Управление коммуникациями проекта

Приступая к реализации проекта, независимо от его сложности и специфики, необходимо выбрать инструменты, которые помогут управлять коммуникацией всех заинтересованных сторон. Почему это так важно? Какие из средств можно использовать, чтобы выстроить действительно эффективную коммуникацию в команде? На эти и другие вопросы отвечаем в этой статье.

Что такое управление коммуникациями

Для наибольшей эффективности взаимодействия и решения рабочих задач проекта необходимо заранее определить правила и принципы, по которым члены команды будут осуществлять коммуникацию. Почему так важна коммуникация между исполнителями при управлении проектом? Даже, если документация по проекту составлена идеально, сроки и бюджет высчитаны правильно, провал с коммуникацией может потопить любой проект.

Когда мы говорим про управление коммуникациями проекта, подразумеваем сбор, обработку, подготовку и передачу актуальной информации всем заинтересованным участникам — заказчикам и сотрудникам, привлеченным к проекту. Особенно важно следить за коммуникацией, когда меняется менеджер по проекту.

Средства коммуникаций могут быть разнообразными — можно выбирать наиболее подходящие и сочетать несколько в рамках одного проекта.

Виды коммуникаций в проекте

Наиболее распространенные виды коммуникации, которые используются в разных проектах:

• основная встреча заказчика и команды исполнителей на старте проекта;
• поэтапные совещания, на которых обсуждаются риски проекта, результаты, которые уже удалось достичь, работу над ошибками, внесение корректив;
• рабочие совещания, которые проводятся регулярно;
• презентация, организованная для клиентов и других стейкхолдеров;
• встречи, нацеленные на предоставления результатов проекта клиенту и обсуждение;
• ретроспективы проекта — встречи, на которых обсуждают допущенные ошибки в ходе работы и возможные их решения.

Стоить отметить, что управление коммуникациями — мероприятие цикличное. Выделяют в среднем четыре основных этапа процесса. Рассмотрим каждый более подробно.

Планирование коммуникаций проекта

Первый этап в управлении — это планирование. В плане управления коммуникацией необходимо поименно указать всю команду — сотрудников, которым нужна будет актуальная информация по проекту. На старте менеджер проекта составляет ориентировочный план коммуникаций, после того, как пообщается с участниками проекта, оценит задачи и цели, которых необходимо достичь. При составлении плана менеджер по управлению должен ответить на следующие вопросы:

1. Почему этот проект так важен всем участникам?
2. Кто является заинтересованными лицами, с которыми нужно будет регулярно поддерживать коммуникацию и предоставлять информацию по проекту?
3. Какой уровень влияния у каждого из стейкхолдеров?
4. Какие ожидания по проекту у стейкхолдеров и какая конкретно информация им будет нужна?

Для успеха проекта важно адаптировать план управления коммуникацией под конкретные задачи команды. Коммуникацию не стоит ограничивать перепиской в мессенджерах или по почте.

Тезисы в плане по управлению коммуникациями:

• какие каналы будут использоваться для передачи информации;
• кто отвечает за коммуникацию;
• какие действия должны последовать после того, как кто-то из участников проекта получает от другого определенную информацию.

План по управлению коммуникациями нужен для того, чтобы четко определить всех участников, а также прописать, как они будут осуществлять коммуникацию с менеджером проекта и между собой.

Поддержание коммуникаций

Когда планирование завершено и проект уже стартовал, нужно обеспечить правильное ведение коммуникации между всеми сторонами — это второй этап.

На втором этапе управления проектом задача проектного менеджера заключается в том, чтобы оперативно собирать и передавать информацию всем участникам по заранее выбранным каналам. Требуется подготавливать отчеты, выпускать коммуникационные материалы, проводить встречи и управляющие комитеты, размещать актуальную информацию на проектном портале.

Для успешного поддержания коммуникаций проекта необходимо уделить внимание и другим процессам:

• Повышение вовлеченности. Каждый участник должен знать, на какой стадии находится проект, какие есть срочные задачи, какие проблемы нужно решить в первую очередь.
• Подготовка отчетности, мониторинг работ. Необходимо отслеживать динамику проекта, проводить анализ и продумывать следующие шаги.
• Укрепление связей в команде через грамотно выстроенную коммуникацию. Обсуждение проблем и поиск решений участниками, формирование доверия и комфортной атмосферы для продуктивной работы по проекту.

Необходимо следить за выполнением разработанного плана, а это часто предполагает монотонную процессную работу со всеми стейкхолдерами. На этом этапе стоит использовать современные инструменты для создания единого информационного поля. О том, какое решение здесь предлагает команда «КСК ТЕХНОЛОГИИ», чтобы сделать коммуникацию в команде более эффективной, мы расскажем дальше.

Контроль коммуникаций проекта

Третий этап — мониторинг. Задача менеджера по проекту заключается в том, чтобы собрать обратную связь от членов команды и всех заинтересованных лиц. Необходимо определить, работает ли управление коммуникациями, получают ли все участники достаточно информации, чтобы эффективно справляться со своими задачами.

Внесение корректив

Четвертый и очень важный этап — внесение изменений с учетом полученной обратной связи. Возможно, потребуется внести коррективы в управление коммуникациями. Главная задача — достичь того, чтобы ожидания участников совпадали с тем, как удается осуществлять коммуникацию на самом деле. Если какие-то методы не работают, их нужно заменить другими — более эффективными и подходящими в этом случае.

Иногда потребуется подключить другие инструменты, чтобы вывести коммуникацию в команде на новый уровень. Один из таких инструментов разработали эксперты по информационным технологиям «КСК ТЕХНОЛОГИИ». Как он может помочь в работе вашей компании — рассказываем дальше.

Управляйте коммуникациями с помощью инструментов «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Переоценить коммуникацию в работе над проектами невозможно. Уже на середине проекта вы увидите, как все усилия окупятся и управление коммуникациями принесет свои плоды. Упростить себе задачу можно, используя инновационные цифровые инструменты, например, КСК.Service&Teamwork. Это облачное решение для организации, которое поможет вам организовать эффективную коммуникацию между членами команды как в офисе, так и на удаленке.

Расскажем вкратце, чем примечателен этот инструмент и как его можно использовать.

КСК.Service&Teamwork — это 4 модуля в едином решении для быстрой и эффективной организации рабочих процессов. Одно решение закрывает все потребности ваших сотрудников:

1. Модуль Teamwork. Функционал для управления проектами.
2. Модуль Service. Функционал для предоставления услуг любых подразделений вашей компании.
3. Модуль Корпоративный портал. Единое информационное поле для эффективного общения и быстрого обмена информацией.
4. Модуль Аналитика. Функционал для контроля выполнения задач и формирования отчетности по проектам.

КСК.Service&Teamwork позволит вам создать единое информационное пространство в компании, где все смогут обмениваться документами, важными новостями, быстрыми сообщениями, хранить всю информацию по проекту в облаке.

Что можно сделать, если вы перешли на КСК.Service&Teamwork:

• добавляйте сотрудников и отдельные конфигурационные единицы;
• создавайте проект и быстро распределяйте задания, задачи и другие обязанности между членами команды;
• публикуйте актуальные новости на портале/в рассылках и они сразу станут доступны другим участникам;
• решайте рабочие вопросы в быстром чате для общения;
• загружайте всю рабочую информацию в единое файловое хранилище.

Хотите разобраться, как КСК.Service&Teamwork поможет вашему бизнесу и улучшить коммуникацию в команде? Закажите бесплатную консультацию экспертов прямо сейчас.