Руководителю любого проекта необходимо развивать навыки управления командой. Только благодаря грамотному управлению можно мотивировать сотрудников и создавать условия, где, каждый специалист в отдельности развивается, проявляет свои сильные стороны, и все сообща достигают намеченных целей.
В этой статье обсуждаем, как грамотно организовать процесс управления командой, какие управленческие стили и стратегии использовать для успешного менеджмента.
Что означает управлять командой
Для управления командой руководителю важно уметь координировать действия группы людей, работающих над одним проектом для решения определенных задач.
Основные управленческие процессы:
- корпоративная коммуникация;
- постановка целей и задач;
- оценка способностей и ресурса каждого сотрудника;
- контроль и регулирование назначений и нагрузки;
- выявление проблем и разрешение конфликтов внутри группы.
Главный менеджер может выбрать модель взаимодействия с участниками группы. У каждой модели есть свою плюсы и минусы, важно правильно адаптировать свой стиль под текущую ситуацию и специфику организации.
Стили управления командами:
- Командование. Суть этого способа — простое распределение заданий. Цель — донести до каждого члена группы, какую задачу и как нужно выполнить. Такой стиль помогает добиться конкретных результатов, подходит для работы с подрядчиками.
- Менторство. Суть — активная коммуникация с членами группы, помощь в разных начинаниях. Этот стиль подходит для построения нового бренда, помогает вдохновлять и мотивировать сотрудников. Используя такой подход, управляющий объясняет команде, почему принимается определенное решение, как каждый может посодействовать общим интересам. Менторство подходит для команд со штатными сотрудниками.
- Поддержка. Суть способа — минимум инструкций, максимум постоянно поддержки для каждого члена команды. Работая по такой модели, важно выслушивать идеи и предложения, стремясь, чтобы каждый член группы чувствовал себя свободно и не боялся осуждения. Этот стиль хорошо подойдет для компаний с большим количество проектных команд.
- Делегирование. Суть — минимум заданий, минимум поддержки. Этот подход сработает только для команд, где каждый сотрудник получил полный кредит доверия, также, где есть топ-менеджер, заместители и руководители отделов. Результаты при полном делегировании могут быть непредсказуемы.
Независимо от выбранного стиля работы каждый глава компании должен предпринять определенные шаги, чтобы сплотить команду вокруг себя. Какие шаги — обсуждаем дальше.
Шаги, которые помогут управлять командой
Независимо от выбранной модели работы, главному по проекту важно определить четкие шаги, которые помогут прийти к желаемым результатам. Рассмотрим самые важные.
- Установите четкие цели. Важно, чтобы все сотрудники понимали и преследовали одинаковые цели. Для этого участники группы должны согласиться с ними, понимать их важность и активно работать над их достижением.
- Разработайте четкий план. Здесь нужно действовать сообща с сотрудниками — спланировать шаги, которые приведут к намеченной цели, убедиться, что все шаги ясны каждому сотруднику, что термины и определения понимаются всеми одинаково. Нельзя допускать неразберихи, поэтому важно постоянно поддерживать коммуникацию со всеми в группе.
- Побуждайте вносить предложения. Сотрудники должны видеть в руководителе лидера, который открыт к активному диалогу. Принимая важные решения, обсуждайте их со всеми участниками процесса.
- Отслеживайте закономерности. В каждой команде есть групповая динамика. Если отследить ее закономерности, то можно принимать решения быстрее и эффективнее.
- Еще на ранней стадии работы выделите ключевых членов. Для этого стоит присмотреться к естественному взаимодействию в группе. Оцените сильные стороны каждого и распределяйте обязанности соответствующим образом.
- К каждому из сотрудников относитесь как к личности. Старайтесь найти время, чтобы пообщаться с каждым, показать, что вы цените его/ее экспертность и вклад в общее дело. Поощряйте творческое мышление и нестандартный подход «вне рамок».
- Разделяйте рабочую нагрузку. Речь о том, чтобы научиться делегировать обязанности в работе над конкретной задачей, определяя потенциальных лидеров.
