Система управления задачами

Для управления отдельными задачами, а также целыми проектами все больше компаний переходит на использование специализированных сервисов. Современные инструменты помогают более эффективно организовать рабочие процессы, сделать их упорядоченными, прозрачными и понятными для каждого участника — от руководителей до исполнителей.

Опыт многих собственников бизнеса подтверждает, что всего лишь правильно выстроенный процесс работы с задачами позволяет достичь следующих результатов:

• на 41% повысить эффективность работы менеджеров;
• на 29% увеличить прибыль благодаря оптимизации бизнес-процессов;
• на 10% сократить отток клиентов.

 В этой статье разбираемся, зачем бизнесу нужен специальный инструмент для организации и систематизации рабочих процессов. Также обсуждаем, как правильно выбрать систему для эффективного управления задачами, чтобы уже в ближайшее время увидеть ощутимый результат.

Проблемы при выполнении системных задач

С какими сложностями сталкиваются собственники бизнеса или менеджеры при управлении задачами в различных проектах? Вот некоторые из них:

• Без системы управления не всегда ясно, кто именно отвечает за какую задачу, особенно в больших и сложных проектах может возникнуть серьезная путаница, что сильно тормозит все процессы.
• Традиционные методы распределения задач, такие как совещания и планерки, могут быть очень затратными по времени и не всегда приводят к желаемым результатам.
• Без системы управления проектами трудно создать и поддерживать актуальный план-график. Ручное ведение такого плана может быть трудоемким и неэффективным.

Специализированные платформы по управлению задачами решают эти проблемы, обеспечивая более эффективную организацию рабочих процессов. Как это работает — обсуждаем дальше.

Зачем нужны системы управления задачами

Чем больше людей задействованы в проекте, тем сложнее им координировать свои действия. В результате непонятно, кто за что отвечает, теряется время, сложно контролировать качество и сроки выполнения задачи. Использование специализированной системы позволяет взять хаос под контроль и добиться следующих результатов:

• Прозрачность ответственности. Системы точно определяют, кто отвечает за выполнение каждой конкретной задачи. Это устраняет недоразумения и путаницу, особенно в командных проектах, где можно подзадач и исполнителей.
• Эффективное распределение задач. Используя систему, можно распределять задачи с учетом приоритетов и сроков, а также загруженности отдельных сотрудников. Это позволяет избегать потери времени на неструктурированные совещания и обсуждения.
• Улучшенный контроль. Зачем работать вслепую, если можно получить четкую визуализацию по статусам выполнения задачи. Руководители могут легко отслеживать прогресс и реагировать на задержки, что способствует более эффективному проектному управлению.

Чтобы понять, как система помогает достичь таких результатов, рассмотрим более детально ее функционал и возможности.

Что может система управления задачами

Основной функционал системы:

• Создание задачи. Легко и быстро создавайте задачи, включая описание, сроки выполнения и приоритеты. Такой подход позволяет четко определить, что нужно сделать и когда.
• Назначение участников. Вы можете указать ответственных для каждой задачи, определяя, кто должен выполнять те или иные задачи.
• Уведомления. Автоматическое уведомление участников о новых задачах, изменениях статусов и комментариях, гарантирует своевременное информирование.
• Изменение статусов. Исполнители могут легко изменять статусы, отражая текущее состояние задачи. Это помогает отслеживать прогресс.
• Множество участников. Обеспечивается поддержка работы с несколькими исполнителями для одной задачи, что исключает ограничения по количеству участников.
• Комментарии и обновления. Участники могут обсуждать задачи, оставлять комментарии и обновлять информацию, что способствует более эффективной совместной работе.
• Напоминания о сроках. Автоматические напоминания о приближающихся сроках выполнения задачи помогают избежать просрочек.

Благодаря такому функционалу можно структурировать рабочие процессы и повышать их эффективность, минимизировать ошибки, снижать потери времени и обеспечивать прозрачность в управлении. В целом это повышает производительность и снижает степень хаоса в организации.

Экономические выгоды для бизнеса

Внедрение системы управления проектом может принести значительный экономический эффект для компании. Вот несколько ключевых пунктов, подтверждающих это:

• Организационная гибкость. Согласно статистике, 35% руководителей высшего звена считают организационную гибкость ключевым фактором успеха. Структурированный и систематизированный подход способствует более адаптивной работе, что позволяет быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде.
• Сокращение ошибок. Компании с низким уровнем проектного управления теряют бюджет из-за ошибок в организации. Происходит это примерно в 42% случаев. Благодаря такому подходу можно минимизировать ошибки, улучшить планирование и контроль.
• Сокращение расходов. Внедрение системы может сократить расходы на реализацию проектов, что справедливо в 54% случаев. Более эффективное управление ресурсами и сроками позволяет оптимизировать бюджет и ресурсы.
• Эффективность труда. Внедрение цифровых решений может экономить до 45% времени руководителя и повышать эффективность труда сотрудников на 15-25%. Это связано с улучшенной координацией по задачам и меньшими задержками.

