X

Подпишитесь на наши рассылки

Будьте в курсе последних новостей компании, обновлений продуктов и мероприятий

matrica ejzenhauera

Навык правильно расставлять приоритеты, не отвлекаясь на бесполезные дела и не откладывая важные задачи в долгий ящик, максимально полезен для любого управленца. Такой простой инструмент как матрица Эйзенхауэра поможет не впасть в аналитический ступор, распределяя приоритетность задач для себя и подчиненных. «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» — принцип, заложенный в основу метода распределения приоритетности дел, называемого матрицей Эйзенхауэра.

В этой статье обсуждаем, в чем особенности метода Эйзенхауэра, как составить матрицу и какие современные инструменты для автоматизации процесса постановки задач и экономии времени можно использовать дополнительно.

Что такое матрица Эйзенхауэра и для чего нужна

Матрица Эйзенхауэра — одна из популярных механик тайм-менеджмента, которую успешно используют в современных компаниях для постановки поручений сотрудникам. Эйзенхауэр был уверен, что секрет эффективности и продуктивности — правильное распределение приоритетов. Нужно делать важные дела сразу и не тратить время на то, что не имеет ключевой ценности для достижения, желаемого результат.

Формируют матрицу всего четыре квадрата (ячейки):

  1. Срочно и важно.
  2. Не срочно и важно.
  3. Срочно и не важно.
  4. Не срочно и не важно.

Интересно, что идея матрицы Эйзенхауэра пересекается с правилом Парето, которое гласит, что 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Конечная цель при использовании матрицы — отсеять второстепенные дела, вычленить наиболее важные и сосредоточиться на них.

Как составить матрицу и пользоваться ею

Мы уже упомянули, что матрица состоит из четырех квадратов — в каждую ячейку помещают задачу в зависимости от ее приоритетности.

Посмотрим, как эта технология тайм-менеджмента выглядит на практике:

  1. Квадрат «А» со срочными и важными делами. Назовем его «Незамедлительно исполнить!»

    Сюда мы определяем наиболее приоритетные задачи, которые нужно решать в ближайшее время, а лучше — здесь и сейчас. Таких задач жесткие дедлайны, а полученный результат критично важен для развития бизнеса. Откладывание дел из первой ячейки может стать причиной упущенной выгоды. Для многих работа с первым квадратом самая сложная, так как срочные и важные дела могут появиться извне и помешать текущим планам.

    Если при распределении задач их количество всегда преобладает в ячейке «А», скорее всего, есть недочеты в планировании времени. Приоритеты расставляются неправильно, силы расходуются нерационально, а навык делегирования не натренирован.

    Что делать с задачами?

    Ответ — выполнять как можно быстрее. Если постоянно их откладывать, может пострадать репутация компании. Управленцу бизнеса важно научиться делегировать срочные и важные задачи, подбирая специалистов, обладающей необходимой экспертизой.

  2. Квадрат «В» с важными и не срочными делами. Назовем его «Реши, когда сделаешь это!»

    Этот квадрат является стратегической частью матрицы Эйзенхауэра, подходи для долгосрочного планирования и развития. Сюда записываем дела, которые крайне важны, но не требуют незамедлительного реагирования. Пометка «не срочные» не означает, что у задач нет дедлайна — есть, просто не горящий.

    Многие предприниматели называют этот квадрат стратегическим или квадратом потенциала — речь идет о делах, которые нужно выполнять обдуманно, планомерно и с большой настойчивостью. Сюда попадают задачи, решение которых напрямую влияет на развитие компании в долгосрочной перспективе.

    Что делать с задачами?

    Ответ — четко планировать и выделять специальное время для их выполнения. Помните, что нередко дела из ячейки «В» перекочевывают в «А», как раз из-за привычки откладывать на потом.

  3. Квадрат «С» со срочными и не важными делами. Назовем его «Делегируй!»

    В эту ячейку матрицы попадают дела, которыми нужно заняться срочно, но на достижения главных целей они особо не влияют. Не зря квадрат «С» называют еще квадратом помех, иллюзий и суеты. К таким делам можно отнести телефонные звонки, планирование мероприятий, отправка электронных писем. Часто это несложные поручения, не требующие личного внимания руководителя и занимающие много времени, поэтому их можно и нужно делегировать.

