X

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе последних новостей компании, обновлений продуктов и мероприятий

kak sdelat kommunikacii v komande effektivnymi

Многие собственники бизнеса испытывают сложности с выстраиванием коммуникации внутри команды. Руководителю нужно давать прямую обратную связь и четкие указания, правильно делегировать задачи, хвалить коллег за хорошие идеи и грамотно критиковать, не убивая мотивацию. Все это может даваться непросто.

Чтобы не создать в компании хаос своими же руками, важно понять, как можно решить проблему с неэффективной коммуникацией сотрудников, повысить их заинтересованность в работе и продуктивность.

В этой статье мы разберем основные коммуникативные принципы, правила построения структуры сообщения в рабочих чатах, способы оценки эффективности взаимодействия в команде и инструменты, которые помогут упростить процесс на каждом этапе.

Основные правила коммуникации

Мы выделили несколько правил, которых стоит придерживаться, если вы хотите улучшить коммуникацию внутри вашей команды:

  1. Простота и лаконичность. Если вы хотите максимально точно и эффективно донести свою мысль, используйте простые слова и короткие предложения. Старайтесь, чтобы в тексте было больше конкретики и минимум «воды». Если писать длинные замысловатые фразы, суть ускользает. Это только усложняет задачу для коллег, важные детали теряются, как и драгоценное время.
  2. Сразу переходите к сути. Много вводных слов, вступлений и прочих условностей только засоряют эфир. Лучше поздороваться и сразу перейти к делу. Например, можно коротко описать сложившуюся ситуацию, объяснить, что нужно сделать, задать вопросы.
  3. В одном сообщении — только одна задача. Известный психиатр Тео Компернолле уверен, что многозадачность утомляет. Если мгновенно переключаться между разными делами, наши мыслительные способности истощаются. Из-за этого сотрудники испытывают сильный стресс, теряют продуктивность и креативность. Поэтому возьмите за правило по разным проектам писать отдельные сообщения и создавать отдельные задачи. Складывать все в один текст не нужно — так вы перегружаете письмо смыслами. Также не рекомендуется разбивать задачу на несколько сообщений, так как после каждой порции информации формируется определенная картинка в голове и возникают уточняющие вопросы. Лучше в одном сообщении емко изложить все важные вводные.
  4. Не критикуйте коллегу, а оценивайте работу. Иногда приходится указывать на ошибки других. Но здесь нужно действовать осторожно, чтобы не перейти на личности. В текстовом сообщении любая запятая может быть носителем эмоций и не так передать посыл. Выбирайте формулировки, которые не лишают мотивации и помогают улучшиться.
  5. Иногда лучше воздержаться от переписки и дать себе время. В коллективе могут возникнуть неприятные ситуации, но решать их нужно не на эмоциях. Когда все на пределе, даже конструктивное сообщение может быть прочитано с искаженной интонацией и воспринято неправильно. В напряженной ситуации попробуйте перечитать свой текст и убедитесь, что вы корректны в формулировках. Иногда лучше воздержаться от переписки, пока эмоции не улягутся.
  6. Давайте обратную связь. Бывает, что кто-то из коллег не понял задачу, в чем-то не смог разобраться. Здесь важно проявить терпение и понимание.
  7. Просить совета у коллег, а не спрашивать мнение. Взгляд может замылиться, поэтому разумно просить коллег взглянуть на проект со стороны, чтобы не упустить важную деталь. Но лучше не просить людей поделиться мнением, так как это побуждает дать оценку, а не предложить новые идеи. Намного эффективнее просить совета. Тогда человек будет ориентирован на поиск новых решений и сможет поделиться своими навыками.
  8. Не перебивайте. Не так важно, в каком формате происходит общение — в переписке, онлайн в видеорежиме или офлайн. Важно уважать себя и остальных участников встречи. Не перебивайте, а дослушивайте коллег до конца. Также избавляйтесь от привычки заканчивать мысль за других.
  9. Не спешите с ответом. Даже, если ваш оппонент ждет реакции на его сообщение, дайте себе время подумать, чтобы ответить рационально без лишних эмоций. Особенно этот совет актуален, когда обсуждаются провокационные вопросы.
  10. Следите за тоном голоса и жестами. В сообщении интонацию можно додумать, при личном общении ничего не скрыть. Важно не только правильно подбирать слова, но и следить за манерой речи. Язвительность или пренебрежительный тон голоса точно не улучшит коммуникацию в команде. Даже такой простой жест, как скрещенные на груди руки и потупленный в пол взгляд, могут говорить вашему оппоненту, что вы не уверены в себе или не согласны с собеседником.
  11. Используйте разные местоимения. Во время обсуждения задачи с коллегами можно говорить исключительно о себе, о проблеме или о вопросе и о собеседниках. Если вы хотите показать свою заинтересованность и повысить вовлеченность коллег, используйте местоимения «мы» и «вы».
  12. Давайте короткую обратную связь в ходе разговора. Если хотите избежать недоразумений, после того, как ваш оппонент высказался, коротко повторите его ключевую мысль своими словами. Так вы убедитесь, что говорите об одном и том же.
  13. Активное слушание. Формирование навыка коммуникации стоит начать с работы над тем, как вы слушаете. Навыки активного слушания здорово помогают продемонстрировать свою вовлеченность в беседу. Перебивать не нужно, а вот дать понять, что вы здесь и вовлечены в процесс — обязательно.

