Тайм-менеджмент для руководителя: эффективное планирование рабочего дня

Для любого руководителя современной динамично развивающейся компании тайм-менеджмент жизненно важен. Ставить цели, распределять задачи, грамотно расходовать ресурсы, управлять своим рабочим временем и выстраивать работу своей команды — без этих навыков в современном бизнесе просто никуда.

В этой статье разбираемся, что такое тайм-менеджмент руководителя, какие есть методы планирования рабочего времени и на какие правила можно ориентироваться, чтобы достичь хороших результатов.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен в управлении

Тайм-менеджмент — это комплекс мер для планирования и контроля своего рабочего времени, составление четкого плана действий для более эффективной работы. Тайм-менеджмент включает в себя много процессов, начиная от планирования и заканчивая делегированием задач и анализом результатов.

Зачем нужен тайм-менеджмент? Проблема в том, что, работая в режиме многозадачности, легко упустить из виду главное, ошибиться с расстановкой приоритетов, спустить энергию не туда. В итоге получаем отсутствие мотивации, выгорание, хроническую усталость и проблемы со здоровьем.

Если освоить техники управления временем, можно научиться достигать максимум целей за минимум времени без излишней суеты. И дело здесь не в том, чтобы делать все быстрее, а в правильной организации рабочего процесса и в эффективности.

Эксперты, занимающиеся тайм-менеджментом, дают руководителям следующие советы:

• Разделяйте задачи по группам. Как может выглядеть планирование? Отдельно можно выделить приоритетные, срочные, непредвиденные, новые. В календаре их можно выделять разным цветом.
• Важный навык для руководителя — делегировать задачи. Обучайте сотрудников и наделяйте их большими полномочиями, освобождая для себя время, чтобы взяться за решение более важных вопросов.
• В своем рабочем графике выделите определенное время для работы с коллективом, выполнения рабочих задач и отдыха. Не переключайтесь с одной задачи на другую, так как это отвлекает и утомляет.
• Начинайте свой день без суеты и спешки, чтобы не потратить силы и нервы, которые пригодятся для решения рабочих задач.
• Приучите себя вставать в одно и то же время. Во-первых, это хорошо дисциплинирует, во-вторых, помогает чувствовать себя собраннее и положительно влияет на ваше здоровье.
• В вашем рабочем графике должно быть время на отдых. Учитесь переключаться — выйдите на свежий воздух и прогуляйтесь в парке, прочитайте несколько страниц книги, займитесь тем, что поможет отвлечься.
• Планирование должно включать определенное время для каждой задачи. Если нет четких дедлайнов, легко расслабиться и поддаться прокрастинации.
• Для руководителя полезно взять на вооружение правило Парето. Суть следующая: только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Выделите задачи, которые принесут максимум пользы, и сосредоточьтесь на них.
• Под конец рабочего дня сверьте результаты, которых удалось достичь, с вашими планами. Скорректируйте задачи на следующий день.

Эти общие советы могут пригодиться собственникам бизнеса и менеджерам для управления временем и помочь наладить планирование рабочего дня. Дальше рассмотрим три популярные техники тайм-менеджмента, которые используют многие современные руководители крупных компаний.

Методы планирования времени

Существует более 20 техник или методов тайм-менеджмента. Интересно, что  некоторые условно противоречат друг другу, к примеру, согласно одной технике планирование важных дел должно приходиться на утро, а другой подход предлагает начинать день с мелких задач. Очевидно, что здесь вопрос не в противоречии, а в индивидуальном подходе — каждый может выбрать для себя подходящую методику и следовать ей. Мы рассмотрим три топовых метода распределения рабочего времени, которые подходят практически всем.

Метод «Альпы»

Суть этого метода тайм-менеджмента следующая: большую задачу разбивают на небольшие подзадачи и решают ее пошагово по принципу восхождения на гору.

Основные рекомендации для руководителя:

• 60% времени рабочего дня уделяйте запланированным делам, 40% оставьте на непредвиденные;
• не отклоняйтесь от задуманного графика;
• начинайте работу с приоритетных задач;
• для каждой задачи запланируйте примерные сроки выполнения и найдите время в графике;
• под каждую задачу составьте план (лучше прописать все этапы), а для каждого из пунктов пропишите ориентировочное время выполнения;
• когда один пункт плана выполнен, отметьте это.

Метод хороший, но есть одна сложность — не всегда удается составить точный прогноз и определить, какое время будет потрачено на решение каждой из задач. Чтобы перестраховаться, желательно прописывать сроки с запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Суть подхода следующая: все задачи нужно раз делить по 4 квадратам и выполнять в соответствии с приоритетностью.

• Важные и срочные. Эти задачи нужно делать в первую очередь, их нельзя отложить или кому-то делегировать. В этот квадрат добавляем задачи, от которых зависит очень многое.
• Важные, но несрочные. Эти задачи нужно правильно распланировать, так как они важные, но с ними можно не спешить, а выполнять постепенно.
• Неважные, но срочные. Такие задачи лучше всего делегировать другим, чтобы освободить время для решения приоритетных.
• Неважные и несрочные. Эта категория задач обычно отнимает много времени у руководителя, а пользы приносит или минимум или вообще никакой. Их лучше убрать из своего графика или вернуться к ним только в том случае, если будет свободное время.

Матрицу Эйзенхауэра используют многие руководители, это эффективный и простой метод упорядочить свои задачи на день.

ABC-анализ

Интересный подход, объединивший в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Суть в том, что все задачи делят на 3 группы.

