+7 (495) 280-11-23  Пн - Пт: 9:00 - 19:00
Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов компании — комплекс мероприятий для уменьшения рисков и расходов, повышения прибыли и конкурентоспособности предприятия. Используя оптимизацию, можно увеличить число клиентов, сократить себестоимость продукции, удержать лидирующие позиции на рынке. Рассматриваем цели, методы, которыми проводят пошаговый алгоритм внедрения.

Определение оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов — совокупность инструментов для модернизации отдельных операций на производстве, а также всей деятельности фирмы. Сложность и продолжительность внедрения зависит от многих факторов, в том числе, от используемых методов, а также состояния дел на предприятии на текущий момент.

Благодаря автоматизации бизнес-задач в компании можно вывести качество товара на новый уровень в соответствии с растущими запросами клиентов, а, как результат, обогнать конкурентов в своей нише. Также это позволяет скорректировать себестоимость товаров или предоставляемых услуг, выделить ресурсы для развития новых проектов.

Чтобы понять, какие результаты может принести автоматизация и как это работает, рассмотрим основные цели и методы, которые можно использовать на большинстве предприятий, независимо от того, средний это, крупный или малый бизнес.

Цели оптимизации

Основные цели оптимизации, которые можно достичь: 

  • производить более качественный продукт, снизить процент возвратов и получения негативных отзывов от клиентов;
  • достичь прозрачности;
  • четко разграничить ответственности в проектах по уровням между сотрудниками;
  • добиться эффективного контроля над бизнес-процессами;
  • скорректировать себестоимость продукции, что позволит предложить клиентам более выгодную цену на товар;
  • выстроить цепочку связей между отделами компании, что поможет решать задачи быстрее и эффективнее;
  • определить оптимальное количество сотрудников;
  • сократить временной отрезок выполнения стандартных производственных операций.

Проводить оптимизацию бизнес-процессов можно практически на любом предприятии. Достичь этих целей можно, если проводить ее с использованием походящих способов или методов. Существуют различные стратегии и методики, но так как каждая компания уникальна, подбирать инструменты необходимо с привлечением экспертов.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Начинать заниматься оптимизацией, выбирать методы и строить стратегию стоит только после тщательного анализа каждого бизнес-процесса и его специфики.

Рассмотрим несколько популярных методов или способов оптимизации бизнес-процессов:

  • Инжиниринг — сочетание современных информационных технологий. Приемы инжиниринга используют для моделирования действующей организационной структуры и поэтапного внедрения новых шагов в бизнесе. Метод помогает добиться актуальных целей и решить задачи клиента с учетом всех текущих потребностей компании. Здесь исключен радикальный подход, так как старые методы остаются, но модернизируются, а к ним постепенно добавляются новые.
  • Реинжиниринг — способ, основанный на полном отказе от старых подходов в пользу автоматизации. Можно сказать, что это метод-революция, позволяющий получить полностью обновленную компанию или совершенно новый продукт. Использовать такой подход рекомендуем только при сопровождении всего этапа экспертами в сфере автоматизации.
  • Всеобщее управление качеством — способ, который требует проводить оптимизацию производства с учетом актуальных трендов на рынке. Суть методики в том, чтобы вовлечь всех сотрудников компании в управление процессами, улучшить эффективность работы и повысить степень ответственности.
  • Постоянное совершенствование — метод, нацеленный на долгосрочное развитие компании. Все процессы модернизируются по вертикали снизу-вверх. Развитие осуществляется за счет исполнителей, то есть, сотрудников компании. Даже небольшие перемены в бизнесе со временем приводят к сокращению затрат, улучшению качества и другим положительным изменения. В отличие от реинжиниринга это не радикальный, а долговременный подход к реструктуризации.

Чтобы не быть голословными, ниже приведем пошаговый алгоритм по оптимизации бизнес-процесса — какие шаги необходимо выполнить и какие инструменты использовать.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов

1. Определяем цели оптимизации.
Цель всегда зависит от намеченной стратегии компании, позиций на рынке, а также вида деятельности или конкретного проекта. Среди целей оптимизации могут быть самые разные в зависимости от особенностей предприятия. Для одной фирмы в приоритете будет сократить время на доставку и уменьшить сроки производства, для другого — снизить себестоимость товара и повысить качество конечного продукта. Так как автоматизацию внедряют постепенно, важно определиться с приоритетными целями и второстепенными.

2. Описываем бизнес-процессы, как они есть сейчас.
Важно проанализировать и описать процессы компании. Для этого составляют список действий, а для их четкого описания отвечают на следующие вопросы:

  • Какие процедуры формируют процесс?
  • Как выглядит вход и выход?
  • Кто отвечает/выполняет за каждую процедуру?
  • Какой конечный результат деятельности и что он дает?

Описание и детальный анализ дает нам карту, где будут указаны все преимущества и слабые места производства. Благодаря этой информации проще сформировать список целей и задач на оптимизацию.

