Делегирование полномочий

Делегировать — не означает сбрасывать всю работу на других. Передача полномочий требует осознанного подхода и помогает руководителю правильно распределить ответственность между членами команды. Основная цель — освободить время для решения более важных стратегических вопросов и масштабирования бизнеса.

В этой статье разбираемся, что такое делегирование, как делиться ответственностью с другими и каких ошибок в делегировании лучше не допускать. В конце статьи рассматриваем инструменты, которые можно использовать, чтобы делегировать задачи быстрее, проще и эффективнее.

Что такое делегирование

Делегирование — это передача компетенций от руководителя к подчиненному. Приведем простой пример. У руководителя намечена встреча с важным поставщиком. Нужно хорошо подготовиться, подсветить преимущества проекта, но на это нет времени, так как необходимо продумать мелкие вопросы по содержанию презентации и оформление. В большинстве случаев рациональнее будет доверить оформление презентации кому-то из подчиненных, а самому основательно подготовиться к переговорам.

Какие задачи можно делегировать

Какие-то вопросы руководителю лучше решать самостоятельно, но всегда можно поделиться такими полномочиями:

• Простые задачи, занимающие много времени и отвлекающие от стратегической работы. Например, бронирование жилья для командировочных сотрудников или перенос данных в Excel-таблицу вполне можно доверить кому-то из работников.
• Задачи, которые кажутся сложными, но легко обучить сотрудников выполнять их самостоятельно. Пример таких задач: сбор информации о новом клиенте или подготовка запросов или документов в государственные структуры.
• Задачи, где руководителю недостает компетенций, и это нормально. К примеру, data-анализ или ведение страниц компании в социальных сетях.
• Задачи, пересекающиеся во времени с другими важными процессами. К примеру, сейчас руководитель в командировке, а нужно решить важный вопрос с подрядчиками.

Почему более эффективно передать эти задачи другим работникам? Рассмотрим преимущества такого подхода.

В чем преимущества делегирования

Когда руководитель действует по принципу «хочешь сделать хорошо — делай сам», много времени уходит на выполнение простых рутинных задач и все меньше остается на стратегические задачи. Хорошо ли это для бизнеса? Вряд ли. Теряется прибыль и потенциальные возможности для роста.

Если вы делегировали часть дел и поделиться полномочиями с другими членам команды, они, конечно, могут допустить ошибки, но обучатся и со временем смогут брать на себя еще больше сложных задач. Результат — у руководителя освободится время для развития компании, масштабирования и увеличения прибыли. А еще, передавая полномочия, вы снижаете риск срыва дедлайнов, что в целом повышает эффективность компании.

Итак, преимущества делегирования:

• больше времени для качественного решения стратегических задач;
• развитие и обучение сотрудников, а также формирование управленческого резерва;
• развития уровня культуры управления в компании;
• формирование сильной команды;
• мотивация сотрудников и повышение лояльности за счет вовлеченности в задачи более высокого уровня.

Если руководитель охотно делегирует, это способствует процветанию бизнеса, но не у всех. Допуская ряд типичных ошибок, многие приходят к выводу, что проще все сделать самому. О каких ошибках идет речь — разбираемся дальше.

Почему делегировать получается не у всех

Частые ошибки управленцев при делегировании:

