Проектный офис

Поскольку проектная система управления возникает не в один день, создание проектных офисов также требует времени и, как правило, происходит только на определенном этапе.

Вместе с экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разбираемся в основных нюансах проектного офиса — рассказываем, какие структуры его формируют и в чем преимущества такого подхода для компаний из разных ниш и отраслей.

Определение проектного офиса: суть и ожидания

Проектные офисы — это временные функциональные структуры, которые создаются для выполнения конкретных задач, связанных с определенной разработкой нового продукта или внедрением новой идеи. В функционал этих офисов входит также структуризация процессов в компании.

Задача проектных офисов — собирать информационный пул, заниматься разработкой и запуском бизнес-процессов в компании.

Большинство собственников бизнеса, внедряя проектные офисы, ожидают таких результатов:

• минимизация количества проектных задач, которые не совпадают с текущей стратегией развития бизнеса;
• переход к четкому формированию приоритетов согласно действующей стратегии;
• сокращение инвестиционных расходов сверх запланированного бюджета;
• создание условий для экономии бюджета без ущерба для результатов по проектам;
• увеличение числа успешно реализованных проектов;
• рациональное распределение проектных ресурсов;
• больше концентрации на ключевых задачах без отвлечения на рутину;
• упрощение доступа всех членов команды к проектной информации.

В проектные офисы включают менеджеров и технический персонал, предоставляя им все необходимое ПО и техническое обеспечение.

На старте большую роль в этом играет роль руководителя, который своим примером должен продемонстрировать, насколько важен процесс внедрения проектного офиса, преодолеть возможные сопротивления, которые могут последовать от руководителей отделов. Чтобы мотивировать других, руководителю важно четко понимать, какие преимущества можно получить после внедрения проектного офиса.

Состав и основные функции

За главного в проектном офисе в большинстве случаев выступает руководитель департамента. Такой подход логичен, так как у специалиста достаточно высокий уровень полномочий, чтобы принимать серьезные решения. В группу проектного офиса входят два-три человека — это ядро команды. Как правило, речь идет о руководителе, методологе и менеджера, отвечающего за планирование. В зависимости от объема, сложности и тематики задач в состав PMO могут входить:

• эксперт по распределению техники;
• проектный администратор или куратор;
• эксперт по подбору и обучению кадров;
• эксперт по закупкам и распределению ресурсов;
• тренер, аудитор;
• системный администратор;
• эксперт по подготовке документов и отчетов;
• специалист по управлению портфелями инициатив.

На проектные офисы может возлагаться немало задач. Какие конкретно функции будет решать офис, зависит от самого проекта или идеи. Сюда могут относиться: проведение семинаров и тренингов, создание программного обеспечения, контроль результатов по проектным задачам.

Основные функции PMO или проектного офиса следующие:

• проведение анализа выполненных работ;
• подготовка рекомендация для руководства по дальнейшим этапам и шагам;
• аудит;
• подготовка отчетов для руководства компании для отслеживания внедрения инвестиционного проектного задания;
• запуск информационной мониторинговой системы;
• работы по развитию сервиса управления программами;
• проверка текущих процессов и их соответствие стандартам;
• подбор персонала с необходимыми навыками, организация обучения, продумывание системы мотивации;
• разработка и внедрение методологии управления процессам;
• настройка и поддержание оперативного документооборота.

Если одновременно внедряется несколько идей (замыслов), нужно учесть, как они будут взаимодействовать, чтобы не было допущено сбоя в ресурсном обеспечении и были достигнуты поставленные цели. Для обеспечения работы таких структур руководствуются международными стандартами.

Преимущества

Почему проектные офисы — эффективное решение и такой подход использует все больше организаций? Вот несколько преимуществ:

• Правильная расстановка приоритетов и минимизация числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании.
• Концентрация основных сил и ресурсов на наиболее перспективных мероприятиях и задачах.
• Прозрачный подход к разделению полномочий внутри компании и каждой команды. Проектные офисы способствуют также четкому разделению ответственности.
• Стандартизация бизнес-процессов внутри конкретной компании.
• Минимизация расходов и сокращение сроков проектных работ.
• Увеличение числа успешных проектов.
• Улучшение коммуникации внутри команды, упрощение документооборота и обеспечение быстрого доступа к информации.
• Рационализация расходования доступных ресурсов.
• Поэтапный контроль выполненных работ.
• Повышение экспертности сотрудников.

Исходя из опыта многих компаний, можно сказать, что при условии правильного подхода, увидеть результаты и четко проследить экономическую эффективность PMO можно в среднем от 6 месяцев до 2 лет.

Эффективность и виды офисов

Если говорить об эффективности, то многое зависит от типа проектного офиса.

В зависимости от методики управления проектный офис может отличаться по своей структуре:

• Такой тип офиса называют поддерживающим. Он отвечает за методологию, шаблоны, поддержку корпоративной системы управления проектами. Также в его компетенции входит сбор статистики.
• Офисы этого типа выступают в качестве методологов и центров контроля. Проектными менеджерами принимаются важные решения, например, о целесообразности продолжения проекта. В состав команды входят специалисты, обучающие других, помогающие в решении сложных ситуаций и четко обеспечивающие соответствие проектным практикам.
• Такой вид офиса является управляющим. Как видно из названия, здесь принимаются наиболее важные решения и осуществляется управление проектами организации. Функции РМО: определение приоритетности, распределение ресурсов, контроль хода и результата проекта.

