Корпоративная система управления проектами (КСУП)

КСУП — это корпоративная система управления проектами, состоящая из инструментов и методов для автоматизации контроля сроков и ресурсов. Рассказываем, из чего состоит КСУП, в чем преимущества корпоративной системы управления проектами и с чего начать внедрение.

Основные элементы КСУП

Система управления проектами состоит из нескольких элементов:

1. Проектный офис. Важнейшее подразделение в системе для грамотного управления, которое аккумулирует все данные о проектах, а также позволяет координировать деятельность разных членов проекта. В обязанности проектного офиса входит: методическое сопровождение и обучение команд проектов, администрирование текущих проектов, контроль управления ресурсами, формирование отчетности по проектам. 
2. Методология управления проектами. Существует определенный стандарт, которого должны придерживаться все участники проекта. В методологии регламентируются роли разных специалистов в текущем проекте, описываются процессы управления проектами, содержатся шаблоны документов по проектам. 
3. Обученный персонал. Сюда входят все участники, работающие над реализацией проектов,— от администратора системы и руководителя проектов до исполнителей. Чтобы корпоративная система действительно работала, для реализации проектов нужна команда специалистов с четко определенными ролями.
4. ИСУП. Это информационная система управления проектами или инструмент для автоматизации проектной деятельности. 

Важно понимать, что каждая корпоративная система выстраивается с учетом специфики конкретной компании. Перед тем, как начать интеграцию корпоративной системы управления проектами, необходимо создать проектный офис, разработать методологию проектов и подобрать подходящее программное обеспечение для автоматизации и управления процессами. Нужен инструмент, с помощью которого можно будет интегрировать корпоративную систему управления проектами в уже действующую структуру организации. 

Что такое КСУП

Многие компании решаются на внедрение корпоративной системы управления проектами, когда возникает потребность в масштабировании бизнеса. На этом этапе уже сформирован кадровый резерв для реализации проектов и есть понимание базовых бизнес-процессов, но пока нет:

• Структурированной методологии для более эффективной работы с проектами. Данные по проектам хранятся хаотично, процессы в проектах часто пересекаются и дублируются.
• Достаточных компетенций сотрудников. Потребности бизнеса растут, но единой системы, как и общих стандартов для обучения по работе с проектами пока нет. 

Как решить проблему? Нужен фундамент, на котором можно будет выстроить новый подход к управлению проектами. Проще говоря — специализированное программное обеспечение, которое поможет команде проекта эффективно планировать задачи и контролировать их выполнение. 

Кроме автоматизации процессов в работе над проектами информационная система управления процессами играет роль хранилища данных и всей документации по проектам. 

Выбирая информационную систему для внедрения важно помнить, что система управления проектами должна соответствовать методологии управления проектами и конечным целям компании.

Удачным примером программного обеспечения для управления проектами может быть полностью российская разработка KCK.Service&Teamwork. Это удобный онлайн-инструмент для автоматизации бизнес-процессов, создания системы для эффективного управления процессами. Инструмент представлен системой из четырех модулей, в каждом из которых есть все необходимое для правильной организации рабочих процессов — коммуникации, обмена документами, работы с задачами по проектам.

После выбора подходящего ПО можно переходить к поэтапному внедрению корпоративной системы управления проектами. Как это выглядит на практике и каких рекомендаций стоит придерживаться — рассказываем дальше.

Типовые проблемы до внедрения КСУП

Цель внедрения корпоративной системы управления проектами заключается в повышении эффективности всех процессов управления проектами компании. 

Корпоративная система позволяет решить такие проблемы в компании:

• Отсутствие координации в проектах, несогласованность по результатам  и ресурсам. 
• Размытые границы ответственности каждого участника. Нет четких проектных ролей.
• Проблема с планированием.  Как результат — отставание по срокам, превышение бюджетов. 
• Предоставление отчетов в произвольной форме без четкой информации, которая нужна для дальнейшего принятия решения. 
• Отсутствие документирования накопленного опыта.
• Проблемы с проектным управлением по причине отсутствия необходимых средств автоматизации. 

В первую очередь КСУП нужна организациям, деятельность которых носит проектный характер. Хотя и другим представителям бизнеса, проходящим цифровую трансформацию или масштабирование, эта система также будет полезна. Особенно часто про актуальность КСУП говорят в контексте e-commerce или компаний, специализирующихся на IT-разработках.

Практические советы экспертов по внедрению

Основные этапы внедрения выглядят так:

1. Аудит текущего состояния управления проектами.
2. Выстраивание организационной структуры.
3. Четкое формулирование обязанностей всех участников по уровням ответственности.
4. Подготовка нормативной документации, а также комплексной системы контроля и планирования.
5. Разработка стандарта (регламента) для регулирования основных процессов.

