Автоматизация бизнес-процессов: как понять, когда внедрять BPMS?

Автоматизация бизнеса предусматривает перекладывание каждодневных задач на отлаженные рабочие механизмы, системы, оборудование или бизнес-процессы. Среди предпринимателей малого и среднего бизнеса бытует мнение, что автоматизация – это миф, что все равно собственнику придется брать на себя большую часть задач, пока бизнес не станет на ноги.

Согласно противоположному мнению другой группы предпринимателей, автоматизация бизнеса – это ключ к свободе собственника. Ведь именно благодаря автоматизации можно уменьшить количество рутинных задач, не расширяя при этом персонал и экономя зарплатный фонд.

Крупный бизнес уже не задается такими вопросами: автоматизация в больших компаниях и корпорациях – это «маст хев». И начинать нужно сразу же, а не ждать, пока ваш бизнес из маленького превратится в средний или крупный. Он не превратится, если вы с нуля не начнете делать правильные шаги.

Если вы согласны с вышенаписанным, давайте посмотрим, с чего начать, чтобы прийти к автоматизации. И в этом вам помогут два ключевых понятия – BPM и BPMS.

Business Process Management – это концепция управления бизнес-процессами, которая включает в себя идеологию и управленческое ПО. BPM рассматривает всю работу компании, как набор процессов и четко отвечает на вопросы о каждом из них (например, где и когда выполняется процесс, кто ответственный за его результат и т.д.).

Соответственно, BPMS (Business Process Management System или Business Process Management Software) – система управления процессами в бизнесе, ПО для воплощения концепции BPM в реальность, ее техническая часть.

И BPM, и BPMS объединяет то, что они являются основой автоматизации бизнес-процессов, тем самым упрощая жизнь собственника.

Какие проблемы бизнеса решает BPMS

По мере развития бизнеса возникает ряд типичных проблем, а именно:

• Увеличивается штат;
• Усложняется внутренняя коммуникация;
• Расширяется количество каналов коммуникации;
• Изменяются и дифференцируются бизнес-процессы;
• Масштабируется оргструктура, появляются отделы.

Чтобы это развитие не вышло из-под контроля, нужно выстроить модель бизнес-процессов, обеспечить слаженную работу отделов и наладить внутреннюю и внешнюю коммуникацию сотрудников. Сложность в том, что чем больше компания, тем труднее все это реализовать.

Трудности при оптимизации бизнес-процессов

Первая и базовая трудность возникает на уровне человеческого фактора. Она затрагивает коммуникацию и мотивацию сотрудников, а также работу с корпоративными данными. Проблема может показаться незначительной, но на ее преодоление затрачивается огромная часть рабочего времени сотрудников. В результате страдает эффективность всего бизнеса и кошелек собственника.

Вторая проблема состоит в том, что объединение отдельных функций в процессы происходит на основе регламентов низкого уровня зрелости, неполных, противоречивых, трудно актуализируемых. Порой бизнес-процесс основан на устной договоренности руководителей отделов или «по старой дружбе». Что получает собственник? Текучку кадров, слив бюджетов и «головные боли» с неэффективностью и неподконтрольностью текущей деятельности бизнеса, отсутствию долгосрочных целей и планов, низкий уровень ведения бухгалтерии и полный разброд в бизнес-процессах.

Как понять, что бизнесу пора внедрять BPMS

Мы предлагаем Вам простой способ: обратите внимание на такие метрики, как скорость, качество и управляемость процессами в Вашей компании. Например:

• Все данные бизнеса ведутся «в ручном режиме»
  Ваши сотрудники оперируют данными с помощью таблиц Excel или бумаги и ручки, ведут подсчет и анализ данных в блокнотах или на личном компьютере, тратят уйму времени на поиск данных, а потом вводят их в разные системы, где они теряются.
• Сложные бизнес-процессы разрознены и не определены
  В компании существуют сложные бизнес-процессы, но при этом нет возможность внедрить и управлять сквозными KPI для всех сотрудников, отсутствует система электронного документооборота (ЕСМ), нет интеграции с 1C и прочих инструментов диджитализации.
• Зоны роста и перспективны бизнеса нельзя посчитать
  Невозможно просчитать наперед зоны развития вашего бизнеса, выделить их, моделировать бизнес-процессы, какими они должны быть, с учетом узких зон и улучшений, как должна строиться их эффективная координация между отделами, рабочими группами или филиалами.
• Уже внедрено много ИС и непонятно как их «подружить»
  Хаос в существующих информационных системах препятствует развитию бизнеса. В итоге данные невозможно собрать и консолидировать.