Вот несколько других вариантов классификации проектных офисов, которые можно найти в интернете:

1. Вариант:
   • программный — отвечает за управление программой, функционал которой позволяет объединить проекты в одну группу;
   • проектный — управляет одним крупным проектом или несколькими небольшими;
   • корпоративный — управляет проектами и методологией во всей компании.
2. Вариант:
   • Проектный — отдельное независимое подразделение. Отвечает за поддержку и развитие проектного управления в организации.
   • Управляющий — постоянное структурное подразделение. Цель — управлять выделенными направлениями проектов, накапливать информацию, развивать компетенции, методики и инструменты.
   • Администрирующий — временное подразделение. Отвечает за координацию, администрирование и управление конкретным проектом.
3. Вариант:
   • Репозитарный. Использует стандартные методы управления и стандартные инструменты.
   • Обучающий. Обеспечивает функционирование формального проектного менеджмента, отвечает за координацию и обучение.
   • Управляющий. Основная задача — централизация управления проектами.

Важно отметить, что любая из этих классификаций условная и при желании каждая компания может придумать свою, если так будет удобно и это будет соответствовать стратегии и нуждам проекта.

Обсудили преимущества и виды проектных офисов, теперь рассмотрим шаги внедрения проектного офиса.

Попробуйте КСК.Проекты прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

Попробовать продукт

• Управление жизненным циклом продукта
• Управление проектами и задачами
• Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий
• Аналитика и контроль
• Доступ с любых устройств 24/7

Этапы развития проектного офиса

Проектные офисы формируются, как правило, после проведения аудита текущей работы организации. Если оценка результативности покажет целесообразность внедрения проектного подхода, тогда можно переходить к запуску проектного офиса.

В развитии проектные офисы проходят через основные этапы:

1. Формирование офиса. Под уже разработанные регламенты и положения необходимо подготовить должностные инструкции, положения по оплате труда. Всю информацию важно хранить в одном месте, обобщить данные и сформировать базу знаний. Координирующим органом выступает офис управления проектами, он же берет на себя функцию не только формирования, но и контроля методологии.
2. Накопление опыта, ресурсный учет. Далее этап структуризации и накопления базы знаний подходит к казну, теперь необходимо тщательно спланировать и контролировать распределения ресурсов.
3. Анализ и передача опыта. Опираясь на накопленный опыт, можно проанализировать успехи и неудачи в проектной деятельности. На этом этапе формируют новую нормативно-регламентационную базу. Также внедряют практику плановых и внезапных аудитов.
4. Увеличение числа РМО, дифференциация. На этом этапе структуризация проектной деятельности уже выходит за рамки единственного офиса. Далее можно создавать офисы на отдельные проекты, программы, подразделения, увеличивать состав. Каждый из офисов получает свою специализацию в зависимости от того, с каким типом проекта работает, в какой сфере и с применением какой программы.
5. Стратегическое управление портфелем. Начинается важный этап — решение новых задач, связанных с трансляцией стратегии компании на все действующие и новые проекты, процесс формирования корпоративного портфеля в контексте инвестиционной политики компании. Хотя этот этап важный, он необходим не для всех компаний. Многое зависит от масштабов деятельности и в целом от того, насколько развит менеджмент.

После того, как первые три этапа успешно пройдены, можно говорить о том, что подразделение уже начало выполнять основные из своих функций.

Современная бизнес-практика доказывает, что концепция проектного управления более жизнеспособная в сложившейся рыночной ситуации. Но, если компания только находится в процессе перехода на такой формат, важно выбрать правильные инструменты для управления командой и задачами, организации эффективной коммуникации, обмена документами и взаимодействия в едином информационном поле.

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

В конце этой статьи хотим рассказать о двух инструментах, разработанных экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» — информационных продуктах, которые помогут автоматизировать многие процессы и наладить управление задачами и проектами.

Программа КСК.ПРОЕКТЫ — российская система управления проектами и продуктами в течение всего их жизненного цикла. Это комплексное решение для быстрой коммуникации и обмена документами. ПО состоит из четырех модулей: управление продуктами, управление проектами, портал системы и аналитика. Это решение идеально подойдет для крупных бизнесов, масштабирования, а также для компаний с собственным регламентом закупок, государственных заказчиков и компаний с госучастием.

Для быстрой автоматизации бизнес-процессов в небольшой компании  предлагаем рассмотреть KCK.Service&Teamwork. Это ресурс для создания единого информационного пространства. Продукт состоит из четырех модулей, в каждом из которых есть необходимый функционал для правильной и быстрой организации рабочих процессов в компании в целом и в контексте проектных офисов. Продукт сочетает в себе все необходимые инструменты для коммуникации сотрудников, совместной работы, управления проектами, сервисами и задачами. Теперь каждый сотрудник в пару кликов может найти свои задачи и определить, какие из них являются наиболее приоритетными. Компании, использующие KCK.Service&Teamwork, подтвердили, что теперь намного меньше времени тратится на совещания и переписки, а благодаря единому хранилищу вся необходимая для работы над задачами информация всегда под рукой.

Хотите разобраться, в чем отличия этих двух решений и какое программное обеспечение лучше всего впишется в контекст вашего бизнеса? Оставьте заявку на сайте, и наш эксперт свяжется с вами для бесплатной консультации.