- Окончательное решение — ответственность лидера. Привлекая команду к процессу принятия решения, важно понимать, что ответственность на себя берет лидер.
- Мотивируйте и благодарите сотрудников. Для продуктивной работы группы важны знаки внимания, искренняя похвала, бонусы и материальные поощрения каждому сотруднику.
- Обучайте и развивайте команду. Задача лидера в том, чтобы направлять и мотивировать, помогать каждому специалисту справляться со своей частью работы, используя новые методики и технологии.
Не ошибается тот, кто ничего не делает, но всегда лучше учиться на чужих ошибках. Дальше рассмотрим самые распространенные ошибки в управленческих вопросах, которые может допустить любая компания, — как делать не стоит и почему.
Какие ошибки встречаются в командном управлении
Неопытные управленцы допускают ряд типичных ошибок. Рассмотрим самые частые из них и решения, лежащие на поверхности:
1. Ровнять людей по себе.
В результате команда формируется, исходя из личных предпочтений, а не из экспертности сотрудников. Решение — набирать в команду не тех, кто нравится, а тех, кто оптимально подходит для решения конкретной задачи.
2. Недооценивать способности членов команды.
В результате собственник бизнеса не спешит делегировать обязанности, и «тащит» все на себе. Решение — принять за аксиому, что каждый член группы способен на большее. Главное — определить его сильные стороны, доверять и ненавязчиво проверять, как идут дела.
3. Переоценивать способности членов группы.
Другая крайность, когда сотрудникам ставятся задачи, которые из-за отсутствия профессиональных навыков или просто из-за психологических особенностей человек не в состоянии выполнить. Важно наблюдать за людьми в команде, анализировать их деятельность и делать выводы о реальных способностях каждого.
4. Переоценивать свои силы и способности.
Главному по проекту важно развивать объективную самокритичность — понимать свои сильные и слабые стороны, а также рабочей группы в целом. Лучше не браться за работу, которая может впустую забрать время и ментальную энергию команды, при этом не даст желаемого результата.
Плавно подошли к основному вопросу — какие стратегии существуют и как их использовать на благо команды.
Стратегии управления
Чтобы понять, как успешно управлять небольшой группой или целой компанией, рассмотрим несколько эффективных и результативных стратегий:
1. Внутренний баланс.
Собственники компаний стремятся к оптимизации процесса найма и выбирают лучших из лучших, нацеливаясь на успех. Здесь важно следить за балансом, чтобы технические навыки и soft skills членов команды соответствовали проектным требованиям.
2. Эффективная коммуникация.
Если работа команды отлажена, никто из сотрудников не остается с задачами один на один. Общий успех зависит от усилий каждого, поэтому важно поддерживать вовлеченность специалистов. Многие исследования подтверждают, что коммуникация — главный ключ к успеху. Если с общением в команде проблемы, это отразится на рабочих процессах.
Преимуществ качественного общения много, например: понимание роли и интересов каждого, возможность контролировать и предупреждать риски, действовать на упреждение.
3. Прозрачность процессов.
Необходимо обеспечить открытость процессов и прозрачность внутренних данных для каждого участника группы. Это поможет по максимуму использовать навыки каждого, контролировать прогресс и достигать больших успехов.
4. Культура сотрудничества.
Суть этой стратегии в том, чтобы постоянно развивать команду как единый организм. Важно добиться взаимодействия, когда каждый из членов группы может в любой момент обратиться с проблемой и получить качественный feedback.
5. Ценность обсуждения.
Лучшие идеи рождаются не в споре, а приходят в процессе коллективного обсуждения. Каждый сотрудник должен быть уверен, что его голос ценен и к нему прислушиваются. Такое взаимоуважение мотивирует, помогает быть изобретательным и предлагать неожиданные решения, которые «выстреливают». Случается, что просто гениальная идея приходит, откуда не ждали — от специалиста, который занимает должность, не связанную с конкретной задачей. Настоящий лидер группы должен организовать команду так, чтобы идеи всех заинтересованных сторон воспринимались всерьез и даже, если сразу они кажутся непонятными, обсуждались. Это поощряет быть активным, включаться в процесс.
6. Важно уделить внимание тайм-менеджменту.