    Из-за срочности дел этот квадрат легко перепутать с квадратом «А», где находятся тоже срочные, но очень важные дела. Наш мозг часто воспринимает срочные дела, как важные по умолчанию.

    Что делать с задачами?

    Ответ — время, которое тратится на обработку задач из этого квадрата, нужно свести к минимуму. Делать это можно двумя способами: делегировать другим исполнителям или автоматизировать, используя специальное программное обеспечение. Например, в КСК Технологии есть продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер, который помогает автоматизировать постановку поручений, их контроль и много других бизнес-процессов.

  4. Квадрат «D» с не важными и не срочными делами. Назовем его «Сделай это позже или никогда!»

    Многим нравится называть этот квадрат мусорной корзиной, что неплохо отражает его суть. Все дела, попадающие в этот список, не приносят никакой особой ценности для бизнеса. Их можно отложить или забыть про них и никогда не делать. Иногда сюда попадают даже вредные дела, которые пожирают время и не дают абсолютно никакого результата.

    Что делать с задачами?

    Ответ — выполнять в последнюю очередь (используем остаточный принцип) или вспомнить, почему этот квадрат называют мусорной корзиной. Если что-то оказалось в мусоре, важность этого можно поставить под сомнение. Эйзенхауэр был уверен, что дела из мусорной корзины можно навсегда удалить из своего списка и не распыляться.

Совет! Для визуализации матрицы Эйзенхауэра каждый квадрат выделяйте определенным цветом, который будет связан с уровнем приоритетности. К примеру:

  • серый — не важно, не срочно;
  • красный — срочно;
  • желтый — не срочно, но важно;
  • зеленый — срочно, но не важно.

Составляя матрицу Эйзенхауэра для бизнес-целей, вы заметите, что большинство дел попадают в квадрат «А» и «С», а самые ощутимые результаты для бизнеса приносят дела, оказавшиеся в ячейке «В», которые редко определяют, как срочные, но всегда важные.

Выше мы рассмотрели, как распределяют дела в четырех ячейках таблицы Эйзенхауэра. Дальше обсудим, как работать с этой информацией.

Стратегии работы с матрицей Эйзенхауэра и решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Расскажем про самые распространенные стратегии использования матрицы в контексте тайм-менеджмента на предприятии или в организации:

  1. «Сначала плати себе». Приверженцы такого подхода планируют самые продуктивные часы на решение задач из ячейки «В», остальные дела распределяются в течение дня. Прелесть этого подхода в том, что максимально продуктивно мы работаем над достижением долгосрочных целей.
  2. «Тушение пожаров». Суть в выполнении заданий по их срочности. То есть, всегда начинаем с ячейки «А», где у нас очень важные и очень срочные задачи, потому переходим к не важным, но срочным (квадрат «С») и дальше к остальным. Эта стратегия подойдет, если назрела ситуация, когда не знаешь, за что хвататься. Но если использовать ее постоянно, можно так и не добраться до дел из ячейки «В», который, как мы помним, отвечает за стратегическое развитие и долгосрочные перспективы.
  3. «Гибкий подход». Суть в том, чтобы принимать решение от текущего контекста. То есть, каждый раз смотрим в матрицу и решаем, какую задачу уместно выполнить прямо сейчас. Из минусов — постоянно необходимо анализировать обстановку и обновлять свои решения.

Единственно правильного способа, как работать с матрицей Эйзенхауэра, не существует. Можно попробовать разные подходы и выбрать тот метод, что удобнее и эффективнее для вас.

Чтобы еще больше упростить работу с задачами компания «КСК ТЕХНОЛОГИЯМ» предлагает использовать инструменты автоматизации бизнес-процессов, например, продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер. Программа позволяет автоматизировать делегирование и постановку задачи, отслеживание их эффективность, контроль просрочки, отправку исполнителям напоминаний и подготовку отчетов для аналитики.

Читайте также:

Заявка отправлена!

Мы свяжемся с вами в течение 1 рабочего дня.