Дорожная карта проекта: что это такое и как её создать

Для эффективной работы команды любого проекта важно четкое понимание ключевых точек, через которые нужно пройти, и какого результата достичь. Чтобы структурировать и визуализировать все шаги, нужны дорожные карты.

Roadmap — это понятный для любого специалиста инструмент визуализации стратегического развития проекта. Традиционно дорожную карту с указанием основных шагов или этапов и назначенных исполнителей формируют на старте проекта, а на ее основании разрабатывают графики и планы. Благодаря использованию дорожной карты проекта видны четкие взаимосвязи между подразделениями, занятыми в проекте.

В этой статье рассказываем подробно, что такое roadmap, зачем она нужна и как ее правильно составить. Также делимся полезными советами, как упростить формирование и ведение дорожных карт при помощи цифровых инструментов КСК ТЕХНОЛОГИИ.

Что такое дорожная карта и для чего она нужна

Особенно хорошо срабатывают дорожные карты проектов, над которыми заняты несколько рабочих групп. Каждая команда может работать автономно, ориентируясь на главные пункты из дорожной карты, формирующей маршрут проекта. Можно с уверенностью сказать, что дорожная карта — это своеобразный путеводитель проекта. Она помогает командам идти к общей цели, упрощает реализацию основной идеи. Информация, зафиксированная в дорожной карте, дает ответ на три базовых вопроса:

• Что нужно сделать?
• Кто за это отвечает?
• Когда нужно достичь намеченных целей?

Некоторые путают дорожную карту с планом проекта, считая, что это идентичные понятия. Не совсем так. Правда, что оба документа раскрывают суть проекта и описывают путь, по которому нужно идти, чтобы дойти до цели. Как план, дорожную карту также корректируют по мере развития проекта. Но есть одно ключевое отличие — карта является общим обзором проекта. Здесь нет детализации каждого этапа. В плане же такая детализация обязательна. Эти два документа дополняют друг друга. Если карта визуализирует маршрут и показывает, куда нужно прийти, то план дает четкую поэтапную инструкцию, как это можно сделать.

Вот несколько преимуществ использования дорожных карт проектов:

• Всем доступно видение единой картины без искажения. Если у какого-то подразделения или рабочей группы появляются сложности с выполнением задач или проседают сроки, это отображают на такой карте. Другие видят это и вносят коррективы в свои графики.
• Сразу видны слабые места. Если нет карты проекта и все пошло не по плану, найти причину сбоя бывает сложно. С дорожной картой легко понять, какая из команд задерживает сдачу проекта, определить причины, оказать необходимую помощь.
• Отсутствует излишний контроль. Каждый член команды может проследить по дорожной карте, на каком этапе сейчас проект, кто из сотрудников занимается определенным вопросом. Так же и руководитель может обращаться непосредственно к ответственному специалисту, если нужно уточнить какие-то детали, а не отвлекать всю команду.

Конечно, дорожная карта проекта — это не панацея, но она помогает видеть полную картину проекта и улучшает взаимодействия внутри команды.

Виды дорожных карт

Рассмотрим несколько классификаций дорожных карт. Исходя из используемого метода выделяют два вида roadmap:

1. Каскадный. Другое название — Waterfall. Этот подход отличается четкой последовательностью этапов, возможность вернуться к предшествующим стадиям отсутствует.
2. Гибкий. Другое название — Agile. Это гибкая модель управления проектами. Agile-методология предполагает, что весь процесс будет разбит на циклы. Акцент делается на достижении краткосрочных целей.

Дорожная карта проекта — инструмент, которые используют компании, работающие в разных сферах (продажи, производство, ИТ-услуги). И в зависимости от этого выделяют несколько видов roadmap:

• Маркетинговая. Вид дорожной карты с описанием маркетинговых задач, целей и инструментов для их достижения.
• Для отдела продаж. Описывает цели отдела продаж и способы их достижения.
• Продуктовая. Визуализирует стратегию запуска или развития уже существующего продукта. В этой дорожной карте указывают отделы, участвующие в процессе, а также прописываются основные этапы работы.

В какой бы сфере бизнеса вы ни делали дорожную карту проекта, помните, что она не должна быть слишком детальной. Суть этого документа в том, чтобы визуализировать проект, но без детализированного погружения в задачи. Такой подход поможет лучше контролировать последовательность процессов и их взаимосвязи. Далее рассмотрим, какую информацию необходимо отразить при составлении карты.

Задачи и цели дорожной карты проекта

В дорожной карте собирается вся актуальная информация по проекту и структурируется. Доступ открыт всем участникам проектной группы и исполнителям. В такой дорожной карте должны быть отмечены задачи и цели конкретного проекта, а также прописаны роли каждого участника.

Задачи

Благодаря использованию дорожной карты исполнители могут выделить приоритетные задачи. Иногда на старте проекта участники взваливают на себя слишком много задач, которые, если разобраться, не так важны для достижения результата. Такой подход может привести к срыву дедлайнов и помешать реализации действительно важных задач. Если использовать дорожную карту проекта, можно четко проследить, какие задачи не являются первостепенными и могут быть делегированы другим исполнителям.

