Методология управления проектами PRINCE2

В вопросах профессионального управления проектами одним из ключевых стандартов считается методология PRINCE2. За многие годы использования подход зарекомендовал себя как надежный инструмент с высокой эффективностью в управлении проектами из разных сфер — от государственного управления до строительства и IT.

Совместно с экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разбираемся в особенностях методологии PRINCE, рассматриваем ее плюсы, минусы и основные процессы.

Определение и расшифровка технологии

Методология PRINCE2 — это подход к управлению проектами с достаточно жесткой структурой. В основе лежит постоянный контроль всего проекта — от старта до завершения. PRINCE2 (или ПРИНЦ) предполагает тщательное планирование каждого из этапов еще до начала работ, четкую выверенную организацию всех процессов и быстрое реагирование в случае возникновения погрешностей и отклонений от плана.

Происходит название PRINCE от англ. PRojects IN Controlled Environments и расшифровывается как «Проекты в контролируемых средах». Само название методологии PRINCE подчеркивает важность строгого контроля каждой стации процесса в ходе реализации всего проекта. 

Если попробовать охарактеризовать PRINCE2 максимально кратко, можно выделить такие тезисы:

• методика PRINCE позволяет повысить производительность выполняемых работ, которые включены в проект;
• методология точно гарантирует управление рисками и ведение прозрачного учета;
• метод PRINCE позволяет сформировать алгоритм быстрого получения данных с подробной детализацией;

Как утверждают создатели PRINCE, внедрение этого подхода в проектное управление позволяет предоставить правильную информацию правильным людям в правильное время для принятия правильных решений. 

Отличия подходов PRINCE2, Agile и Scrum

Иногда PRINCE2 сравниваются с Agile и Scrum, что не совсем корректно. Да, все эти подходы нацелены на повышение эффективности, а также предполагают работу циклами, которые включает каждый проект,  но  отличия между ними существенные. 

Напомним, что Agile — не просто методология, а целая философия. Базовые принципы которой звучат так:

• качественный продукт — приоритетная цель;
• человеческий ресурс важнее инструментов;
• план можно нарушать и постоянно вносить корректировки;
• необходимо выстроить больше точек коммуникаций с заказчиком;

Agile — синергия гибких подходов, основанных на вышеперечисленных принципах. PRINCE же более строгий и менее гибкий взгляд на управление. Из указанных принципов в отношении него справедливо только два утверждения — важность качественного продукта и непрерывная коммуникация с клиентом. Scrum — гибкий подход Agile, который внедряют в проектное управление. 

Резюмируем. Agile — более широкое понятие. Это совокупность гибких методик, как Scrum и достаточно популярный Kanban.

А вот PRINCE2 определить, как подход в философии Agile нельзя. Скорее эта методология представляет симбиоз классического и инновационного подходов. Важно отметить, что PRINCE2 можно применять, чтобы запустить проект в любой сфере, а методики Agile внедрять в управление по мере необходимости, например, когда нужно привнести немного гибкости и мобильности, которых не всегда хватает PRINCE2.

Выше мы рассмотрели несколько принципов, на которых базируется методология Agile. У PRINCE2 также есть свои принципы, всего их семь:

1. Непрерывность обоснования. Проект делится на этапы и на каждом оформляется документ с обоснованием. Это позволяет обеспечить жизнеспособность каждого последующего этапа и структурировать управление.
2. Четкое определение обязанностей в команде, которая реализует проект. В методологии PRINCE роли должны быть четко распределены. В ПРИНЦ выделяют, как правило, выделяют 4 уровня: команды, руководителя проекта, совета проекта и управления компанией. 
3. Обучение на основании полученного опыта. Когда проект запускается в работу и управление ведется с применением методологии PRINCE, команда обязана документировать свой опыт. Что это дает? Каждый последующий проект можно будет реализовывать на основании своего же опыта, основываясь на внутренних записях предыдущего проекта. Проще говоря, зачем изобретать велосипед, если он уже давно придуман — можно обратиться к прошлому опыту.
4. Управление осуществляется по отдельным стадиям, на которые разделен проект. Каждый этап прописывают, документы актуализируют, когда осуществляется переход от одной стадии к другой. Разрабатывая план реализации каждой новой стадии, необходимо учесть нюансы, обнаруженные на предыдущих стадиях. 
5. Фокус на продуктах. Методология гласит, что создаваемый продукт должен быть интересен конечному пользователю, значит, его характеристики и свойства важно четко определить, когда проект находится на страте, и обязательно детально прописать. 
6. Управление по исключениям. Если для реализации некоторых целей нужно выйти за рамки изначально определенных лимитов, управление следует передать на уровень выше, что позволит принять решение максимально быстро. Напомним, что всего в методологии PRINCE выделяют 4 уровня.
7. Адаптация к проектной среде. Согласно PRINCE2 важно учитывать такие аспекты: сложность и масштаб проекта, временные периоды, потенциальные риски, которые могут сопровождать проект, его важность. Адаптация проходит непрерывно и актуализируется на каждой новой стадии. 

Принципы в PRINCE2 достаточно жесткие — их нельзя модернизировать, иначе это уже будет не PRINCE. Еще одно принципиальное отличие данной методологии в том, что все рабочие процессы, которые формируют проект, важно постоянно фиксировать. Отсюда — огромные объемы документации. Методология помогает структурировать все операции и контролировать процессы. 

Как любая другая методология или подход PRINCE2 имеет плюсы и минусы. Некоторые из них можно предположить уже на этапе знакомства с принципами методологии, но мы предлагаем копнуть глубже.