И это только часть метрик. Если хотя бы 2 пункта – это про вас, значит пришло время задуматься о внедрении BPMS.

5 шагов внедрения BPMS

Давайте рассмотрим процесс внедрения системы автоматизации и управления бизнес-процессов в средних и крупных компаниях. Можно выделить 5 основных этапов.

Шаг 1. Определение проблем бизнеса

Собственник собирает команду специалистов, которые глубоко разбираются в делах компании. Ключевыми являются три сектора: управленческий, основной и сервисный, которые необходимо определить.

Шаг 2. Предъявление требований к BPMS

После «мозгового штурма» команда собственника делает резюме по каждому сектору и выделяет требования к BPMS. Для этого команда фиксирует метрики, их значение для бизнеса, а также ставит цели, которые нужно достичь в результате автоматизации бизнес-процессов.

Шаг 3. Выбор системы по требованиям

При выборе решения для автоматизации бизнес-процессов можно основываться на четыре основных критерия:

• Гибкость – возможность быстро обновить версию или запустить новые бизнес-процессы.
• Стоимость владения – потому как BPMS устраняет узкие места в бизнес-процессах, распределяет и отслеживает ресурсы для снижения финансовых потерь.
• Эффективность – то есть быстрая интеграция, устранение повторяющихся задач, отлаженные каналы коммуникации.
• Простота и прозрачность – мониторинг показателей бизнеса, аналитика в режиме онлайн, что позволит сразу же изменять результаты онлайн.

Остальные требования к BPMS зависят от специфики вашего бизнеса, ниши, масштаба и т.д.

Шаг 4. Внедрение BPMS и опытная эксплуатация

После того, как ВРМ-система выбрана, зафиксированы требования и логика ее работы, начинается процесс внедрения и далее тестовой (опытной) эксплуатации. Для этого устанавливают систему, подстраивают ее под потребности бизнеса и проводят тесты. Со стороны КСК ТЕХНОЛОГИИ собственнику предлагаются адаптированные готовые решения и возможность провести тестирование совместно. Собственник может выбирать любой вариант. А после теста и выявления «белых пятен» в системе, команда подает их на доработку и исправление.

Шаг 5. Промышленная эксплуатация и обучение персонала

После доработок и исправлений готовая BPMS передается в промышленную эксплуатацию, и команда собственника приступает к информированию персонала о нововведениях. Параллельно с этим, может быть проведено обучению сотрудников собственника работе с системой, после чего первая пилотная группа начинает работать. После завершения внедрения BPMS, между сторонами подписываются сопутствующие документы и с этих пор технической поддержкой BPMS занимается менеджер из службы поддержки разработчика.

Заключение

Автоматизация бизнеса – это не привилегия крупных компаний, а необходимость для любого частного дела, которое мечтает вырасти и увеличить свою прибыльность. Грамотное внедрение BPMS поможем вам привести в порядок все бизнес-процессы компании, систематизировать каждый процесс в одной системе, выстроить структуру аналитики и в 2-3 раза сократить трудозатраты персонала.

Конечно, внедрение дорогостоящего решения для небольших компаний – это неоправданное вложение средств. Однако, автоматизировать бизнес-процессы и дать задел на будущий рост, смогут облачные low-code платформы с перенастроенными типовыми процессами.

Средний и крупный бизнес требует иного подхода. Вам нужна комплексная проектная работа с привлечением команды профессионалов. Специалисты КСК ТЕХНОЛОГИИ с удовольствием помогут вам с внедрением BPMS в Вашей компании – от анализа текущего состояния процессов, до полного сопровождения готовой системы.