Многозадачность

Умение выполнять сразу несколько дел одновременно — разве это не супер важный и полезный навык для современного человека? Кажется, что, функционируя в режиме Юлия Цезаря, можно быть невероятно продуктивным, экономить время и достигать намеченных целей в два раза быстрее. Но так ли это на самом деле?

Любопытно, что современные исследования доказали обратное — в режиме многозадачности человек не может сохранять высокую интеллектуальную продуктивность. Да, мы заняты всем и сразу, но при этом не продуктивны настолько, насколько могли бы. Многозадачность вынуждает нас прилагать больше сил, тратить больше времени, мешает сосредоточиться, вызывает постоянное чувство беспокойства и провоцирует хроническую усталость. По мнению американского нейропсихиатра Тео Компернолле, мультизадачность убивает продуктивность, но именно в таком формате работают многие офисные сотрудники в современных компаниях. 

В этой статье решили разобраться, почему же многозадачность не так хороша, как о ней принято думать, и что делать, чтобы организовать рабочие процессы в компании действительно эффективно.

Что такое многозадачность

Итак, многозадачность — это умение или навык выполнять несколько задач одновременно, постоянно переключаясь между делами. Этот термин взят из среды программирования, где многозадачности самое место, но люди — не роботы. И когда мультизадачность перекочевала в сферу человеческой деятельности, начали появляться проблемы.

Наверняка, вы слышали о том, что Юлий Цезарь обладал удивительной способность делать одновременно несколько дел. Это воодушевило современных людей, стремящихся всеми силами и любой ценой к высокой продуктивности. Что мы имеем на выходе? Несколько начатых задач, ни одной решенной и постоянное ощущение неудовлетворенности. Также, работая в таком режиме, легко запутаться в приоритетности дел и самую важную задачу отложить в долгий ящик. У многих такой хаос снижает мотивацию и провоцирует излишние стрессы.

Конечно, наш мозг может работать в многозадачном режиме. Например, сейчас вы читаете этот текст и благодаря мультизадачной работе мозга понимаете смысл слов, формируете в своей голове зрительные образы, делаете выводы, что-то комментируете про себя. В этот же момент наше сердце бьются, легкие дышат, внутренние процессы в организме не останавливаются. За секунду наш мозг проводит невероятное количество вычислений и в фоновом режиме решает много задач. Но то, на чем наш мозг будет сосредоточен — это уже зависит от текущих потребностей и ситуации. Например, если мы управляем автомобилем, то в приоритете будет дорожная обстановка.

Когда мы разделяем свое внимание на две или больше задач, то мозг уже не может концентрироваться на чем-то одном. Из-за этого мы допускаем больше ошибок и многое ускользает от нашего внимания.

Параллельная и серийная многозадачность

Приверженцы многозадачности используют разные подходы, например:

• Разделенное внимание или параллельную многозадачность. При таком подходе внимание делится между несколькими задачами, одной может уделяться 30% внимания, другой — 70%. Суть в том, что никогда не получится сосредоточиться на чем-то одном или уделить обеим задачам одинаковое количество внимания. Для решения сложных задач это не вариант, а для выполнения пары простых дел вполне подходит.
• Чередующееся внимание или серийная многозадачность. Этот подход предполагает, что человек сначала уделяет все внимание одному делу, потом через какое-то время переключается на другое и занимается только им. Некоторым это помогает разгрузить мозг, у других же, наоборот, забирает много энергии и приводит к эмоциональному истощению.

Большинство психологов сходится во мнении, что умение работать в многозадачном режиме — не такой уж ценный навык, как полагают многие, напротив, это вредит продуктивности. К счастью, мы не роботы, а значит, продуктивность в нашем случае зависит от способности сконцентрироваться на чем-то одном. Если мы планомерно решаем одну задачу за другой, растет наша мотивация — мы видим результат, понимаем, на какой стадии работы находимся. Если сразу хвататься за несколько дел, шансы на их успешное и быстрое выполнение сокращаются.

Дальше рассмотрим, как проявляется многозадачность — какие признаки должны нас насторожить и показать, что самое время остановиться и сосредоточиться на чем-то одном.

Признаки того, что режим многозадачности вам не подходит

Как определить, что ваш организм работает на износ, и пора отказаться от идеи успеть все и сразу? Мы собрали несколько наиболее распространенных признаков или последствия такого подхода к жизни.

Вы чувствуете, что впустую теряете время

Даже при условии, что вам удается показывать неплохой результат, вы замечаете, что падает ваша вовлеченность в процесс, работать получается не так качественно, производительность постепенно снижается. В одном из исследований Стэндфордского университета говорится, что люди, выбирающие многозадачность, не так хорошо вникают в суть, как те, кто концентрируется на чем-то одном.

Качество работы падает и растут горы незавершенных дел

Начинаете сразу несколько задач, а доводите до конца от силы одну-две, при этом срываете сроки и тратите много времени впустую. В режиме многозадачности вы теряете до 40% продуктивности, тратите больше времени на выполнение дел. С каждым переключением между задачами вам нужно больше напрягаться, чтобы «включиться». В итоге результат получается посредственным.

Вероятность ошибок возрастает

Вы замечаете, что допускаете ошибки «на автомате», делаете опечатки, в тексте присутствуют логические несоответствия. Все это связано тс тем, что когда перегружена лобная часть коры головного мозга, способность к критическому мышлению у вас снижается.

Чувствуете, что мысли и эмоции словно тормозятся

Еще один бонус со знаком минус, который приносит многозадачность. Вы можете замечать, что хуже усваиваете информацию, вам сложнее даются рассуждения по аналогии и умозаключения, тяжелее становится проявлять эмпатию и критически анализировать ситуацию.

