Бюджет проекта подразумевает совокупную стоимость всех работ, которые нужны для реализации проекта. Сюда входят накладные, управленческие, операционные расходы. В этой статье рассказываем, почему так важно провести расчет и составить бюджет проекта правильно и как это сделать. Также даем рекомендации по управлению бюджетом с помощью готового инструмента от «КСК ТЕХНОЛОГИИ».
Что такое бюджета проекта
Бюджет проекта — общая стоимость всех ресурсов, затраченных на его реализацию. Сюда входят материалы, различные мероприятия и задачи.
На старте проекта бюджет нужно обсудить со всеми заинтересованными сторонами, после чего провести расчет по всем статьям расходов. На этом этапе все участники оговаривают размер бюджета проекта и договариваются придерживаться его, планируя все виды работ.
Также под бюджетом проекта могут понимать документ, где представлен расчет и четко прописано, какие средства будут выделены на определенные виды задач. Ориентируясь на этот документ или план, главные менеджеры могут контролировать расходы и обеспечивать корректное управление ресурсами.
В реализации проекта бюджет позволяет отслеживать, совпадают ли текущие затраты с запланированными. В случае изменения требований в бюджете строительного проекта или любого другого (в зависимости от специфики бизнеса) необходимо отражать эти изменения, прописывая новые расходы.
Каких еще целей можно добиться благодаря ведению бюджета проекта:
- Эффективнее и реалистичнее планировать расходы в будущем. В бюджете проекта можно отследить, сколько средств было затрачено на уже завершенные части проекта. Бюджет помогает более точно планировать другие расходы и организовать управление ресурсами.
- Отследить прогресс проекта. Бюджет помогает контролировать движение средств. По мере выполнения запланированных работ в бюджете будет видно, какие задачи завершены и сколько финансов на них потрачено.
- Получить дополнительные инвестиции для проекта. Полный бюджет дает потенциальным инвесторам четкое понимание, куда пойдут их деньги, поэтому они охотнее соглашаются принять участие в финансировании.
Важно отметить, что часто бюджет проекта составляют до старта работ по проекту. Уже после запуска проекта бюджет, как правило, остается без особых изменений. Точный расчет расходов с разработкой бюджетов отдельных проектов помогает выстроить эффективные коммуникации между всеми заинтересованными лицами и командой проекта.
Разобравшись с тем, кто такое бюджет проекта и какие преимущества в его ведении, переходим к разбору структуры и методов формирования бюджета проекта.
Методы формирования бюджетов проектов
Существует три основных метода разработки бюджета проекта — снизу-вверх, сверху вниз и итеративный. Рассмотрим особенности каждого метода разработки бюджета проекта:
- Сверху вниз. В этом случае бюджет проекта формируется на основании целевых показателей, установленных руководством. При этом для проекта расчет бюджета выполняется с учетом общей стратегии развития и экономических прогнозов.
- Снизу-вверх. Для проекта полный бюджет формируется на основании информации с планами бизнес-деятельности подразделений и проектов, которая передается руководителю. После анализа этих планов формируются бюджеты отдельных проектов.
- Итеративный. Формирование бюджета проекта разделяют на несколько этапов. Информация передается от главного менеджера к нижестоящим, после чего обобщается в иерархической структуре по принципу снизу-вверх.
Многие специалисты склоняются к тому, что итеративный метод формирования бюджета проекта наиболее эффективен и позволяет организовать грамотное управление материальными ресурсами.
Структура бюджета проекта
Говоря о структуре, начнем с того, что в основе бюджетов отдельных проектов будут лежать контракты с клиентом (заказчиком) и предполагаемые расходы. Состоит бюджет проекта из доходов и запланированных расходов. Например, чтобы отразить в бюджете строительного проекта все группы необходимых расходов, вначале все расходы распределяют на отдельные категории, а затем каждую из них делят на подкатегории.
Рассмотрим, как выглядит структура бюджета проекта.
Операционные расходы проекта
В рамках проекта составление бюджета предполагает учет всех затрат на реализацию проекта. Бюджет формируется из затрат на управление ресурсами, например: выплатить зарплату специалистам, заплатить подрядчикам, закупить оборудование.
Накладные расходы
Также для каждого проекта структура бюджета включает расходы, которые не всегда четко прописываются в рамках одного проекта. Во многих компаниях накладные расходы принято распределять между всеми находящимися в производстве проектами, бюджет в этом случае рассчитывается по определенной формуле.
Резерв на непредвиденные расходы
Эта категория расходов планируется на тот случай, если в ходе работ возникнут изменения в конечной стоимости проекта. Бюджет с резервом формируют для всех видов рисков по отдельности.
Понимая, как выглядит структура бюджета проекта, можно переходить к составлению бюджетов отдельных проектов.
Этапы составление бюджета проекта
В самом начале формирование бюджета проекта состоит из двух этапов. На первом этапе в рамках проекта предварительный бюджет предполагает планирование определенных затрат, требующих согласования. Далее руководитель по проекту оценивает бюджет и только после того, как проект инициирован, приступают ко второму этапу и проводят более детальное бюджетирование.
