Как управление изменениями влияет на ваш бизнес

Не всегда новое программное обеспечение или любая другая инновация в бизнесе, внедряемые в компании, работают так, как нужно. Порой разочарование значительно превосходит ожидания, но это не страшно. Страшно, когда такие изменения не принимают сотрудники и руководство их, действительно, не желает. В такой ситуации инновации не спасут.

Что делать в таком случае? Как сдвинуть мышление с мертвой точки? В этом и кроется задача управления изменениями организации (Organizational Change Management).

Что такое Organizational Change Management (OCM) и когда он необходим?

Organizational Change Management (OCM) – это пул методов и инструментов, которые способствуют происходящим в бизнесе изменениям, подталкивают, и управляют ими, отвечая за результат данных изменений. Для чего же все-таки Organizational Change Management? Главным образом, чтобы руководство компании и персонал легче переносили инновации и не сопротивлялись им, а, наоборот, помогали или хотя бы не мешали.

Можно выделить 4 типа ситуаций, при которых инструменты OCM необходимы компании:

Внедрение технологической инновации: обычно новинки пугают сотрудников или, по крайней мере, вызывают у них недоверие и потому – отторжение. Еще более неприятие нового обостряется, если старое кое-как «дышит на ладан» и работает плюс-минут нормально. Это самая наболевшая тема собственников бизнеса, когда они просто счастливы овладеть инструментами организации управления изменениями, которые помогут им беспроблемно перевести персонал на новое программное обеспечение, внедрить инновацию в рабочий процесс или просто, как минимум, поменять что-то ключевое, но жизненно необходимое для развития бизнеса.

Изменение обязанностей сотрудников: почему обязанности сотрудников могут изменяться? Банально – создается новый отдел, расширяется бизнес или, наоборот, сжимается, сокращается производство, добавляются новые филиалы, открывается филиал за границей, компания выходит на международную арену. Инструментарий организации управления изменениями поможет сотрудникам быстрее адаптироваться к новым условиям и снизить уровень стресса.

Изменение иерархии в компании: бывает, что меняются не обязанности сотрудников, а иерархия внутри компании. Тогда нужно применять организацию управления изменениями, чтобы, во-первых, объяснить людям, что конкретно меняется и зачем это нужно. Во-вторых, донести, что для них это возможности, которые позволят им профессионально развиваться. И сделать это необходимо оперативно, чтобы текущие процессы в компании не тормозили и не останавливались.

Новая структурная вертикаль компании: порой компании сливаются, распадаются на филиалы или на дочерние и материнские компании. В результате меняется структурная организация. Многие сотрудники увольняются, не будучи в состоянии эти изменения вынести или принять. И здесь главной задачей организации управления изменениями является сохранение персонала путем объяснения новых правил и безболезненное прощание с теми, кто с этими правилами мириться не готов.

Организация управления изменениями на примере внедрения корпоративного портала

Портал самообслуживания или корпоративный портал – ключ к самостоятельности и эффективности сотрудников. Этим объясняется популярность таких систем, как Service Desk. Более 30% сотрудников уже перешли на использование портала самообслуживания, сделав его частью корпоративной культуры.

Но мы говорим не о самом портале, а о том, насколько сотрудники могут эффективно его использовать. Большинство из них просто оказываются наотрез даже вникать в то, как работает корпоративный портал, потому что считают его использование неудобным, трудозатратным и времязатратным процессом. Они не видят или не хотят видеть перспектив и возможностей.

Важно не просто рассказать им, как использовать корпоративный портал, а научить. Более того, это нужно делать с таким посылом, что портал самообслуживания в первую очередь – новые возможности на работе для них же, для их выгоды, а не для блага компании. Забудьте о корпоративных интересах, когда вы пытаетесь в чем-то убедить сотрудников. Рассказывайте им об их выгодах, ибо им это все осваивать, внедрять и практиковать.

