Основные бизнес-процессы

В любом бизнесе, от соседской пекарни до штаб-квартиры Google, есть одна общая вещь - бизнес процессы. Каждый отдел любой компании имеет привязанный к нему процесс. И без них не может осуществляться эффективное функционирование компании. Именно поэтому важно знать, что это такое.

Бизнес процесс - это набор взаимосвязанных задач, которые необходимо выполнить в хронологическом порядке, чтобы работа была завершена. Анализ процессов позволяет открыть для себя множество особенностей компании, которые раньше были незаметны.

История появление термина и современное определение

70-е года ХХ века - именно тогда встречается первое упоминание бизнес процессов. Это был период, когда человечество начало активно пользоваться информационными системами. И для них нужны были нотации, которые значительно усложняли рабочую организацию компаний.

К тому же, проблемы в коммуникации между людьми существовали еще до появления автоматизации. Поэтому человечество не могло не прийти к созданию бизнес процессов. Первый бизнес процесс был разработан в США.

Современное определение термина “бизнес процесс” - это набор задач, которые прямо или косвенно помогают вашей компании предоставлять продукты/услуги клиентам. Действия являются основой любой организации. А ежедневная продуктивность сотрудников и долгосрочный рост определяются тем, насколько хорошо вы управляете своими бизнес процессами. Ниже вы можете найти пример того, как выглядит бизнес процесс в рекламном агентстве.

  • Отрасль: маркетинг
  • Тип компании: рекламное агентство
  • Процесс: создание рекламы

Процессы маркетинговых агентств могут быть немного запутанными, поскольку необходимо получить более качественный результат. Вот этапы процесса создания рекламы:

  • Понимание требований клиента
  • Мозговой штурм для создания рекламы
  • Подготовка рекламной кампании
  • Представление идеи клиенту
  • Получение одобрения
  • Внесение необходимых изменений
  • Предоставление результатов

Ниже вы можете найти пример того, как выглядит бизнес процесс при разработке собственного продукта.

  • Отрасль: информационные технологии
  • Тип компании: SaaS-инструмент
  • Процесс: разработка продукта

Индустрия SaaS переживает бум, и решения, предлагаемые этими компаниями, ориентированы на ценность и полезность. Вот как выглядит бизнес процесс разработки продукта:

  • Понимание рыночного спроса
  • Разработка наброска продукта
  • Программирование бэкенда
  • Согласование программирования с дизайнером
  • Разработка фронтенда и UX
  • Подготовка к внедрению
  • Внутреннее тестирование продукта
  • Решение ошибок и недочетов
  • Проведение бета-тестирования
  • Получение отзывов от пользователей
  • Дальнейшее совершенствование

При определении и правильном применении бизнес операций, компания наблюдает значительную разницу в объеме выполняемой работы и ее эффективности. Вот 3 причины почему бизнес процессы в компании очень важны:

Бизнес-процессы экономят время

Афоризм "Время - деньги" используется с давних времен и по-прежнему актуален. Когда ваши бизнес процессы согласованы и кристально ясны, вы можете сэкономить много времени для ваших сотрудников и клиентов. Клиенты очень ценят свое время, а когда вы способны выполнить свои обязанности в срок, вы повышаете удовлетворенность клиентов. Привлечение клиентов обходится в 5-25 раз дороже, чем удержание существующих клиентов. Поэтому вы сэкономите деньги, если будете считать удовлетворение потребностей клиентов своим главным приоритетом. Это также повышает производительность труда сотрудников вашей компании. Допустим, вы создадите алгоритм приема новых сотрудников. Теперь HR не придется вручную искать недостающие данные каждый раз, когда новый сотрудник приходит в компанию. Это сэкономит время как HR, так и нового сотрудника.

Бизнес-процессы снижают стоимость возможностей

Цена возможностей - это выгода, которую вы теряете, когда делаете выбор в пользу одного действия вместо его альтернативы. Мы все не можем быть похожи на кота Шредингера, живущего в нескольких реальностях одновременно. Поэтому, если вы экономите время на выполнении одной задачи, вы можете использовать его для другой задачи. Именно так бизнес-процессы снижают альтернативные издержки. Если ваш отдел кадров не занят оформлением нового сотрудника, он может заняться какой-то более важной операцией.

