Создание бизнес-процессов в организации

Внедрение процессного управления помогает повысить продуктивность, конкурентоспособность и клиентоориентированность компании, сформировать основу для масштабирования бизнеса и снизить напряженность в команде.

Рассказываем, что такое бизнес-процессы и даем четкий алгоритм действий по их моделированию в вашей организации.

Определение бизнес-процесса

Под бизнес-процессом понимают сформированную последовательность шагов или определенных действий, которая помогает удовлетворить запросы клиента и получить прибыль. Каждый бизнес-процесс состоит из подпроцессов, детализирующих отдельные шаги, и имеет следующие особенности:

• Всегда повторяется. Например, для создания рекламного видео компания всегда должна получить бриф и составить ТЗ на его основе, обсудить с клиентом детали, подписать договор, затем снять, смонтировать видео и презентовать его заказчику.
• В ходе исполнения затрагивает несколько отделов/должностей. К примеру, в бизнес-процессе съемки видео задействовано несколько специалистов — режиссер, маркетолог, монтажер, автор контента.

Количество бизнес-процессов может зависеть от вида деятельности и масштабов бизнеса. Примеры отдельных бизнес-процессов — поиск клиентов, продажа, наем новых сотрудников, съемка рекламного ролика.

С чего начинается построение

Построение бизнес-процессов начинают с описания производственных процессов. Их необходимо квалифицировать и последовательно расположить в логическом порядке.

Для описания бизнес-процессов используют два способа:

• Вертикальное описание с отображением состава процесса в виде иерархического перечня. Это простой способ, когда между отдельными процессами проводятся только вертикальные иерархические связи. Из преимуществ — легкость, простота, скорость. Чтобы решить многие задачи компании, часто вертикального описания вполне достаточно. Можно найти процессы, у которых нет ответственных, лишние функции и их дублирование, возможности для повышения эффективности организационной структуры.
• Горизонтальное описание более детализировано. Описывается каждый процесс подробно, показывается горизонтальная связь между отдельными процессами. Практика показывает, что для эффективного описания процессов можно совмещать два этих способа на разных уровнях. Например, использовать горизонтальное описание только на нижнем уровне процессов, когда подпроцессы имеют определенную последовательность и четкую взаимосвязь.

Если говорить простым языком, то построение бизнес-процессов — это разработка определенных стандартов и действий, которые помогут достичь намеченной цели. До сих пор не все предприниматели осознают, насколько важно внедрять процессный менеджмент и как разработка бизнес-процессов может влиять на эффективность работы организации. Но когда процесс четко прописан, его можно совершенствовать, что положительно скажется на увеличении прибыли и позволит удовлетворить растущие запросы клиентов.

Далее разберем, что такое карта бизнес-процессов, как правильно ее построить и интегрировать в свой бизнес.

Создание схемы или карты бизнес-процессов

Схема или карта бизнес-процесса — отображение всех шагов, которые нужно выполнить, в заданном порядке. Создание такой схемы особенно важно для сложного бизнеса, в котором между собой взаимодействует несколько структур и выполняется множество производственных процессов.

Приведем пошаговую схему, которую можно взять за основу при разработке вашей карты бизнес-процессов:

• Цель или конечный результат, который нужно получить.
• Границы бизнес-процесса — не общие для всего проекта, а для каждого мини-процесса.
• Шаги или действия, которые будут входить в процесс, и их последовательность для получения нужного результата.
• Распределение ролей — кто будет участвовать в бизнес-процессе, кто за что будет отвечать.
• Разные варианты шагов.
• Определение стандартов для оценки эффективности каждого этапа.
• Выбор подходящих программ.
• Документирование выполненных операций.
• Определение KPI.
• Совмещение карты с другими процессами в вашей организации.
• Усовершенствование.

Перед началом составления карты необходимо определить, какие операции нужно выполнить, в какой последовательности, с какой частотой и каким должен быть конечный результат. Дальше рассматриваем каждый этап подробнее.

Этапы моделирования бизнес-процессов

Определите цель

В зависимости от цели все бизнес-процессы можно разделить на две категории:

• Основные — приносят прибыль компании, добавляют клиенту ценность. Например, процесс «Оформление командировки».
• Вспомогательные — нужны, чтобы выполнять основные процессы. Например, в рамках главного бизнес-процесса «Оформление командировки» есть вспомогательный — «Заявка на командировку».

