Контроль выполнения задач

Успех организации напрямую зависит от продуктивной работы всех сотрудников, в том числе своевременного и качественного выполнения поставленных задач. К сожалению, из-за большой загруженности, а иногда из-за проблем с планированием некоторым сотрудникам сложно соблюдать дедлайны, из-за чего руководителям становится еще сложнее равномерно распределять задания между всеми исполнителями.

Выйти из такой ситуации можно, грамотно организовав контроль поручений. Как это сделать и какие инструменты использовать в постановке задач и последующем мониторинге, чтобы отслеживать их исполнение, — рассматриваем в этой статье.

Зачем нужен контроль постановки задач

Из-за непонимания, на каком этапе выполнения текущая задача и какие корректировки нужно внести, чтобы успеть к дедлайну, между сотрудниками могут возникать споры, что не лучшим образом скажется на продуктивности. Проблема легко решается внедрением систематического контролирования выполнения задач.

Мониторинг задач помогает:

• создать благоприятную рабочую атмосферу в коллективе, когда каждый сотрудник будет знать зону своей ответственности;
• быстро находить «слабые места» в рабочем процессе или в конкретной задаче и вносить коррективы;
• своевременно обнаружить снижение мотивации у сотрудника и понять, в чем кроется причина;
• повысить производительность труда команды в целом и каждого сотрудника в отдельности;
• оптимизировать нагрузку и добиться равномерного распределения задач между исполнителями.

Контроль постановки и выполнения отдельных задач выгоден и управленцу, и исполнителям. Сотрудники четко понимать, какую задачу и когда нужно выполнить, могут спокойно делать свою работу без суеты и стресса. Собственник бизнеса в свою очередь может достичь поставленных целей и увеличить прибыль компании.

Главные принципы контроля

При организации контроля выполнения задач полезно руководствоваться следующими принципами:

1. Автоматизация процессов контроля с использованием IT-инструментов. Современные системы автоматизации помогают наладить контроль поручений, сэкономить время и повысить продуктивность сотрудников.
2. Соблюдение сроков. Каждая задача должна иметь четкий дедлайн. Если сотрудник не успевает выполнить поставленные поручения к указанному времени, он должен заранее уведомить об этом своего руководителя (постановщика).
3. Мониторинг процессов. В сложных бизнес-процессах можно выделить чек-поинты или, так называемые, точки риска, где больше всего вероятность наступления неблагоприятных моментов для компании. Отслеживать выполнение работ по задаче важно до наступления точки риска.
4. Анализ результатов. Необходимо сформировать список задач, которые важно регулярно или с определенной периодичностью отслеживать. Если окажется, что на одном из этапов возникают однотипные ошибки из-за некомпетентности или большой загруженности определенного сотрудника, может быть принято решение делегировать его обязанности другому сотруднику.
5. Отложенный мониторинг. Такое решение позволяет зафиксировать данные и при необходимости вернуться к любой задаче с целью внесения корректировок.

Если использовать правильные инструменты и придерживаться вышеописанных принципов контролирования постановки задач, можно эффективно организовать работу членов команды, повысить заинтересованность и вовлеченность каждого сотрудника в рабочий процесс.

Виды управленческого контроля

В зависимости от специфики бизнеса и сложности задач, руководитель может решить один из подходящих видов управленческого контроля:

• Выборочный. Управленец смотрит по ситуации и решает, когда нужно проконтролировать работу конкретного сотрудника.
• Поэтапный. Вид контроля, используемый в течение выполнения отдельных заданий. Такой контроль необходим, чтобы избежать ошибок, которые могут мешать достигать поставленные цели.
• Периодический. Отслеживание исполнения заданий и работы всех членов команды проводится с определенной периодичностью. Мониторинг может быть ежедневным, повторяться раз в неделю или раз в месяц.
• Предварительный. Речь идет о поэтапной проверке всех сотрудников.
• Итоговой. Управленческий контроль, оценивающих труд каждого работника с учетом результатов поставленной задачи. Такой подход стимулирует к саморазвитию и служит хорошей мотивацией.

Говоря о мотивации — это один из важнейших факторов развития в современной компании. Если сотрудник мотивирован, он работает эффективнее, заинтересован в процессе, создает качественный и работающий продукт.

Большинство современных управленцев организуют бизнес-процессы по методологии управления Agile, суть которой в сохранении гибкости при планировании и реализации проектов. И хотя в некоторых компаниях по-прежнему придерживаются консервативного способа управления, гибкий комплексный подход работает лучше — позволяет бизнесу быстро адаптироваться к любым изменениям на рынке, избегать бюрократии, работать над задачами всей командой.

Ошибки в организации контроля постановки задач

От ошибок никто не застрахован — даже опытные грамотные руководители, использующие современные инструменты в управлении бизнес-процессами.

Вот самые распространенные ошибки мониторинга по задачам:

• размытые формулировки в задаче — непонятно поручение, неясна цель;
• неравномерное распределение обязанностей — некоторые сотрудники перегружены, другие получают мало задач, поэтому слабо мотивированы;
• мониторинг работ по задаче превращается в тотальную слежку и постоянную критику без поощрений — такой перебор ведет к негативной обратной связи со стороны сотрудников и постепенному выгоранию;
• пренебрежительное отношение к небольшим промежуточным результатам в задачах — демотивация рядовых исполнителей;
• отсутствие своевременной реакции в случае обнаружения проблем — корректировки не вносятся, выполнение задания и дальше пускается на самотек.

Самый простой и эффективный способ допустить этих и других часто встречающихся проблем в контроле выполнения поручений — внедрение программ автоматизации. Специальные инструменты помогают отслеживать выполнение задач в режиме реального времени, оперативно вносить необходимые изменения, прикреплять в ходе работы отчеты, документы и другие файлы, а при необходимости делегировать задания соисполнителям.

Если стало уходить больше времени на выполнение задач и дедлайны все чаще срываются, сотрудники немотивированны и перегружены работой, часть поручений остается без внимания, многие члены команды работают удаленно — стоит задуматься о внедрении инструментов автоматизации контроля. Такое решение упростит распределение задач сотрудникам и совместную работу над проектами другим членам команды.

Контролируем задачи сотрудников с помощью КСК.Service&Teamwork

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для улучшения контроля выполнения задач и в целом для автоматизации большинства бизнес-процессов. Мы разработали новый продукт — КСК.Service&Teamwork, который поможет сформирование единое информационное пространство в компании.

Новый инструмент помогает экономить время на переговоры и переписку между участниками проекта, дает возможность хранить все задачи, файлы и обсуждения в одном хранилище, оперативно отслеживать задачи и их качество/сроки выполнения. Также есть опция сбора аналитики и автоматической подготовки отчетности по проектам и отдельным задачам.

Выбирайте свой тариф КСК.Service&Teamwork, чтобы начать пользоваться всеми преимуществами сервиса уже сейчас.