1. Неправильный выбор сотрудника. Делегировать задачу — полдела, нужно выбрать специалиста. Необходимо, чтобы у сотрудника были знания и навыки для ее выполнения. Если таких нет — необходимо обучить. Также важно подумать, как новая задача будет соотноситься с текущей нагрузкой специалиста и в целом его карьерными интересами. Проще говоря, будет ли он заинтересован в быстром ее выполнении.
2. Отсутствие желание объяснять и обучать. Без четких инструкций сотрудник не сможет научиться выполнять задачи, руководителю придется делать все самому — это замкнутый круг. Лучше один раз потратить время и поделиться компетенциями, чтобы в будущем спокойно передавать в работу похожие задачи.
3. Передача ключевых стратегических задач. Передавать сотрудникам такие вопросы, как определение стратегии, миссии компании, кадровые и крупные финансовые вопросы, не стоит, если их уровень компетенций не соответствует.
4. Желание «стоять над душой». Иногда из-за страха потери контроля или перфекционизма руководители постоянно отслеживают, как и что делают сотрудники по поставленной задаче. Это создает стрессовую обстановку и не дает нормально сосредоточиться. Простой дайте знать, что к вам всегда можно обратиться, если что-то пойдет не так или возникнут вопросы.
5. Ставить дедлайны впритык, не оставляя времени на проверку. В любой задаче могут быть недочеты, и может потребоваться доработка. Всегда лучше оставить больше времени на обратную связь.

Разобрались с преимуществами и частыми ошибками, теперь переходим к главному — как правильно делегировать, чтобы видеть реальные результаты.

Как научиться делегировать

Если руководитель не привык разделять свои обязанности с другими, рано или поздно он будет перегружен — наступит выгорание, бизнес застынет на месте и перестанет развиваться. Мы подготовили чек-лист для тех, кто хочет делегировать и видеть результат:

1. Делегируйте задачи сразу, не откладывая в долгий ящик. Так у исполнителя будет больше времени на маневр, и он сможет обработать больше задач.
2. Перед делегированием задачи спланируйте все: оцените сложность, составьте ТЗ, подумайте, какими должны быть промежуточные результаты и контрольные точки.
3. Объясняйте четко, просто и понятно, что и когда нужно сделать. Желательно установить в задаче промежуточные сроки, если речь идет о масштабном долгоиграющем проекте.
4. Формулируйте цель по SMART — многим такой подход кажется более эффективным.
5. Для передачи обязанностей выбирайте специалистов, обладающих соответствующими компетенциями для выполнения задания особенно, если нет времени на обучение.
6. Поинтересуйтесь у исполнителя, как он понял задачу и как планирует выстраивать работу. Если нужно — подскажите.
7. Если проект большой, установите зоны ответственности. Не делегируйте проект или задачу всей группе. Лучше, если каждый исполнитель будет понимать, за что конкретно он отвечает и каких результатов от него ожидают.
8. Всегда оставляйте буфер времени для маневрирования. Допустим, если решение нужно через неделю, дайте исполнителю 5 дней на работу.
9. Всегда давайте обратную связь подчиненным — это один из ключевых успехов.
10. Сохраняйте открытость и делитесь с коллегами, над какими задачами работаете сами. Это поможет в формировании здоровой атмосферы в коллективе — никому не будет казаться, что руководитель сбросил все задачи, а сам ничего не делает.
11. Работайте над коммуникацией. Для некоторых специалистов новая незнакомая задача может стать настоящим вызовом, а страх ответственности и ошибки может парализовать. Будьте доступными и всегда оставайтесь на связи, чтобы члены команды могли обратиться в сложный момент.

В каждой команде всегда есть настоящие профи, хорошие опытные специалисты и новички. Одни лучше справятся с задачами в рамках стандартных процессов, другие — смогут разработать новые. Главное — освоить основные принципы, которые помогут в делегировании, и использовать современные инструменты для управления командой.

Эффективные инструменты от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Представляем два инструмента для управления командой и эффективной работы над задачами и проектами.

• КСК.Service&Teamwork — эффективное решение для малого бизнеса и управления простыми задачами и проектами.
• КСК.Проекты — инструмент для управления продуктами и проектами, отличное решение для крупного бизнеса и разработки.

Оба инструмента могут помочь с делегированием  — это единое информационное пространство с необходимым функционалом для коммуникации, постановки задач, хранения документов. KCK.Service&Teamwork и KCK.Проекты — 100% российская разработка на открытом ПО.

Хотите узнать, какой инструмент подойдет для нужд вашего бизнеса? Оставьте заявку на сайте, чтобы получить консультацию эксперта и возможность бесплатно протестировать продукт.