+7 (495) 280-11-23  Пн - Пт: 9:00 - 19:00
Автоматизация бизнес-процессов

Способность быстро реагировать на требования рынка сегодня становится решающим фактором успеха той или иной компании.

Застрять в плену старых решений и схем, упрямо отказываясь идти в ногу со временем, и не заниматься автоматизацией бизнес-процессов – значит добровольно пропустить конкурентов вперед и, в конце концов, вообще лишиться своей доли рынка, довольствуясь в лучшем случае крохами от большого пирога.

В каком программном обеспечении компании сегодня нуждаются в первую очередь?

Чтобы отвечать все новым и новым вызовам, бизнесу необходимо корпоративное программное обеспечение, которое способно меняться, совершенствоваться и подстраиваться под изменяющуюся ситуацию и разные бизнес-процессы. Нужен такой подход, который бы позволял создавать разного рода приложения без наличия глубоких знаний в программировании, быстро и при этом с минимальными затратами. Системы автоматизации бизнес-процессов или корпоративные программы, разработанные на low-code платформе, как раз и являются таким инструментом.

Интерфейсы low-code платформы настолько интуитивно понятны, что работать с ней могут не только программисты, но и аналитики уровня Middle. Это, безусловно, не значит, что программирование как таковое не нужно вовсе. Если Вы решите интегрировать новые сервисы с существующим ИТ-системами, то совсем без кода обойтись не получится. Тем не менее, для того чтобы вносить новые модули и коррективы, не нужно содержать большой штат ИТ-отдела, с этим могут справиться и обычные офисные сотрудники. По большому счету, low-code позволяет выстроить диалог между информационными технологиями и бизнесом, поставив ИТ на службу компании.

История первых попыток автоматизации бизнеса

Впервые термин «автоматизация бизнес-процессов» использовали инженеры-механики 20-х годов прошлого века. Изначально автоматизацию применяли исключительно относительно этапов производства, сейчас значение переосмыслили и наделили более глубоким смыслом.

В восьмидесятые эксперты пересмотрели подход к автоматизации бизнес-процесса, обосновали новую теорию экономическими расчетами и компьютерными технологиями того времени. Как раз в эти годы начали появляться первые компьютеры. Настоящий прорыв случился благодаря развитию интернета. В современном мире для автоматизации внутренних процессов находят необычные сферы применения. Благодаря четкому разделению на этапы для выполнения и внедрения разработок удается проводить автоматизацию совершенно разных бизнес-процессов параллельно во многих подразделениях.

Кому и зачем сейчас нужна автоматизация

Сегодня автоматизация бизнес-процессов нужна всем компаниям, которые хотят развиваться и удерживать свои позиции на рынке. У каждой компании есть свои бизнес-процессы и метрики, но используя автоматизацию, можно решить ряд задач и достичь целей, которые являются универсальными для большинства фирм.

Главные цели автоматизации бизнес-процесса:

  • Экономия бюджета и ресурсов — главная цель. Инвестируя в ПО, компании могут увеличить производительность труда, сократить расходы, автоматизировав производственные и другие процессы, увеличить оборот и повысить прибыль.
  • Увеличение прозрачности в бизнесе — важная цель. Работая в единой информационной среде, сотрудники могут лучше взаимодействовать, избегать конфликтов, эффективно работать с клиентами. Для клиентов свои плюсы — своевременное и качественное обслуживание. Руководителю автоматизированный бизнес позволяет отслеживать реальные результаты оптимизации бизнес-процессов. Прозрачность ведет к развитию бренда, повышает лояльность клиентов, помогает стандартизировать процессы.
  • Ускорение и упорядочивание бизнес-процессов компании — базовая цель. Важно сократить время на каждую операцию, просчитать все шаги, назначить ответственных, определить сроки. Четкое распределение задач помогает сократить влияние человеческого фактора, снизить риски и уменьшить расходы.

