ИСУП

ИСУП — программный комплекс для планирования и управления проектами. В том числе ИСУП используется для управления бюджетом и качеством продукта, ведения документооборота, взаимодействия членов проектной команды. Функционал ИСУП обширный, но основная задача заключается в упрощении планирования и реализации проекта, отслеживания ресурсов и стейкхолдеров.

В этой статье вместе с экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разбираемся с основами внедрения и преимуществами, которые дает информационная система управления современному бизнесу.

ИСУП: определение и цели

Информационная система управления проектами часто рассматривается как приложение или облачная система для автоматизации управления строительными проектами. На практике используется не только в сфере строительства. 

ИСУП может состоять из нескольких модулей: для управления задачами, ресурсами, портфелем проектов, хранения документов, формирования отчетности.

Комментарий эксперта «КСК ТЕХНОЛОГИИ»: «ИСУП как инструмент направлен на повышение эффективности проектного управления с помощью специализированного ПО». 

Используют ИСУП для достижения следующих целей:

• повышение эффективности работы персонала организации при выполнении проектной работы;
• улучшение продуктивности управления проектными портфелями;
• усовершенствование подхода к управлению проектами руководителями.

ИСУП и отдельные подсистемы позволяет выполнять большое число проектов и решать поставленные задачи в указанные сроки, не выходя за пределы бюджета.

Какие задачи решает

Внедрение ИСУП предоставляет инструменты для планирования и сквозного мониторинга, оптимального распределения загрузки персонала и реализации задач, автоматизации рутинной работы, аналитики и знакомства акционеров с портфелем проектов и действующими стратегиями.

• Стратегическое планирование.  С помощью функционала системы можно быстро и эффективно планировать управление портфелями и программами, определять цели, проводить стратегический анализ и разрабатывать стратегии компании для достижения поставленных целей.
• Управление бюджетами. ИСУП должна иметь инструменты для работы с финансами, анализа бюджетов в контексте проектов и на основании совершаемых платежей, анализа поступления и расходования средств. С помощью системы можно планировать бюджет и анализировать финансовую информацию.
• Планирование проекта. Функционал для планирования сроков реализации проекта и выполнения конкретных задач, объединения задач по смыслам, создания контрольных точек и расстановки приоритетов. В этом помогает иерархическая структура проекта. Другой инструмент для планирования — диаграмма Ганта.
• Управление ресурсами. ИСУП используют для управления трудовыми, финансовыми, материальными, техническими, энергетическими и временными ресурсами. Также к интеллектуальным ресурсам относят технологии, инструменты и знания.
• Управление задачами. В системе есть инструменты для создания и делегирования задач, назначения исполнителей, установления сроков и формирования отчетности.
• Совместная работа, в том числе с документами. В ИСУП есть функционал для хранения документов, можно обеспечить доступ всем или отдельным участникам. В целом это помогает повысить эффективность работы над проектом.
• Контроль сроков. ИСУП позволят мониторить сроки реализации задач в рамках проекта.
• Отчетность. Одним из наиболее часто используемых функционалов ИСУП являются инструменты для мониторинга, контроля и формирования отчетов, что позволяет оценивать работу над проектами. 

В целом внедрение ИСУП позволяет добиться более эффективной работы проектных команд, повысить качество проектов управления, предоставляя каждому участнику процесса возможность наблюдения и мониторинга. 

Где применяют ИСУП

Информационную систему управления используют в разных областях. Чаще всего для управления строительными проектами, также в таких сферах:

• промышленность;
• инженерно-консультационные услуги;
• создание новых проектов;
• ИТ-сфера;
• девелопмент;
• внутренние проекты развития организации.

Но постепенно ИСУП начинают использовать и в других сферах бизнеса, подстраивая инструмент под отраслевую специфику.

Преимущества внедрения ИСУП

Собственники бизнеса, еще не успевшие внедрить ИСУП для управления строительными проектами, сомневаются, действительно ли информационная система поможет в развитии бизнеса. Вот лишь несколько преимуществ:

• оптимизация бюджета — уменьшение перерасхода;
• возможность регламентирования процедур;
• сокращение количества проектов, которые не отвечают стратегии компании;
• определение и анализ эффективности инвестиций в проект;
• повышение эффективности использования ресурсов организации;
• применение математических методов расчета всех параметров проекта — от ресурсных до временных;
• централизованное хранение всей информации по проекту (ресурсы, бюджет, график работ);
• сокращение числа неудачных проектов;
• управление рисками проекта;
• контроль качества работ;
• минимизация временных затрат руководителей;
• использование архива и накопление знаний по проектам;
• автоматическая генерация отчетов, диаграмм и разработка проектной документации.

То, насколько эффективной будет информационная система управления проектами, зависит от многих факторов, но в первую очередь от правильного выбора системы и грамотного внедрения.

