Управление проектами

Как развиваться в условиях кризиса, привлекать новых клиентов, решать задачи быстро и эффективно? Один из способов улучшить показатели бизнеса и организовать слаженную работу внутри компании — проектный менеджмент.

В этой статье рассказываем, что такое управление проектами и как такой подход помогает быстро и эффективно достигать намеченных целей.

Что такое проектное управление

Для начала определимся с понятиями:

  • Проект — комплекс мероприятий или задач, объединенных общими целями и имеющих определенный срок выполнения. Основной целью проекта может быть создание новой услуги или продукта, а также достижение других результатов.
  • Управление проектами — способ организовать работу внутри компании так, чтобы наилучшим образом решить поставленные задачи, уложиться в бюджет, выполнить сроки и другие требования к проекту.

Рассматривая деятельность любой компании, можно определить, что проект — это действия, которые выделяются среди других процессов. Другими словами, любой процесс, требующий дополнительного контроля, можно назвать проектом.

Признать деятельность проектной помогает соответствие двум признакам:

  • Минимизация рисков негативных последствий для компании. В некоторых случаях в отдельный проект выделяют задачи, которые не являются уникальными, но крайне важны для будущего компании, поэтому требуют дополнительного внимания. Допустим, организация хочет принять участие в государственной программе, чтобы получить финансирование. Заниматься этой задачей должен финансовый отдел, но, если результат будет негативным, то фирма может лишиться источника финансирования. Поэтому руководство может решить выделить задачу в отдельный проект, используя инструменты управления рисками.
  • Управление человеческими ресурсами. Чтобы перейти к управлению проектами и собрать команду специалистов, важно изначально поставить правильную цель и определить способы ее достижения. Некоторые задачи компании можно успешно выполнить, скоординировав работу разных подразделений. В таких ситуациях сотрудники некоторых отделов могут перейти в подчинение не к своим руководителям. Чтобы достичь максимальной эффективности такие задачи лучше выделить в отдельный проект.

Для решения поставленных задач необходимо действовать, опираясь на цели конкретной компании, и понимать, что система не функционирует самостоятельно — нужен грамотный проектный менеджер.

Чтобы наглядно представить, чем проектное управление отличается от традиционного менеджмента, рассмотрим особенности каждого:

  • Традиционный менеджмент ориентирован на ход событий. Выполняется монотонная регулярная работа, нет строгих дедлайнов, важен сам процесс, позиции четко распределены, постоянный персонал выполняет определенную работу.
  • Проектный — ориентирован на достижение конкретной цели. Здесь важен не сам процесс, а определенный результат. Всегда присутствуют дедлайны, важную роль играет правильное распределение ресурсов. Задачи разнообразные, формируются команды из разных специалистов.

Проектный менеджмент — один из современных и эффективных способов управления в компании, который позволяет реализовать стратегические цели не только в бизнесе, но и в общественной деятельности или государственном управлении. Используя такой подход, можно заранее установить цели и оптимизировать расход всех ресурсов, включая финансы.

Цели управления

Главная концепция проектного менеджмента заключается в проведении мероприятий, которые будут направлены на достижение конечной цели проекта и соблюдение установленных требований. Для этого могут использоваться различные методы и подходящие инструменты.

Если коротко, то цели управления проектами сводятся к получению максимального результата при минимальных временных и финансовых затратах. На старте проекта важно определить цели бизнеса, понять, решение каких задач поможет лучше всего их достичь.

Возможные варианты задач, которые необходимо решить для достижения целей управления проектами:

  • наладить управление рабочим процессом;
  • эффективно распределять нагрузки по времени для решения задач в установленные сроки;
  • анализировать издержки и по возможности сокращать их;
  • контролировать рациональное использование ресурсов.

В управлении проектами важно добиться сбалансированности следующих показателей: рациональное использование финансов, эффективность временных затрат, соблюдение критериев качества.

Зачем нужно руководить проектами

Проектный менеджмент можно рассматривать как инструмент для достижения стратегических целей. Такой подход позволяет выявить важные задачи, которые являются приоритетными для развития компании, правильно распределить их между сотрудниками и направить необходимые ресурсы на них достижение.

Преимущества проектного управления:

  • контроль каждой стадии работы;
  • прозрачная система мотивации сотрудников;
  • возможность расстановки приоритетов и формулирования целей;
  • минимизацию бюрократии и быстрое принятие решений;
  • оптимизация финансовых и других ресурсов;
  • быстрое обнаружение рисков и их предупреждение;
  • единые критерии для оценки эффективности.

Используя управление проектами, компания может разделить рабочий процесс на отдельные части, контролировать расход бюджета, устанавливать дедлайны и отслеживать достигнутые результаты на каждом из этапов. После того, как работы по проекту будут завершены, можно оценить результаты, как по каждому процессу, так и в контексте конкретного проекта.

Основные этапы управления проектом

Так как управление проектом — это целый комплекс мероприятий, все действия разбивают на несколько этапов. Число и уровень сложности задач, а также последовательность их выполнения, напрямую зависит от особенностей конкретного проекта. Но независимо от специфики все проекты проходят несколько основных этапов развития.

Жизненный цикл проекта или этапы управления:

1. Инициирование проекта.