Мы рассмотрели базовые правила уважительного и эффективного обмена мыслями внутри команды. Но остается вопрос, какой канал коммуникации использовать, чтобы всем было комфортно и не страдала эффективность обработки задач. Этот вопрос обсудим дальше.

Как выбрать правильный канал коммуникации

Если вы ошиблись с выбором канала коммуникации, в лучшем случае вас не смогут понять и придется все объяснять заново. В худшем — сотрудник сделает так, как понял, в результате придется все переделывать в ущерб качеству или срокам проекта. Также можно попасть в нелепую ситуацию — вы отправили на почту письмо, а коллега его так и не прочитал, так как письмо попало в спам. Опять же, проблема — в неверно выбранном канале. Другая ситуация — вы подробно описали задачу в сообщении, но оно затерялось среди других сообщений в рабочем чате. По мнению многих управленцев, мессенджеры — не лучший способ для постановки задач. Нужны специальные инструменты, где можно поставить задачу, четко сформулировать дедлайны и требования. Об одном из таких инструментов мы расскажем в завершении этой статьи.

В целом, каждый руководитель компании должен подумать, какие каналы коммуникации подойдут для постановки задач, обсуждения стратегий, обмена информацией.

Вот, несколько рекомендаций от опытных управленцев:

  • личные встречи хорошо использовать для построения стратегии, мозгового штурма и обсуждения проблем;
  • если нужно обсудить что-то чуть дольше по времени, эффективнее созвониться, чем долго обмениваться сообщениями;
  • если вы отправляете информацию, которую нужно сохранить, используйте единое информационное пространство в вашей компании, например, облако;
  • если речь идет о конфиденциальных вопросах, не используйте электронную переписку;
  •  не нужно отправлять сообщение с одинаковой информацией разными способами (на почту, в мессенджер);
  • если для обсуждения нужно больше часа, лучше организовать встречу.

Эффективная коммуникация нужна для продуктивной работы всей команды. Наряду с личными встречами очень часто используются текстовые сообщения — это хороший формат, если нужно уточнить быстро какой-то вопрос или поставить небольшую задачу, но важно использовать правильную структуру обращения. Об этом поговорим дальше.

Структура сообщения для постановки задачи

При написании сообщения с задачей для исполнителя важно уделить время структуре. Мы предлагаем использовать модель SMART, что поможет сделать любую задачу конкретной, достижимой, уместной, измеримой и со строгим дедлайном.

Пример структуры:

  • S — Specific — конкретность. Четко обозначаем для исполнителя, чего нужно достичь по факту исполнения этой задачи.
  • M — Measurable — измеримость. Конкретно показываем, как будет измеряться результат. Для количественного показателя обязательно указываем единицу измерения, для качественного — эталон отношения.
  • A — Attainable — достижимость. Указываем, за счет каких шагов можно достичь целей.
  • R — Relevant — уместность. Поясняем, что вышеперечисленные шаги действительно помогут добиться намеченной цели.
  • T — Time-bound — ограниченность во времени. Ставим четкий срок выполнения задачи.

