X

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе последних новостей компании, обновлений продуктов и мероприятий

Проектная команда

Независимо от отрасли, сложности и специфики проекта ключевым фактором успеха является команда. В этой статье разбираемся, как сформировать проектную команду, как правильно распределить роли и как эффективно управлять командой для достижения конечной цели проекта.

Функции команды

Команда реализации проекта — это специалисты с разными компетенциями, знаниями, опытом, ответственностью, объединенные одной целью. Основные функции проектной команды:

  • Формулирование ожидаемых результатов, распределение имеющихся ресурсов, обсуждение рисков.
  • Создание конкретного продукта с учетом пожеланий клиента, согласованных стандартов качества.
  • Наработка навыков, повышение компетенций специалистов, работающих над проектом.
  • Анализ возникших сложностей, выяснение причин, поиск эффективных инструментов и способов выхода из сложившейся ситуации с наименьшими потерями.
  • Мониторинг всех работ по проекту, внесение корректировок.
  • Постоянный обмен информаций (знания, документы) между всеми участниками проекта.

Члены команды сообща трудятся над поставленными задачами для достижения желаемых результатов по проекту. Далее рассмотрим основные роли в проектной команде и то, как распределяются обязанности в рабочей группе.

Распределение ролей

Бывают разные виды команд — временные или постоянные, все зависит от конкретного проекта. В команду проекта могут входить сотрудники из разных подразделений, но ключевые роли всегда остаются одинаковыми. 

Основные роли в команде проекта:

Менеджер или руководитель. 

Этот специалист отвечает за запуск проекта, его реализацию, контроль эффективности работы и завершение с получением ожидаемых результатов. Среди основных обязанностей менеджера:

  • Формулирование желаемых результатов по проекту. Важно установить измеримые, четкие и достижимые цели с конкретным временным ограничением. 
  • Подготовка плана. Менеджер отвечает за составление расписания, разработку основных этапов работ по проекту. В план включают следующую информацию: сроки, ресурсы, методы контроля, критерии качества.
  • Формирование команды и управление. Главный менеджер подбирает специалистов для проекта, распределяет обязанности, объясняет, какую роль каждый из них играет, координирует работу.
  • Коммуникация со всеми заинтересованными сторонами. Руководитель поддерживает коммуникацию с клиентом, вышестоящим руководством, спонсорами. 
  • Управление рисками. В обязанности менеджера входит определение и анализ рисков, планирование, отслеживание и быстрое реагирование. Также менеджер проверяет, насколько текущий ход работ соответствует утвержденному плану, насколько соблюдаются сроки по отдельным задачам. 
  • Завершение проекта. Главный менеджер подводит итоги, оформляет необходимую документацию, передает результаты заказчику. 

К руководителю проекта предъявляются высокие требования, так как для успешного курирования проекта нужно обладать рядом компетенций. Что ожидается от проектного менеджера:

  • Технические знания. Понимание того, какая специфика отрасли.
  • Организационные навыки. Умение планировать, организовывать, управлять рабочим процессом.
  • Задатки лидера. Главный менеджер должен уметь быстро принимать решения, вести за собой команду, делать все необходимое, чтобы участники команды проекта были мотивированы. Проектный менеджер должен легко адаптироваться к изменениям и сплачивать команду.
  • Коммуникативные навыки. Для управления проектом необходимо уметь находить общий язык с разными людьми, показывать пример, как быстро улаживать возникшие разногласия, которые случаются во всех командах.

Члены проектной команды.

Команду проекта собирают из разнопрофильных специалистов, их специализация будет зависеть от сферы и характеристик конкретного проекта. 

Обязанности членов команды:

  • Выполнение задач в согласии с четко сформулированными стандартами.
  • Сотрудничество с командой для обмена опытом, документами.
  • Поддержка главного менеджера проекта — помощь в поиске узких мест, определении рисков, формировании отчетности.
  • Обучение. Ожидается, что все члены проектной команды будут работать над повышением своих навыков и компетенций.

Ко всем специалистам, задействованным в работе над проектом, предъявляются определенные требования, например:

  • Понимание специфики отрасли, знание эффективных методов для работы с задачами. 
  • Умение планировать свое рабочее время, эффективно распределять ресурсы, контролировать сроки. 
  • Развитые коммуникативные навыки для плодотворного общения с коллегами, руководителем. 

Бизнес-аналитик.

Также к работе над проектом могут привлечь бизнес-аналитика. С какой целью? Его основная задача — анализировать запросы и потребности заказчика, отслеживать бизнес-процессы и разрабатывать идеи для проекта. 