Внедрение: пошаговое руководство

К внедрению ИСУП следует подойти как к самостоятельному проекту с четкими правилами и конкретными шагами. Желательно привлечь к этому процессу специалистов, которые помогут выполнить работы быстрее и эффективнее на каждом из основных этапов:

1. Аудит процессов.
   До начала внедрения необходимо провести аудит и составить список процессов, оценив важность каждого для организации, а также его трудоемкость. Начинать лучше с автоматизации наиболее трудоемких и приоритетных процессов.
2. Выбор программного обеспечения.
   Когда вы четко понимаете, какие процессы нужно автоматизировать, проще выбирать ПО. Обычно собственники отдают приоритет таким процессам — постановка задач, их контроль, управление коммуникациями в команде и с клиентами. 
3. Установка программного обеспечения.
   Этот этап основной — непосредственное внедрение. Многим компаниям удобно использовать облачные решения, так как нет необходимости закупать серверы, дополнительно настраивать их. 
4. Настройка программного обеспечения.
   Начать можно с базовой конфигурации от поставщика ПО. Для старта ее достаточно. Постепенно можно адаптировать систему под нужды компании для управления строительными проектами, но для этого необходимо сформулировать четкие задачи поставщику ПО и получить готовые решения.
5. Обучение.
   Всех сотрудников нужно научить работе с новой системой, показать, в чем заключаются преимущества такого подхода и как это поможет их работе. Хорошо, если в ПО, которое вы выбрали интуитивно понятный интерфейс, но все же большинство компаний предоставляют информационную поддержку своим клиентам — обучают сотрудников всему необходимому. 

Комментарий эксперта «КСК ТЕХНОЛОГИИ: «Внедрение лучше начинать с подготовки концепции проекта, в которой будут отражены цели, сроки, бюджет, бизнес-эффект, допущения и ограничения. Очень важно разделять ИСУП как инструмент и непосредственно КСУП. Внедряют ИСУП или после внедрения бизнес-процессов или параллельно с ними». 

Доверить внедрение желательно стороннему исполнителю, а лучше всего — провайдеру, предоставляющему программное обеспечения. Если внедрение осуществляется своими силами, на это уходит намного больше времени, допускается много ошибок и результаты заметны не так быстро. 

Наконец, мы дошли к основному вопросу — как правильно выбрать программное обеспечение для ИСУП с учетом специфики вашего бизнеса и кому доверить внедрение.

Как правильно выбрать

Дальнейшее внедрение ИСУП и эффективность ее использования полностью зависит от того, насколько правильно вы выбрали программное обеспечение. Опираться следует на определенные характеристики ПО и его методологии.

На что стоит обратить внимание:

• простота платформы, интуитивно понятный интерфейс — чем проще пользоваться системой, тем выше шансы, что сотрудники легко разберутся с основными функциями и не будут сопротивляться изменениям;
• легкость и гибкость настроек функционала — это позволит сразу запустить сервис в работу, не тратя время на длительное программирование и проектирование;
• наличие топ-инструментов, например, определенных шаблонов для автоматизации основных процессов в компании.

Комментарий эксперта «КСК ТЕХНОЛОГИИ»: «Важно определиться с базовыми требованиями к ПО и составить ТЗ на выбор решения. В идеале необходимо провести сравнительный анализ решений, представленных на рынке, чтобы понять, какой вариант для внедрения ИСУП будет оптимальным».

Готовое решение для вашего бизнеса от КСК ТЕХНОЛОГИИ

Предлагаем рассмотреть эффективное решение для организации совместной работы проектных команд — программное обеспечение КСК. Проекты. Это система с удобными инструментами для управления продуктами и проектами, контроля выполнения задач, формирования отчетности, аналитики, автоматизации разработки, а также эффективной коммуникации членов проекта и обмена документами в одном информационном поле.

КСК. Проекты — это 100% российская разработка на открытом ПО. Онлайн-инструмент для быстрой автоматизации бизнес-процессов компании, состоящий из нескольких модулей. В каждом модуле есть все необходимые опции для комфортной и эффективной работы над продуктами и проектами. 

Что дает КСК. Проекты:

• Помогает управлять продуктами и планировать проекты.
• Общаться с коллегами в удобных чатах, тратя меньше времени на совещания и обсуждения рабочих вопросов.
• Работать в одном инфополе, используя единое хранилище данных для документов, файлов, задач и обсуждений.
• Быть доступным с любого устройства и в любом месте без привязки к офису.
• Эффективно распределять ресурсы компании.

Мы разработали программное обеспечение, которое можно использовать как единое пространство для всех бизнес-процессов компании. Предлагаем несколько тарифных планов для компаний разного масштаба — облачное, коробочное решение и бессрочные лицензии. Дарим бесплатный пробный период на 14 дней, чтобы вы могли оценить преимущества функционала продукта.

Оставьте заявку на сайте, чтобы получить консультацию эксперта и подбор оптимального тарифного плана в зависимости от нужд вашей компании.