Автоматизацию бизнес-процессов используют в любой сфере на любом этапе развития компании, в том числе, в продаже и маркетинге, в HR процессах или при объединении двух фирм в одну. Когда автоматизация бизнеса завершена, сотрудники могут визуализировать собственную роль в создании конечного продукта.

Благодаря автоматизации можно откорректировать плохо функционирующие процессы, которые тормозят производство. Если разобрать глобальные цели на небольшие задачи, то самыми распространенными в разных сферах будут такие:

  • повысить качество работы с клиентами;
  • организовать безопасное хранение данных;
  • пересмотреть затраты;
  • быстро подготовить бумаги для подрядчиков и партнеров;
  • сформировать отчет за любой период в сжатые сроки;
  • заменить ручной труд автоматизированным;
  • минимизировать влияние человеческого фактора.

Современный подход в автоматизации бизнес-процессов

В 2021 году можно выделить несколько актуальных тенденций в автоматизации внутренних процессов:

  • Внедрение и запуск систем самообслуживания. Например, продажа, оформление, хранение заказа.
  • Облачные технологии — отличное решение для компании, которые не видят смысла расширять свои серверные мощности.
  • Маркетинг — CRM и BI. Если настроить рекламу и поиск клиентов, можно значительно увеличить прибыль.
  • Внедрение RPA. Чтобы разгрузить сотрудников, часть задач по обработке информации можно делегировать роботизированным системам.
  • Точная аналитика бизнес-процессов. Сервисы WI-FI позволяют проводить сравнительный анализ целевой аудитории по разным критериям для выявления покупательского поведения.
  • Сочетание оффлайн и онлайн взаимодействия с клиентом. Целевой аудитории необходимо предоставить возможность перехода между каналами без утраты преимуществ.
  • Анализ данных в текущий момент — специальное ПО помогает отслеживать изменения, отчеты и динамику для быстрого принятия решений.
  • Специальные инструменты для обработки больших объемов информации — упрощают работу с базами данных.

Благодаря грамотной и своевременной автоматизации можно улучшить положение дел в любом бизнесе — от цветочного магазина до крупного поставщика стройматериалов.

Виды бизнес-процессов

Чтобы понять, в чем суть автоматизации внутренних процессов, необходимо разобраться, какими они бывают. Всего выделяют 4 вида:

  • Основные — это бизнес-процессы, которые напрямую влияют на прибыль. Например, производство, работа с клиентами, продажи.
  • Вспомогательные — влияют не прямо, но помогают бизнесу развиваться. Например, документооборот, бухгалтерский учет.
  • Управленческие — процессы, которые помогают управлять бизнесом. Сюда относят решение текущих задач, мотивацию и контроль персонала.
  • Развивающие — процессы, благодаря которым фирма развивается. Например, планирование, обучение персонала, прогнозирование.

Также бизнес-процессы разделяют по следующему принципу:

  • Большие — затрагивают сразу несколько сотрудников или даже отделов.
  • Повторяющиеся с определенной периодичностью, например, отгрузки, закупки, продажи, акции.
  • Бизнес-процессы с сильным влиянием — от них сильно зависят другие процессы и в целом активность компании. Например, выпуск релиза нового продукта или обучение новых сотрудников.
  • Требовательные к дедлайнам — поддержка клиентов, запуск промо и акций.
  • Рутинные — часто повторяются, занимают много времени, но не нуждаются в больших интеллектуальных затратах. Например, формирование пакетов документов, закупки, отгрузки.

В целом, автоматизировать можно любые бизнес-процессы, если они упрощают работу персонала, помогают взаимодействовать с клиентами, повышают производительность без снижения качества продукта. Чтобы успешно оптимизировать бизнес-процессы, необходимо создать правильную основу. Для начала определяют, какие материалы и данные нужны для полного производственного цикла и обеспечивают их наличие. После создают алгоритм для выбранных для оптимизации бизнес-процессов, по которому будет работать человек или программа. Тажке заранее определяют результат, ради которого прилагаются усилия и тратятся ресурсы на автоматизацию.