Во всех задачах есть сроки и каждый член в команде должен понимать, в чем конкретно состоит его роль. Глобальные цели лучше разделить на небольшие, например, еженедельные. Определить дедлайны для высокой производительности и активности.
7. Оценка успеха и поощрения.
Сотрудники должны видеть перспективы для роста, поэтому поощряется здоровая конкуренция. Значит, важно вводить системы вознаграждений, иначе интерес будет вялым, а рост — не таким активным, как хотелось бы.
8. Делегирование.
Настоящий лидер умеет рассмотреть в других членах команды лидерские качества и поддержать их начинания. Здесь требуется доверие и свобода действий в рамках отведенной роли. Если грамотно делегировать задачи, со временем можно «вырастить» хорошего лидера, который сможет повести за собой команду.
9. Управляйте внутренними конфликтами.
Рабочая команда — это специалисты и профессионалы, но прежде всего они люди — личности. Значит, в любой команде есть место конфликтам и хороший управленец должен уметь вовремя урегулировать ситуацию, проявив объективность.
Если конфликт носит личностный характер, важно побудить коллег уладить недопонимание, разобравшись в проблеме один на один, возможно, стоит привлечь психолога. Если конфликт связан с профессиональными обязанностями, важно напомнить об общих целях, поставленных задачах и скоординировать их работу.
10. Обратная связь.
Вспомним, как для развития компании важна обратная связь от клиентов — это всегда помогает улучшить сервис или продукт. Точно так дела обстоят в проектной группе среди коллег. Руководителю важно открыто общаться с сотрудниками, чтобы понимать слабые места в команде и оттачивать свои лидерские качества.
11. Корпоративная активность.
От простой внутренней коммуникации в формате email-рассылки до масштабных корпоративов — чтобы сплотить команду, важно прилагать усилия. Даже неформальные тимбилдинги и отдых на природе помогает сотрудникам лучше узнать друг друга, укрепить связи и ощутить себя единым целым.
Вести за собой команду непросто — будь-то небольшая проектная группа или большая компания. Здесь важны лидерские качества, правильно выбранная стратегия и стиль управления. Упростить задачу помогают современные технологии, в том числе, готовые решения от КСК.ИК.
Зачем управлять командой
Прежде чем познакомиться с инструментами, которые предлагают использовать эксперты «КСК ТЕХНОЛОГИИ», рассмотрим несколько причин, по которым стоит прилагать особые усилия для управления проектными командами.
Зачем нужно управлять:
- Чтобы решить поставленные задачи, привлекая разных специалистов
В небольшой или крупной компании на каждом из уровней есть текущие задачи, которые нужно решать каждый день. Чтобы все работало без сбоев, важно обеспечить хорошую коммуникацию и сотрудничество между отдельными специалистами в команде.
- Чтобы помогать сотрудникам расти
Несмотря на современные технологии, цифровые инструменты и прочие достижения современного общества, в любой компании главный ресурс — это люди. Если собственник бизнеса хочет развивать компанию, важно привлекать перспективных специалистов и помогать действующим членам команды раскрыть свои таланты.
- Чтобы эффективно делегировать
Нередко собственник бизнеса совмещает несколько позиций, поэтому нужно учиться делегировать, равномерно распределяя задачи между всеми членами команды. Так получится повысить продуктивность и достигать намеченных целей быстрее.
- Чтобы масштабировать бизнес
В хорошо организованной эффективной команде можно постоянно ставить новые цели и развиваться. Собственник бизнеса сможет опереться на такую команду, планировать долгосрочное развитие.
Как работать с командой — еще несколько советов
- Планируйте на старте. Собирая команду, важно четко определить цели проекта. Скорее всего, потребуются новые технологии, а значит, и соответствующие компетенции специалистов. Лучше начать с аналитики и составить план, где будут расписаны функции, компетенции, задачи и зона ответственности каждого сотрудника.
