Пошаговая инструкция разработки и внедрения регламента рабочего процесса

Развиваясь, компания расширяется, появляются новые отделы. Именно в этот момент нужна система, прописанная пошаговая инструкция о том, как выстроить структуру бизнес-процессов, чтобы сотрудники двигались в одном направлении и выполняли свою работу качественно. Такой инструкцией выступает регламент рабочего процесса.

Основные документы регламента – это карты и схемы бизнес-процессов, положение о политике компании, инструкции, методички, пособия, ссылки на источники о работе компании, шаблоны документов, заявлений, прошений и прочие дополнительное формальности, которые помогают организовать рабочий процесс должным образом.

Зачем регламенты бизнесу?

Существует пять основных целей, которые достигает компания с помощью регламента.

• Системность бизнес-процессов
  При создании регламента хорошо бы сразу выявить все «белые пятна» и понять, как их усовершенствовать, привести в норму или вовсе удалить из деятельности компании. А после этого понять, что осталось, прописать структуру и воплотить в практической деятельности бизнеса.
• Набор качественного персонала
  Благодаря регламенту найм персонала становится проще, так как у эйчара есть понятные прописанные алгоритмы и критерии.
• Адаптация и обучение персонала
  Регламент вводит новых сотрудников в курс дела с дополнительными ссылками на ресурсы компании, а также учебными материалами и порядком экзаменирования от руководителя. Очень удобно и собственнику, и сотруднику, когда все расписано, как нужно, и всегда под рукой, то есть, своего рода, чек-лист, которому нужно просто следовать, чтобы адаптироваться в компании.
• Информационная безопасность
  Регламент авторского права так называемый. Это порядок, который поясняет, что именно принадлежит сотрудникам компании, а что – самой компании, когда сотрудники как бы передают ей авторское право или свою интеллектуальную собственность. Тут же регулируется и норма, по которой сотрудники имеют право получить за свою работу доход. А также если сотрудник решит уволиться, он может прописать все, что делал в регламенте, и потом просто поделиться этой информацией с новым сотрудником, передав прописанный документ с чек-листом к действию.
• Ускорение бизнес-процессов
  Сотрудники не задают лишние вопросы руководству о том, как выполнить свою работу. Они уже имеют инструкцию к действию, и просто движутся в верном направлении.

Разработка регламента

Персонал компании, участвующий в разработке регламента рабочего процесса, обычно делится на три ключевые категории:

• Владелец процесса разработки
• Хранитель готового регламента
• Создатель регламента процесса

Владелец определяет цели, тактику и стандарты. Также он или она контролирует процесс разработки, ставит KPI и отвечает за результат выполнения регламента. В процессе создания он или она может инициировать совершенствование регламента, обеспечивая при этом соблюдение порядка и дедлайнов.

Хранитель обеспечивает версионность регламента, доступность его другим сотрудникам, а также своевременное обновление регламента и архивирование его отживших версий.

Разработчик собственноручно создает документацию, прописывая регламент. А еще он редактирует и стандартизирует его, вносит необходимую визуализацию, обеспечивает лаконичность, читабельность и доступность текста регламента всему персоналу компании.

Этапы разработки и внедрения регламента

Разработка регламента состоит из четырех этапов: анализ, презентация, создание и внедрение. При этом данный порядок нельзя нарушать, иначе регламент будет нерелевантным и не поможет бизнесу наладить системную работу департаментов.

Первый этап – анализ и описание схемы разработки рабочего процесса, куда входят:

• Описание бизнес-процессов
• Границы рабочих процессов
• Из-за чего процесс запускается
• Как подтвердить выполнение задачи
• Как оценить результаты выполнения
• Что будет после завершения задачи
• На какие этапы делится процесс
• Какие проблемы преследуют процесс
• Как избежать ключевых ошибок в процессе
• Какова последовательность внутри процесса
• Какие ресурсы нужны для выполнение процесса
• Кто отвечает за каждый этап выполнения процесса
• Какие инструменты и методы необходимы для каждого этапа
• Как выглядят недочеты процесса при создании идеальной модели

Второй этап – анализ и описание схемы разработки рабочего процесса, куда входят:

• Как создать блоковую схему для презентации процесса
• Как предусмотреть недочеты процесса и исправить их
• Как упорядочить процесс, если он не следует одному порядку
• Как работать с рисками и какие они бывают при создании регламента
• С чего начать тестирование бизнес-процесса и понять, что не так работает

Третий этап – написание регламента, в котором присутствуют такие элементы:

• Кто будет заниматься написанием регламента
• По каким критериям выбрать такого специалиста
• Как проверить его ключевые компетенции и знания
• Как и что спросить с написавшего регламент сотрудника
• Как оценить его работу и поощрить за качество регламента
• Какой стиль изложения и шрифты в регламенте использовать
• Какие KPI нужно заложить в регламент для соблюдения процессов
• Когда и каким образом утвердить регламент процесса у руководителя

Четвертый этап - применение регламента процессов, где сказано:

• Как внедрить регламент в работу департаментов
• Как написать и выложить на сетевой диск регламент
• Сколько времени нужно обучать и контролировать персонал
• С чего начать ознакомление с регламентом рабочего процесса
• Как мотивировать сотрудников проявлять инициативу в улучшении работы
• Как версировать регламент, регулярно обновляя предыдущую версию

Сложности в разработке регламента

Разработка регламента требует немалых усилий: анализ, сбор данных, аудит существующей ситуации с регламентом в компании, социологические исследования, мониторинг бизнес-процессов. При этом стоит заручиться поддержкой топ-менеджеров и высшего руководства, чтобы они одобрили усилия по работе с регламентом для выбранного отдела.

Не ждите, что персонал сразу начнет применять регламент. Его, персонал, надо обучить для этого. Но сначала мотивировать чем-то сотрудников учиться следовать регламенту, иначе они просто проигнорируют эту возможность, потому что никто не хочет выкладываться на все 100%, особенно, если зарплата оставляет желать лучшего.

После того, как ваши специалисты разработали и внедрили регламент работы в компании, мы поможем вам автоматизировать все бизнес-процессы согласно этому регламенту. Обратитесь за консультацией к менеджерам компании КСК ТЕХНОЛОГИИ и примените новейший метод использования регламента рабочих процессов в вашей компании.