Плюсы и минусы автоматизации

Автоматизированный бизнес — основные преимущества:

  • повышается согласованность действий компании;
  • уменьшается число ошибок, так как исключен человеческий фактор;
  • рутинную работу выполняют машины;
  • предприятие становится более технологичным;
  • растет количество выполняемых задач;
  • проще принимаются решения в стандартных ситуациях;
  • вместе с автоматизацией количество представляемых услуг возрастает.

Проводя автоматизацию бизнеса, нужно учесть и возможные минусы: высокие трудозатраты, сложный старт. Некоторые отмечают как минус утрату гибкости процессов, но современные low-code платформы как раз позволяют процессам оставаться гибкими и меняться в зависимости от запросов бизнеса. Все же в некоторых случаях приходится уходить от стандартизации и самостоятельно решать вопрос, если речь идет о сложном клиенте, незапланированных рисках, эксклюзивных поставках.

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Инструменты автоматизации способствуют развитию и помогают моделировать текущую ситуацию в бизнесе, осуществлять управление, контроль и быстро вносить изменения.

Главный инструмент в автоматизации предприятия — BPM системы для управления бизнес-процессами. Это категория корпоративных информационных систем, которые позволяют эффективно автоматизировать процессы управления в компании. ВРМ системы осуществляют поиск несоответствий и мониторинг сложностей для улучшения и моделирования бизнес-процессов в компании. Этот инструмент помогает компании быть гибкой и легко подстраиваться под изменения рынка.

В сочетании с ВРМ системами при автоматизации бизнеса используют специальное программное обеспечение — дальше рассмотрим виды ПО и их особенности:

  • 1С — используется для автоматизации внутренних процессов на разных участках бизнеса. Функционал программ 1С предлагает большой выбор типовых решений и отраслевых конфигураций для бухгалтерии, учета кадров, контроля рабочего времени и т.д.
  • CRM-системы — позволяют автоматизировать, оптимизировать, анализировать продажи, работу над проектами, маркетинг. Главная задача CRM-систем заключается в улучшении качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнеса позволяет избавить менеджеров от выполнения рутинных задач, улучшить контроль по каждой сделке и оперативной аналитике. Можно сказать, что CRM-система создает уникальную экосистему внутри предприятий, благодаря чему сотрудники работают продуктивнее, не отвлекаясь на лишнее.
  • Project Management системы автоматизации — помогают оптимизировать управление проектами. Для этого выбирается ответственный исполнитель, а задача разбивается на небольшие подзадачи с приоритетностью исполнения и сроками. Используют такие инструменты, когда параллельно ведется много проектов. Project Management помогают повысить производительность и соблюдать дедлайны.
  • Система аналитики — еще один инструмент в помощь бизнесу. Их используют для выявления трендов, закономерностей и исключений. С помощью систем аналитики прогнозируют исходы разных решений. В ходе работы собираются данные в одно целое и на основе этой информации формируют отчеты.

Кроме основных инструментов можно выделить дополнительные, которые помогают провести автоматизацию, например:

  • Системы автоматизации рекламы — помогают управлять рекламными кампаниями в интернете, рекламой в социальных сетях и ставками в контекстной рекламе.
  • Система контроля рабочего времени — помогают отслеживать часы реальной работы сотрудников, смотреть, чем сотрудник занимается на компьютере.
  • Система управления сайтами — CMS, как WordPress, Joomla, Bitrix.

Этапы автоматизации предприятия

Многие думают, что автоматизация бизнеса — это долго и сложно, нужно иметь большой штат сотрудников, экспертность и инвестировать много денег. На практике все немного проще. Если обратиться к специалистам, можно сделать все быстро и эффективно.

