Процессы управления проектами

Если рассматривать проект как список задач, управление проектами позволяет планировать, контролировать и выполнять работы, достигая намеченных целей.

Поскольку управление проектами — это интегрированный процесс, важно понимать, что любые действия в одной области могут повлиять и на другие. Учитывая эту взаимосвязь, необходимо сохранять баланс между основными задачами, так как очень часто улучшение в одном направлении может быть достигнуто только за счет ухудшения в другом.

В этой статье рассматриваем процессы управления проектами, их взаимосвязь и решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» для автоматизации процессов.

Основные процессы проекта

Каждый проект состоит из отдельных процессов. Говоря о процессе, мы понимаем комплекс действий, приносящих определенный результат.

Разделить процессы проекта можно на две основных группы:

• Процессы, связанные с конкретным продуктом, его спецификацией и производством. Эта группа процессов зависит от сферы деятельности компании и определяется жизненным циклом проекта.
• Процессы управления проектами. Эта категория процессов напрямую связана с организационными вопросами и описанием проектных работ.

В большинстве случаев разные процессы управления, а также процессы, ориентированные на продукт, пересекаются и взаимодействуют.

Все процессы управления проектами делят на шесть основных групп:

• процессы инициации — связаны с решением о целесообразности начала проектных работ;
• группа процессов планирования — подразумевают разработку критериев успеха, постановку целей, а также четкое планирование шагов для их достижения;
• группа процессов исполнения — включают в себя работы по координации ресурсов, которые потребуются для выполнения задач;
• процессы анализа — предполагают оценку составленного ранее плана на предмет соответствия целям;
• группа процессов управления — решения относительно необходимости внесения в исходный план корректировок;
• группа процессов завершения — это процессы, направленные на формализацию выполнения проекта.

Разные группы процессов имеют взаимосвязь на различных фазах. Очень часто закрытие одной фазы является входом для старта другой. Дальше рассмотрим процессы управления проектами более детально.

Инициация проекта

Инициация подразумевает принятие решения о запуске проекта. Сюда входит один подпроцесс — авторизация, то есть, принятие решение о старте следующей проектной фазы. На этапе инициации необходимо назначить руководителя, разработать устав, идентифицировать участников и заинтересованных лиц.

Процесс может включать разработку концепции, анализ проблемы, сбор основных данных, рассмотрение альтернативных вариантов.

Планирования

Этот процесс может состоять из многих подпроцессов, выполняющихся в определенном порядке. На основании этапа планирования создается документ, который по мере необходимости обновляется и дополняется.

Основные процессы планирования:

• Планирование основных целей для управления проектами — разработка и постановка задач, проектное обоснование.
• Процесс разделения целей на небольшие управляемые компоненты для более точного контроля.
• Определение состава работ — составления списка действий, которые необходимо выполнить.
• Определение основных взаимосвязей — документирование технологических взаимосвязей между отдельными операциями.
• Оценка объема работ и продолжительности выполнения задач для успешного управления проектами.
• Определение ресурсов (материальных, финансовых, человеческих), которые могут быть задействованы в работе.
• Процесс назначения ресурсов — определение, какие ресурсы использовать для выполнения определенных операцией.
• Процесс оценки стоимостей — определение всех составляющих стоимостей операций.
• Процесс оценки бюджета — приложение оценок стоимости к разным срокам, фазам и этапам.
• Составление расписания — определение последовательности выполнения действий, распределение времени и других ресурсов с учетом наложенных взаимосвязей и ограничений.
• Подготовка плана исполнения в форме документа.
• Определение критериев успеха для оценки исполнения.

Кроме основных процессов планирования есть и вспомогательные. Необходимость в их использовании зависит от специфики конкретного проекта.

Вспомогательные процессы:

• назначение персонала — работа с человеческим ресурсом, назначение исполнителей на разные работы;
• планирование качеств — определение стандартов качеств и решение, как к ним прийти;
• идентификация рисков — определение событий риска, способных повлияет на реализацию;
• планирование взаимодействий — определение информационных потоков и способов взаимодействия между участниками;
• оценка риска — определение того, насколько велика вероятность наступления рискового события, и степень влияния;
• планирование организации — определение и назначение ролей и зоны ответственности в организации для управления проектами;
• процесс подготовки плана реагирования для предупреждения рисков.

В основном между вспомогательными подпроцессами также существуют взаимосвязи, но то, насколько они выражены и влияют на результат, зависит от его специфики.

Исполнения и контроля

Исполнение — это процессы реализации ранее подготовленного плана. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, которые заранее определены на этапе планирования.

Процессы исполнения и контроля также делят на основные и вспомогательные. К основным процессам относят непосредственно сам процесс исполнения плана, к вспомогательным:

• учет исполнения — подготовительные работы, распределение информации между участниками;
• подбор поставщиков — оценка поступивших предложений, отбор поставщиков и подрядчиков, заключение контрактов;
• подготовка предложений — работа с рекомендациями, отзывами, заявками, предложениями;
• подтверждение качества — проведение регулярной оценки исполнения для определения, насколько выполняемые действия соответствуют принятым стандартам качества;
• развитие команды — обучение, повышение квалификации.

Постоянно анализируя процессы исполнения и контроля, можно вовремя обнаружить отклонения от намеченного плана и внести корректировки.

Анализа

Процессы анализа исполнения необходимы для оценки состояния успешности реализации, а также составления прогноза. При анализе используют принятые на стадии планирования параметры и критерии. Процессы анализа также могут быть основными и вспомогательными.