Преимущества и недостатки методологии PRINCE2

Главное преимущество PRINCE2 — это универсальность подхода. То методология спокойно может внедряться в управление практически любым проектом независимо тот сложности, сферы, сроков. Также PRINCE может адаптироваться к требованиям продукту и других обстоятельствам. Но кроме универсальности и адаптируемости можно выделить и другие существенные преимущества PRINCE2:

• Ориентированность на достижение цели. Главное в PRINCE — достичь цели проекта. Поэтому в процессе четко определяются задачи и пути их реализации. 
• Строгое распределение зон ответственности. Напомним, что один из принципов подхода гласит, что у каждых своих роль в команде. То есть, определенный участник команды получает свою зону ответственности и работает над конкретными задачами. Такой взгляд на управление позволяет повысить эффективность команды в целом, отточить механизм принятия решений и контролировать своевременное выполнение задач, быстрее завершить проект.
• Эффективная коммуникация. Последовательная и четкая структура PRINCE2 помогает улучшить коммуникацию между исполнителями в команде и всеми заинтересованными лицами. 
• Последовательность и четкость. Работая по PRINCE2, можно избежать хаоса в процессах, формирующих проект, так как все понятно, прозрачно и структурировано.
• Прозрачность процессов. Преимущество, которое вытекает из предыдущих. Благодаря четкому распределению ролей и контролю на каждой стадии все прозрачно и понятно — кто, за что отвечает, и с кого спрашивать. 

Как видим, преимуществ у PRINCE2 действительно много и все они сводятся к повышению продуктивности, эффективности и достижению цели проекта. Но методология имеет и свои недостатки, например:

• Формализм. Да, PRINCE2 — не это самый гибкий подход. Если говорить прямо, то достаточно жесткий и крайне формальный, поэтому такое управление может подойти не всем. Для небольших проектов и стартапов может создавать дополнительные трудности. 
• Большой объем документации. Поскольку фиксируется буквально каждый шаг, PRINCE2 требует ведение огромного количества документов — протоколы, детальные планы, отчеты. На это уходит много времени, сил, ресурсов. 
• Для неподготовленного специалиста работать по методологии PRINCE2 может быть сложно. Необходимо, чтобы в команде были высококвалифицированные специалисты, в том числе эксперты в области управления.
• Игнорирование человеческого фактора. Если в Agile люди важнее инструментов, то в PRINCE2 акцент смещается на строгий контроль всех этапов разработки. Внимания самой команде, отношениям внутри коллектива, мотивации уделяется крайне мало. 

Подытожим. PRINCE2 подход — строгий, формальный, но позволяет достичь высокой продуктивности и эффективности в управлении проектами. Минусы можно сгладить при условии правильного внедрения, но на старте стоит задуматься, действительно ли внедрение PRINCE2 необходимо или лучше выбрать другой метод управления.

В завершении рассмотрим ключевые этапы в PRINCE2 и их особенности. 

Основные этапы управления проектом по PRINCE2

Методология PRINCE2 предполагает несколько этапов управления:

1. Запуск проекта.
   На старте клиенту необходимо сформировать четкий запрос на создание проекта. Важно прописать, что за проект, какие у него цели и задачи. На первом этапе определяется, насколько проект перспективен для развития и жизнеспособен. Если принято положительное решение в отношении дальнейшей судьбы проекта, выбирается руководитель и менеджер. Также формируется команда с высокими профессиональными компетенциями. 
2. Инициация проекта.
   На втором этапе собирают всю актуальную информацию по проекту, создают первичный план работы для всей команды, формируют бюджет, решают, какие потребуются ресурсы, описывают вероятные риски. На стадии инициации создается Project Initiation Document — важный документ, который должен утвердить руководитель проекта. Этот план становится основой для дальнейшей работы. 
3. Управление этапами.
   Менеджер проекта разбивает все работы на отдельные стадии или этапы, для каждого из которых определяется цель, сроки реализации и ресурсы, которые позволят достичь этой цели. На каждой стадии есть четкий план с задачами и фиксированным бюджетом. Когда одна стадия заканчивается, руководитель оценивает результаты, качество работы, принимает решение о переходе на следующий этап. 
4. Управление производством.
   Этот этап связан непосредственно с запуском продукта. Руководитель проверяет все выполненные работы по каждому из этапов, убеждается, что они соответствуют желаемому уровню. Если необходима доработка — принимается соответствующее решение. 
5. Завершение.
   Когда все работы по каждому из этапов выполнены и правки внесены, команда выходит на финишный этап — завершение проекта. В некоторых случаях руководитель может принять решение о завершении проекта еще в процессе производства, например, если проект потерял актуальность. В завершении подготавливается отчет с общей оценкой деятельности членов команды, достигнутых результатов, потраченного бюджета и ресурсов.

PRINCE2 сочетает в себе традиционный и гибкие подходы. Методология востребована уже более 20 лет и используется во многих отраслях. Несмотря на формализм, такой подход высоко ценится за универсальность и адаптивность.

Управляйте проектами вместе с «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Независимо от того, какой подход выбирает ваша компания — PRINCE2 или более гибкие Agile механизмы, для эффективной организации работы команды и управления проектами вам понадобится подходящее программное обеспечение. Компания «КСК ТЕХНОЛОГИ» предлагает попробовать новый инструмент для управления проектами — «КСК.Проекты». Это полностью российская разработка на открытом ПО, состоящая из нескольких модулей с функционалом, который полностью закрывает рабочие потребности проектной команды. 

Чтобы получить доступ к бесплатной тестовой версии, оставьте заявку на сайте.