Пример схемы бизнес-процесса по оформлению командировки

Определите границы

Граница — это начало и конец процесса, в пределах этих границ проходят все операции. Например, если говорить о процессе «Оформление командировки», то начало — это «Заявка на командировку», конец — «Заполнение отчета».

Определите главные действия и их последовательность

Основные действия процесса — это этапы. Для их визуализации можно использовать канбан-таблицы. Каждый процесс лучше разбить на 7-12 шагов.

Определите ответственных.

По каждому процессу нужно назначить ответственных и исполнителей. Главные роли:

• Архитектор — отвечает за проектирование и улучшение схемы процесса.
• Руководитель — отвечает за выполнение процесса. Для каждой единицы должен быть свой руководитель.
• Управленческая команда — вместе с архитектором проектирует и улучшает процессы. В команду могут входить ведущие специалисты и руководители подразделений.
• Исполнители.

Разработайте альтернативные пути

Бизнес-процесс может описывать идеальный сценарий. К примеру, в процессе «Оформление командировки»» может потребоваться отменить командировку или продлить ее.

Определение стандартов результата для оценки эффективности

Для каждого действия или этапа нужно определить стандарт качества, с которыми будут сверять полученные результаты для оценки эффективности.

Используйте подходящие программы и инструменты

Упростить работу с бизнес-процессами и быстро включать в работу новичков можно, применяя разные инструменты: скрипт, видеоролик, скринкаст, технологическую карту.

На этом же этапе необходимо определиться с программным обеспечением. Этот вопрос более подробно мы раскрыли в последнем пункте этой статьи про инструменты для моделирования бизнес-процессов. Если коротко, то сюда относят тайм-трекеры, канбан-таблицы, сервисы по подготовке ментальных карт, автоматизации и управления процессами.

Добавьте документы на карте бизнес-процесса

Документировать нужно каждый шаг. Например, когда была подана заявка на командировку, когда и кем согласована, кто выбран ответственным исполнителем.

Определите KPI

Каждый процесс можно улучшить. Для оптимизации нужно заблаговременно определить ключевые показатели эффективности или KPI.

Свяжите готовую карту с другими процессами

После того, как карта или схема готова, определите, как встроить ее в существующую архитектуру организации. Отдельные процессы не должны конфликтовать или противоречить друг другу.

Оцените результат и оптимизируйте

После тестирования оцените полученный результат и подумайте, какие улучшения можно внедрить на каждом этапе.

Составление карты бизнес-процессов — первый шаг на пути к автоматизации. Чтобы перенести процесс из теории в практику, необходимо использовать подходящие инструменты для автоматизации бизнес-процессов в компании. Делимся подборкой проверенных программ.

Инструменты для разработки бизнес-процессов

Существует много программ, которые помогают создавать бизнес-процессы, отслеживать их эффективность и оптимизировать. Расскажем о наиболее простых и проверенных сервиса:

• Платформа КСК.ИК
  Сервис на базе новой low-code платформы с мощным BPM-движком и эффективными инструментами для быстрой интеграции с информационными системами. Используя КСК.ИК, можно автоматизировать, проектировать и управлять процессами. Сервис предлагает готовые алгоритмы, применение которых помогает сэкономить время, минимизировать расходы и упростить переход к процессной модели управления. КСК.ИК используют крупные предприятия и органы власти.
  Если бизнес-процесс требует повышенной гибкости и состоит из повторяющихся наборов этапов, функционал платформы позволяет включить в него подпроцессы: последовательные и параллельные, то есть независимые друг от друга подпроцессы, а также рекурсию (вызов аналогичного подпроцесса из текущего).
• Business Studio
  Это программное обеспечение для описания бизнес-процессов, формирования системы KPI, подготовки бизнес-стратегии, внедрения системы менеджмента качества.
• Notion
  Единое рабочее пространство, где собрано много полезных инструментов (ментальные карты, заметки, таблицы, базы данных, канбан-доски).

Подведем итоги. В современном мире автоматизация бизнес-процессов компании необходима для удержания лидирующих позиций на рынке, привлечения новых клиентов и повышения прибыли. Используя эффективные инструменты, как КСК.ИК, описание, управление и автоматизирование процессов можно сделать максимально быстро и результативно.