Посмотрим основные этапы автоматизации бизнес-процесса:

  • Подготовка. Включает в себя поиск проблемы и ее детальное описание, а также определение количества сотрудников, которые будут задействованы в автоматизации внутренних процессов и работе с новым ПО.
  • Составление технического задания на автоматизацию, в котором детально обозначается специфика необходимого для работы ПО. После этого приглашенные эксперты изучают регламент компании, общаются с руководителем, оценивают ситуацию.
  • Выбор системы и сопутствующего ПО. После того, как определились с целями бизнеса, можно подобрать ВРМ систему, функционал которой позволит решить поставленные задачи.
  • Настройка и тестирование.
  • Подготовка развернутых инструкций.
  • Обучение персонала работе с новым программным обеспечением.
  • Проверка и корректировка. Автоматизированный функционал оценивают и проверяют при участии разработчиков. После тестирования вносятся необходимые правки. После чего вводим систему в эксплуатацию.

Посмотрим, как внедрение выглядит на практике.

Процесс внедрения автоматизации в компании

Внедрять автоматизацию бизнеса на производстве можно самостоятельно, изучая опыт других фирм, или вкладывать деньги и привлекать профессионалов. О плюсах и минусах обоих решений мы поговорим дальше, а пока переходим к алгоритму действий.

Этап 1. Разбираемся с бизнес-процессами

Выше мы рассмотрели разные виды бизнес-процессов, теперь необходимо подготовить их детальное описание. Далее определяемся, какие бизнес-процессы нужно оптимизировать, исходя из поставленных целей. Чтобы упростить задачу, глобальную цель можно разделить на небольшие и посмотреть, какие бизнес-процессы с ними соотносятся.

Чтобы правильно определить бизнес-процессы, требующие оптимизации, следуйте простой структуре:

  • Выявляем. Нужно изучить процесс, обнаружить последовательность каждого действия и понять его необходимость.
  • Упрощаем. Далее нужно упросить процесс, чтобы все действия были максимально простыми. Лишнее убираем, ничего не дублируем.
  • Автоматизируем. После этого выявленные и упрощенные процессы можно передавать на автоматизацию.

Этап 2. Формулируем цель

Как и любое действие, автоматизацию бизнеса не делают просто так. Нужно четко понять, для чего это нужно, и каких целей необходимо добиться.

Самые распространенные цели автоматизации внутренних процессов:

  • повышение производительности труда;
  • сокращение издержек и ошибок на предприятии;
  • увеличение точности вычислений;
  • повышение шансов принятия правильных решений за небольшой период времени;
  • возможность выполнения нескольких задач параллельно;
  • повышение качества сервиса;
  • налаживание взаимодействия отделов производства между собой;
  • увеличение продаж;
  • избавление от рутинных продаж.

Цели могут быть разными, но важно понимать, что автоматизация бизнеса — не главный исполнитель ключевых задач, а помощник для дальнейшего развития. На основании поставленных целей формулируем ТЗ.

Этап 3. Подбираем подходящее ПО

Выше мы уже обсудили самые популярные инструменты для автоматизации внутренних процессов. Теперь нужно выбрать подходящую систему, которая позволит достичь намеченных целей. Некоторые идут от обратного: ищут в интернете, какие есть системы автоматизации, знакомятся с функционалом, а уже затем разбираются, какие процессы этот сервис позволяет оптимизировать в конкретном бизнесе.

Сейчас много доступных программ, как платных, так и бесплатных. Есть общие, специфические, простые и сложные. Выбирая автоматизированный сервис или платформу, ориентируйтесь на такие критерии:

  • Простота настройки. Важно, чтобы систему можно было настроить конкретно под ваши нужды.
  • Гибкость. Выбирайте систему, которую можно менять, внедрять что-то новое.
  • Удобство. Простой автоматизированный функционал, понятный интерфейс, простота использования для сотрудников с разной квалификацией.
  • Интеграция. Система должна интегрироваться с другими сервисами.
  • Техническая поддержка. Обратите внимание на качество обратной связи и грамотность специалистов.