Для тщательной проработки и детализации бюджета проекта оценивают работу, а также собирают дополнительную информацию. Основные этапы для подготовки бюджетов отдельных проектов:
- Определение заинтересованных лиц.
В первую очередь сюда относятся сотрудники, которые как-то связаны с проектом или получат от него выгоду. Чтобы получить представление о заинтересованных сторонах проекта, руководитель проводит интервью с представителями заказчика. Это позволяет понять, кто будет вовлечен в процесс. - Сбор требований по проекту и бюджету.
На этом этапе нужно собрать требования от всех сторон. Под требованиями понимают те задачи, которые нужно выполнить в рамках этого проекта. Бюджет составляют после того, как определяют, какие этапы, задачи, какой объем работ предстоит. Прежде чем что-то планировать, нужно четко понимать, что нужно сделать в рамках проекта. - Расчет ресурсов.
Уже на основании требований к проекту руководитель оценивает, какие ресурсы нужно задействовать, чтобы достичь намеченного результата. Ресурсы могут быть материальными, например, серверные мощности или другое оборудование, трудовыми, например, программисты и разработчики, интеллектуальными, как лицензии на ПО, технологии и разработки. - Исследование рынка.
Для оценки ресурсов нужно изучить разные предложения на рынке и определить средний ценник услуг. Кроме того, потребуется выбрать подрядчиков для выполнения работ, просчитать стоимость их услуг. Также руководителю потребуется привлечь отдел кадров, чтобы рассчитать уровень зарплаты нужных специалистов. - Расчет сроков.
Собрав команду специалистов для работы над проектом, бюджет рассчитывается после оценки сроков. Руководитель обсуждает с ними вероятные сроки реализации проекта. Необходимо, чтобы каждый специалист оценил, сколько времени займет его часть работу. Все расчеты суммируются, и так вычисляется продолжительность проекта и бюджет. - Расчет и оценка рисков.
Чтобы предусмотреть в бюджете проекта непредвиденные расходы, нужно еще на старте оценить вероятные риски. В качестве примера можно привести такую ситуацию: во время реализации проекта, бюджет приходится изменить, так как появляются новые расходы — в силу вступил закон, согласно которому нужно провести аттестацию рабочих мест.
На каждом из этапов и в дальнейшем при реализации проекта с бюджетом могут возникнуть трудности, если не учесть важные детали. О чем речь — рассказываем дальше.
Проблемы при составлении бюджета
Основные трудности, которые могут сопровождать бюджетирование проекта:
- В бюджете проекта не указан ожидаемый уровень прибыльности.
- В рамках проекта предварительный бюджет уже согласован до завершения этапа планирования. Из-за этого бюджет проекта может выступать ограничителем.
- Для проекта расчет бюджета проводится с пренебрежение финансовой классификацией. Важно, чтобы бюджет проекта охватывал предстоящие расходы или расходы, которые принимает в расчет инвестор.
- Подготовленные счета не соответствуют конечным требованиям проекта. Бюджет в таком случае будет сильно ограничен, и управлять расходами будет намного сложнее.
Если подойти к формированию и управлению бюджетом проекта правильно, вышеперечисленных ошибок можно избежать.
Как управлять бюджетом проекта
После того, как сформировали бюджет проекта и утвердили его, далее рекомендуется выполнить следующие действия:
- Создать трекер для мониторинга расхода ресурсов. В трекере вести расчет — какие затраты были запланированы на конкретную задачу, и сколько в итоге пришлось потратить. Таким образом удобно оценивать бюджет проекта в реальности, а не на бумаге.
- Разработать алгоритм изменения бюджета проекта. После утверждения бюджета важно точно ему следовать, так как обычно любые изменения можно вносить только в том случае, если меняется объем проекта. Бюджет в таком случае может корректироваться, чтобы было достаточно ресурсов для достижения намеченных целей.
- Проанализировать отчет по бюджету проекта. Проведя расчет и анализ фактических расходов, можно сделать выводы для будущих проектов и бюджетов.
- Контролировать бюджет и окончание проекта. Важно постоянно отслеживать, как текущие затраты соотносятся с теми что были запланированы. Регулярный мониторинг позволит своевременно вносить корректировки в детали проекта и бюджет, чтобы в итоге уложиться в утвержденный план.
Сервис от «KCK ТЕХНОЛОГИИ»
В завершении статьи затронем такой вопрос, как использование специального программного обеспечения с инструментами для планирования и управления бюджетом проекта. Разработка компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ» — КСК. Проекты успешно используется многими компаниями для управления проектами, в том числе в формировании бюджета проекта. Продукт состоит из нескольких модулей, в каждом из которых есть функционал, полностью закрывающий потребности команды проекта. В модуле «Проекты» доступны инструменты для управления проектами в связке с продуктами, их планирования и контроля выполнения.
КСК. Проекты — рабочий инструмент для крупных предприятий и небольших проектных офисов. Это решение подойдет государственным заказчикам, компаниям с собственным регламентом закупок и компаниям с госучастием. Мы предлагаем несколько вариантов доступа: облачное решение, коробочное решение и бессрочные лицензии.
Чтобы ознакомиться с функционалом и преимуществами продукта, воспользуйтесь демо-периодом и бесплатно протестируйте КСК. Проекты в течение 14 дней.