Методология PMBOK: свод знаний по управлению проектами

PMBOK — это свод профессиональных знаний о том, как управлять проектами. Переиздается справочник уже седьмой раз. PMBOK помогает систематизировать накопленный опыт. В документе можно найти информацию по разным подходам и инструментам в сфере проектного управления.

Вместе с экспертами «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разбираемся, в чем особенности методологии PMBOK, для каких проектов это будет хорошим решением и почему седьмая версия методологии заметно отличается от шести предыдущих.

Что такое PMBOK

PMBOK или Project Management Body of Knowledge — документ, где собраны и детально описаны стандарты для проектного менеджмента. Первый свод знаний по управлению проектами выпустили в 1996 году. С тех пор периодически его дополняют актуальной информацией. PMBOK выпускает PMI, он же занимается обновлением базы. В основе методологии лежит процессная модель управления проектами.

 Задачи, которые помогает решить PMBOK:

• Обучение и развитие. PMBOK — это свод знаний, которые можно применять для профессионального роста проектных менеджеров. Документ использует институт PMI для сертификации РМР. 
• Сбор и хранение актуальной информации по управлению проектами. Термины, процессы, накопленный опыт — все это хранится в документе. 

Хотя в 2021 году вышло седьмое издание, именно в шестой версии собрано больше всего инструментов. Поэтому рассматривать основные элементы и структуру методологи будем на примере шестого издания. А в завершении статьи поговорим о том, почему структура седьмого издания сильно изменилась.

Структура РМВОК

Методология управления проектами состоит из нескольких элементов. 

Процессы

Всего в шестой версии описано 49 процессов. Этого более чем достаточно, чтобы выстроить управление ИТ проектом. Документ предлагает готовые алгоритмы для каждого процесса — что делать, в какой последовательности, каким будет результат. 

Группы процессов

Для эффективного управления все процессы предлагается разделить на 5 групп (они же — этапы жизненного цикла проекта):

1. Инициация. Суть этого этапа — решение, какой проект будет запускаться в работу.
2. Планирование. Сюда входит оценка стоимости, формирование требований, оценка ресурсов.
3. Исполнение. Эту группу процессов нужно выполнить для получения конкретного результата. Например, для разработки продукта нужно собрать команду экспертов. 
4. Мониторинг/контроль. Группа процессов для отслеживания прогресса в работе, обнаружения недочетов и внесения корректировок.
5. Закрытие. Это формальные процессы, связанные с завершением работ по проекту. К примеру, подготовка отчетности. 

Рассмотренные выше группы процессов формируют этапы жизненного цикла проекта в той же последовательности. Некоторые этапы могут быть цикличны. Цикл, который они формируют, называют PDCA.

Области знаний

Есть десять областей знаний управления проектом, например, управление временем проекта, содержанием, затратами. Можно сказать, что более обтекаемое понятие «управление проектом» разобрали на отдельные и более понятные составляющие. В каждой из областей знаний есть четкое описание процессов. 

В десять областей знаний входит управление:

1. Содержанием. Какие цели по проекту и какие требования к конечному результату.
2. Временем. Эта область управления связана с данными о расписании проекта (определение, графиков, сроков).
3. Ресурсами. Грамотное распределение обязанностей и управление ресурсами проекта.
4. Поставками. Область, включающая планирование закупок, поиск и договоренности с поставщиками.
5. Рисками. В эту область управления входит определение вероятных рисков, их анализ, создание стратегии реагирования, отслеживание рисков проекта. 
6. Заинтересованными сторонами. Сюда входит обеспечение качественного общения между заказчиками/клиентом и командой проекта. 
7. Коммуникациями. Обеспечение взаимодействия внутри команды, с подрядчиками и внешними экспертами. 
8. Деньгами. Представление о финансовых транзакциях (разработка бюджета, контроль платежей).
9. Качеством. Определение четких критериев качества проекта, также отслеживание выполнения работ и их соответствие требованиям.
10. Интеграцией. Область знаний, предполагающая объединение доступных ресурсов и отдельных процессов для успешной его реализации. 

Итак, мы рассмотрели стандарты PMBOK и разобрались, что методология рассматривает проект как набор процессов, но в последней версии 2021 года документ основывается не на процессах, а на 12 принципах — в этом заключается основное отличие последней редакции. Что еще нового — рассматриваем дальше.

Что нового в PMBoK 7: обновление методологии

В 2021 году PMI выпустил обновленное седьмое издание PMBOK, в основе которого находятся 12 принципов. Чем объясняются такие перемены? Процессный подход эффективен, но имеет свои сложности. Например, процессы бывают чрезмерно детализированными и поэтому их не всегда можно применить во всех сферах. Еще одна сложность — процессы бывают высокоуровневыми, а значит, более абстрактными и, опять же, сложно применимыми на практике. Поэтому в этот раз сместили акцент с процессного управления. Повлиять на это могли два изменения:

• В приоритете стоит ориентирование на клиента и его запросы.
• Появилось большое разнообразие подходов для реализации проектов.

Руководство, в основе которого находятся принципы, может быть более практичным, универсальным и полезным. Проектные команды могут сами решать, как те или иные принципы адаптировать под свою работу.