Инициация рассматривает первичное содержание проекта. В будущем информация может уточняться и дополняться в процессе работы. На первом этапе важно определить суть и основные цели проекта, собрать команду, выбрать руководителей, просчитать бюджет и доступные ресурсы. Чем сложнее и крупнее проект, тем больше времени следует уделить первому этапу.

2. Планирование проекта.

На этой стадии важно определиться, как и в каком порядке будет выполняться проект. Четкое планирование помогает подготовиться к возможным проблемам и изменениям, которые, вероятно, потребуется вносить в ходе работы над проектом.

Основные шаги, которые важно выполнить:

  • окончательно утвердить содержание проекта, его цели;
  • определить список работ и их приоритетность;
  • сформулировать критерии оценки эффективности;
  • установить дедлайны;
  • распределить финансирование;
  • сформировать команду и назначить обязанности;
  • организовать систему контроля.

3. Исполнение проекта.

На следующем этапе запускается выполнение всех задач по заранее подготовленному плану. Важно организовать работу команды, четко разъяснить каждому его задачи и функции, а также не забывать о мотивации для всех сотрудников.

4. Мониторинг.

Необходимо отслеживать и контролировать каждый этап работы, а не только финальный результат. Благодаря грамотной аналитике можно своевременно обнаружить ошибки и слабые места, оперативно их исправить и повысить эффективность. Контролировать работу лучше, используя автоматизированные системы со сквозной встроенной аналитикой и возможностью подготовки

отчетов.

5. Закрытие проекта.

Завершающий этап, когда рабочая команда передает результаты клиенту или запускают фазу нового проекта. Обратная связь от заказчика необходима, чтобы оценить работу и сделать выводы, которые позволят повысить эффективность команды и избежать возможных ошибок в будущем.

Методы

Для достижения целей проектного менеджмента можно использовать разные методы с конкретным планом действий. Рассмотрим самые распространенные варианты:

1. Waterfall — метод каскадного управления, основанный на последовательном и строгом соблюдении каждого этапа по предварительно подготовленному плану, например:

  • аналитика;
  • проектирование;
  • разработка;
  • тестирование;
  • эксплуатация и поддержка.

Чем примечателен этот подход? Используя метод управления Waterfall, свести воздействие непредвиденных факторов на ход работ можно к минимуму, так как все шаги предварительно продуманы и зафиксированы. Если все требования к проекту заранее известны, а по ходу дела не придется вносить особые изменения, то можно выбирать метод Waterfall.

2. Agile — метод управления, основанный на наборе гибких методик. Здесь отсутствует строгая последовательность, а главная ценность — качество продукта. Выбирают этот метод управления команды, которые готовы к любым доработкам и внесению изменений. Это может быть актуально в ИТ-сфере и работе над творческими проектами.

3. Scrum — частично это методология управления Agile, но процесс разделяют на короткие периоды или спринты. Все так же в приоритете результат и удовлетворение запроса клиента с его максимальным вовлечением в процесс. Каждый спринт сопровождается созданием какой-то части продукта, демонстрации результатов клиенту и тестированием. Получив обратную связь от заказчика, команда вносит корректировки, улучшает эффективность и переходит к следующему периоду.

4. Kanban — метод управления, который также базируется на принципах Agile. Суть в том, что все обязанности равномерно распределяют между сотрудниками, чтобы избежать перегруза команды. При работе используется метод визуализации — используют обычные доски или специальные онлайн-сервисы, которые помогают наглядно видеть, какие задачи за кем закреплены, как идут работы, кто за что отвечает.

Какой из методов управления выбрать — зависит от специфики бизнеса, а также конечных целей проекта. В любом случае упростить и автоматизировать выполнение многих заданий можно, используя специальные инструменты. Дальше рассказываем о платформе КСК.ИК и функционале, который позволяет эффективно решать задачи при использовании проектного менеджмента.

Инструменты

Чтобы руководителю проекта было проще выстраивать процессы и контролировать их, компании используют специальные сервисы для автоматизации части работ. Мы представляем свою low-code платформу на базе мощного BPM-движка для проектирования и исполнения бизнес-процессов. В платформу встроены все необходимые инструменты для интеграции с информационными системами, управления потоком информации и людьми, эффективного взаимодействия и использования ресурсов внутри организации.

КСК.ИК предлагает основные готовые алгоритмы для управления проектами. Функционал платформы:

  • настройка иерархической структуры задач (диаграмма Гантта);
  • хранилище документов;
  • привязка бизнес-процессов к конкретным заданиям;
  • автоматический запуск процессов по факту наступления указанного срока;
  • опции для ручного запуска процессов;
  • возможности корректировки списка работ в уже запущенном проекте;
  • настройка шаблонов проектов;
  • перерасчет прогнозных сроков работ, а также в целом самого проекта;
  • ручное/автоматическое изменение статусов работ;
  • настройка состава атрибутов и шаблонов атрибутов для проектов.

Выводы. Проектный менеджмент — один из прогрессивных и эффективных методов управления в компании. Использовать такой подход можно в разных областях — бизнесе, госуправлении, общественной деятельности. Благодаря такому управлению можно сразу обозначить цели, эффективно использовать финансы и другие ресурсы.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию, чтобы узнать, как инструменты КСК.ИК можно использовать в управлении вашего проекта.

Читайте также:

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.