К основным процессам причисляют те, что непосредственно связаны с целями и показателями, влияющими на успешность:

• анализ стоимости — определение прогнозируемой и фактической стоимости операций;
• анализ рисков — оценка соответствия прогнозируемых и фактических сроков исполнения действий;
• анализ качества — отслеживание результатов и их проверка на соответствие стандартам качества;
• подтверждение целей — формальная приемка результатов участниками.

Вспомогательные процессы анализа связаны с оценкой факторов, которые напрямую влияют на критерии успеха и на цели:

• анализ ресурсов— изучение соответствия прогнозируемой и фактической загрузки и производительности ресурсов запланированным;
• оценка исполнения — отслеживание результатов работы, распределение проектной документации между участниками, оценка того, как используются ресурсы.

К числу процессов анализа не относят анализ взаимодействия процессов, который проводится для оптимизации действий по обработке проектной документации, также анализ исполнения контрактов для внесения корректировок и предупреждения возможных споров.

Анализировать необходимо план и исполнение. Анализ плана помогает определить, насколько он соответствует предъявляемым требованиям и ожиданиям участников. На этапе планирования анализ плана поможет принять решение о том, целесообразно ли вносить корректировки в начальные условия или необходимо составить новую версию плана. На следующих этапах анализ плана включается в группу процессов планирования, поэтому говорят уже о процессах анализа исполнения. После проведенного анализа участники принимают решение о продолжении работ по намеченному плану или решают внести корректировки в текущие процессы.

Управления

Управление исполнением проекта включает в себя определение и применение необходимых действий для успешной реализации проекта. Процессы управления нужны для того, чтобы определить, согласовать изменения и внедрить их в план. К основным процессам управления относят:

• общее управление изменениями — разработка корректирующих действий, их согласование и принятие к исполнению;
• управление ресурсами — изменения в составе и распределении ресурсов;
• управление целями — внесение корректировок в цели на основании полученных в ходе анализа результатов;
• управление качеством — подготовка мероприятий, направленных на устранение причин, спровоцировавших отклонение от плана.

К вспомогательным процессам управления можно отнести:

• управление рисками — быстрое реагирование на события, которые могут повлиять на результативность, а также изменение рисков;
• управление контрактами — корректировка контрактов, разрешение возникших конфликтов.

Так как процессы управления нужны для определения и внесения необходимых изменений, их еще называют управлением изменениями. Если работа над проектом протекает в точном соответствии с планом, управление проектами, по сути, сводится к исполнению — доведение до участников информации по плановым задачам и контроль реализации. Все эти процессы управления проектами уже включены в процессы исполнения. Но, если в ходе выполнения работ возникают сложности и приходится отклоняться от плана, а анализ показал, что нужно вносить корректировки, приходится менять план оставшихся работ.

Завершение проекта

Завершение работ сопровождают следующие процессы:

• закрытие контрактов, включая возникшие в ходе реализации споры;
• административное завершение — подготовка, сбор, распределение информации для формального закрытия проектных работ.

Все перечисленные процессы связаны между собой — могут пересекаться или накладываться.

Взаимодействие групп процессов в проекте

Хотя для процессов управления характерно наличие определенных границ, все же на практике процессы накладываются друг на друга и протекают с разными интенсивностями на разных стадиях. Например, повторение инициации в разных фазах позволяет проконтролировать актуальность проведения работ.

Внутри каждой из рассмотренных групп процессы связаны между собой входом и выходом. Рассмотрим определения, связанные с взаимодействием процессов при управлении проектами:

• Входы — это документы, на основании которых процесс выполняется.
• Выходы — документы, отображающие результаты процесса.
• Методы и средства — механизмы, преобразующие вход в выход.

Также процессы связаны между собой своими результатами. Так, результат выполнения одного процесса выступает как исходная информация для запуска другого.

Процессы управления проектами от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Готовое решение от компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ» — продукт КСК.Service&Teamwork. Это удобный онлайн-инструмент для автоматизации основных бизнес-процессов в компании и организации единого информационного пространства.

Преимущества использования КСК.Service&Teamwork:

• Экономия времени при проведении совещаний и переписке между членами рабочей команды.
• Удобство отслеживания задач и их выполнения.
• Возможность использования одного хранилища для всех задач, обсуждений и рабочих файлов.
• Доступность с любого места и любого устройства.

КСК.Service&Teamwork — это 4 модуля в одном решении, которые помогут эффективно организовать рабочие процессы и закрыть главные потребности сотрудников. Рассмотрим особенности каждого модуля:

1. Teamwork — функционал модуля направлен на управление качеством проекта и задачами.  Подойдет для работы над проектами любой сложности, помогает сгруппировать задачи, контролировать их выполнение, получать аналитику и отчетность. Есть встроенные инструменты для совместной работы, опции для последовательного/параллельного выполнения задач.
2. Service — модуль, нацеленный на улучшение качества услуг внутри компании. Позволяет автоматизировать работу сервисов любого подразделения, поддерживает омниканальность. Есть возможность настройки SLA, контроля сроков, сбора аналитических данных и формирования отчетности.
3. Корпоративный портал — единое информационное пространство, где сотрудники компании могут оперативно получать актуальную информацию по проектам и в целом по работе. Есть лента новостей и анонсов, распоряжения и приказы, отображение структуры компании, чат для быстрой связи с сотрудниками.
4. Аналитика — набор инструментов для контроля выполнения задач и формирования отчетности. Функционал — дашборды, импорт отчетов, оценка качества выполнения задач, встроенная отчетность по заявкам, опросы.

Предлагаем несколько вариантов тарифных планов нового продукта КСК.ST для работы вашей компании.

Чтобы получить персональную консультацию по продукту КСК.ИК, оставьте заявку на сайте, и наши эксперты свяжутся с вами.