+7 (495) 280-11-23
Пн - Пт: 9:00 - 19:00
Навык правильно расставлять приоритеты, не отвлекаясь на бесполезные дела и не откладывая важные задачи в долгий ящик, максимально полезен для любого управленца. Такой простой инструмент как матрица Эйзенхауэра поможет не впасть в аналитический ступор, распределяя приоритетность задач для себя и подчиненных. «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» — принцип, заложенный в основу метода распределения приоритетности дел, называемого матрицей Эйзенхауэра.
В этой статье обсуждаем, в чем особенности метода Эйзенхауэра, как составить матрицу и какие современные инструменты для автоматизации процесса постановки задач и экономии времени можно использовать дополнительно.
Что такое матрица Эйзенхауэра и для чего нужна
Матрица Эйзенхауэра — одна из популярных механик тайм-менеджмента, которую успешно используют в современных компаниях для постановки поручений сотрудникам. Эйзенхауэр был уверен, что секрет эффективности и продуктивности — правильное распределение приоритетов. Нужно делать важные дела сразу и не тратить время на то, что не имеет ключевой ценности для достижения, желаемого результат.
Формируют матрицу всего четыре квадрата (ячейки):
- Срочно и важно.
- Не срочно и важно.
- Срочно и не важно.
- Не срочно и не важно.
Интересно, что идея матрицы Эйзенхауэра пересекается с правилом Парето, которое гласит, что 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.
Конечная цель при использовании матрицы — отсеять второстепенные дела, вычленить наиболее важные и сосредоточиться на них.
Как составить матрицу и пользоваться ею
Мы уже упомянули, что матрица состоит из четырех квадратов — в каждую ячейку помещают задачу в зависимости от ее приоритетности.
Посмотрим, как эта технология тайм-менеджмента выглядит на практике:
- Квадрат «А» со срочными и важными делами. Назовем его «Незамедлительно исполнить!»
Сюда мы определяем наиболее приоритетные задачи, которые нужно решать в ближайшее время, а лучше — здесь и сейчас. Таких задач жесткие дедлайны, а полученный результат критично важен для развития бизнеса. Откладывание дел из первой ячейки может стать причиной упущенной выгоды. Для многих работа с первым квадратом самая сложная, так как срочные и важные дела могут появиться извне и помешать текущим планам.
Если при распределении задач их количество всегда преобладает в ячейке «А», скорее всего, есть недочеты в планировании времени. Приоритеты расставляются неправильно, силы расходуются нерационально, а навык делегирования не натренирован.
Что делать с задачами?
Ответ — выполнять как можно быстрее. Если постоянно их откладывать, может пострадать репутация компании. Управленцу бизнеса важно научиться делегировать срочные и важные задачи, подбирая специалистов, обладающей необходимой экспертизой.
- Квадрат «В» с важными и не срочными делами. Назовем его «Реши, когда сделаешь это!»
Этот квадрат является стратегической частью матрицы Эйзенхауэра, подходи для долгосрочного планирования и развития. Сюда записываем дела, которые крайне важны, но не требуют незамедлительного реагирования. Пометка «не срочные» не означает, что у задач нет дедлайна — есть, просто не горящий.
Многие предприниматели называют этот квадрат стратегическим или квадратом потенциала — речь идет о делах, которые нужно выполнять обдуманно, планомерно и с большой настойчивостью. Сюда попадают задачи, решение которых напрямую влияет на развитие компании в долгосрочной перспективе.
Что делать с задачами?
Ответ — четко планировать и выделять специальное время для их выполнения. Помните, что нередко дела из ячейки «В» перекочевывают в «А», как раз из-за привычки откладывать на потом.
- Квадрат «С» со срочными и не важными делами. Назовем его «Делегируй!»
В эту ячейку матрицы попадают дела, которыми нужно заняться срочно, но на достижения главных целей они особо не влияют. Не зря квадрат «С» называют еще квадратом помех, иллюзий и суеты. К таким делам можно отнести телефонные звонки, планирование мероприятий, отправка электронных писем. Часто это несложные поручения, не требующие личного внимания руководителя и занимающие много времени, поэтому их можно и нужно делегировать.