На первый взгляд может показаться, что придерживаться такой структуры сложно и это только занимает время. Но многие опытные руководители проектов подтверждают, что, если держать в уме такую структуру и стараться расписать все блоки, то сообщение получается четким и понятным. Это особенно важно, когда вы работаете над проектом вместе с новичками.

Оценка эффективности коммуникаций в команде

Для оценки эффективности коммуникации внутри компании можно провести тестирование, организовать проверку, собрать обратную связь от руководителей отделов, но все это будет субъективная оценка. Ситуация осложняется тем, что оценивать нужно не просто коммуникативный уровень конкретного сотрудника, а целой команды. Проследить за всеми крайне сложно, да и применять ко всем одинаковые критерии эффективности не получится.

Как вариант, можно использовать симуляции. Это короткие адаптивные игры, разработанные специально под конкретную команду бизнес-тренером компании с учетом ключевых задач, возможностей и проблем конкретного бизнеса. Также можно использовать стандартизированные симуляции, которые позволяют моделировать типовые бизнес-процессы.

Бизнес-симуляция — это современная технология оценки, основанная на моделировании реальных бизнес-процессов компании. При симуляции создаются условия работы, максимально приближенные к реальным, перед сотрудниками ставятся задачи, решая которые, они могут показать свой опыт и раскрыть потенциал. Проводить симуляцию можно в компьютерном формате с использованием специального ПО или же в настольном интерактивном формате, где участники активно взаимодействуют друг с другом.

Такой способ оценки эффективности коммуникации внутри команды позволяет каждому из участников примерить на себя любую деловую роль, решить ряд сложных задач, достигнув определенных показателей. Достигается высокая вовлеченность участников, которые погружаются в игровую среду и стремятся достичь общей цели. Это помогает проявить всем участникам лидерские, коммуникативные навыки и организаторские способности, а руководителю — оценить уровень коммуникации внутри вашей команды.

Попробуйте КСК.Service&Teamwork прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

  • Управление проектами, поручениями, задачами
  • Управление ИТ-и бизнес-услугами
  • Портал системы – новости, рассылки, единое дисковое хранилище, чат
  • Аналитика и контроль
  • Доступ с любых устройств

Выстраивай коммуникации вместе с «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Улучшить обмен мыслями внутри вашей команды поможет использование специальных инструментов, например, КСК.Service&Teamwork. Это разработка компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ», облачное решение для автоматизации бизнес-процессов, создания единого пространства для общения, работы над задачами и проектами.

КСК.Service&Teamwork состоит из четырех модулей, функционал которых нужен каждому бизнесу, где коммуникация важна для достижения целей.

Особенности модулей:

  • Корпоративный портал — единое информационное пространство для общения членов команды. Здесь можно обмениваться идеями по проекту, новостями, файлами. Удобно, что на портале можно вести большую базу знаний. Также на портале каждый сотрудник может изучить структуру компании, найти нужную информацию о коллегах. Для быстрого взаимодействия и обмена сообщениями предусмотрен чат.
  • Аналитика — удобный модуль для ведения отчетности и контроля выполнения задач. Руководитель может отслеживать работ специалистов, например, как им удается укладываться в сроки. Чтобы собирать обратную связь от коллег, можно использовать опросники, наглядные дашборды.
  • Teamwork — модуль с функционалом для управления задачами и общения сотрудников по каждому из проектов. Есть все необходимое для делегирования задач и выполнения, контроля и аналитики.
  • Service — модуль для предоставления услуг внутри компании. Есть все необходимое для автоматизации сервисов и услуг любого подразделения.

Используя новую разработку КСК.Service&Teamwork, вы сможете вывести коммуникацию внутри команды на новый уровень. Все сотрудники смогут быстро находить нужные задачи, расставлять их в порядке приоритетности, легко обмениваться файлами и иметь доступ до обсуждений по проекту.

Мы разработали несколько пакетов для старта. Запросите бесплатную консультацию у менеджера «КСК ТЕХНОЛОГИИ» и мы подберем продукт, который будет соответствовать вашим запросам и поможет повысить эффективность коммуникации внутри компании.

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.