При составлении карты важно определить приоритеты и контрольные точки, через которые нужно пройти, чтобы получить желаемый результат. Также сразу необходимо определить ответственных по каждой задаче и каждому этапу.

Цели

Речь идет о долгосрочных плана и результатах, которых нужно достичь в конце проекта. Если карта составлена правильно, все участники видят, какие главные цели проекта, также это помогает распланировать бюджет, работать согласованно и двигаться в одном направлении. Карта выручает руководителей проектов, когда нужно принимать решения, а отслеживать все мелкие изменения крайне сложно.

Кроме целей и задач в карте проекта могут отражаться другие важные показатели:

• риски — ситуации или действия, которые с определенной долей вероятности могут помешать развитию проекта;
• результаты — отражение целей в конкретных показателях;
• сроки — хронология выполнения каждой из задач.

Также в roadmap можно внести идеи для развития проекта, список сотрудников и ответственных по разным задачам. Можно расписать отдельные шаги, без которых не прийти к желаемой цели, а также прописать инструменты.

Этапы разработки дорожной карты проекта

Разрабатывая карту, необходимо стремиться к гибкой последовательности процессов. Это позволит безболезненно вносить коррективы, не ставя под угрозу успех всего проекта. Чтобы повысить эффективность, проводите регулярные встречи с командой.

Далее рассмотрим основные этапы разработки дорожной карты и их особенности.

Этап 1

Как оформить roadmap? Для начала сформулируйте главную цель, то есть, конечный результат, к которому вы хотите прийти в рамках этого проекта. Определитесь с ЦА (для кого вы составляете дорожную карту — специалистов, инвесторов) и установите сроки, за которые нужно достичь основной проектной цели.

Этап 2

Соберите всю актуальную информацию по проекту. Выявите проблемы, которые нужно решить, чтобы прийти к основной цели. Для каждой группы сформируйте промежуточные цели работы. Выделите основные темы и присвойте им понятные названия. Обязательно расположите темы в порядке приоритетности.

Этап 3

Для каждого этапа проекта пропишите реалистичные сроки. Если в работе вы используете гибкий Agile-подход, часть задач можно решать параллельно. Назначьте по каждому блоку работ ответственных специалистов и запишите их фамилии в дорожной карте. Каждый специалист должен понимать, что и как делать. Все этапы должны быть прописаны в дорожной карте. Благодаря структурированию и своевременному обновлению информации заказчик, инвесторы и другие заинтересованные лица понимают, на какой стадии находится проект.

Этап 4

Выберите эффективные инструменты визуализации. Чтобы получить ожидаемый результат от использования карты, важно сделать ее понятной и структурированной. Также заранее продумайте, какие каналы коммуникации подойдут для того, чтобы распространить карту между участниками.

Этап 5

В процессе работы над проектом периодически редактируйте дорожную карту. Раз в месяц можно просматривать информацию и добавлять актуальные данные. Если темы завершены, их лучше убрать из списка. Не удаляйте более ранние версии карты, чтобы отслеживать прогресс.

Наконец, переходим к обсуждению инструментов, которые помогают упростить процесс создания дорожных карт в работе над вашими проектами.

Программы и сервисы от КСК ТЕХНОЛОГИИ

Итак, подведем итоги. Дорожная карта развития проекта — это документ, где прописана цель проекта, основные этапы, сроки, ответственные специалисты. Для повышения эффективности нужно сверяться с текущей картой и по мере необходимости вносить коррективы. Для создания карты понадобится определиться с основной целью, ожидаемым результатом, задачами и сроками, а также инструментами достижения поставленных целей.

Составлять дорожные карты можно разными способами. Одни используют электронные таблицы, другие — презентации, мы же предлагаем обратить внимание на специальные сервисы. Преимущество последних в более расширенном функционале. Мы предлагаем попробовать новую разработку КСК ТЕХНОЛОГИИ — цифровой инструмент для управления проектами КСК. Проекты.

Сервис помогает управлять проектами на протяжении всего жизненного цикла с большей эффективности. Инструмент состоит из четырех модулей и является комплексным решением по управлению проектами, коммуникации сотрудников и обмену информацией.

КСК. Проекты — это российская разработка, созданная экспертами КСК ТЕХНОЛОГИИ на базе собственной low-code платформы класса BPMS. Один из модулей платформы заточен строго под управление проектами. Доступен функционал для:

• создания/управления планом проекта;
• визуализации иерархической структуры;
• построения диаграммы Ганта;
• работы с контрольными точками проекта;
• обмена информацией и хранения документов в едином цифровом пространстве.

Уже сотни клиентов выбрали КСК. Проекты для работы своей компании. Мы гарантируем быстрое внедрение, удобный интерфейс, широкий набор инструментов для управления. Вы получаете единую систему управления продуктами и проектами на базе открытого ПО. Мы предлагаем несколько вариантов продукта — облачное или коробочное решение, а также проектное внедрение.

Оставьте заявку на сайте, чтобы получить бесплатную консультацию эксперта КСК ТЕХНОЛОГИИ. Мы поможем подобрать вариант, который лучше всего подойдет для вашего бизнеса.