Из-за срочности дел этот квадрат легко перепутать с квадратом «А», где находятся тоже срочные, но очень важные дела. Наш мозг часто воспринимает срочные дела, как важные по умолчанию.
Что делать с задачами?
Ответ — время, которое тратится на обработку задач из этого квадрата, нужно свести к минимуму. Делать это можно двумя способами: делегировать другим исполнителям или автоматизировать, используя специальное программное обеспечение. Например, в КСК Технологии есть продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер, который помогает автоматизировать постановку поручений, их контроль и много других бизнес-процессов.
- Квадрат «D» с не важными и не срочными делами. Назовем его «Сделай это позже или никогда!»
Многим нравится называть этот квадрат мусорной корзиной, что неплохо отражает его суть. Все дела, попадающие в этот список, не приносят никакой особой ценности для бизнеса. Их можно отложить или забыть про них и никогда не делать. Иногда сюда попадают даже вредные дела, которые пожирают время и не дают абсолютно никакого результата.
Что делать с задачами?
Ответ — выполнять в последнюю очередь (используем остаточный принцип) или вспомнить, почему этот квадрат называют мусорной корзиной. Если что-то оказалось в мусоре, важность этого можно поставить под сомнение. Эйзенхауэр был уверен, что дела из мусорной корзины можно навсегда удалить из своего списка и не распыляться.
Совет! Для визуализации матрицы Эйзенхауэра каждый квадрат выделяйте определенным цветом, который будет связан с уровнем приоритетности. К примеру:
- серый — не важно, не срочно;
- красный — срочно;
- желтый — не срочно, но важно;
- зеленый — срочно, но не важно.
Составляя матрицу Эйзенхауэра для бизнес-целей, вы заметите, что большинство дел попадают в квадрат «А» и «С», а самые ощутимые результаты для бизнеса приносят дела, оказавшиеся в ячейке «В», которые редко определяют, как срочные, но всегда важные.
Выше мы рассмотрели, как распределяют дела в четырех ячейках таблицы Эйзенхауэра. Дальше обсудим, как работать с этой информацией.
Стратегии работы с матрицей Эйзенхауэра и решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Расскажем про самые распространенные стратегии использования матрицы в контексте тайм-менеджмента на предприятии или в организации:
- «Сначала плати себе». Приверженцы такого подхода планируют самые продуктивные часы на решение задач из ячейки «В», остальные дела распределяются в течение дня. Прелесть этого подхода в том, что максимально продуктивно мы работаем над достижением долгосрочных целей.
- «Тушение пожаров». Суть в выполнении заданий по их срочности. То есть, всегда начинаем с ячейки «А», где у нас очень важные и очень срочные задачи, потому переходим к не важным, но срочным (квадрат «С») и дальше к остальным. Эта стратегия подойдет, если назрела ситуация, когда не знаешь, за что хвататься. Но если использовать ее постоянно, можно так и не добраться до дел из ячейки «В», который, как мы помним, отвечает за стратегическое развитие и долгосрочные перспективы.
- «Гибкий подход». Суть в том, чтобы принимать решение от текущего контекста. То есть, каждый раз смотрим в матрицу и решаем, какую задачу уместно выполнить прямо сейчас. Из минусов — постоянно необходимо анализировать обстановку и обновлять свои решения.
Единственно правильного способа, как работать с матрицей Эйзенхауэра, не существует. Можно попробовать разные подходы и выбрать тот метод, что удобнее и эффективнее для вас.
Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает использовать современные инструменты автоматизации бизнес-процессов для повышения скорости и качества выполнения задач. Мы запустили новый продукт — КСК.Service&Teamwork. Разработка состоит из 4 модулей, помогает создать единое информационное пространство в компании и за счет этого упростить коммуникацию сотрудников, повысить скорость обработки задач, сэкономить время и повысить эффективность. Продукт дает возможность использования одного хранилища для задач, обсуждений, файлов и получения автоматической отчетности.
Выбирайте подходящий тарифный план и выводите тайм-менеджмент в вашей компании на новый уровень.
