X

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе последних новостей компании, обновлений продуктов и мероприятий

raspredelenie zadach

Независимо от масштабов бизнеса и рода деятельности организации в обязанности руководителя входит распределение задач, последующий их контроль и оценка эффективности работы персонала. Упростить и ускорить процесс распределения задач на предприятии между сотрудниками помогает современное программное обеспечение.

В этой статье рассказываем подробнее о процессе делегирования поручений, основных этапах, а также эффективных инструментах автоматизации.

Что такое делегирование задач

Под делегированием понимают передачу компетенций или задач от руководителя компании конкретному сотруднику или рабочей группе. В отличие от обычного распределения обязанностей при делегировании сотруднику, как правило, поручают задачу, с которой обычно справляется руководитель.

Например, для предстоящей встрече с партнерами руководителю нужно подготовить презентацию — он продумывает содержание и все детали, а задачу по оформлению делегирует одному из сотрудников. Умелое делегирование помогает распределять нагрузку в команде и освобождать время для работы над важными проектами.

Чтобы распределение задач было эффективным, важно выдержать соответствие поставленной задачи полномочиям, имеющимся у сотрудника. Упоминая полномочия, мы понимаем набор прав, позволяющих использовать ресурсы предприятия и управлять некоторыми сотрудниками в работе над проектом для успешного достижения намеченных целей.

Какую работу можно делегировать:

  • Несложные для сотрудников задачи, занимающие у руководителя много времени и отвлекающие от стратегической работы. Например, бронирование номеров для проживания делегации или командировочных, регистрация компании на бизнес-мероприятиях.
  • Задачи, выполнению которых можно легко обучить сотрудника. Например, сбор информации о конкурентах или подготовка официальных запросов в государственные инстанции.
  • Задачи, где компетенций руководителя может быть недостаточно и нужно привлечь экспертного в этой отрасли сотрудника, например, data-анализ или работы по созданию сайта-визитки для компании.
  • Задачи, пересекающиеся с другими важными процессами и мешающие их исполнению. К примеру, когда руководитель находится в отъезде, кто-то из сотрудников должен коммуницировать с клиентами вместо него, решать рабочие вопросы.

Почему важно научиться правильно делегировать? Во-первых, так управленец сможет снять с себя часть рутинной работы и освободить время для разработки стратегии масштабирования бизнеса. Во-вторых, умелое делегирование помогает минимизировать вероятность срыва дедлайнов и повысить продуктивность организации в целом, а также каждого сотрудника в отдельности.

Основные этапы распределения задач

Процесс распределения задач лучше разбить на несколько этапов:

  1. Охарактеризуйте задачи по важным признакам и подумайте, кому из сотрудников каждую из задач в зависимости от классификации можно делегировать.

    Возможные характеристики:

    • стратегические, операционные или тактические;
    • глобальные или локальные;
    • традиционные или нетипичные;
    • постоянные, эпизодические или разовые;
    • бинарные, мало- или многоальтернативные;
    • с ожидаемым конкретным результатом или с неопределенным результатом.

    При такой классификации рядовому сотруднику можно доверить операционные, локальные, традиционные и бинарные задачи, у которых определен ожидаемый результат. Остальные виды работ лучше поручить одному из руководителей отделов или управленцу среднего звена.

  2. Определите оценочную трудоемкость решения задач в человеко-днях или человеко-часах. Расчеты проводим с учетом того, что у сотрудника есть соответствующая квалификация для решения задачи, и ориентируемся на положительный опыт других компаний, работающих в аналогичной сфере.
  3. Запланируйте, сколько времени отвести для работы по программным и сезонным эпизодическим заданиям.
  4. Рассчитайте время на решение постоянных задач и суммируйте с тем временем, которое тратится на работу с программными и периодическими задачами. На этом этапе может оказаться, что некоторые из сотрудников сильно перегружены и некоторые задачи нужно перераспределить.
  5. Расчетную нагрузку сотрудников интегрировать в рабочее расписание. На основании этих данных можно сделать таблицу и для каждой должности рассчитать возможную оценочную нагрузку (на день и на месяц). Также к каждой должности нужно добавить запас времени не менее 20% оплачиваемого за рабочий день, месяц, квартал и год.
  6. Если в таблице обнаружились должности, где нагрузка на сотрудника превышает 7 часов в день (165 ч/месс), задания нужно перераспределить. Иногда для этого потребуется увеличить штат.

После проделанной работы руководитель получает понятную карту с данными для распределения задач. Как повысить эффективность самого процесса — рассказываем дальше.

Как сделать распределение задач эффективно

Во многих организациях используют такие способы распределения заданий:

  1. Метод «ёлочка». При такой методике ответственность руководителя касается только небольшой части ответственности исполнителя, находящегося ниже уровнем. Из преимуществ — простота, четкость, быстрый поиск подходящего сотрудника. Недостатки — распределять поручения между персоналом по системе сверху вниз удобно, но многие цели организации достигаются в горизонтальной плоскости. Поэтому иногда могут возникать противоречия в работе, на преодоление которых тоже приходится тратить ресурсы.
  2. Метод «матрешка». В этой методике подход к сотруднику другой. Он имеет множественный характер, а ответственность руководителя поглощает обязанности сотрудников. У этого метода есть значительный минус — если произошел бизнес-провал, то найти виновника очень сложно.

Большинство программ-планировщиков для автоматизации процесса постановки задач используют более современный подход с построением горизонтальной иерархии.

Для повышения эффективности распределения заданий важно учитывать следующие правила:

  • Задачу ставить только тому исполнителю, кто имеет необходимые навыки, опыт и знания, чтобы выполнить работу.
  • Убедиться в наличии у исполнителя необходимых полномочий.
  • Четко определить зону ответственности каждого из сотрудников и донести до исполнителя или рабочей группы, кто будет контролировать процесс.
  • Для возможного маневра сотруднику всегда нужно оставлять запас времени.
  • Задачи нужно делегировать как можно быстрее.
  • При распределении исполнителям важно объяснять все просто и доступно — что, когда и как сделать.
  • Для удобства лучше устанавливать промежуточные сроки, особенно если сотруднику поручили сложный проект.
  • Всегда нужно давать обратную связь сотруднику.

Упростить и ускорить работу с важными задачами помогают корпоративные планировщики для организаций. В некоторых случаях они могут быть представлены как самостоятельное решение, в других — быть интегрироваться в другой многофункциональный продукт.

Решение от «КСК Технологии» по планировщику задач

Для постановки задач текущим сотрудникам, контроля и отслеживания продуктивности по задачам компания «КСК Технологии» предлагает использовать продукт собственной разработки — КСК.ИК или интеллектуальный конвейер.

Функционал предусматривает:

  • автоматическую постановку заданий сотруднику;
  • отслеживание истории процесса;
  • контроль просрочки по задачам;
  • открытую коммуникацию сотрудников;
  • возможность работы с обязательными и возможными задачами;
  • системные уведомления и напоминания;
  • подготовка отчетов для анализа процессов.

Разработку КСК.ИК можно использовать как полноценный корпоративный планировщик с расширенным функционалом для комплексной автоматизации бизнес-процессов в компании.

Читайте также:

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.