Этап 4. Начинаем внедрение

Разобрались с бизнес-процессами и подобрали эффективные инструменты для автоматизации внутренних процессов, теперь нужно решить, делать все своими силами или привлечь сторонних специалистов.

Если рассматривать вариант проведения оптимизации на предприятии своими силами, то здесь могут быть и минусы, и плюсы. Рассмотрим подробнее.

Плюсы и минусы самостоятельной оптимизации:

  • Небольшой бюджет. Если проводить автоматизацию бизнеса своими силами, то нужны деньги только на оплату ПО.
  • Хорошее знание бизнеса изнутри. Штатные сотрудники понимают бизнес и меньше тратят времени на описание бизнес-процессов.
  • Конфиденциальность. К своим сотрудникам больше доверия и меньше рисков, что конфиденциальная информация попадет к конкурентам.
  • Отсутствие опыта. Если не привлекать сторонних специалистов, то важные тонкости при внедрении можно упустить.
  • Полное погружение. Если доверить работу по автоматизации внутренних процессов сотрудникам, могут пострадать другие участки выбранных специалистов.

Плюсы и минусы оптимизации с привлечением сторонних экспертов:

  • Опыт. Эксперты знают все тонкости, помогут сократить сроки внедрения и организовать запуск максимально эффективно.
  • Оперативность. Сторонние эксперты не заинтересованы тянуть время, так как от этого зависит их доход. Сотрудники наоборот могут проводить автоматизацию медленно, из-за чего продуктивность пострадает.
  • Гарантии. Специалисты с наработанной экспертизой гарантируют результат, а значит, вы можете быть уверены, что система будет подобрана правильно и поможет решить задачи вашего бизнеса.
  • Дополнительные расходы. Работу специалистов нужно оплачивать, но, эти инвестиции быстро окупятся, так как автоматизация помогает бизнесу выйти на новый уровень.

Этап 5. Подготавливаем инструкции

Это очень важный этап, от которого будет зависеть эффективность автоматизации внутренних процессов. Важно прописать инструкции для каждого сотрудника, который хоть как-то принимает участие в процессе автоматизации. Важно прописывать все четко, чтобы не было возможности двойной трактовки. Необходимо, чтобы параллельно с освоением новых инструментов, сотрудники использовали старые, пока автоматизация бизнеса не будет завершена

Опишите в инструкции основные действия, какие проблемы и ошибки могут возникнуть, как их решать.

Формат инструкций:

  • Обычный текстовый документ. Просто, но не слишком эффективно. Получается много информации, воспринимать сложно.
  • Текстовый документ + скриншоты. Уже лучше, так как сотрудник сразу понимает, куда нажимать, как действовать на практике.
  • Чек-лист. Информация в таком формате легко воспринимается, но подается сжато, поэтому с пониманием отдельных элементов могут быть затруднения. Лучше использовать чек-лист, как дополнение к основной инструкции.
  • Видео. Это самый эффективный вариант донести информацию о работе с новой системой. На видео можно увидеть, что и как делать, так запоминается легче и быстрее.

Этап 6. Обучаем персонал

Когда регламент и инструкции готовы, можно переходить к обучению. Для наглядности приведем пример эффективной схемы обучения:

  • Теоретическая часть. Рассказать, как оптимизированы процессы в компании и как будет устроена работа по-новому.
  • Наглядные примеры. Показать, что и как нужно делать, чем лучше автоматизированный функционал, как поступать, если появляется ошибка или что-то идет не так.
  • Совместная работа. Пример — это хорошо, но для закрепления информации все нужно сделать самому. Поэтому вместе с сотрудниками важно пройти весь алгоритм действий.
  • Самостоятельное изучение. На этом этапе сотрудникам дается время, чтобы все усвоить, повторить и попробовать сделать самостоятельно.
  • Тестирование. Чтобы убедиться, что все справились и сформировали необходимые навыки, проводят тестирование.

