+7 (495) 280-11-23
Пн - Пт: 9:00 - 19:00
Многие управленцы сталкиваются со сложностями в организации работы персонала, в частности, могут возникнуть трудности в работе с поручениями и своевременном выполнении поставленных задач. Дедлайны срываются — продуктивность сотрудников снижается, а прибыль компании падает. Как решить вопрос с контролем поручений и какие инструменты использовать для автоматизации процесса? Подробно рассмотрели в этой статье.
Кто контролирует поручения в компании
Чтобы организовать процесс контроля исполнения поручений, важно понять, кто будет ответственным. Во многих крупных организациях для отслеживания эффективности работы с поручениями используют службу ДОУ (документационного обеспечения управления). Количество сотрудников в ДОУ может варьироваться и зависит от объемов документов и постановки задач в конкретной организации. Если объем задач очень большой, то в составе группы ДОУ могут формировать самостоятельную группу контроля, которая будет отслеживать каждое поручение и анализировать ход работ по нему, сроки выполнения и другие данные.
В некоторых компаниях контроль исполнения поручений осуществляет определенный сотрудник или просто постановщик задачи. Стоит отметить, что служба ДОУ, как правило, занимается контролем поручений высшего руководства, но большое количество задач создают и руководители структурных подразделений, менеджеры и другие сотрудники. В подразделениях контролировать задачу или поручение может ответственный за делопроизводство или секретарь руководителя подразделения.
Резюмируем: для рационального использования ресурсов и времени лучше, если поручения руководителя контролирует служба ДОУ, а контроль задач или поручений, которые были поставлены руководителем подразделения другим сотрудникам, берет на себя ответственный за делопроизводство. Чтобы упросить этот процесс, можно использовать современные системы автоматизации, но об этом поговорим дальше.
Виды контроля поручений
Выделяют два вида контроля исполнений:
- Контроль поручений по существу исполнения. Предусматривает оценку полноты выполнения, правильности. Этим занимается руководитель компании или структурного подразделения.
- Контроль над сроками. В этом случае отслеживают совокупность действий сотрудника, направленных на достижения поставленной цели в рамках поручения. Этот тип контроля поручений чаще возлагают на специалистов службы ДОУ, которые отслеживают и фиксируют ход исполнения поручения.
Собранные данные резюмируют и передают руководителю. Так как от эффективности системы контроля исполнения поставленных задач зависит продуктивность команды и в целом работы всей компании или предприятия, все больше управленцев переходит на использование специальных методов и технологий автоматизации для работы с поручениями. В чем эффективность такого решения — рассказывают эксперты «КСК Технологии».
Автоматизация контроля поручений
В масштабах большого предприятия организация контроля задач без применения дополнительных инструментов и специальной системы занимает много времени и ресурсов. Автоматизация упрощает не только работу с постановкой задач, но и мониторинг их исполнения, помогает в поддержании порядка, улучшает продуктивность и мотивацию отдельных сотрудников, а также коллектива в целом.
Сегодня на рынке представлено много программных разработок для учета и мониторинга поставленных поручений. Это могут быть как самостоятельные продукты, так и решения, интегрированные в какой-то большой продукт, к примеру, систему электронного документооборота.
При использовании специализированных программных продуктов все шаги или этапы контроля поручений автоматизируются полностью или частично — так организация освобождает много времени и ресурсов.
Этапы осуществления контроля поручений
Условно можно выделить 5 этапов контроля исполнений:
- Постановка на контроль. Сроки исполнения поручения могут быть двух видов — типовые и индивидуальные. Если срок типовой, он регламентируется нормативными правовыми актами, исчисляется в календарных днях. Если поручение поставлено с индивидуальным сроком, при их постановке учитываются объемы задачи, специфика работ, сроки выполнения указываются в поручении или тексте распорядительного документа.