Бизнес-процессы повышают эффективность

Повышение эффективности - еще одно преимущество, которое предоставляют бизнес-процессы. Они повышают четкость работы в вашей организации. Когда каждый в компании знает, что он должен делать в хронологическом порядке, это уменьшает количество лишних действий и повышает эффективность всей компании.

Какие бывают виды бизнес-процессов в организации

Упрощенная классификация процессов предполагает управляющие, основные и вспомогательные. Каждый из них имеет свои особенности и отличительные черты. Ниже разберем подробнее:

Основные бизнес-процессы

Тут подразумеваются основные функции компании. Эти операции напрямую связаны с фундаментальными ценностями, видением и миссией компании. Им необходимо уделять особое внимание, поскольку они являются основными источниками дохода компании. Заполнение пробелов и внесение необходимых улучшений в эти процессы имеет большое значение в успехе компании на длительной дистанции. Как только вы осуществите анализ этих процессов и внесите соответствующие коррективы, вы повлияете на рост своего предприятия.

Например, основные действия ресторана McDonald's включают в себя прием заказов, приготовление блюд и подачу их клиентам.

Управляющие бизнес-процессы

Они планируют, организовывают, координируют и контролируют все функции предприятия. Поэтому они и относятся к управляющим. Эти действия ориентированы на достижение целей. Они включают в себя помощь и мотивацию команды для достижения поставленных целей. Они также помогают сформировать направление для дальнейшего роста вашей организации. Регулирование повседневных задач, обучение сотрудников эффективному выполнению задач, запуск нового продукта и т.д. - это примеры действий, относящихся к этой категории.

В управленческие процессы вовлечены генеральные директора, менеджеры и руководители высшего звена.

Вспомогательные бизнес-процессы

Они не связаны напрямую с предоставлением услуги или продукта клиенту. Но они помогают организации создать среду, в которой основные процессы могут работать лучше. Отсюда и происходит название "вспомогательные бизнес-процессы". Ими занимаются сотрудники бухгалтерии, отдела управления персоналом и любого другого отдела, который поддерживает основные функции организации.

Например, прием на работу нового сотрудника - это вспомогательная функция, которая помогает компании развиваться.

Рассмотрим пример колл-центра, чтобы понять все типы этих бизнес-процессов.

Решение вопросов клиентов по звонку - это основной бизнес-процесс. Управление всем персоналом относится к управляющим действиям. В то время как ИТ-отдел, помогающий сотрудникам в случае возникновения технических или аппаратных проблем, осуществляет вспомогательные действия.

Главные отличия от других процессов организации

Основные процессы в любой организации делятся на бизнес- и технологические. Разница между ними в том, что технологический процесс подразумевает получение конкретного результата. Отличным примером является производство. Результатом технического процесса является товар с конкретными характеристиками.

Брак, который встречается во многих технологических процессах, является следствием нарушения этих процессов. А в бизнес-процессах реальность другая. Там конечный результат зависит от корректного выполнения определенных условий. Если при выполнении не было нарушений и сбоев, значит результат будет удовлетворительный.

Чтобы лучше понять разницу, стоит сравнить описания технологического и бизнес процессов. Пример описание технологического процесса:

  • Берем материал X.
  • Объединяем его с материалом Y.
  • Вносим изменения под характеристики Z.
  • Получаем товар/продукцию.

Пример описания бизнес процесса:

Получаем вводные данные X:

  • При соответствии данных с правилом Y, действуем согласно плану Z.
  • При соответствии данных с правилом D, действуем согласно плану E.

Получаем результат.

Если технологический процесс подразумевает определенные условия, то бизнес-процесс подразумевает разные условия, зависящие от внешних обстоятельств, людей, событий и тд. Он является более разносторонним с точки зрения условий.