Для достижения максимальной эффективности на каждом из этапов важно придерживаться следующих рекомендаций экспертов:

• Всегда действуете от простого к сложному. Развивайте методологию небольшими шагами, отслеживайте результат и двигайтесь дальше. Начать лучше с простых, но очень важных для проектов отчетов и форм, затем вводить в систему новые элементы. В среднем внедрение системы управления проектами в компании может занять до двух лет. 
• Утвердите методологию. Обсуждать регламент системы необходимо с менеджерами и руководителями проектов, а также подразделений. Это позволит оценить регламент с разных ракурсов и принять правильное решение. 
• Ищите баланс. Важно, чтобы в методологии проектов все шаги и действия имели обоснование. Также нужно понимать, что любой отчет — это затраты ресурсов специалиста или руководителя проекта. 
• Универсального решения не существует, поэтому каждая организация должна разработать свой регламент или методологию для системы управления проектами. Копировать чужой регламент не нужно, так как структура, опыт и корпоративная культура у всех разная. Одно дело — вдохновиться чужим опытом и интегрировать отдельные решения в проект, другое — выстраивать всю систему все под копирку. 
• Постоянные улучшения. Методологию проектов нужно периодически пересматривать, чтобы понять, насколько регламент отражает текущее состояние дел. Возможно, необходимо подготовить новую редакцию, убрать что-то лишнее и неактуальное, внести то, что будет работать и поможет оптимизировать процессы по текущим проектам.

В завершении статьи говорим о результатах использования системы управления проектами и пользе для работы команд проектов и бизнеса в целом.

Эффективность внедрения КСУП

Внедрение КСУП позволяет создать в компании единое инфополе для управления проектами и единую терминологию. Если информационная система управления выбрана правильно, а внедрение КСУП проводилось с соблюдением описанных выше рекомендаций, коммуникация между частниками проектов улучшается, менеджеры могут избегать типовых ошибок и методично улучшать практику управления проектами.

Как это достигается:

1. Формируется общая картина по всем проектам.
   
   Очень часто проектные менеджеры получают доступ к информации только по своим проектам, а руководители подразделений знают исключительно о внутренних проектах, но понятия не имеют, над какими проектами работают в соседнем подразделении. Из-за этого нет четкой картины работы по проектам на уровне компании, как результат возникают сложности взаимодействия между проектами и проблемы при распределении ресурсов.
   
   Благодаря внедрению КСУП удается сформировать единую картину работы с проектами не на уровне подразделения или проекта, а на уровне всей компании. Это позволяет лучше контролировать реализацию всех проектов и формировать консолидированную отчетность по всему портфелю.
   
   
2. База знаний.
   
   Без корпоративной системы управления проектами уникальный опыт менеджера проекта, который получен внутри компании, может остаться его личным опытом и нигде не зафиксироваться. По сути, для компании это потеря ценного опыта, который можно было бы использовать в будущем в работе над другими проектами. Благодаря внедрению КСУП можно накапливать и систематизировать опыт проектной деятельности, что позволит похожих типичных ошибок в будущем.
   
   
3. Высокая эффективность управления ресурсами.
   
   После внедрения КСУП менеджеры проектов могут более эффективно контролировать распределение ресурсов организации. Появляется возможность учитывать взаимосвязь между проектами, в том числе, когда какие-то ресурсы используются параллельно в нескольких проектах.

Если говорить предметно о том, что дает бизнесу корпоративная система управления проектами, можно отметить такие преимущества:

• унификация информационных потоков, а также документооборота;
• автоматизированная отчетность;
• быстрый анализ проблем и оперативное принятие управленческих решений;
• возможность планирования будущих затрат и контроль исполнения бюджета проекта;
• слаженная работа команд проектов;
• создание регламента процесса управления проектами;
• снижение количества незавершенных проектов;
• возможность анализа портфеля проектов;
• улучшение контроля и управления исполнением проектов;
• минимизация и управления рисками;
• успешная реализация стратегии посредством проектов;
• повышение эффективности взаимодействиям между подразделениями;
• возможность анализировать загрузку исполнителей и доступность ресурсов;
• быстрое получение информации о ходе работ по проекту;
• ранжирование проектов по приоритетности, результату или целям;
• контроль качества выполнения работ. 

Как видим, при правильном подходе внедрение корпоративной системы управления может дать хорошие результаты. Но здесь важно не допустить очень распространенной ошибки, когда корпоративную систему управления проектами внедряют путем интеграции ИСУП в ИТ-архитектуру компании, пропустив подготовительные этапы. Этому шагу должно предшествовать создание проектного офиса, разработка методологии и только потом можно переходить к внедрению ИСУП как инструменту для автоматизации процессов.

Вместе с тем ИСУП — необходимый компонент, с выбором которого лучше определиться на старте. Эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИЯ» предлагают рассмотреть готовое решение для автоматизации бизнес-процессов и управления проектами KCK.Проекты. Чтобы узнать, как инструмент будет работать для вашего бизнеса, закажите бесплатную консультацию эксперта.