• А. Приоритетные. Это наиболее важные и срочные задачи, от них зависит примерно 65% достижения успеха.
• В. Важные. Польза от решения этих задач около 20%. Некоторые можно делегировать сотрудникам.
• С. Несрочные и неважные. Значимость таких задач не превышает 15%. Их делать в последнюю очередь.

Чтобы понять, какой из методов тайм-менеджмента  руководителя подходит вам больше всего, попробуйте поэкспериментировать с разными вариантами. Оцените плюсы и минусы каждого, чтобы сделать выбор.

В последнем блоке статьи рассмотрим наиболее важные правила, которые помогут вам правильно и эффективно планировать свое рабочее время, а также время своей команды.

ТОП-6 правил, как правильно спланировать время руководителю

1. Точно формулируйте цели.

Без грамотной постановки цели планирование как таковое будет если не бесполезным, то малоэффективным точно. Как можно что-то планировать, если нет четкого понимания, к какому результату нужно прийти? Для формулировки целей можно использовать метод декомпозиции или разделения одной цели на самостоятельные этапы. Многим нравится использовать SMART методику, согласно которой цель должна соответствовать следующим требованиям:

• быть конкретной;
• измеряться;
• достигаться;
• быть актуальной;
• иметь четкие ограничения по времени.

2. Ведите хронометраж.

Если к концу рабочего дня вы без сил, а основные задачи так и не выполнены, возьмите за правило отслеживать, куда и сколько времени вы тратите. Привычка вести учет рабочих часов помогла многим руководителям наладить свой график. Записи можно вести в удобном для вас формате, например, использовать современные цифровые инструменты. Главное учитывайте все действия и время, которое вы на них потратили. В конце дня проанализируйте свою статистику и сделайте выводы. Начиная практиковать этот подход, многие к своему удивлению обнаруживают, что львиная доля ресурсов ушла на пустые дела, никак не связанные с решением важных задач.

3. Концентрируйтесь на главном.

Иногда работы так много, что сложно определить, за какие задачи браться в первую очередь. Это может привести к прокрастинации и откладыванию важной работы на неопределенный срок. Попробуйте управление временем через методики, которые мы рассмотрели в этой статье, например, матрицу Эйзенхауэра или АВС-анализ. Также приучите себя выполнять задачи, не отвлекаясь на посторонние факторы.

Вот еще несколько советов, которые помогут концентрироваться на главном:

• Переносите несрочные задачи в графике, чтобы успеть выполнить приоритетные. Определите период дня, когда у вас самая высокая продуктивность, и тогда занимайтесь главными задачами. Остальные решайте в другое время.
• Делегируйте задачи другим сотрудникам. Обучайте их брать на себя ответственность. Так вы поможете себе высвободить время для более важной работы.
• Учитесь отказывать. Если кто-то напрасно тратит ваше время и не приносит корпоративной пользы, подумайте о том, как прекратить сотрудничество.
• Не переусердствуйте с перерывами. Конечно, отдыхать нужно и невозможно выполнять работу целый день без перерывов, но здесь важно найти золотую середину, чтобы не провести день в прокрастинации и не снизить свою концентрацию на делах до нуля.

4. Всегда планируйте свои действия.

Даже, если для задачи предусмотрен строгий регламент ее выполнения, не лишним будет составить свой план. В этом вам помогут три методики:

• Заблаговременное планирование рабочего дня. Распишите, какие дела нужно решить, определите их приоритетность.
• Фиксирование целей и планов. Пока вы не расписали задачу на бумаге или в электронном виде — это просто абстрактное желание, мозг не готов тратить на такие цели ресурсы.
• Разделение больших задач на подзадачи. Это поможет последовательно подходить к реализации цели.

Попробуйте накануне или с утра составлять план на рабочий день и уже через какое-то время вы заметите, как работает управление временем.

5. Анализируйте полученный опыт.

Чтобы вывести свою продуктивность на высокий уровень, важно научиться ее отслеживать и контролировать. Например, в конце дня можно оценить, каких результатов вы достигли сегодня, был ли эффективен ваш план на день, можно ли внести какие-то коррективы на будущее. Подумайте над ситуациями, где вы потратили много ресурсов, попробуйте понять, почему так произошло и могло бы что-то изменить более продуманное планирование. Также не лишним будет оценить, какие «пожиратели времени» были у вас в течение дня. Возможно, это серфинг в социальных сетях, который «съел» ваши ресурсные часы, когда правильно было бы сосредоточиться на приоритетных задачах.

6. Помните про отдых.

Мы много говорим о менеджменте, продуктивности и эффективном планировании, о том, как избежать прокрастинации и лени. Но нельзя забывать, что отдых необходим, чтобы восстановить силы, перезагрузить мозг и с новым запалом приняться за работу. В течение дня научитесь чередовать работу и отдых. Например, можно устраивать 15-минутные прогулки в парке или просто выходить на балкон, чтобы подышать свежим воздухом и отдохнуть от монитора. Чтобы руководитель находился на пике психофизических способностей, нужно уметь восстанавливать и показывать в этом хороший пример всей команде.

В завершение статьи хотим напомнить, что для эффективного планирования рабочего времени полезно использовать современные инструменты, например, решение КСК.Проекты. Это российская разработка, которая упростит управление проектами, поможет контролировать выполнение задач и распределять ресурсы в течение всего жизненного цикла проекта. Для разных компаний мы разработали несколько вариантов КСК.Проекты — облачное, коробочное решение или проектное внедрение. Запросите консультацию эксперта КСК ТЕХНОЛОГИИ, чтобы узнать, какой из вариантов подойдет для вашего бизнеса.