Как описывать бизнес-процесс в компании

Если вы разберетесь в алгоритме составления описаний, вы получите эффективный инструмент улучшения эффективности предприятия. Изначально вам необходимо собрать информацию обо всех деятельностях вашего персонала и последовательности этих действий. Затем всю эту собранную информацию необходимо передать в графическую инструкцию.

Эта инструкция, конечно, может быть даже в форме текста, но для лучшего восприятия партнерами или сотрудниками лучше преподнести информацию в графической форме. Такая форма подачи быстрее воспринимается и лучше усваивается. В конце концов, главная задача описаний заключается в полном их восприятии вашими сотрудниками. Если они не понятны, целесообразность их разработки уменьшается.

Хорошо написанное описание бизнес процесса характеризуется:

  • Завершенностью. После прочтения описания бизнес процессов компании вы должны понимать главный функционал.
  • Лаконичностью. Да, описание бизнес процесса предполагает детализированную информацию, но она должна быть изложена максимально компактно. Только главные элементы.
  • Стандартными нотациями. Не стоит придумывать новые обозначения и термины в описании. Для лучшего восприятия стоит использовать стандартные нотации.

Описаниям необходимо уделять особое внимание, поскольку от их качества зависит эффективность оптимизации. Также важно понимать, что создание описания процесса - это творчество. Человек или группа людей, которые будут заниматься составлением описаний, будут допускать некоторые неточности. Некоторые вещи могут забыться, значимость других может быть преувеличена или преуменьшена. И это несмотря на то, что "творчество" аналитика находится в жёстких рамках правил, синтаксиса и логики.

Опытные аналитики понимают, что описание не может на 100% соответствовать реальности. Точно также оно не может быть идеальным поскольку прогресс не стоит на месте и что-то всегда можно будет улучшить. Важно учитывать эти особенности и финансовые/человеческие возможности заказчика при составлении описаний.

Готовые решения

Наша компания разработала специальный сервис КСК.Service Desk, который поможет вам эффективнее руководить своими бизнес-процессами. С нашим сервисом вы сможете регламентировать схемы предоставления услуг для четкого понимания исполнителей. В КСК.Service Desk (KCK.SD) можно легко управлять различными инцидентами, а также отслеживать проблемы и их решения. Low-code платформа позволит вам быстро и просто адаптировать бизнес операции под особенности вашей компании.

Огромное преимущество КСК.Service Desk (KCK.SD) заключается в том, что это ITSM-система на базе ITIL. Если в вашей компании до сих пор не внедрен ITIL подход, наше ПО является прекрасной возможностью для вас. Основы ITIL, реализованные в KCK.Service Desk:

  • Управление инцидентами
  • Управление запросами на обслуживание
  • Управление проблемами
  • Управление изменениями
  • Управление знаниями
  • Управление услугами
  • Управление доступом
  • Управление активами

У вас есть 3 варианта использования KCK.Service Desk: подписка, коробочное решение и индивидуальный проект. Каждый из этих вариантов зависит от размера вашей компании и ее сложности. Если вы не знаете какой из них лучше всего вам подойдет, вы можете проконсультироваться с нашей командой.

Наша компания также обладает огромной экспертизой в автоматизации стройки и электронного правительства. Мы предлагаем огромное количество инструментов для автоматизации разных бизнес операций на базе КСК, как комплексных, так и не очень.

Инструменты для автоматизации электронного правительства:

  • КСК.СИУМВВ
  • КСК.СИУМВВ
  • КСК.ГИС ГМП
  • КСК.Реестр услуг
  • КСК.Атлас госзакупок
  • КСК.ГАСУ
  • КСК.Запись на прием
  • КСК.МФЦ
  • КСК.Шлюз СМЭВ 3
  • КСК.Портал Госуслуг
  • КСК.Документооборот

Инструменты для автоматизации стройки:

  • КСК.Стройнадзор
  • КСК.Госэкспертиза
  • КСК.Строительные услуги
  • КСК.Реестр объектов капитального строительства (РОКС)
  • КСК.Портал руководителя стройкомплекса
  • КСК.Реестр описания и Калькулятор процедур

Обратитесь к нам, и мы поможем вам эффективнее руководить своим бизнесом!

Читайте также:

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.