Подсказка! Чтобы понять, как выглядит процесс изнутри, поговорите с сотрудниками, которые в нем участвуют. Цель — понять, что происходит на самом деле. Для интервьюирования сотрудников лучше пригласить сторонних экспертов, которые затем и будут внедрять оптимизацию бизнес-процессов.

3. Выявляем слабые места.
После честного описания каждого бизнес-процесса и проведенного анализа, необходимо выявить слабые места компании в целом и конкретного процесса.

Факторы, которые необходимо учесть при выявлении слабых мест любого проекта:

  • количество сотрудников;
  • качество конечного продукта;
  • преимущества для клиентов, которые дает компания;
  • показатели конкурентов;
  • особенности ниши.

Для наглядности приведем простой пример «проблемного участка». В магазине мебели в выходной день покупателей больше обычного, но продажи в эти дни не растут. Слабое место — консультанты, которые не справляются с потоком клиентов, так как количество продавцов такое же, как в будни, когда число клиентов меньшее. В результате консультанты физически не могут уделить достаточно внимания каждому потенциальному покупателю — продажи не растут.

Подсказка! Обнаружить проблемные точки можно благодаря оцифровке каждого этапа бизнес-процесса. Так вы наглядно увидите, где слабое место, какую нужно поставить цель и какой задачи достичь.

4. Описываем бизнес-процесс таким, каким он должен быть.
После описания процессов, как они есть, выявления слабых мест, можно переходить к следующему шагу — составляем описание всех текущих процессов в том виде, в каком их нужно получить после проведения оптимизации, чтобы вывести деятельность предприятия на новый уровень. Для наглядности рассмотрим на примере работы службы поддержки клиентов. Всю информацию о клиентах, запросах и проблемах специалист вносит в таблицу Excel. В правильном формате у каждого обращения есть свой срок реакции и исполнения, и отследить корректность работы сотрудников по обычно таблице просто невозможно. Если же мы систематически не предоставляем ответ по запросу клиента своевременно — он не продлит период использования продуктом или услугой.

Для повышения качества постпродажной поддержки можно использовать решения Service Desk. Запросы от клиентов будут поступать через портал самообслуживания, на электронную почту, через мессенджеры или на телефон и собираться в единой точке — благодаря своевременным напоминаниям менеджер сможет отслеживать динамику по каждому клиенту и предпринимать необходимые действия. Но, чтобы компания пришла к этому, нужно четко сформулировать будущий результат и понять, каким будет первостепенный запрос на оптимизацию бизнес-операций. Когда есть четкое понимание, чего нужно достичь, исполнителям проще подобрать подходящий инструмент для достижения цели.

Подсказка! Чтобы максимально точно описать то, как должен выглядеть бизнес-процесс после оптимизации, используйте информацию от сотрудников. Проведите опрос, что нужно улучшить в первую очередь, чтобы повысить качество сервиса/услуг/продукта, и каких функций не хватает для более продуктивной работы.

5. Внедряем изменения.
Это шаг очень ответственный, важно просчитать все риски и проявить гибкость. На любом предприятии бизнес-процессы взаимосвязаны, а значит, любые перемены в одном, отразятся на ходе остальных этапов. Допустим, руководитель магазина по продаже мебели понял, что слабое место — это недостаточное количество консультантов в выходные дни. Он нанимает еще пять человек, продажи растут, но теперь появилась новая проблема – производство не справляется с резким скачком числа заказов. На производстве спешат, появляется брак, в результате — клиенты недовольны, негативные отзывы, подпорченная репутация.

Чтобы избежать похожих рисков, внедрять изменение нужно постепенно и желательно делать это при сопровождении экспертов. В вышеописанном примере с магазином мебели можно было бы действовать поэтапно. Вначале взять двух консультантов для работы по выходным, посмотреть, как пойдут дела, на сколько вырастут продажи, адаптировать производство под растущие заказы.

Также руководителю компании важно быть готовому к сопротивлению со стороны сотрудников к любым изменениям. Во-первых, многим людям тяжело менять годами наработанные привычки, во-вторых, работники опасаются, что в связи с оптимизацией бизнес-процессов их могут уволить. Поэтому важно информировать коллектив о происходящем, объяснять, что автоматизация делается не для сокращения числа сотрудников, а для повышения эффективности предприятия. Логично, что с ростом доходов компании будут расти и зарплаты, поэтому такие изменения выгодны всем.

Подсказка!Чтобы донести до сотрудников, что вместе с оптимизацией улучшатся условия работы и зарплата, можно в течение месяца работать по двум схемам — привычной и обновленной. К примеру, часть персонала будет работать с таблицами Excel без дополнительных сервисов, как это было раньше, а часть — перейдет на использование Service Desk. В конце месяца можно сравнить результаты. Важно, чтобы в команду, которая перейдет на использование новых инструментов, входили лояльно настроенные сотрудники, готовые к переменам, которые точно будут пользоваться всеми предложенными инструментами и не станут саботировать результат.