Многие с трудом воспринимают перемены, поэтому на первых этапах можно столкнуться с саботажем. Чтобы избежать этого, важно доступно донести информацию и объяснить, почему работать по-новому выгодно и удобно для каждого. Мотивировать сотрудников можно премиями или бонусами. Чтобы не пустить обучение на самотек, назначьте ответственного. Лучше всего делегировать эту задачу специалистам, которые проводили автоматизацию бизнес-процесов.

Этап 7. Анализируем и вносим корректировки

Дойдя до этого этапа, можно сказать, что вы автоматизировали ваш бизнес на 50%. Теперь предстоит монотонная, но очень важная работа. Запуская автоматизацию любого из процессов необходимо проследить, насколько эффективна теперь работа и сравнить с прошлыми результатами. Ваша цель — обнаружить точки роста и скорректировать работу.

Не бойтесь корректировать инструкции и рабочий процесс в целом, собирайте обратную связь от сотрудников, анализируйте информацию и предпринимайте необходимые меры, если что-то идет не так. Постепенно выявляйте новые процессы, которые еще можно оптимизировать, чтобы улучшить работу компании.

Пример автоматизации бизнес-процессов

Эффективность автоматизации можно рассмотреть на примере того, как ВРМ системы упрощают процесс подбора и ввода сотрудника в должность.

Автоматизация данного процесса позволяет в разы упростить исполнение и контроль каждого этапа. Раньше подбор подходящего специалиста и ввод его в должность мог занять больше месяца.

Использование ВРМ систем позволяет поэтапно выстроить процесс поиска и ввода нового сотрудника в должность. Например, руководителю не нужно писать письмо HR-менеджеру, ждать обратной связи, не зная точных сроков. Заполняется форма заявки в системе и автоматически запускается процесс, который включает согласование заявки вышестоящим руководителем, рекрутинг, проведение собеседований и выбор итогового кандидата, полная подготовка рабочего места, обучение и первичная адаптация. Система выстроена, а значит, все работает автоматически — благодаря автоматизации все специалисты своевременно получают задачи на выполнение.

Еще один пример удачной автоматизации — сфера предоставления услуг. Это могут быть, как крупные государственные порталы, так и небольшие компании, бизнес которых строится на предоставлении услуг физическим или юридическим лицам. В данном случае, автоматизация помогает упрощать процессы взаимодействия с клиентами и заказчиками на всех этапах постпродажной поддержки или предоставления любых услуг.

3 причины использовать low-code платформу «КСК.ИК» для цифровой трансформации организации

Чтобы провести автоматизацию максимально эффективно, важно правильно подобрать инструменты. Так как работать с ПО, программой или с платформой будут неподготовленные сотрудники, она должна быть простой, с понятным интерфейсом и логичным функционалом.

Важно, чтобы сотрудники могли работать с мобильной или десктопной версией, данные были защищены от утечки, а доступ — максимально легкий. Еще одно требование — возможность интеграции с другими системами для одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. Всем этим требованиям соответствует функционал платформы КСК.ИК.

Мы выделили, как минимум, 3 причины, почему вам стоит попробовать эту low-code платформу:

  • Платформа разработана на BMP-ядре, что в сумме дает еще большие возможности для контроля и управления бизнес-процессами.
  • Принцип КСК.ИК разработан таким образом, чтобы не вытеснять существующие компоненты инфраструктуры предприятия, а органично в них вливаться, образуя таким образом то, что мы и называем интеллектуальным конвейером.
  • Продукт, разработанный отечественной компанией «КСК ТЕХНОЛОГИИ», соответствует требованиям законодательства по части замещения импорта и может стать той платформой, которая поможет бизнесу выйти на новые – информационные – рельсы.

На самом деле преимуществ у таких платформ, как «КСК.ИК», еще много. Самое же главное в том, что они позволяют компаниям быстро отвечать новым вызовам времени.

Чтобы узнать стоимость внедрения КСК.ИК в структуру Вашего предприятия, оставьте заявку на сайте или перезвоните по одному из указанных телефонов.