Независимо от масштабов бизнеса и рода деятельности организации в обязанности руководителя входит распределение задач, последующий их контроль и оценка эффективности работы персонала. Упростить и ускорить процесс распределения задач на предприятии между сотрудниками помогает современное программное обеспечение.
В этой статье рассказываем подробнее о процессе делегирования поручений, основных этапах, а также эффективных инструментах автоматизации.
Что такое делегирование задач
Под делегированием понимают передачу компетенций или задач от руководителя компании конкретному сотруднику или рабочей группе. В отличие от обычного распределения обязанностей при делегировании сотруднику, как правило, поручают задачу, с которой обычно справляется руководитель.
Например, для предстоящей встрече с партнерами руководителю нужно подготовить презентацию — он продумывает содержание и все детали, а задачу по оформлению делегирует одному из сотрудников. Умелое делегирование помогает распределять нагрузку в команде и освобождать время для работы над важными проектами.
Чтобы распределение задач было эффективным, важно выдержать соответствие поставленной задачи полномочиям, имеющимся у сотрудника. Упоминая полномочия, мы понимаем набор прав, позволяющих использовать ресурсы предприятия и управлять некоторыми сотрудниками в работе над проектом для успешного достижения намеченных целей.
Какую работу можно делегировать:
- Несложные для сотрудников задачи, занимающие у руководителя много времени и отвлекающие от стратегической работы. Например, бронирование номеров для проживания делегации или командировочных, регистрация компании на бизнес-мероприятиях.
- Задачи, выполнению которых можно легко обучить сотрудника. Например, сбор информации о конкурентах или подготовка официальных запросов в государственные инстанции.
- Задачи, где компетенций руководителя может быть недостаточно и нужно привлечь экспертного в этой отрасли сотрудника, например, data-анализ или работы по созданию сайта-визитки для компании.
- Задачи, пересекающиеся с другими важными процессами и мешающие их исполнению. К примеру, когда руководитель находится в отъезде, кто-то из сотрудников должен коммуницировать с клиентами вместо него, решать рабочие вопросы.
Почему важно научиться правильно делегировать? Во-первых, так управленец сможет снять с себя часть рутинной работы и освободить время для разработки стратегии масштабирования бизнеса. Во-вторых, умелое делегирование помогает минимизировать вероятность срыва дедлайнов и повысить продуктивность организации в целом, а также каждого сотрудника в отдельности.
Основные этапы распределения задач
Процесс распределения задач лучше разбить на несколько этапов:
- Охарактеризуйте задачи по важным признакам и подумайте, кому из сотрудников каждую из задач в зависимости от классификации можно делегировать.
Возможные характеристики:
- стратегические, операционные или тактические;
- глобальные или локальные;
- традиционные или нетипичные;
- постоянные, эпизодические или разовые;
- бинарные, мало- или многоальтернативные;
- с ожидаемым конкретным результатом или с неопределенным результатом.
При такой классификации рядовому сотруднику можно доверить операционные, локальные, традиционные и бинарные задачи, у которых определен ожидаемый результат. Остальные виды работ лучше поручить одному из руководителей отделов или управленцу среднего звена.
- Определите оценочную трудоемкость решения задач в человеко-днях или человеко-часах. Расчеты проводим с учетом того, что у сотрудника есть соответствующая квалификация для решения задачи, и ориентируемся на положительный опыт других компаний, работающих в аналогичной сфере.
- Запланируйте, сколько времени отвести для работы по программным и сезонным эпизодическим заданиям.
- Рассчитайте время на решение постоянных задач и суммируйте с тем временем, которое тратится на работу с программными и периодическими задачами. На этом этапе может оказаться, что некоторые из сотрудников сильно перегружены и некоторые задачи нужно перераспределить.
- Расчетную нагрузку сотрудников интегрировать в рабочее расписание. На основании этих данных можно сделать таблицу и для каждой должности рассчитать возможную оценочную нагрузку (на день и на месяц). Также к каждой должности нужно добавить запас времени не менее 20% оплачиваемого за рабочий день, месяц, квартал и год.
- Если в таблице обнаружились должности, где нагрузка на сотрудника превышает 7 часов в день (165 ч/месс), задания нужно перераспределить. Иногда для этого потребуется увеличить штат.
После проделанной работы руководитель получает понятную карту с данными для распределения задач. Как повысить эффективность самого процесса — рассказываем дальше.
Как сделать распределение задач эффективно
Во многих организациях используют такие способы распределения заданий:
- Метод «ёлочка». При такой методике ответственность руководителя касается только небольшой части ответственности исполнителя, находящегося ниже уровнем. Из преимуществ — простота, четкость, быстрый поиск подходящего сотрудника. Недостатки — распределять поручения между персоналом по системе сверху вниз удобно, но многие цели организации достигаются в горизонтальной плоскости. Поэтому иногда могут возникать противоречия в работе, на преодоление которых тоже приходится тратить ресурсы.
- Метод «матрешка». В этой методике подход к сотруднику другой. Он имеет множественный характер, а ответственность руководителя поглощает обязанности сотрудников. У этого метода есть значительный минус — если произошел бизнес-провал, то найти виновника очень сложно.
Большинство программ-планировщиков для автоматизации процесса постановки задач используют более современный подход с построением горизонтальной иерархии.
Для повышения эффективности распределения заданий важно учитывать следующие правила:
- Задачу ставить только тому исполнителю, кто имеет необходимые навыки, опыт и знания, чтобы выполнить работу.
- Убедиться в наличии у исполнителя необходимых полномочий.
- Четко определить зону ответственности каждого из сотрудников и донести до исполнителя или рабочей группы, кто будет контролировать процесс.
- Для возможного маневра сотруднику всегда нужно оставлять запас времени.
- Задачи нужно делегировать как можно быстрее.
- При распределении исполнителям важно объяснять все просто и доступно — что, когда и как сделать.
- Для удобства лучше устанавливать промежуточные сроки, особенно если сотруднику поручили сложный проект.
- Всегда нужно давать обратную связь сотруднику.
Упростить и ускорить работу с важными задачами помогают корпоративные планировщики для организаций. В некоторых случаях они могут быть представлены как самостоятельное решение, в других — быть интегрироваться в другой многофункциональный продукт.
Решение от «КСК Технологии» по планировщику задач
Для постановки задач, а также отслеживания их выполнения и контроля продуктивности сотрудников компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает использовать новый продукт — КСК.Service&Teamwork.
Это удобный онлайн-инструмент, помогающих быстро автоматизировать бизнес-процессы компании, создать единое информационное пространство, работать более эффективно и продуктивно. КСК.Service&Teamwork состоит из четырех модулей, каждый из которых разработан так, что помогает закрыть все потребности сотрудников. Новый инструмент позволяет всегда быть на связи с любого устройство, оперативно находить свои задачи, выполнять их в порядке приоритетности, тратить меньше времени на переписки и совещания.
КСК.Service&Teamwork —это единое информационное пространство для всех бизнес-процессов и хранилище для всех рабочих задач, обсуждений и файлов. Продукт разработан н абазе собственной платформы BPMS класса и на открытом российском ПО.