Советы руководству: топ-6 ошибок по оптимизации компании

Выше мы рассмотрели алгоритм пошаговой оптимизации. Всегда ли все проходит гладко? Нет, и вот, почему. Дело в том, что в надежде сэкономить некоторые компании решают заниматься оптимизацией самостоятельно. В интернете много информации, есть обучающие статьи, гайды, видео-инструкции. Кажется, что все просто и привлекать специалистов не нужно. Но на практике существуют десятки нюансов, которые нужно решать на месте, отталкиваясь от специфики бизнеса и задач конкретного производства. Стоит упустить несколько «мелочей», как результат будет не таким, как вы ожидали. В лучшем случае ничего не изменится, в худшем — ошибка оптимизации одного процесса в бизнесе повлечет за собой сбои в других.

Рассмотрим самые популярные ошибки:

  • Оптимизация без цели. Эту ошибку допускают многие руководители, не понимая четких целей и не ставя конкретных задач. Результатом такого подхода станут неоправданные траты бюджета, высокая нагрузка на персонал, отвлечение внимания от более важных задач.
  • Агрессивное внедрение изменений. Вводить новые алгоритмы нужно постепенно — об этом вы уже говорили выше. Резкое внедрение перемен может быть оправдано только, если предприятие находится на грани банкротства и «терять уже нечего». В остальных случаях оптимизация бизнес-процессов должна проводиться поэтапно, чтобы наладить новые процессы.
  • Чрезмерно высокая вовлеченность руководства компании. Тут важен баланс и уравновешенность. Если руководитель поглощен оптимизацией и не уделяет должного внимания другим обязанностям, может снизиться эффективность и упасть доход компании. Особенно на большом предприятии важно уметь делегировать обязанности. В идеале проведение улучшений нужно доверить экспертам с необходимыми навыками и опытом в этой области. В результате каждый специалист будет занят задачами, которые находятся в зоне его компетенций.
  • Сбросить со счетов человеческий фактор. Если нужно сделать процессы согласованными, важно работать с людьми. Перед внедрением и после нужно организовать обучение, продумать дополнительную мотивацию для сотрудников, чтобы у работников было желание вникать, учиться и по максимуму использовать новые возможности.
  • Слишком строгие требования. Иногда компании загоняют себя в узкие рамки, прописывая требования к оптимизации. Здесь стоит вспомнить, что иногда лучшее — враг хорошего, и не стремиться к идеализации ценой неоправданно больших трат. Примером такого неоправданного решения может быть покупка супер мощных и дорогостоящих программ для маленькой компании, где вполне можно было бы обойтись более доступными инструментами. Получается, что на выходе стоимость оборудования превышает доход компании от его применения. Поэтому так важно консультироваться с независимыми экспертами, чтобы все расходы на автоматизацию были оправданы и способствовали процветанию компании и увеличению дохода.
  • Некорректно поставленные задачи. Если допустить ошибки в анализе и определении задач, результаты оптимизации принесут мало пользы компании. Из-за ошибки в постановке точной задачи много внимания может уделяться второстепенным и малозначительным факторам.

Как не допустить этих и других ошибок и провести оптимизацию бизнес-процессов с ожидаемым результатом? Делегируйте обязанности экспертам «КСК ТЕХНОЛОГИИ». Мы на рынке с 1996 года, разработали уникальные продукты в сфере оптимизации бизнеса, наработали экспертизу и используем свой опыт, чтобы улучшить работу вашей компании.

Советы руководству по оптимизации компании

Вместо заключения решили поделиться тремя советами по оптимизации, которые будут полезны руководителям компании.

  • Назначьте ответственного.
    Выбранный специалист должен иметь необходимые навыки, ресурсы и статус, чтобы справиться с возложенными на него обязанностями. Кроме профессионализма важны и личные особенности характера, так как, скорее всего, придется столкнуться с противодействием со стороны некоторых сотрудников, которые будут не в восторге от оптимизации. Если предприятие большое, лучше распределить задачи между некоторыми специалистами.
  • Воспользуйтесь услугами экспертов.
    Мы уже рассмотрели ошибки, которые можно допустить, если заниматься оптимизацией бизнес-процессов, не имея должного опыта и навыков. Специалисты могут оценить бизнес со стороны «свежим взглядом» и предложить наиболее эффективные решения. Так как от правильно проведенной оптимизации зависит дальнейшая судьба предприятия, выбирать исполнителей стоит, ориентируясь на столько на цену услуг, сколько на их качество и компетентность. Например, на сайте компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ» вы можете ознакомиться с лицензиями и свидетельствами, которые мы получили, просмотреть список клиентов, которые нам доверяют.
  • Сформируйте проектную группу.
    Включить в группу советуем консультантов, то есть, сторонних экспертов, а также несколько сотрудников компании. Совместная работа по обучению персонала и внедрению новых технологий даст отличный результат.

Готовы приступить к оптимизации, но не знаете, с чего начать и какие инструменты использовать? Наши эксперты на связи — проконсультируем и предложим готовые решения для вашего бизнеса.