Ощущение, что жизнь проходит мимо

Подумайте над таким примером: когда вы прогуливаетесь в парке с другом, разговариваете и одновременно отвечаете на сообщения в смартфоне, замечаете ли вы происходящее вокруг во всех деталях? Вряд ли. Постоянно решая несколько задач одновременно, мы лишаем себя впечатлений и эмоционального опыта, который так важен для вдохновения и мотивации.

Ухудшается память и появляется рассеянность

В процессе разговора вы можете потерять нить рассуждений. Происходит это из-за привычки переключаться с одного дела на другое — это постепенно может привести к нарушению кратковременной памяти. Также, постоянно отвлекаясь, вы упускаете важные детали, которые могут понадобиться для продолжения работы. У многозадачников усиливается зависимость от отвлекающих факторов.

Снижается креативность и теряется энергия

В Иллинойском университете в Чикаго провели исследование, в ходе которого установили, что, метание между разными видами деятельности истощает кратковременную память. В результате у человека почти не остается ресурсов для творчества и креативности. Режим многозадачности чреват серьезными когнитивными издержками. Мозг скользит по верхам, но не вникает глубоко в суть.

Вы живете в постоянном стрессе или испытываете выгорание

При переключении между задачами организм находится в состоянии «боевой готовности». Мы не можем расслабиться и успокоиться, пульс повышается, организм вырабатывает кортизол. Нарушая свои естественные механизмы мотивации и вознаграждения, мы рискуем совсем потерять радость от мыслительных усилий и выгореть. Из-за этого мы можем ощущать постоянную тревожность и даже заболеть депрессией.

Как видим, последствия проживания жизни в режиме постоянной многозадачности могут быть неприятными. Увеличивается когнитивная нагрузка, снижается продуктивность, растет число отвлекающих факторов, все тяжелее становится сосредоточиться.

 Как преодолеть тягу к многозадачности

Если вы не понимаете, как можно сосредоточиться только на одном деле, внедряйте перемены постепенно:

• Тренируйте однозадачность. Например, вы заняты каким-то важным делом и тут у вас появилась идея по другой задаче. Отлично — запишите ее в блокнот и сосредоточьтесь на текущих вопросах. Потом вернетесь и разовьете эту мысль. Всегда фиксируйте побочные задачи, чтобы вернуться к ним снова, например, интересную статью можно открыть в соседней вкладке и прочитать потом — она никуда не денется, а вы не будете лишний раз отвлекаться.
• Тренируйте свой мозг. Практикуйте упражнения, которые запускают и укрепляют механизмы контроля когнитивных функций.
• Замечайте ловушки. Мы можем отвлекаться не только на рабочие дела, но и на всякую ерунду. Например, на просмотр телевизора, который включен как фон, но все равно отвлекает. Или нас постоянно может тянуть просмотреть новости в интернете, где легко потеряться на несколько часов.
• Не работайте во время еды. Да, это тоже многозадачность. Плюс мы съедаем больше, чем нужно, не замечаем вкус еды, а прием пищи начинает у нас ассоциироваться с работой.
• Научитесь говорить «нет». Если у вас есть текущие важные задачи, не перегружайте себя. Учитесь расставлять приоритеты и отказываться от того, что вам не по силам. Из рвения или чувства долга можно набрать много проектов и ни по одному из них не получить достойных результатов.
• Учитесь делегировать полномочия. Все успеть самому сложно, поэтому не бойтесь просить о помощи. Если работаете в команде, доверяйте задачи другим, привлекайте молодых специалистов к участию в проектах.
• Ведите список дел. Для этого можно использовать блокнот или специальное приложение. Главное, чтобы вам было удобно, и вы могли четко спланировать приоритетные задачи на день, неделю и месяц. Руководителям компаний стоит подумать о том, как организовать рабочие процессы, чтобы ни у кого не возникало проблем с планированием и определение приоритетности выполнения дел.

На последнем пункте хотим остановиться более подробно. Нередко многозадачность бывает вынужденной — специалист начинает работать над одной задачей, потом оказываются, что нужно срочно внести правки по другой, затем возникает новая сверхсрочная задача и вот, уже невозможно разобраться, за что хвататься. Здесь встает вопрос о важности планирования и использовании правильных инструментов. Об этом рассказываем с следующем пункте.

Инструменты от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Мы создаем готовые решения для бизнеса, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы и настроить работу внутри компании. Используйте облачное решение КСК.Service&Teamwork, чтобы улучшить коммуникацию внутри команды, эффективно работать как в офисе, так и на удаленке, обмениваться файлами и хранить информацию по задачам в одном информационном пространстве.

Мы создали КСК.Service&Teamwork, чтобы помочь руководителям компаний управлять рабочими процессами более эффективно:

• Теперь ваши сотрудники смогут легко находить свои задачи, планировать их выполнение и четко понимать, какие из них наиболее приоритетные на текущий момент. Это поможет бороться с вынужденной многозадачностью и хаосом.
• На совещания и переписку можно тратить меньше времени, при этом повышая эффективность коммуникации внутри команды.
• Пользователи всегда смогут быть доступны и работать с любых устройств.
• Единое хранилище данных упрощает процесс поиска нужной информации по текущим или прошлым задачам. В облаке хранится все — от файлов до обсуждений в чатах.

Мы разрабатываем продукты, которые помогают вывести ваш бизнес на новый уровень, упростить сотрудникам решение задач и добиться высокой продуктивности. Запросите бесплатную консультацию эксперта, чтобы узнать, какой из продуктов «КСК ТЕХНОЛОГИИ» подойдет вам лучше всего.