Как видим, опыт многих руководителей, успешно использующих специализированное ПО, подтверждает эффективность такого подхода. Осталось разобраться с одним из самых важных вопросов — как подготовиться к внедрению системы.

Пошаговое внедрение системы

Рассмотрим основные шаги, которые необходимо пройти, чтобы мягко перевести компанию на работу с использованием такой системы:

1. Выбор ПО. Исходя из потребностей компании, выберите программу. Убедитесь, что она поддерживает необходимые функции.
2. Установка и настройка. Следующий шаг — установка выбранного программного обеспечения и настройка его в соответствии с бизнес-процессами вашей компании.
3. Регистрация. На следующем этапе необходимо зарегистрировать всех сотрудников в системе и назначить им соответствующие роли и права доступа.
4. Обучение. Очень важный этап, который категорически нельзя пропускать. Чтобы использование системы было эффективным и полезным для бизнеса, объясните сотрудникам, как работать с новым ПО, проведите необходимое обучение и обеспечьте поддержку. Так больше шансов, что никто не станет саботировать переход к новому ПО.
5. Адаптация методологии. В процессе внедрения системы, адаптируйте методологию процессов компании к новым условиям работы. Распределите зоны ответственности, определите, как будут распределяться задачи и какие способы взаимодействия использоваться.

Внедрение такого функционала может стать фундаментом для цифровой инфраструктуры контроля над компанией, улучшить процессы и достичь более высокой эффективности работы всей команды. Но остался главный вопрос — как правильно выбрать ПО, которое бы полностью соответствовала нуждам компании. Разбираемся в следующем пункте.

Как подобрать подходящую систему для управления задачами

Что важно учесть при выборе программного обеспечения:

• ПО должно быть легким в освоении, чтобы сотрудники могли быстро начать использовать его без необходимости долгого и сложного обучения.
• Функционал системы должен быть достаточным, чтобы удовлетворить потребности, как начинающих пользователей, так и опытных руководителей, и аналитиков.
• Интуитивный интерфейс, простота в создании задачи и назначении ответственных помогут ускорить внедрение системы.
• Критически важно, чтобы выбранное ПО могло интегрироваться с корпоративные CRM, сервисами коммуникации и автоматизации бизнес-процессов. Интеграция с другими решениями позволяет обеспечить единое информационное пространство и синхронизацию данных, что повышает эффективность работы.
• Пробный период. Возможность провести пробный период бесплатно позволяет компании оценить, насколько ПО соответствует потребностям и ожиданиям. Пробный период позволяет убедиться в удовлетворительной производительности системы и том, что она легко интегрируется в текущие рабочие процессы.

Выбор правильной системы с учетом этих критериев поможет компании повысить производительность, улучшить организацию рабочих процессов и оптимизировать все моменты с проектным управлением.

Эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разработали KCK.Service&Teamwork. Это эффективный инструмент, который помогает закрывать основные нужды компании и работать над более эффективно, коммуницируя, обмениваясь вводными, ставя задачи и сохраняя документы в одном информационном поле. Для наглядности решили сравнить функционал KCK.Service&Teamwork и других популярных решений, как Битрикс 24, Мегаплан, Планфикс и другие.

Преимущества KCK.Service&Teamwork

Рассмотрим особенности инструмента по основным блокам или модулям:

1. Управление проектами. В отличие от большинства упомянутых программ, Service&Teamwork имеет такие функции:
   • возможность составления планов по этапам и подэтапам;
   • контрольные точки;
   • управление задачами;
   • исполнение задач — параллельное, последовательное, комбинированное;
   • готовые шаблоны проектов.
2. Управление услугами компании. Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает такой функционал:
   • процессный подход в обработке заявок;
   • управление SLA;
   • каталог услуг;
   • гибкий выбор процесса для каждой из услуг;
   • введение файлов в заявку;
   • приоритеты и статусы заявок;
   • омниканальность подачи заявок;
   • вложение файлов в заявку;
   • управление назначениями.
3. Портал системы. Решение от «КСК. ТЕХНОЛОГИИ» наравне с другими инструментами, упомянутыми в статье, предлагает такой функционал:
   • личная карточка специалиста;
   • работа с документами;
   • в отличие от Мегаплан и Планфикс есть корпоративная база знаний, новости, рассылки, анонсы.
4. Аналитика и отчеты. KCK.Service&Teamwork предлагает готовые шаблоны отчетов, а в ближайших версиях — конструктор отчетов.

KCK.Service&Teamwork — полностью российское ПО. Мы предлагаем мобильную и браузерную версии и веб-приложение.