В обязанности бизнес-аналитика входит:

  • Сбор и анализ информации о заказчике, специфике его сфере и конкретно о проекте. Аналитик изучает особенности бизнеса, выявляет потребности клиента и его ожидания от результатов проекта.
  • Подготовка концепции. Специалист отвечает за формулирование идеи будущего продукта либо услуги.
  • Детализация концепции через четкие, понятные и измеримые требования к различным аспектам продукта.
  • Аналитик проверяет соответствие требований для проекта конкретным ожиданиям и запросам заказчика, а также особенностям сферы бизнеса. Также специалист принимает участие в тестировании и других важных этапах запуска продукта.

Какие компетенции должны быть у бизнес-аналитика:

  • наличие знаний в своей области и в сфере запуска проекта;
  • владение инструментами анализа;
  • умение организовать работу команды;
  • коммуникативные навыки важны для аналитика так же, как и для других участников команды проекта.

Заказчик.

Заказчиком может быть один клиент или целая организация. Заказчик определяет ожидаемые результаты по проекту, формулирует, каким требованиям и критериям качества должен соответствовать продукт, финансирует проект. 

Какие функции заказчика являются основными:

  • Сформулировать четкие требования к проекту и конечному продукту, определить критерии качества. 
  • Предоставить необходимые ресурсы для работы проектной команды.
  • Утвердить план проекта, согласовать его с проектным менеджером по ресурсам, срокам, бюджету и рискам.
  • Контролировать ход работ по проекту, в том числе отслеживать качество выполнения задач.
  • Оценить итоги проекта, подтвердить, что готовый продукт соответствует изначальным требованиям, прописанным в договоре.

Для заказчика также важны некоторые навыки и компетенции:

  • разбираться в специфике отрасли;
  • уметь четко формулировать требования к проекту, согласовывать их и предоставлять необходимые ресурсы;
  • уметь коммуницировать с менеджером и командой, давать понятную обратную связь.

Мы рассмотрели основные роли в команде проекта, а также обязанности и компетенции отдельных ее членов. Далее обсудим, как правильно собрать команду и какие инструменты использовать, чтобы эффективно управлять нею.

Этапы работы проектной команды

  1. Сформулировать четкие цели и задачи. От того, какие у проекта вводные, какие результаты нужно получить на выходе, от сроков и KPI зависит состав команды, количество человек, их компетенции и опыт.
  2. Подобрать подходящих для проекта специалистов и распределение ролей. Заказчик или руководитель проекта, отталкиваясь от сформулированных целей и задач, собирает команду и определяет функции отдельных специалистов. 
  3. Пройти притирку. Команда только начинает работать над проектом. В этот период возможны конфликты, что-то может идти не так, не всем будет понятно, к кому обращаться за помощью. Менеджер может наблюдать за командой и текущими настроениями. Важно, чтобы руководитель проекта помогал специалистам, вовремя разъяснял членам команды любые изменения. Полезно проводить короткие, но регулярные встречи для рассмотрения хода работ по проекту. Это поможет специалистам осознать зону ответственности других.
  4. Пройти этап нормализации. К этому времени большинство команд хорошо срабатывается и конфликты возникают не так часто. Если проект длится дольше одного месяца, повышается вероятность выгорания. Менеджер концентрирует свое внимание на личной работе с каждым специалистом — конструктивная критика при индивидуальном общении, отслеживание возможных проблем, поиск инструментов для их решения.
  5. Войти в рабочий режим. Состав команды уже отлично сработалась, все вошли в необходимый ритм, каждый занят своими задачами и в случае возникновения проблемы знает, как действовать. Если все идет гладко, менеджер старается не вмешиваться.
  6. Собрать обратную связь. Когда проект завершен, руководитель и заказчик должны оценить результаты. Полезно провести с командой итоговое собрание, отметить успехи, оценить результаты, обсудить ошибки, над которыми стоит поработать.

При организации работы можно использовать гибкую методологию. При таком подходе у любого участника команды будет право голоса, на регулярных встречах обязательно обсуждение промежуточных результатов, допускается корректировка сроков и задач при необходимости. На каждом из этапов, которые мы рассмотрели, руководитель проекта или отдельные специалисты могут допускать ошибки. Какие именно — рассмотрим дальше.

