Корпоративный портал на базе Service Desk

Еще несколько лет назад корпоративный портал воспринимался, как внутренний информационный сайт компании, где сотрудники могли узнать о последних новостях, обсудить интересные темы на форумах и найти шаблон нужного документа.
В наши дни это единое пространство с возможностью самостоятельного поиска информации по своему запросу. В один клик можно подать заявку на услугу любого подразделения (бухгалтерия, IT, HR и т. д.), скачать шаблон документа и при этом оставаться в курсе всех важных новостей компании.

Грамотно организованный корпоративный портал способствует не только сокращению времени для решения любых производственных вопросов. За счет эффективного обмена информацией, доступности и прозрачности корпоративных процессов возможна оптимизация затрат на операционную деятельность. Такое решение для любого предприятия можно комфортно построить на базе Service Desk.

Все еще сомневаетесь, для чего компании корпоративный портал? Немного статистики, которая Вас убедит

На основе отчетов сотрудников различных служб и отделов компаний было выявлено, что до 78% рабочего времени занимает работа по поиску необходимой информации или ответственного лица, которое уполномочено решать подобные вопросы.

Среднее время решения проблемы составляет от четырех до восьми часов. Кроме того, выяснилось, что 72% процента опрашиваемых предпочитают пользоваться корпоративных порталом, нежели обращаться за помощью по телефону или отправлять запрос на e-mail.

39% миллениалов, которые уже начинают активно работать, предпочитают, вначале проверить FAQ компании, для поиска ответа на свои вопросы.

Например, поиск бланка заявления на отпуск и его заполнение через Service Desk, занимает в среднем 3-5 минут. В компаниях без корпоративных систем — это может занять несколько часов, а то и дней, что снижает лояльность сотрудников к компании, может вызывать раздражение, спад работоспособности, мотивации и интереса.

После внедрения корпоративного портала на базе решений Service Desk, сотрудники на 17% меньше времени тратят на повторяющиеся задачи.

Что такое корпоративный портал на базе решений Service Desk?

Современный корпоративный портал, как единое информационное поле с легким доступом ко всей рабочей файловой базе и сервисам компании должен поддерживать следующий базовый функционал:

• репозиторий услуг портала;
• база знаний;
• журнал тикетов (заявок);
• корпоративный чат;
• служба поддержки пользователей.

Всем этим требованиям соответствует решение Service Desk от КСК ТЕХНОЛОГИИ. Его главная цель — обеспечить эффективное обслуживание внутренних пользователей и непрерывную работу по достижению бизнес-целей организации в целом.

Автоматизация внутренних бизнес процессов по предоставлению внутренних услуг компании относится не только к IT-подразделению, она также применима и для других отделов компаний, предоставляющих сервисы: АХО, бухгалтерия, HR- отдел, маркетинг и т.д.

Современный корпоративный портал призван решать следующие корпоративные задачи:

• Информационная: вся актуальная информация компании по каждому из подразделений доступна в «едином окне», возможна настройка системы оповещения об обновлении информации или поставить статус «следить».
• Коммуникативная: возможность общаться с другими сотрудниками, написать в чате конкретному коллеге по личным или рабочим вопросам (сообщить об ошибке, предложить идею и т.д.) в едином пространстве.
• Функционал: легкий и быстрый доступ ко всем требуемым рабочим программам, материалам, данным, отчетам и информации в целом.
• Экономическая: корпоративный портал объединяет множество функций и представляет собой общий канал доступа к рабочим инструментам и информации. Оптимизирует рабочие процессы за счет высокой производительности обработки данных.
• Статистика и аналитика: система аналитики дает возможность собирать статистические данные, относящиеся к посетителям портала, выявить наиболее популярные разделы и частоту запросов.

Портал на базе решения Service Desk не просто автоматизирует бизнес-процессы, но и сокращает время на решение проблем, за счет повышения эффективности обработки обращений, сбора статистических данных для предотвращения осложнений и автоматизации часто повторяющихся задач и процессов.

В чем преимущества корпоративных порталов?

В контексте вопроса, зачем компании нужен корпоративный портал, предлагаем рассмотреть преимущества такой платформы на базе Service Desk. Ключевые функции, от единого входа до контроля доступа, гарантируют, что сотрудники смогут легко и беспрепятственно получать доступ только к необходимой им информации. Корпоративный портал также может интегрировать данные из различных источников, включая веб-сайт компании, и другие информационные системы компании, например, с CRM, 1С, ERP и многие другие. Наконец, возможности настройки гарантируют, что ваш корпоративный портал будет соответствовать точным спецификациям вашей компании.

Организовывая корпоративный портал на базе решений Service Desk, вы укрепляете всю компанию. Преимущества портала варьируются от снижения затрат, до повышения производительности:

• Скорость получения обратной связи: ценность корпоративного портала в обеспечении скорости получения необходимой информации, быстрота донесения распоряжений и важных сведений до сотрудников, а также получение обратной связи и организация единого информационного пространства.
• Снижение затрат: вследствие централизации и унификации доступа сотрудников к различным информационным службам организации, легкости сопровождения большинства бизнес-процессов и модернизации управления ресурсами достигается существенное снижение затрат.
• Повышение производительности труда сотрудников: использование инструментов для совместной работы и унификация бизнес-процессов в компании упрощает взаимодействие сотрудников из разных отделов. Как правило, корпоративные порталы содержат модуль «База знаний», что позволяет сотрудникам быстро находить ответы. Самостоятельно решать простые задачи, например — подал заявку через сервис портала и здесь же отслеживаешь статус запроса, время его решения. Корпоративный портал позволяет экономить рабочее время и повышать итоговую производительность всей компании.
• Круглосуточная поддержка: в крупных территориально распределенных компаниях не все сотрудники работают в одно и то же время, но если сотрудник столкнется с проблемой, его производительность может быть приостановлена до тех пор, пока не получит ответ на свой запрос. Порталы, особенно те, которые имеют обширную базу знаний, оказывают поддержку в режиме 24/7, что позволяет оперативно решать вопросы независимо от наличия кадровой поддержки.
• Оптимизированная связь: когда возникает проблема, требующая более высокого уровня внимания, корпоративный портал может упростить подачу заявок, их отслеживание и автоматическое обновление статуса. Портал также упрощает процесс информирования всех сотрудников об изменениях и обновлениях в компании.

Что важно при выборе решения для организации корпоративной платформы?

Выбирая ITSM-решение для своей компании отдавайте предпочтение многофункциональным сервисам. Не вся информация или услуги могут (или должны) предоставляться одинаково для всех пользователей портала, и вам потребуется решение, способное поддерживать соответствующий диапазон каналов связи. Ищите программное обеспечение, которое имеет:

• модуль, позволяющий обрабатывать большое количество запросов в единицу времени;
• высокую скорость доставки запроса до исполнителя;
• масштабируемость бизнес-процессов;
• функциональный модуль базы знаний или библиотеки статей (в том числе видео);
• удобный поиск;
• возможности создания раздела FAQ;
• живой чат;
• форумы сообщества.

Также обратите внимание, насколько выбранное вами решение может быть интегрировано с любыми другими инструментами, которые вы используете в организации в настоящее время.

Убедитесь, что портал прост в навигации для среднего конечного пользователя. Медленное или запутанное решение приведет к низким показателям внедрения.

Получить более детальную информацию об особенностях внедрения и поддержке успешного решения для корпоративного портала вы можете перейдя по ссылке