Как инструменты OCM успешно внедрить в бизнес

• 1. Правильно выбранная цель
  Сотрудники должны видеть свою выгоду в том, что им пытаются донести, а уже потом видеть выгоду компании и, как еще они могут от этой выгоды выиграть.
• 2. Мощная мотивация персонала
  Надо сначала подготовить людей, затем мотивировать их «плюшками», как материальными, так и нематериальными. Более того, в дальнейшем, чтобы конструкция не распалась, нужно еще все время общаться на эту тему с сотрудниками до тех пор, нока инновация не станет обыденным делом и не войдет в корпоративную культуру.
• 3. Сильное управление в компании
  Руководство должно в прямом смысле проталкивать изменения, если хочет добиться результата. Нельзя пускать ситуацию на самотек, иначе инновация не будет выполнена. Полный запрет на старое может стать хорошим началом внедрения инновации. И зеленый свет новому.
• 4. Докрутка и доработка инновации
  Если инновация не безупречна, персонал потянется к старым, уже отточенным практикам. Позаботьтесь о том, чтобы ваша инновация соответствовала тому, что вы обещаете, и чтобы вам не было стыдно перед персоналом за то, что вы его «сдвинули» с нагретого места ради пустышки.

Как внедрить OCM быстро и безболезненное – 5 советов

• Совет 1. Тщательная подготовка персонала
  Не за день и не за два. А за несколько месяцев. Информация должна постоянно крутиться в компании. Создайте корпоративный журнал и пишите об этом или просто публикуйте в новостях, объявляйте на планерках и пятиминутках – что угодно, лишь бы люди слышали о грядущих изменениях, хотя бы 2-3 раза в день каждый день, минимум за месяц до старта внедрения этих инноваций. А потом подготовьте для людей обучение, чтобы сразу со старта приступить к нему и быстренько перейти на новые технологии без затраты времени, энергии и усилий.
• Совет 2. Утверждение цели и убеждение в идеалах
  Нужно начинать с выгоды для людей, зачем им в первую очередь нужны эти измерения? Что они получат? На все эти вопросы вам нужно продумать убедительные и верные ответы. Не обманывайте персонал. Он это почувствует и может вас и компанию возненавидеть. Дайте себе честный ответ, что вы реально делаете крутое решение, и если это так, то убедить людей будет несложно, главное делайте это честно и искренне, без подвоха.
• Совет 3. Внедрение новшества на всех уровнях
  Не может быть такого, что изменение касается всей компании, а занимается коммуникацией в этом направлении только лишь отдел по работе с сотрудниками или ИТ-отдел. Нужно, чтобы все звенья менеджмента приняли первыми эти изменения. Придерживайтесь круговой поруки и делайте так, чтобы каждый слой менеджмента получал информацию в полной мере и по очередности. Вот путь к успеху – последовательность и системность.
• Совет 4. Слушайте отзывы от сотрудников
  Не думайте, что вы сказали и забыли про вашу инновацию. Сотрудники не забудут. Все время собирайте обратную связь от персонала. Пусть говорят обо всем, что думают. Эти сведения помогут вам отточить верное направление внедрения инновации, а также помогут устранить, если такие имеются, баги в самой инновации.
• Совет 5. Крепите успех внедрения на каждом этапе
  Когда ваша инновация начала приниматься персоналом, не думайте, что это выигранный куш. Ничего подобного. Это только вершина того самого айсберга, а вам еще надо прошерстить основание от мельчайшей льдинки до самого пика. Для этого постоянно подогревайте сотрудников. Если ваше внимание к инновации слабеет, персонал вернется к устаревшим практикам.

Итоги

Если вы не меняетесь и не идете в ногу со временем, вы рано или поздно проиграете своим конкурентам. Это очевидно и безоговорочно. Все течет и все меняется. Меняйтесь и вы, не бойтесь этого. Вооружитесь инструментами управления организационными изменениями и верой к вашей победе над устаревшими методами организации бизнеса.

Но помните: вы легко можете потерпеть неудачу, если ваша команда не примет ваших инноваций. Воспользуйтесь вышеописанными советами и сделайте первый шаг к внедрению изменений. Даже самым самостоятельным руководителям порой нужно прислушаться к сторонним советам, если они хотят оказаться в выигрыше.