Дистанционное управление компанией

Управлять компанией дистанционно — цель для многих предпринимателей. Особенно это актуально, когда планируется расширение бизнеса, например, открытие новых филиалов и офисов, либо, когда в команде работают сотрудники, территориально находящиеся в разных городах и даже странах.

В этой статье решили рассмотреть особенности дистанционной работы команды, обсудим, какие инструменты использовать и к каким сложностям бизнесу стоит быть готовым.

Как организовать работу коллектива дистанционно

Управление командой удаленно отличается от традиционного формата — используются другие способы коммуникации и другие инструменты. Поэтому в первую очередь необходимо выбрать программы для управления сотрудниками и настроить работу так, чтобы продуктивность не снижалась, а члены команды не ощущали дискомфорта.

Пообщавшись с предпринимателями, которые шаг за шагом пришли к новому формату управления командой, мы получили несколько полезных рекомендаций:

  • Все бизнес-процессы — любые повторяющиеся действия — нужно регламентировать. Начать стоит с основного бизнес-процесса и разбить главную задачу в регламенте на несколько этапов. Для решения задачи на каждом этапе необходимо четко прописать оптимальные действия или шаги.
  • Нужно учиться делегировать. Если перед руководителем бизнеса стоит определенная задача, нужно подумать, кто из членов команды сможет ее выполнить без потери качества. Также необходимо продумать, что понадобится специалисту, которому делегируют задачу, например, знания, ресурсы, опыт. Чтобы делегировать было проще, важно заранее разработать инструкции-регламенты для решения задач. Если оказалось, что перед руководителем стоит задача, которую нельзя поручить никому из команды, можно разбить ее на подзадачи — возможно, какую-то часть работы получится делегировать, а остальное сделать самостоятельно.
  • Чтобы избежать путаницы при выполнении задач, важно наладить процесс написания регламентов. Суть такая: руководитель прописывает первые регламенты самостоятельно, затем поручает это определенному сотруднику компании. На этом этапе крайне важно создать базу знаний, где будет собрана вся информация, используемая повторно, например, материалы для обучения новичков, контакты поставщиков, готовые решения шаблонных проблем. Для удобства базу знаний лучше разделить по категориям, например, категория с типовыми юридическими вопросами, с которыми зачастую сталкивается конкретный бизнес.
  • Четкое планирование поможет избежать хаоса при удаленной организации работы и управлении командой. Краткосрочное или оперативное планирование подразумевает составление плана на каждый день и на каждую неделю. Планы составляют сотрудники на основе планам по проектам, а также более масштабных стратегических планов.
  • Очень важно наладить ведение отчетности. Составлять отчеты никто не любит, поэтому нужно по максимуму автоматизировать этот процесс. Каждый сотрудник должен составлять отчет о выполненных задачах за день и затраченном времени. Кроме этого необходимо вести отчетность по выполнению планов проектов.
  • Продумать систему постановки задач и оценки KPI. Здесь работает простое правило — никаких устных задач! Контролировать можно только фиксированные задачи, поставленные по оговоренному алгоритму. Простую одношаговую задачу можно внести в ежедневный план члена команды, более сложную — поставить, используя корпоративный портал или другой подходящий сервис. Например, платформа КСК.ИК содержит функционал, который позволяет бизнесу ставить задачи сотрудникам и следить за их выполнением. Чтобы добиться высокой эффективности, для каждой задачи необходимо проставить время или дедлайн — период, когда работа должна быть выполнена. Еще задачам можно присваивать приоритет — это помогает сотруднику понять, какую работу нужно выполнить в первую очередь.
  • Доверие в команде очень важно, но задача руководителя — контролировать ход работ. Поэтому, как уже писали выше, важно отслеживать дедлайны и проверять соблюдение регламентов.
  • Если мотивировать сотрудников, продуктивность будет всегда выше. Достойная зарплата — хорошо, еще лучше — дополнительные бонусы. Например, для сотрудника можно ввести процент от продаж или за нового клиента, можно разработать систему грейдов, когда при выполнении определенных условий премирование сотрудника увеличивается на 10%.
  • При дистанционной и пока не такой распространенной модели управления руководителю важно найти хорошего управляющего, который будет настоящим соратником по бизнесу, а не просто заместителем. Управляющему можно и нужно делегировать работу с сотрудниками и коммуницировать прежде всего напрямую с ним, спрашивая не только за него, но и за всю команду. При таком формате все задачи другим сотрудникам могут ставиться через управляющего.

Руководитель должен оставить за собой, как минимум, следующие задачи: стратегическое развитие компании (внедрение новых услуг, расширение бизнеса, автоматизацию ключевых бизнес-процессов), контроль финансов и прямая связь с основными клиентами. Также важно быть готовым к непредвиденным ситуациям и их решению уже не в дистанционном формате.

Какие сложности управления удаленной работы

Модель такого управления привлекает кажущейся простотой — можно жить, где угодно, путешествовать и работать из любой точки мира. Но на практике все выглядит не так радужно. Если изначально руководитель не выстроил бизнес-процессы в компании, будет не до путешествий — при неорганизованной дистанционной работе придется решать много проблем.

