Моделирование бизнес-процессов: как делать и зачем нужно

Моделирование бизнес-процессов используют для обнаружения и устранения слабых мест в работе организации. При моделировании деятельность предприятия раскладывается на независимые операции, благодаря чему удается отследить, как система ведет себя на каждом этапе, и трансформировать бизнес.

Делимся практическими рекомендациями, которые помогут смоделировать бизнес-процессы самостоятельно, и рассказываем, зачем вообще прибегать к моделированию.

Что такое моделирование

Бизнес-процессы (БП) — повторяемые действия или операции, которые выполняются для решения бизнес-задач и получения конечного продукта. Моделирование процессов подразумевает детальное описание всех операций, исключение лишних и необязательных действий, а также документирование требований к каждой из операций.

Когда и для чего требуется моделирование

Моделировать бизнес-процессы необходимо для любой компании, которая хочет повысить эффективность своей деятельности — увеличить рентабельность, прибыль и другие показатели.

Ситуации, когда благодаря моделированию можно решить многие проблемы компании:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Дедлайны по задачам постоянно срываются.
3. Проблемы с клиентами не решаются.
4. При согласовании задействуется слишком много людей, решения принимаются долго, из-за чего растут непроизводственные расходы, страдает дисциплина, а контроль решений по отдельным вопросам плохо налажен.
5. Есть серьезные проблемы с документооборотом — документы теряются, их сложно найти.
6. Отсутствует четкое распределение ответственности и должностных обязанностей между сотрудниками.
7. Руководству сложно получить точные данные по текущим делам, так как информация неактуальная и устаревшая.
8. Для инвесторов деятельность предприятия непрозрачна.

Грамотным моделированием можно установить взаимосвязь между отдельными бизнес-процессами, разработать правила выполнения разных операций для получения желаемого результата и оптимизировать структуру управления. Моделируют бизнес-процессы по такому алгоритму: ответственные специалисты разбираются в процессах, описывают их вначале текстом, затем составляют схему под конкретный бизнес-процесс. В схематическом виде легко обнаружить лишние согласования, стопорящие бизнес-процесс.

Если выстроить бизнес-процессы правильно, вы получите прекрасный результат:

• повысить управляемость/качество контроля работы за счет четкого понимания всех бизнес-процессов в компании;
• улучшить финансовые показатели;
• упростить процесс масштабирования компании благодаря применению готовой системы для построения ЮП в новых филиалах.

Если подытожить, то моделирование бизнес-процессов помогает повысить эффективность работы компании и улучшить многие показатели.

Этапы моделирования

Для создания эффективной модели необходимо пройти минимум 5 стадий моделирования бизнес-процессов:

• Создать модель в существующем виде, выявить границы и основные составляющие бизнес-процессов, собрать всю необходимую информацию по действующей системе.
• Проанализировать данные, найти слабые места, а также определить взаимосвязи между процессами и возможности для совершенствования действующей модели бизнес-процесса.
• Разработать желаемую модель, которая должна получиться после всех метаморфоз. Описать процессы, к которым нужно стремиться, для улучшения бизнеса.
• Внедрить и протестировать новую модель, а также оценить результаты для выявления слабых мест.
• После тестирования определить недоработки модели и провести работу над ошибками.

В последующем усовершенствование новой модели бизнес-процесса нужно проводить постоянно, иначе она утратит актуальность и уже не сможет соответствовать текущим условиям на рынке.

Пример моделирования БП

Рассмотрим наглядно, как можно описать и смоделировать процесс:

1. Задаем точки входа и выхода. Вход — первое событие в бизнес-процессе, выход — полученный результат. Так мы очерчиваем границы, а затем начинаем наполнять процесс действиями.
2. Описываем элементы, входящие в процесс. В каждом файле нужно описать:
   • для чего нужен этот процесс и как он формируется;
   • показатели эффективности или параметры, по которым можно отслеживать результаты;
   • кто выступает исполнителем процессов, какие существуют ограничения по срокам;
   • детали всех процессов.
3. Конкретизируем основные этапы бизнес-процессов. Опираясь на данные, описанные во втором пункте, составляем блок-схему модели.
4. Разбавляем каркас деталями. Указываем основные факты и события по процессу, а также прописываем действия для каждого исполнителя.
5. Назначаем роли. Один процесс может включать несколько ролей. Их выполняет один или несколько специалистов.
6. Указываем в схеме ресурсы. Нужно отметить источники ресурсов, необходимых, чтобы реализовать процесс. Это могут быть документы, которые нужно отправить на определенном этапе. Чтобы описать процесс, нужны схемы и алгоритмы, позволяющие сделать процессы более продуктивными и эффективными для бизнеса. Также, имея на руках готовую модель БП, намного проще перейти к автоматизации процессов.