- Объясняйте «на пальцах». Все люди разные и с этим остается только смириться. Иногда самую простую задачу несколько специалистов видят по-своему, а значит, и результат у всех будет разный. Поэтому важно на старте четко формулировать задачи, цели и доходчиво объяснять алгоритм действий. Не менее важно убедиться, что мотивация руководителя и членов команды совпадает и все движутся в одном направлении. Доносите до каждого цели работы.
- Вовлекайте в процесс. Многие сотрудники привыкли работать по одной и той же схеме, решать типовые задачи и не особо понимают, зачем их вытащили на очередное совещание. Убедитесь, что всем ясен смысл конечного продукта, иначе на выходе получаем разрозненную группу лиц, которые что-то делают, но точно не знают, зачем. Результат может быть непредсказуемым. Вовлекайте в обсуждение. Например, у одного отдела есть проблема — попробуйте привлечь других специалистов, чтобы те высказались и подали идеи, как можно найти выход из ситуации. Если люди будут видеть, что к их мнению прислушиваются, постепенно большинство начнет высказываться — так можно почерпнуть много полезных идей и сплотить коллектив.
- Сплоченность и коммуникация. Это один из самых сложных шагов — сделать из группы людей настоящую команду. Руководителю стоит пообщаться с каждым из сотрудников, узнать о его опыте, навыках, спросить, какие идеи есть по текущим задачам. Эффективный метод — во время беседы отмечать слабые и сильные стороны каждого из коллег. В будущем это пригодится, чтобы задействовать в работе людей, которые хорошо дополняют друг друга.
- Выбросьте из лексикона слово «ошибка». Это угнетает. Покажите, что любая ошибка может стать трамплином к развитию и стартом для поиска нового решения. Ошибаются все — это нормальный рабочий процесс. Если и критикуете, то по делу. Не стоит усугублять и говорить, что работа выполнена плохо, если там допущено всего несколько ошибок. Найдите аргументы и объясните все, избегая негатива. Поблагодарите за работу и покажите, почему такое решение не подходит и предложите совместно поискать альтернативы.
- Просите коллег резюмировать. Бывает, что задача обсуждается целый час, а по факту не все понимают, в чем суть и что нужно делать. Для этого внедрите полезную практику — просите коллег рассказать о решении задачи, о том, как он понял ситуацию и какие шаги нужно сделать. На обсуждение уйдет время, но лучше сразу выявить недопонимание, чем потом исправлять ошибки.
- Научите коллег действовать на упреждение. Люди, с которыми вы работаете, не должны бояться подойти и рассказать о своей проблеме, неудаче или какой-то сложности в ходе решения задачи. Объясняйте, что уложиться в сроки — это хорошо, но еще важнее — сделать все правильно, пусть даже уйдет чуть больше времени.
- Привлекайте к работе всех сотрудников. Избегайте кулуарных интриг. Есть задача и ее нужно обсудить со всеми коллегами, а не наедине с кем-то из исполнителей. Так можно получить много интересных альтернативных идей.
- Будьте открыты. Выше мы говорили, что обсуждать задачи нужно со всеми коллегами, задействованными в проекте. Но, если у кого-то из сотрудников возникли проблемы и что-то пошло не по плану, человеку важно понимать, что его всегда выслушают, поддержат и помогут. Иногда причины низкой продуктивности банальны — от разваливающегося стула, который раздражает и отнимает силы, до некорректно поставленных задач, где все приходится додумывать самому, а затем переделывать по несколько раз.
Готовое решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Чтобы повысить эффективность работы в команде, предлагаем использовать современный онлайн-инструмент — КСК.Service&Teamwork. Это новая разработка компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ», которая поможет сделать работу над отдельными задачами и целыми проектами более продуктивной, а также улучшить коммуникацию внутри компании. Встроенные инструменты помогают упростить совместную работу сотрудников над задачами, быстро отслеживать качество и скорость выполнения заданий, собирать аналитику и отчетность.
Преимущества использования КСК.Service&Teamwork:
- экономия времени при проведении совещаний и переписке;
- доступность с любого устройства;
- одно хранилище для всех задач, файлов и обсуждений по проектам;
- удобство отслеживания задач и их выполнения.
Выбирайте свой тариф КСК.Service&Teamwork и получайте инструменты для эффективного управления командой.