Основная сложность для тех, кто пробует перейти к формату удаленной работы, заключается в том, что руководитель не может лично встретиться с сотрудником в соседнем кабинете, быстро организовать планерку или раздать указания на утренней пятиминутке. Да, все это можно делать и на удаленке, но только при условии тщательной подготовки и правильно выбранных инструментов для планирования, постановки и контроля задач.

При правильном подходе к организации ведения бизнеса создается эффект присутствия и открытой коммуникации, даже, если члены команды находятся в разных странах, а не сидят в одном open space.

Контроли задач и сроков сотрудников

Сейчас существует несколько сервисов — платных и бесплатных, которые можно использовать для постановки задач, контроля сроков их исполнения, общения в команде и формирования отчетов. Например, КСК.ИК предоставляет ресурсы для проектирования схем процессов, формирования задач с добавлением сроков и участников, настройки документооборота.

Контроль задач и сроков их выполнения мотивирует, так как сотрудники знают, что руководство отслеживает эффективность работы. Можно подобрать инструменты для управления крупными проектами или небольшими командными задачами.

Коммуникации при дистанционной работе

При переходе на новую модель управления перед руководителем стоит две задачи — организовать эффективную коммуникацию членов команды между собой и коммуникацию с клиентами.

Рассмотрим простые сервисы, которые могут пригодиться:

  • Скайп — для ежедневных планерок, созвонов членов группы с руководителем. Такое общение благодаря видео создает эффект присутствия, а многие вопросы проще и быстрее решить голосом, а не письменно. Многие предприниматели говорят, что обсуждать проблемы всегда лучше голосом — так проще реагировать на негатив со стороны команды и быстрее находить решение.
  • Чаты в популярных мессенджерах (телеграмм, вотсап) — неплохой вариант для ежедневных рабочих переписок, решения мелких вопросов, а также контактов с клиентами. Хорошо, если каждая команда создаст отдельный чат для своего проекта, где обсуждаются текущие дела, решаются вопросы. Общение в чатах помогает ощутить себя частью команды.
  • IP-телефония — звонки через интернет для работы с клиентами. При такой коммуникации в бизнесе идет экономия на ресурсах, также можно записывать разговоры, чтобы потом прослушать их. К плюсам стоит причислить связь лучшего качества, а также то, что не нужно закупать мобильные телефоны для сотрудников. Часто IP-телефония уже встроена в CRM-системы.

В продолжение темы коммуникации внутри команды: для быстрого введения новичков в курс дела важно подготовить базу знаний, куда можно обратиться, если появился какой-то вопрос по текущей задаче. В такой базе можно собрать описание процессов, инструкции. Опубликовать базу можно на корпоративном сайте или в гугл-доках.

Какой инструмент подходит для удаленной работы

Инструментов для управления бизнесом дистанционно очень много. Выбирать стоит, ориентируясь на принципы компании. К примеру, в одной организации работа построена по принципу ресурса — важно, чтобы задача была выполнена, а затраченное время не имеет значения. В другой — оплата может идти за часы работы, поэтому здесь важно подобрать программу для учета рабочего времени.

Самое главное при переходе на удаленное контролирование работы команды — автоматизировать все бизнес-процессы компании. В этом может помочь инструмент от КСК.ИК. Вся работа начинается с описания бизнес-процессов — четко прописывается схема выполнения каждой задачи, также на все задачи настраивается интерактивна форма с набором данных, как число, текст, дата. Этот процесс позволяет собрать данные для последующей обработки на платформе КСК.ИК:

  • Все задачи собирают в единую историю процесса.
  • Базируясь на структурированных данных из процессов, можно составить реестры или таблицы, в которых будет определенный набор колонок и параметры фильтрации.
  • Файлы или неструктурированные данные, появляющиеся в ходе автоматизации бизнес-процессов, собираются в иерархическую структуру папок. По всем процессам возможен сквозной поиск файлов.
  • Система позволяет автоматически собирать данные по состоянию каждого процесса, включая, нагрузку на исполнителя, количество текущих и выполненных задач, просроченные задачи.
  • На основании структурированных данных и собранных сведений формируется база для отчетности. Возможны варианты в графическом и табличном виде.

Также в КСК.ИК есть возможность организовать общение членов команды в чате. Выше мы обсуждали такие инструменты для коммуникации в удаленном формате, как Скайп, мессенджеры или IP-телефонию. Для работы над конкретной задачей КСК.ИК предлагает доступный функционал:

  • обмен сообщениями при работе над одним процессом;
  • опции редактирования сообщении;
  • групповые и личные обсуждения;
  • уведомления, индикаторы, возможность переписки на мобильных устройствах;
  • быстрый обмен файлами;
  • разные права доступа;
  • сохранение переписки в архивах;
  • приглашение участников в чат с отправкой уведомления на почту.

Платформа КСК.Интеллектуальный конвейер предлагает и другие опции для автоматизации, проектирования и управления процессами в компании. Используя готовые алгоритмы, руководители бизнеса смогут сэкономить ресурсы при переходе на новый формат управления командой. Мы предлагаем два варианта схем использования платформы для вашего бизнеса: проектная и лицензионная. Чтобы получить консультацию эксперта, оставьте запрос на сайте.

Читайте также:

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.