в работе контролировать процессы становится очень тяжело, нарастает хаотичность. В этом случае необходимо использовать инструменты автоматизации управления БП.

Также управленцу важно учесть момент регламентации. Только четко отлаженные процессы нужно документировать. Если какие-то процессы еще не установились, нужно их тестировать и определить, какие более эффективные.

Принимая решение об управлении бизнес-процессами, руководителю важно учесть специфику деятельности. Эффективнее всего управление бизнес-процессами срабатывает на предприятиях, работа которых построена на постоянно повторяющихся действиях. Если организация занимается проектной деятельностью, жесткие БП могут только навредить. Кроме этой ошибки есть и другие, которые чаще всего допускают управленцы, начиная оптимизацию БП.

Типичные ошибки

В целом у моделирования и управления БП есть как сторонники, так и противники. Первые утверждают, что такой подход помогает сократить расходы и улучшить производительность, вторые уверены, что бизнес начинает зависеть от конкретной технологии и тратится слишком много времени и ресурсов на оптимизацию процессов. Если подвести эти два противоположных мнения к единому знаменателю, вывод напрашивается следующий: чтобы получить ожидаемый результат и не расходовать ресурсы впустую, необходимо учесть опыт других, что поможет избежать типичных ошибок.

Распространенные ошибки:

1. Компания забывает про оптимизацию текущих бизнес-процессов, а сразу внедряет новые. Возвращаемся к необходимости составить карту бизнес-процессов и понять, что можно улучшить, а что действительно нуждается в кардинальных изменениях.
   Решение.Необходимо разобраться, что конкретно не устраивает в текущей ситуации, что можно оптимизировать, а что придется менять и внедрять инновации. Внедряя новые БП, убедитесь, что ответственные сотрудники поддерживают связь с техническим и операционным отделами.
2. Организация настолько увлечена управлением бизнес-процессами, что оптимизация превращается в ИТ-проект. Когда вся работа взваливается на сотрудников ИТ-отдела, все может закончиться провалом.
   Решение. Конечно, большая часть задач, решаемых в управлении бизнес-процессами, связана с ИТ-технологиями, но привлекать нужно не только ИТ-специалистов, но и сотрудников, являющихся экспертами непосредственно в самих бизнес-процессах.
3. Компания инвестирует в технологии по управлению БП, не разобравшись, какие процессы действительно нуждаются в оптимизации. В таком случае управляющего могут привлекать инновации и сама идея, что получится упростить коммуникацию, сократить расходы, улучшить взаимоотношения с клиентами. Но этого мало — нужно понять, как это будет работать на практике.
   Решение. Прежде, чем вкладывать средства в технологии, опишите БП, составьте схему и подумайте, какие процессы управления нужно усовершенствовать, как это сделать и зачем.

Чтобы внедрение управление бизнес-процессами принесло желаемый результат, необходимо начать с понимания, чего конкретно нужно достичь, и при необходимости работать над оптимизацией текущих процессов.

Внедрение автоматизации в управление

Автоматизировать БП позволяют различные технологии — программное обеспечение, которое нацелено на выполнение таких задач:

• безостановочный сбор данных;
• оперативное формирование отчетности;
• упрощение коммуникации между специалистами разных подразделений на предприятии;
• обмен данными между отделами;
• увеличение прибыли.

Чтобы переход к автоматизации БП на предприятии прошло мягко и эффективно, необходимо выполнить несколько шагов:

• вовлечь сотрудников в новый процесс;
• проверить жизнеспособность алгоритмов;
• провести тестирование и обучить персонал, познакомив специалистов с новыми обязанностями;
• внедрить БП в действующую схему работы;
• определить зону ответственности внедрения новых процессов, чтобы каждый сотрудник понимал, в чем заключаются его обязанности.

Поэтапное внедрение автоматизации управления БП поможет всему коллективу адаптироваться к новой системе и повысить заинтересованность каждого.

Разработка систем автоматизации по управлению БП — непростая задача, требующая немалых вложений.

Создание системы, написание кода — на все нужно время и большие ресурсы. Многие фирмы предпочитают использовать готовые решения — low-code-платформы. Одно из таких решений предлагает компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Новая разработка компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ» — КСК.Service&Teamwork. Инструмент для автоматизации бизнес-процессов и формирования единого информационного пространства. Продукт разработан на базе российского ПО, состоит из 4 модулей, отличается понятным и удобным интерфейсом с возможностью кастомизации под бренд. Разработка помогает экономить время при коммуникации внутри команды, отслеживании и выполнении задач. Также сервис позволяет использовать единое хранилище для всех задач, файлов и обсуждений.

Основные модули КСК.Service&Teamwork:

• Teamwork для управления качеством проекта и задачами;
• Service для улучшения качества услуг внутри компании;
• Корпоративный портал для создания единого информационного пространства;
• Аналитика для контроля выполнения задач и автоматической подготовки отчетов.

Предлагаем несколько тарифных планов для использования нового продукта КСК.Service&Teamwork.