- Проверка оперативной осведомленности исполнителя о задаче. В течение суток, как минимум, исполнителю должны передаться регистрационно-контрольные формы и документы для соответствующих поручений. Если это срочные задачи, то передать документы необходимо сразу.
- Предварительная проверка. В течение всего срока, отведенного на одно поручение, необходимо отслеживать ход работ, а результаты вносить в регистрационно-контрольные формы. Если контроль исполнения поручений автоматизирован, выглядит это так:
- Система контроля исполнений автоматически генерирует оповещение или напоминание, в котором содержится важная информация для исполнителя.
- Уведомление отправляется исполнителю в электронном виде, например, на почту. Формат напоминания регламентирован организацией на основании ее нормативных документов.
- оповещении указывается, какое поручение нужно выполнить, к какому сроку и с каким результатом.
- Снятие поручений с контроля. Решение о снятии с контроля принимает руководитель или другой сотрудник, поставивший задачу (поручение). Прекращают контроль поручений на основании документированного подтверждения. В регистрационно-контрольной форме ставится соответствующая отметка.
- Учет и обобщение результатов. Организация контроля помогает получить данные для анализа, на основании этой информации составляют отчеты и предоставляют их руководителю. Отчеты могут формироваться с разной периодичностью — их количество и форма определяется каждой компанией самостоятельно. Обычно в таких отчетах содержится следующая информация:
- количество задач, которые должны быть выполнены за определенный срок;
- число исполненных поручений за учетный период (с указанием исполнителей или структурных подразделений);
- количество невыполненных поручений или выполненных, но с просроченным дедлайном;
- причины несвоевременного исполнения поручений.
Если на предприятии используют автоматизированный способ контроля, то вопрос с отчетами решается также автоматически — на обработку информации по поручениям уходит минимум времени и усилий сотрудников. Полученные в ходе анализа данные могут использоваться в дальнейшем при разработке рекомендаций по ускорению исполнения задач и повышения продуктивности сотрудников.
Решение от «КСК Технологии»
Реализовать автоматизированный способ контроля исполнений можно, используя различное программное обеспечение.
Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает новую разработку — онлайн-инструмент для управления бизнес-процессами в компании КСК.Service&Teamwork.
Преимущества КСК.Service&Teamwork:
- Экономия времени при проведении совещаний или переговоров внутри команды.
- Простота и скорость отслеживания новых задач. Удобный алгоритм выполнения в зависимости от приоритетности задания.
- Возможность загружать все файлы, задачи и сохранять рабочие обсуждения в одном хранилище.
- Свободный доступ с любого устройства.
- Четыре модуля, каждый из которых помогает закрыть все потребности сотрудников.
Продукт позволяет создать единое информационное пространство в компании и повысить продуктивность работы всех членов команды.
Основные модули КСК.Service&Teamwork:
- Teamwork. Набор инструментов для управления качеством проектов и всеми рабочими задачами. Модуль настроен на работу с проектами любой сложности, позволяет распределять и группировать задачи, отслеживать их выполнение собирать аналитику и отчетность.
- Service. Модуль для улучшения качества услуг внутри компании. Инструменты для автоматизации работы всех подразделений и их сервисов. Из плюсов — поддержка омниканальности, настройки SLA, сроков контроля, сбора аналитики и подготовки отчетности.
- Корпоративный портал. Инструменты для создания единого информационного пространства в компании, где сотрудникам доступна вся актуальная информация по работе своего отдела, проектам и конкретным задачам. Плюсы — удобный чат для быстрой связи с сотрудниками, лента новостей, анонсов, распоряжений и приказов.
- Аналитика. Модуль для контроля работ по задачам и подготовки отчетов. Можно использовать удобные дашборды, создавать опросы, делать импорт отчетов, использовать функционал встроенной отчетности по заявкам.
Выбирайте подходящий тариф для использования КСК.Service&Teamwork в вашей компании. Больше информации — у экспертов «КСК ТЕХНОЛОГИИ».