Принципы моделирования

При моделировании бизнес-процессов советуем ориентироваться на 5 основных принципов:

• Принцип информационной достаточности. При моделировании бизнес-процессов нужно опираться только на реальные данные, так как от их точности зависит конечный результат.
• Принцип множественности. Чтобы выйти на желаемые показатели, нужно разработать несколько моделей и описать процесс в разных плоскостях. Это поможет минимизировать ошибки и получить ожидаемый результат.
• Принцип агрегирования. Лучше всего собирать сложные модели из простых элементов или подсистем. Это позволит безболезненно вносить коррективы, не меняя всей модели.
• Принцип осуществимости. Важно построить структуру процессов, которая будет адаптированной к конкретному бизнесу и пригодной для реализации на практике. В модели заранее необходимо прописать четкие цели и показатели.
• Принцип отделения. Чтобы провести качественный анализ модели, описывать все процессы не обязательно. Иногда блоки, не вызывающие вопросов и замечаний, можно пропустить.

Многие эксперты рекомендуют придерживаться и других принципов, например, декомпозиции или отображения бизнес-процессов в формате перечня иерархических элементов.

Виды моделей БП

Строят бизнес-процессы по одной из следующих моделей:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Объективная. Работы по моделированию сводятся к описанию взаимозависимости между отдельными объектами (ресурсами компаниями, сотрудниками).
3. Функциональная. При моделировании по этой методике проводится описание взаимосвязей между отдельными функциями. Функциональный подход предполагает описание функций, связанных с информационными и материальными объектами, а также используемыми ресурсами.
4. Имитационная. При моделировании описывают возможные варианты развития БП при разных сценариях.

Способы, выбранные для отображения элементов при моделировании бизнес-процессов, называют методами или инструментами создания модели.

Инструменты для моделирования процессов в компании

Для построения моделей бизнес-процессов используют разные методы или инструменты. Среди основных:

• VAD — нотация для создания модели общего вида процессов, которые нужны для получения товара или предоставления услуги.
• BPMN — в этом случае процесс пошагово проектируется от начала и до конца. Отображается в виде схемы. Может использоваться для презентации информационных потоков или последовательности операций.
• Схема работы — нотация презентации процессов в формате логической последовательности действий.
• Схема данных — нотация отображения передачи данных внутри одного или нескольких процессов.
• IDEF — это категория методов по стандарту от IDEF0 до IDEF14. Стандарты создания модели ориентирован на разные задачи.
• EPC — нотация проектирования процессов нижнего уровня, где для каждой функции есть информационные потоки, материальные ресурсы, стартовые/финишные точки.
• Схема ролей — метод проектирования взаимосвязи ролей и их функций.

Отметим, что все вышеописанные методы реализуются с использованием специального программного обеспечения.

Использование автоматизированных методов и инструментов позволяет минимизировать затраты, а также модифицировать уже разработанные решения. Сейчас есть большой выбор программных продуктов, которые помогают решать задачи по анализу и организации процессов.

Условно такие продукты можно разделить на три категории:

• Стандартные физические. Это пакеты для визуализации процессов в электронном формате.
• ПО для анализа процессов на базе графических пакетов. Используется не только для визуализации, но и для обработки некоторых процессных данных.
• Процессно-ориентированное ПО. Инструменты с широкими функциональными возможностями с модулями для анализа, моделирования и визуализации БП. Есть опции для оценки и работы с документацией, а также создания анимированных моделей.

Выбирая метод моделирования, важно убедиться, что он соответствует сфере и целям проекта.

Кто руководит процессом

Обычно моделированием БП занимаются руководители или сотрудники, иногда привлекают подрядчиков. Решая, кому делегировать эту задачу, нужно отталкиваться от целей создания модели БП, а также масштабов бизнеса. Если основная цель при моделировании сводится к оптимизации процессов, лучше доверить эту работу аналитикам, так как придется глубокого разобраться в каждом бизнес-процессе и подумать, как лучше их доработать. Здесь нужен опыт и понимание, как работать с инструментами для моделирования бизнес-процессов.

