Публикатор

angle-left Изменчивость процессов - как обеспечить конкурентное преимущество

 

Гибкость бизнес-процессов, т.е. возможность их оперативного изменения, является одним из критически важных свойств технологий управления бизнес-процессами. Поддержка постоянной модификации цифровых процессов - первостепенное свойство информационной системы. Важно не только спроектировать процесс «на бумаге», но и добиться правильного, единообразного его исполнения всеми участвующими подразделениями. Для этого используются системы класса BPMS, в частности «КСК.Интеллектуальный конвейер».

Одной из главных характеристик процесса является его изменчивость во времени. Рассмотрим реальный пример внедрения двух схожих процессов, внедрённых в разных организациях. Модификацию процесса мы измеряли в количестве версий в течение месяца.

 

Внедрение процесса во второй организации (её опыт представлен синим цветом) происходило на полтора года позже внедрения в первой организации. То есть всплеск изменений в первые месяцы эксплуатации не связан с ошибками на этапе проектирования процесса. После согласования технического задания происходит создание первой версии процесса уже в информационной системе. Как мы видим на графике, активность изменений в первое время максимальна. Использование системы не прерывается, но происходит постоянная модификация процесса. Характерно, что спустя десять месяцев заметна очередная волна изменений, которая затухает, но не останавливается окончательно.

 

Какие факторы приводят к указанным изменениям

1. Проектирование «на бумаге» всегда оставляет некоторое недопонимание. Детализация в виде документа необходима, но для полного восприятия необходимо запустить процесс и взглянуть на него с разных сторон.

2. При переходе от традиционного исполнения к автоматизированному мы часто сталкиваемся со сложностями, возникающими при взаимодействии человека и информационной системы. Техническая неподготовленность персонала – проблема, которая проявляется, как правило, в самом начале автоматизации и решается путем обучения или адаптации процесса к возможностям специалиста.

3. Саботаж внедрения автоматизированного процесса. Участники процесса чувствуют, что теряют свой особый статус и встают к конвейеру, пусть и интеллектуальному.

4. Внедрение автоматизированных процессов часто приводит к изменению организационной структуры - оказывается, что становится возможным объединение отделов и функций их сотрудников. Это вызывает обратную связь в виде модификации маршрута, объединению этапов. Существующий маршрут корректируется, изменения доводятся до исполнителей, и они начинают выполнять функции в соответствии с новыми условиями.

5. Любые преобразования внешней среды, изменение регламентов или нормативных актов, требуют новых версий привычных маршрутов. Мы видим такой всплеск на 26-м месяце эксплуатации.

 

Итак, постоянная адаптация бизнес-процессов к изменяющимся условиям - эффективный механизм управления. Поэтому система управления процессами КСК.ИК обладает механизмами для быстрой разработки и модификации процессов, обновления процессов на продуктивной площадке без остановки системы, а также корректировки уже запущенных экземпляров. Подробнее о механизмах КСК.ИК рассказано в статье «Минимум кодирования – максимум эффекта».