 

Попробуйте КСК.Проекты прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

  • Управление жизненным циклом продукта
  • Управление проектами и задачами
  • Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий
  • Аналитика и контроль
  • Доступ с любых устройств 24/7
 

Частые ошибки при формировании команды

Предупрежден — значит, вооружен. Поэтому рассмотрим самые частые ошибки, которые допускают при формировании рабочей группы:

  • Плохой анализ потребностей проекта в ресурсах. В результате собирают команду, где не хватает определенных специалистов. Бывает и наоборот, когда слишком много участников. 
  • Проблемы с коммуникацией. Это приводит к потере времени и ресурсов, неправильной интерпретации данных.
  • Мало времени на отбор каждого участника. Необходимо уделить должное внимание оценке компетенции и мотивации всех членов рабочей группы, прежде чем включать их в состав проекта. Необходимо убедиться в наличии элементарных навыков, как умение улаживать конфликты и спокойно коммуницировать с другими.
  • Плохо проработанное расписание командной работы. В результате весь процесс работ выглядит хаотично, нет определенности, задачи могут дублироваться, нет контроля.
  • Новые участники команды плохо интегрированы. Бывает, что новичок не понимают своей зоны ответственности, не знают основных правил, в результате плохо справляются со своей ролью, что снижает мотивацию и уровень вовлеченности. 
  • Отсутствие положительной обратной связи. Все специалисты должны получать поощрение, иначе возможно снижение мотивации и постепенное выгорание.

Чтобы избежать вышеперечисленных ошибок, важно постоянно анализировать ситуацию, находить слабые места и улучшать процессы.

ЧЕК-ЛИСТ: секреты эффективной команды

Простые шаги для успешной работы команд:

  1. Наличие всем понятной реалистичной и  конкретной цели. Обязательно временное ограничение. 
  2. Четкое определение ролей в команде и зоны ответственности для всех специалистов.
  3. Достаточное количество ресурсов.
  4. Конструктивный диалог в командах, обмен знаниями, открытая коммуникация.
  5. Мониторинг ситуации и анализ причин возможных проблем и рисков, в том числе потенциальных. Поиск эффективных решений для устранения/минимизации вреда для конечной цели.
  6. Постоянное развитие и обучение всех специалистов для повышения их компетенций. 
  7. Повышение мотивации и удовлетворенности всех участников. 

Кроме всего вышеперечисленного повысить эффективность работы поможет использование правильных инструментов, некоторые из которых рассмотрим дальше.

Как управлять командой с инструментами от «КСК. ТЕХНОЛОГИИ»

Чтобы эффективно управлять командой и успешно достигать целей проекта, руководители используют различные инструменты, которые помогут:

  • Поддерживать коммуникацию. Ожидается, что участники проекта получат от менеджера необходимую помощь и инструменты для успешного взаимодействия. 
  • Делегировать. Менеджер отвечает за распределение задач и помогает каждому из специалистов ознакомиться со своей ролью.
  • Наблюдать, как участники команды проекта взаимодействуют между собой, и быть готовым вмешаться при необходимости. Даже если команду можно назвать хорошо сработавшейся, на любом из этапов может возникнуть конфликт или недопонимание.
  • Фиксировать возникшие проблемы. Не все трудности можно разрешить в моменте, поэтому важно зафиксировать проблему и потом к ней вернуться. Для фиксирования важной информации используют специальные доски проекта. Такой подход полезен, когда нужно разобраться, в чем корень проблемы.

Для управления командой с разным составом и ролями можно использовать готовое решение от российского разработчика «КСК. ТЕХНОЛОГИИ». Мы предлагаем систему управления  проектами в течение всего их жизненного цикла. 

«КСК. Проекты» — это функционал для создания и управления планом проекта, управления ресурсами и бюджетом, контроля и постановки задач.

Что полезное есть в «КСК. Проекты»: 

  • Иерархическая структура проекта, диаграмма Ганта, контрольные точки, дашборды, наглядные статусы, функционал для хранения и обмена документами. В систему встроен функционал для контроля по проектам и задачам — разноуровневая аналитика, отчеты по контрольным точкам и экспорт отчетов.
  • Для хранения всей актуальной информации и документов по проекту можно использовать базу знаний, где удобно группировать статьи по тематике, использовать иерархию продуктов, создавать шаблоны статей.
  • На портале системы есть удобные виджеты для контроля сроков по задачам, чат для коммуникации, единое дисковое пространство, календарь событий. 
  • «КСК. Проекты» поддерживает работу по модели Agile/Scrum/Kanban, создание систем и отдельных модулей, формирование спринтов и бэклогов. Возможна интеграция с GitHub/GitLab, а также импорт задач из Jira.

 Чтобы узнать больше о готовом продукте «КСК. Проекты», который поможет эффективно управлять проектной командой, запросите консультацию эксперта «КСК. ТЕХНОЛОГИИ».

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.