Другие изменения:

• Объединены стандарт ANSI и свод знаний по УП от PMI.
• Раздел «Модели, методы и артефакты» заметно расширился — появилось больше новых инструментов.
• Седьмая редакциям стала более гибкой — команда проекта может сама решать, какие инструменты использовать.
• Появилось 8 доменов эффективности проекта.
• Немного изменилась терминология — вместо областей знаний теперь используют домены:
  
  • Заинтересованные стороны.
  • Результаты.
  • Команда.
  • Неопределенность.
  • Жизненный цикл и подход к разработке.
  • Планирование.
  • Выполнение работы.
  • Измерение прогресса. 
• Документ в седьмой редакции интегрирован с PMIstandards+™, где специалисты могут разобраться с особенностями использования разных инструментов и возможности их адаптации под потребности своих проектов. 

Если резюмировать, то ключевой ценностью PMBOK 7 является то, что теперь project management не ограничен. Можно выбирать разные подходы, инструментов стало больше, есть как классические, так и гибкие практики. 

Когда есть смысл использовать PMBOK

Методология действительно эффективная и представлена объемной базой инструментов, но подойдет такая модель управления не во всех случаях. 

Проекты, которым подходит PMBOK:

• С высокой степенью определенности в основных требованиях. Сюда можно отнести классические проекты с треугольником — есть определенный бюджет, фиксированные объем работ, установленные и понятные сроки. 
• Где очень высока цена ошибки. Если речь идет о репутации, серьезных деньгах или жизни людей, использовать гибкие подходы не стоит. А PMBOK как раз подойдет. Команда не сможет вносить изменения и результат будет таким, как и ожидается. 

Проекты, для которых PMBOK — не лучший выбор:

• Без строгих рамок. Сюда можно отнести многие стартапы. Например, на старте есть только идея, пока нет четкого ТЗ, фиксированных требований, определенных дедлайнов. В таком случае эффективнее работать с гибкими методами — в процессе детали можно «докрутить». 
• Продуктовых компаний. Предположим, компании нужно разработать ИТ-продукт, как мобильное приложение или стриминговый сервис. Обычно в таких случаях нет четких сроков завершения, так как ИТ-продукт нужно постоянно обновлять, дорабатывать и делать более конкурентным. В этом случае применение PMBOK только замедлит работу.

Конечно, такое деление условное и менеджер проекта, исходя из текущих обстоятельств, может решать, какая методология будет более эффективной в конкретном случае. 

В завершении нашей статьи обсудим преимущества и недостатки такого подхода как PMBOK. 

Плюсы и минусы PMBOK для управления проектами

Поскольку методология действительно эффективная и применима во многих отраслях, начнем с плюсов. 

Преимущества методологии PMBOK:

• Четкая понятная структура. В документе информация четко структурирована и «разложена по полочкам». Если у менеджера есть опыт в управлении проектами, он легко сориентируется. 
• Зная этот документ, можно легко изучить и другой популярный стандарт. К примеру, некоторые международные и национальные стандарты берут базовые идеи PMBOK за основу. Тот же российский ГОСТ 21500-2014 или международный IPMA схожи с ним почти на 80%.
• Накопленный опыт и лучшие практики. В документ включают только проверенные и действительно рабочие инструменты, авторы проверяют информацию и берут данные из надежных источников. 
• Наличие обновлений. PMBOK не является документом, который один раз опубликовали и оставили нетронутым с 1996 года. Авторы регулярно обновляют его, внося актуальные методы и инструменты. 

Как и любой подход, Project Management Body of Knowledge имеет свои минусы. Как мы рассмотрели выше, стандарты PMBOK не подойдут стартапам, где нет четких целей и задач. Кроме этого есть и другие минусы этого подхода. 

Недостатки:

• Новичкам будет сложно. Если менеджер не имеет достаточно опыта, на практике плохо знаком с процессами, ему будет непросто сориентироваться в документе. Нужно уметь правильно выбрать подходящий инструментарий из PMBOK для управления проектом, а затем грамотно адаптировать его.
• Освоить документ сложно. Это справочник с большим объемом, поэтому на изучение потребуется немало времени. Также важно понимать, что это просто свод профессиональных знаний, а не учебник, по которому можно учиться.
•  Даже хорошо изучив PMBOK, без опыта не обойтись. Можно досконально изучить документ и получить сертификат PMP, но это не заменит реального опыта.

Итак, главный минус — подход не универсален, но частично этот недостаток скорректировали в новой редакции, где включено достаточно знаний о гибких подходах. Зато документ хорошо структурирован и практически всеобъемлющий, что позволяет использовать его как настольную книгу в работе над достаточно сложными проектами. 

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Правильный выбор методологии — одна из важнейших ответственностей проектного менеджера. Кроме этого необходимо определиться с инструментами, которые помогут сделать управление проектами более эффективным.

Мы предлагаем готовое решение — «КСК.Проекты». Это полностью российская разработка на открытом ПО. Продукт состоит из нескольких модулей, которые полностью закрывают потребности проектной команды. 

Инструмент создан для управления разными проектами в связке с продуктами, позволяет планировать и контролировать исполнение задач. В «КСК.Проекты» есть функционал для создания и управления планом, диаграмма Ганта и наглядная иерархическая структура. Доступны опции для контроля задач, управления ресурсами, хранения и обмена информацией, есть наглядные статусы и контрольные точки.

Мы предлагаем облачное, коробочное решение и бессрочную лицензию. Оставьте заявку на сайте, чтобы получить консультацию эксперта и определить, какой вариант подходит для проектного управления в контексте вашего бизнеса.