В качестве примера рассмотрим, кто может руководить моделированием БП в компании:

• Собственник. Если компания небольшая, отвечать за моделирование бизнес-процессов может собственник. Владелец хорошо знает специфику всех процессов и в целом весь бизнес изнутри, может подробно описать каждый этап и самостоятельно поработать над моделью БП. В небольших компаниях обычно не так много процессов, а сложная детализация не требуется.
• Руководители отделов. Представителям среднего бизнеса лучше привлечь помощников для работы с бизнес-процессами. Оптимально собрать команду опытных сотрудников из разных отделов, чтобы совместно проработать основные бизнес-процессы.
• Подрядчики. Если речь идет о крупной компании, то работы по моделированию лучше доверить экспертам, так как количество и объем всех бизнес-процессов описать самостоятельно будет проблематично.

Если вам нужна помощь с моделированием бизнес-процессов, вы можете доверить эту задачу экспертам компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Как избежать типичных ошибок

Рекомендации, которые помогут избежать распространенных ошибок при самостоятельном моделировании бизнес-процессов:

1. Используйте однородную детализацию. Ваша цель — свести к общему знаменателю описания и варианты выполнения операций, чтобы избежать двусмысленных и неоднозначных трактовок, которые могут ввести в заблуждение.
2. Работайте с одним методом. Например, вы попробовали метод BPMN и функциональный способ построения БП, продолжайте использовать этот инструмент для построения всех процессов.
3. Исходите из того, что все моделируемые процессы должны подчиняться единой цели. Процесс не должен моделироваться в отрыве от целей всего проекта.
4. Разберитесь с границами БП. Руководитель изнутри знает все процессы — используйте всю доступную информацию, чтобы избежать двух крайностей — избыточной детализации или слишком общего подхода.
5. Не допускайте наложения процессов. Важно четко определить, какие действия выполняются в какой последовательности и когда возможен повтор к определенному действию. Моделирование бизнес-процессов помогает отобразить последовательность действий схематически и избежать путаницы.

Чтобы упростить задачу по моделированию бизнес-процессов и не допустить типичных ошибок, используйте проверенный инструмент — готовые решения для автоматизации бизнеса. Одно из таких решений представляет и компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разработала продукт, который поможет в моделировании, исполнении и улучшении бизнес-процессов — «КСК. ИК» на базе low-code платформы класса ВРМ. Мы предлагаем рабочий инструмент для цифровой трансформации с нотациями моделирования бизнес-процессов BPMN — воспользуйтесь готовыми алгоритмами и выведите свой бизнес на новый уровень.

«КСК.ИК» — простое и удобное решение, сервис помогает быстро вносить любые изменения в процессе, идеально подойдет для тех, кто только переходит к процессной модели управления, используйте функциональный или другой подход в моделировании.

Функционал дизайн-студии low-code позволяет проектировать и моделировать бизнес-процессы, настраивать исполнителей, структуру файлов, интерактивные формы и предметную область БП.

Модуль управления на базе ВРМ-движка помогает автоматизировать постановку задач, контролировать просрочки, свободно коммуницировать в общем чате сотрудников, группировать отдельные бизнес-процессы на основе предметной области.

Используя решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» при моделировании и автоматизации БП, вы получите следующие результаты:

• благодаря созданию единой картины ПБ повысите уровень контроля и управляемость на каждом уровне;
• сократите сроки работы по отдельным операциям и минимизируйте расходы, сохраняя качество на прежнем уровне;
• за счет системного подхода получите новые возможности для развития компании;
• улучшите финансовые показатели.

Подведя итоги, можно с уверенностью сказать, что моделирование всех бизнес-процессов — эффективный метод для оптимизации деятельности организации, развития и масштабирования, а также увеличения доходности предприятия. Но в ходе моделирования реальных бизнес-процессов необходимо воспринимать компанию как сложную систему взаимосвязанных, а не разрозненных БП. Если использовать неправильный подход, моделирование бизнес-процессов не принесет ожидаемых результатов. Многие управленцы на этом останавливаются. Чтобы избежать такого сценария, заручитесь поддержкой экспертов и задействуйте готовый инструмент для грамотного моделирования бизнес-процессов и успешной автоматизации вашего бизнеса.